文·鹿敏

淺談企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建與運(yùn)行

文·鹿敏

企業(yè)檔案是反映企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動的歷史記錄，在明晰企業(yè)產(chǎn)權(quán)、規(guī)范企業(yè)管理、促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、構(gòu)建企業(yè)文化、適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)建立可追溯體系等方面具有不可替代的重要作用。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案規(guī)范管理與有效利用，是企業(yè)生存與發(fā)展的內(nèi)在需要，能否實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)，取決于企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建與運(yùn)行情況。

一、企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建

筆者認(rèn)為，企業(yè)檔案管理體系由“人”“物”“制”三要素構(gòu)成，本質(zhì)是在“物”的保障下，按“制”的要求，通過“人”落實(shí)到工作中去，核心意義是為企業(yè)檔案工作有序開展提供支持和保障。

（一）人

“人”，是指開展企業(yè)檔案工作的組織架構(gòu)和組織體系，主要包括檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、承擔(dān)檔案工作的部門或?qū)Ｂ毴藛T、檔案工作體系。

檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、職能或承辦部門、各項(xiàng)目工作部門負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人組成企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體系。企業(yè)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)檔案工作的總責(zé)任人；各職能、承辦部門和項(xiàng)目工作部門負(fù)責(zé)人主要是對部門、項(xiàng)目的文件材料形成、積累和歸檔等工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和管理的責(zé)任人員；檔案部門負(fù)責(zé)人是組織、協(xié)調(diào)和落實(shí)企業(yè)檔案工作的責(zé)任人員。

檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置。企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。

檔案人員配備。企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定。

檔案工作體系。企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。

加強(qiáng)“人”的建設(shè)，旨在為企業(yè)檔案工作的開展提供組織保障，理順企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系及工作體系。

（二）物

“物”，是指開展企業(yè)檔案工作所需要的物質(zhì)條件，主要如下：

檔案庫房。檔案庫房是檔案保管的最基本的物質(zhì)條件，直接影響檔案的保護(hù)效果。檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護(hù)裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有必要的存儲空間。

業(yè)務(wù)技術(shù)用房。業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實(shí)際需要。企業(yè)可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。

閱覽及陳列室。閱覽室應(yīng)鄰近檔案辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。陳列室（展覽室）宜設(shè)置在適于觀覽的場所。

檔案保管裝具。檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇具有專用保護(hù)功能的柜架。有條件的可采用密集架。各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合GB/T 9705、GB/T 11822、DA/T 22和 GB/T 11821的要求。

保護(hù)設(shè)備。檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施。根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機(jī)、加濕機(jī)、空氣凈化器等設(shè)備。有條件的企業(yè)應(yīng)配置自動報(bào)警、自動滅火、溫濕度自動調(diào)控、監(jiān)控等設(shè)備。

技術(shù)設(shè)備。配備檔案整理工作所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。配備檔案修復(fù)、利用需要的數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、閱讀機(jī)等設(shè)備。配備信息化管理需要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。根據(jù)需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)等設(shè)備。

（三）制

“制”，是指開展企業(yè)檔案工作的制度體系，包括檔案工作規(guī)章、檔案管理制度、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。

1.檔案工作規(guī)章。檔案工作規(guī)章是企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)檔案工作法律法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定的有關(guān)企業(yè)檔案工作基本的規(guī)定性要求，主要包括以下制度：

企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的宏觀規(guī)定和基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，獎勵與處罰，解釋權(quán)限等。

檔案工作崗位責(zé)任制。是根據(jù)不同層級、不同崗位檔案工作職責(zé)和崗位任務(wù)的要求確定的，主要包括：分管企業(yè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作主管部門負(fù)責(zé)人、檔案人員、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及兼職人員的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作職責(zé)，獎勵和處罰等內(nèi)容。

檔案考核制度。是針對企業(yè)各級人員檔案工作職責(zé)制定的各崗位完成檔案工作情況的考核和獎懲辦法。

檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。

此外，企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求。檔案工作列入單位各項(xiàng)工作程序是保證各項(xiàng)工作形成的材料能齊全、完整、準(zhǔn)確歸檔的一項(xiàng)重要保障措施。檔案工作不是孤立的工作，它的目標(biāo)任務(wù)是分散在各項(xiàng)工作中完成，因此，在其他各項(xiàng)工作相應(yīng)的工作程序中要有檔案管理的要求，如公文處理、設(shè)備購置及會議、活動的舉辦等，并以制度的形式固化下來。

2.檔案管理制度。檔案管理制度是要求企業(yè)相應(yīng)的工作或環(huán)節(jié)應(yīng)遵守的有關(guān)檔案管理的規(guī)定，包括但不限于以下：

文件歸檔制度。應(yīng)明確文件材料歸檔范圍及檔案保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。

檔案保管制度。應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理職責(zé)。

檔案鑒定銷毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時間等要求。

檔案統(tǒng)計(jì)制度。應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。

檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。

檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。

電子檔案管理制度。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。

數(shù)據(jù)備份工作制度。包括數(shù)據(jù)備份職責(zé)分工，數(shù)據(jù)備份的范圍、策略和工作要求，數(shù)據(jù)備份的工作流程等內(nèi)容。

檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件硬件的操作要求。

離崗交接制度。應(yīng)明確專兼職檔案人員調(diào)（離）崗時、交接雙方辦理交接手續(xù)（包括交接內(nèi)容、數(shù)量等）的具體要求。

3.檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。檔案業(yè)務(wù)規(guī)范是企業(yè)檔案工作具體業(yè)務(wù)的規(guī)范性要求。

檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。檔案整理規(guī)范包括檔案整理范圍，各門類檔案整理標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案整理工作審批、檢查、驗(yàn)收等工作流程規(guī)定，檔案交接入庫等內(nèi)容。

檔案分類編號辦法。主要內(nèi)容：檔案分類的原則和方法，類別標(biāo)識及檔號的編制，檔案分類大綱，檔案排架等。

特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。

檔案工作規(guī)章、檔案管理制度和檔案業(yè)務(wù)規(guī)范三方面可能有一些交叉，但側(cè)重點(diǎn)和要求不同。其中，檔案工作規(guī)章以企業(yè)名義制定，重在明確檔案工作在企業(yè)的地位和作用；檔案管理制度以主管檔案職能部門的名義制定，重在約定共同遵守的企業(yè)檔案管理規(guī)定；檔案業(yè)務(wù)規(guī)范以檔案部門名義制定，重在規(guī)定企業(yè)檔案管理的具體操作要求。

二、企業(yè)檔案管理體系的運(yùn)行

（一）借鑒質(zhì)量管理原則，建立實(shí)施“領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與”模式

文件材料是檔案工作的源頭，檔案是有保存價(jià)值文件材料的最終歸宿。企業(yè)文件材料伴隨著企業(yè)各項(xiàng)活動的進(jìn)行而產(chǎn)生，是企業(yè)各部門及員工履行相關(guān)職能、完成有關(guān)工作的原始記錄，實(shí)際工作中，許多部門及其工作人員往往重視工作及職責(zé)的完成和履行情況，卻經(jīng)常忽視在完成工作或履行職責(zé)的同時應(yīng)形成有關(guān)文件材料，因此，離開領(lǐng)導(dǎo)重視和全員參與，沒有源頭上文件材料的形成與產(chǎn)生，歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確就是一句空話，就是無源之水、無本之木。如同企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量控制并不只是由質(zhì)檢部門來完成，而是由采購、設(shè)計(jì)、工藝、環(huán)境等共同把好質(zhì)量控制關(guān)一樣，企業(yè)檔案工作單獨(dú)靠檔案部門和檔案人員，沒有其它部門及員工的相互配合與支持也是做不好的。

“領(lǐng)導(dǎo)作用”“全員參與”是質(zhì)量管理八項(xiàng)原則的其中兩項(xiàng)，對確保產(chǎn)品與服務(wù)的質(zhì)量具有重要作用?！八街梢怨ビ瘛?，檔案工作也應(yīng)建立實(shí)施“領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與”模式，將檔案工作當(dāng)作企業(yè)全員參與、領(lǐng)導(dǎo)重視支持的一項(xiàng)綜合性管理工作，將檔案管理職責(zé)與要求滲透到企業(yè)的每個部門每個員工每一項(xiàng)工作當(dāng)中，細(xì)化到企業(yè)文件材料形成與產(chǎn)生的每一個環(huán)節(jié)，換言之，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障；企業(yè)各職能部門和項(xiàng)目及專項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門和項(xiàng)目文件的齊全、完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)；檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。

總之，建立實(shí)施“領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與”模式是確保企業(yè)檔案管理體系有效運(yùn)行的重要前提。

（二）引入PDCA理念，推動企業(yè)檔案工作持續(xù)不斷改進(jìn)與發(fā)展

PDCA，最早由休哈特（Shewart，另譯做舍瓦特）提出，后由戴明（Deming）予以發(fā)展完善，所以又稱為“戴明環(huán)”。PDCA的含義如下：P（PLAN）--計(jì)劃；D（DO）--實(shí)施；C（CHECK）--檢查；A（ACTION）--處置。PDCA循環(huán)是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序，是質(zhì)量計(jì)劃的制訂和組織實(shí)現(xiàn)的過程，這個過程就是按照PDCA循環(huán)，不停地周而復(fù)始地運(yùn)轉(zhuǎn)的。PDCA循環(huán)不僅適用質(zhì)量管理體系，也適用于一切循序漸進(jìn)的管理工作，包括企業(yè)檔案管理工作。因此，企業(yè)檔案工作的PDCA可如下定義：

P（PLAN）計(jì)劃：檔案工作可以概括為“收”“管”“用”仨字，為此，可以把“收的齊”“管的好”“用的上”作為檔案工作的追求目標(biāo)和最終計(jì)劃。

D（DO）實(shí)施：依托企業(yè)檔案管理體系予以實(shí)施，即在“物”的保障下，按“制”的要求，將檔案工作計(jì)劃（或目標(biāo)），通過“人”予以實(shí)施。

C（CHECK）檢查：將實(shí)施的結(jié)果與計(jì)劃（或目標(biāo)）進(jìn)行對比，確認(rèn)是否依計(jì)劃（或目標(biāo)）進(jìn)行，以及是否達(dá)成預(yù)定的計(jì)劃（或目標(biāo)）。

A（ACTION）處置：對檢查結(jié)果加以甄別，成功的經(jīng)驗(yàn)予以肯定并適當(dāng)推廣，失敗的方面予以總結(jié)并持續(xù)改進(jìn)，未解決的問題放到下一個PDCA循環(huán)中去解決。

如上所述，將PDCA理念融入企業(yè)檔案管理體系的運(yùn)行之中，將企業(yè)檔案管理體系構(gòu)成要素納入PDCA循環(huán)之中，周而復(fù)始的進(jìn)行，一個循環(huán)結(jié)束，解決一些問題，未解決的問題進(jìn)入下一個循環(huán)，如此螺旋式上升。

隨著改革的深入，企業(yè)將不斷提高對檔案工作的認(rèn)識，進(jìn)一步加強(qiáng)、規(guī)范企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)與運(yùn)行，持續(xù)推動企業(yè)檔案工作的改進(jìn)與發(fā)展，從而更好地發(fā)揮其為企業(yè)改革與發(fā)展服務(wù)的特殊作用。

（作者單位：青島市市政工程管理處）