文·盧海波 張新云 李華

突破管理瓶頸 致力創(chuàng)新應(yīng)用

文·盧海波 張新云 李華

在現(xiàn)代文明意識中，檔案已成為歷史核心的重要組成部分，是信息時代最基本、最可靠的信息資源。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院歷史發(fā)展的真實又原始的記錄，給醫(yī)院未來的建設(shè)、臨床治療等工作提供客觀依據(jù)。特別是近幾年隨著醫(yī)改工作的開展，醫(yī)院從醫(yī)療、人事、收費等各個方面有了廣度和深度的變化，內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大的醫(yī)院檔案管理亟需突破瓶頸，多在創(chuàng)新與應(yīng)用中下功夫。

一、醫(yī)院檔案管理工作的瓶頸

醫(yī)院作為呵護百姓身心健康的民生單位，醫(yī)療工作自然是醫(yī)院的工作重點。相對而言，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理中相對較弱的方面，比如人員檔案意識不強、人員配備的不足、設(shè)備配置的落后、信息化進程遲緩等。醫(yī)院的檔案管理工作處于被動的地位。最終，醫(yī)院檔案的利用率較為低下，檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的真正價值。

二、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新，增強醫(yī)院檔案的豐富性

（一）醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新，要有理有據(jù)

工作創(chuàng)新不是憑空想象，不能脫離實際，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)上進行，在現(xiàn)實中推動。創(chuàng)新要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。建國以來，醫(yī)院檔案工作歷經(jīng)近七十年的發(fā)展，已經(jīng)形成了一整套趨于成熟的理論、方法，而這些對我們今后的工作仍具有較強的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基。

醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新要堅持“推陳出新”原則，在尊重歷史和事實的前提下，學習本行業(yè)專業(yè)知識，吸取本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗，在學習、借鑒中創(chuàng)新。如與不同城市的中醫(yī)院進行工作交流取經(jīng)，借他山之石以攻玉；如借鑒學校的學生檔案中的一些好的做法納入我們的病人檔案管理中等。

（二）醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新，要注重手段創(chuàng)新

醫(yī)院檔案要爭一流、上水平，開拓創(chuàng)新是必由之路。檔案部門作為檔案信息匯總、交流的中心，應(yīng)該跟上社會科學技術(shù)發(fā)展的步伐，積極引進現(xiàn)代計算機、縮微技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)等現(xiàn)代化設(shè)備和手段，在保障檔案硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，及時更新數(shù)據(jù)的存儲系統(tǒng)。在保障信息化建設(shè)的同時，對文本紙質(zhì)檔案進行同步整理，利用掃描儀、攝像機、照相機等多媒體器材和現(xiàn)代信息技術(shù)，依托實體檔案資料實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，確保信息化與實體化的一致。

建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，醫(yī)院檔案部門要制作自己的網(wǎng)頁，積極組織相關(guān)部門、職工個人進行上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息的及時傳送和更新，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

依托檔案局的檔案年報系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案及時整理。根據(jù)系統(tǒng)的填報要求及信息檢索，查找在檔案管理中的問題，總結(jié)新一年醫(yī)院檔案管理工作中的經(jīng)驗和教訓，通過系統(tǒng)的查缺補漏，在做好基礎(chǔ)材料信息錄入的同時，注意完善后期醫(yī)院檔案的完善與補充。

（三）醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新，要加強意識革新

檔案工作是一個人機相互配合完成的工作，而人的主觀能動性表現(xiàn)得尤為突出。檔案管理工作又是一個涉及醫(yī)院甚至黨和國家秘密的重要工作。因此，加強檔案管理者意識的革新，提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)，是一切檔案管理工作創(chuàng)新的前提。

首先，檔案管理工作者要牢固樹立服務(wù)意識和保密意識，堅持原則，勤懇工作，忠于職守，兢兢業(yè)業(yè)做好每一份檔案的收集、歸檔、保存工作。其次，檔案管理工作者要有較高的專業(yè)素養(yǎng)，精通業(yè)務(wù)，并及時更新自己的知識結(jié)構(gòu)，加強培訓學習，適應(yīng)新時代下檔案管理的工作趨勢。再次，檔案管理工作者要有開拓創(chuàng)新的意識，不拘泥于現(xiàn)有檔案管理工作模式，多關(guān)注國內(nèi)外檔案管理工作的新動態(tài)，吸收其中的精華，并積極引導(dǎo)自己對檔案管理工作的新思考，期于通過探索、懷疑、發(fā)現(xiàn)、求解、解惑等步步為營，最終實現(xiàn)工作的創(chuàng)新。

三、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新，提高醫(yī)院檔案的利用率

服務(wù)是檔案工作的主題，而檔案的最終目的不是塵封，而是利用。2016年6月9日，國家檔案局在“國際檔案日”提出“檔案與民生”的活動主題，向社會公眾宣傳檔案利用的惠民實例，進一步提升公民利用檔案的意識。

要想縮短醫(yī)院檔案與社會的距離，就要提高檔案的利用率。一是通過圖片展覽室、影像展覽室等展覽活動或編輯《醫(yī)院院志》等形式，充分發(fā)揮檔案的教育作用，拓展教育內(nèi)涵，向社會大眾宣傳醫(yī)院文化，為廣大職工提供受教育的場所和機會，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)提供有意義、有激勵作用的支撐。二是對國家、上級領(lǐng)導(dǎo)單位或本單位的一些重要的公開文件掃描成圖片按年份、類別、屬性等匯集到相應(yīng)文件夾，在檔案內(nèi)部局域網(wǎng)進行公示，方便職工統(tǒng)一利用。三是對一些不能公開的檔案文件，進行借閱式管理，確保檔案文件的安全性。

醫(yī)院檔案管理是一項復(fù)雜而艱巨的工程，積極推動醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展，每一個醫(yī)院檔案管理者任重而道遠，凝神聚力，把握時代機遇，不斷創(chuàng)新，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，為衛(wèi)生計生事業(yè)改革發(fā)展提供強有力的支撐和保障，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，為檔案事業(yè)的快速發(fā)展盡一份綿薄之力。

（作者單位：濱州市中醫(yī)醫(yī)院 / 無棣縣衛(wèi)生局衛(wèi)生防疫站）