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        探索機關檔案信息化的發(fā)展之路

        2017-01-29 14:33:17朱雪非
        山東檔案 2017年4期
        關鍵詞:檔案室機關檔案管理

        文·朱雪非

        業(yè)務探討

        探索機關檔案信息化的發(fā)展之路

        文·朱雪非

        20世紀80年代以來,信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用,引發(fā)了以大數(shù)據(jù)為主導的第四次產(chǎn)業(yè)革命。我國信息化步入了向全方位、多層次發(fā)展的新階段,檔案信息化由此成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案信息化就是“在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術,對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務,加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程”。面對新時期的挑戰(zhàn),如何使機關檔案工作科學、健康、可持續(xù)的發(fā)展,完成從傳統(tǒng)時代到信息時代的跨越,助推檔案信息化的轉(zhuǎn)型升級,成為影響機關檔案事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)。隨著辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)+、O2O平臺等科技手段在機關工作中的不斷滲入,機關工作展現(xiàn)出合作、高效的新面貌,檔案信息化以信息海量、交互快捷、傳播廣泛、靈活高效、科學現(xiàn)代等優(yōu)勢,為機關檔案工作今后的發(fā)展指明了方向。

        一、信息化對檔案工作提出的新要求

        新形勢下,檔案信息化要求檔案管理從以實體為重心向以信息為重心轉(zhuǎn)變;檔案管理工作的定位不再是機關各項工作的終點,而是與機關辦公自動化形成完整閉環(huán)、又自成體系的專業(yè)型、智慧型工作;檔案工作的管理范圍從紙質(zhì)檔案擴展為各種不同載體的檔案;管理對象從檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔ⅲ还芾韺哟螐臋n案目錄管理升級為檔案全文甚至全信息管理。檔案信息化使傳統(tǒng)的檔案事業(yè)呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)海量化、需求個性化的新面貌。因此,《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出檔案工作的發(fā)展目標是“到2020年,初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化,基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業(yè)發(fā)展體系?!?/p>

        二、機關檔案工作的現(xiàn)狀和問題

        (一)檔案收集方式單一

        傳統(tǒng)的機關檔案工作,收集方式為“我指定、你存檔”“誰存檔,誰提供”的模式,多以部門為單位,缺乏靈活性和主動性。

        (二)檔案信息化滯后

        過去,檔案管理局限在目錄層面,檔案形式以實體為主。盡管隨著科技水平的發(fā)展,檔案管理呈現(xiàn)電子化趨勢,但所謂的檔案管理電子化,只是簡單機械地將檔案標題、時間等信息錄入到電腦或檔案管理信息系統(tǒng),并通過掃描形成電子檔案。整個過程以手工勞動為主,費時費力,并且掃描形成的電子檔案多以pdf或jpg格式,用戶在對內(nèi)容檢索時仍存在不便。

        (三)檔案工作者對檔案的研究缺乏

        傳統(tǒng)的檔案工作程序主要是收集、整理、鑒定、錄入、裝盒、上架等,技術難度低,重復性強,但又瑣碎繁雜,耗時耗力,讓檔案工作者無暇對檔案的內(nèi)容、價值進行鉆研,對用戶的需求進行研究,對機關工作動向及時掌握,因而工作缺乏創(chuàng)造性和活力,影響著機關檔案工作的發(fā)展。

        (四)機關各部門對檔案工作的重視不夠

        檔案工作作為機關內(nèi)部的日常工作,因其效用滯后,不能引起其他部門的足夠重視,加之檔案工作本身的特性屬于默默無聞、服務他人,久而久之便容易形成一種惡性循環(huán),即機關檔案的使用價值和使用率越來越低,機關各部門對檔案工作的重視程度也越來越低。

        三、檔案信息化建設的策略與方法

        (一)豐富和優(yōu)化檔案資源建設

        1.改革檔案收集方式,豐富檔案內(nèi)容,由檔案保管員向檔案信息管理師轉(zhuǎn)變。檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎,檔案工作人員積極主動地通過多渠道、多途徑收集檔案信息資源,是新時代對機關檔案工作提出的客觀要求。借鑒濟南市圖書館的與山東書城聯(lián)合推出的“享閱行動”,即用戶憑借濟南市圖書館的借書卡,到山東書城借閱圖書,將新書帶回家,看完后直接將所借圖書歸還至濟南市圖書館,并作為圖書館館藏。這種“公共圖書館+書店”的借閱創(chuàng)新模式說明,檔案工作的收集方式,不僅可以是用戶根據(jù)機關要求對檔案進行存檔,還可以是檔案管理部門考慮用戶需求,發(fā)揮用戶的主觀能動性,收集用戶切實需要的、有保存價值的檔案資料。

        2.整合信息資源,優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu),變被動的檔案提供者為主動的機關智庫和參謀。社會信息化,必然導致信息資源數(shù)量的劇增和載體的多樣化,從海量的信息資源中,得到有價值的檔案,需要檔案管理者對其進行研究、篩選、分析和整合。其中,建立檔案專題目錄是行之有效的方法之一。檔案專題目錄是檢索工作的主要形式,以前,檔案利用者通過檢索工具,檢索出的檔案都未成體系,只單獨發(fā)揮作用,利用者在使用時需要做大量的篩選和匯總工作,再加上對機關檔案不熟悉,很可能錯過有價值的檔案。為了提高檔案的利用率,充分挖掘檔案的潛在價值,檔案工作者應發(fā)揮優(yōu)勢,將具有相同或相關內(nèi)容的檔案整合匯編,形成專題,建立檔案專題目錄,供利用者檢索使用,提高檔案的利用率。

        3.研究檔案信息資源,挖掘有價值的檔案信息,將機械型勞動變?yōu)閯?chuàng)作型工作。研究檔案信息資源,主要是研究檔案的內(nèi)容和價值等。檔案管理工作者應發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢及工作經(jīng)驗,了解和關注機關業(yè)務活動的動向,掌握機關業(yè)務活動,對其歷史性、政治性、文化性做出客觀綜合的評價,為檔案信息的探索開發(fā)選定方向。例如青島城建檔案館2016年挖掘歷史檔案,編寫出《青島近代城市建筑》一書,并參與編寫了《青島老建筑之旅》一書;各企事業(yè)單位每年編寫的機關(單位)大事記及其他參考資料等,這些都是檔案工作人員通過對檔案信息資源的深入研究所創(chuàng)造出來的檔案資料。如果說建立檔案專題目錄是對檔案的二次加工和完善,那么研究信息資源、挖掘檔案價值,就是對檔案信息管理的進一步深化和提高。

        (二)豐富和加強檔案服務能力

        服務工作是檔案工作的出發(fā)點和歸宿,是促進檔案工作不斷發(fā)展的內(nèi)動力?!度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出檔案工作的宗旨是“堅持以人為本、服務為先。把以人為本作為檔案工作的核心,努力滿足社會各方面對檔案信息的利用需求,更好地為黨和國家各項事業(yè)發(fā)展服務?!睓C關檔案工作應秉承服務為先的原則,注重用戶體驗,不斷探索適應當前時代要求的服務模式,推動機關檔案工作科學、健康發(fā)展。

        1.Web2.0時代,檔案信息化勢不可擋,使得機關檔案服務呈現(xiàn)出個性化、數(shù)字化、信息化和多樣化的特征。服務手段由電腦pc端向手機移動端發(fā)展,服務平臺由檔案信息管理系統(tǒng)、云端、到app、公眾號不斷擴展、聚合。服務內(nèi)容從借閱歸還、打印復印到個性化推送、內(nèi)容智能檢索等不斷豐富。服務模式由坐等用戶上門,到主動為用戶提供咨詢、指導、利用等特色服務發(fā)展。

        機關檔案工作在服務能力層面的提升,使機關檔案工作展現(xiàn)出新的活力,一是便捷性提升。用戶通過各種平臺、pc或移動客戶端,即可隨時隨地根據(jù)權限查看檔案。二是時效性增強。通過辦公自動化平臺,用戶對自身業(yè)務工作可進行一鍵上傳操作,經(jīng)過檔案管理工作者審核后,方可形成機關檔案。三是用戶的個性化需求得到滿足。檔案工作人員可根據(jù)大數(shù)據(jù),掌握用戶的潛在需求,了解機關工作動向,從而完成相關檔案資料的編輯匯總,最大限度的滿足用戶需求。

        2.數(shù)字檔案室建設蓬勃發(fā)展。2014年,國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案室建設指南》,為機關檔案工作開啟了新篇章。《指南》指出數(shù)字檔案室是“機關(團體和其他社會組織)在履行職能過程中,運用現(xiàn)代信息技術對機關電子檔案和數(shù)字化檔案信息進行采集、加工、存儲、管理,并通過不同類型網(wǎng)路提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺”。

        較傳統(tǒng)檔案室相比,數(shù)字檔案室具有以下特征,一是檔案資源“數(shù)字”化;二是檔案實體“虛擬化”;三是檔案管理系統(tǒng)化;四是信息傳遞網(wǎng)絡化;五是檔案利用知識化。數(shù)字檔案室的優(yōu)勢在于全程留痕,過程可查。遵從傳統(tǒng)檔案管理的體制、做法,從源頭掌控檔案的元數(shù)據(jù)、格式與品質(zhì)等要素,通過一定的技術手段,對檔案形成的每一步都存有依據(jù),最大限度的確保檔案的真實性、完整性和安全性,這是傳統(tǒng)檔案存儲所無法比擬的。鑒于數(shù)字檔案室更有助于提升工作效率和改善服務方式,無疑更能滿足信息時代對機關檔案工作的要求,是機關檔案工作發(fā)展的必然選擇。

        新形勢下,為適應機關工作順利轉(zhuǎn)型、升級,檔案信息化發(fā)展勢不可擋。檔案信息化為機關檔案工作賦予了全新的內(nèi)涵,開辟了廣闊的發(fā)展空間。未來的目標是實現(xiàn)檔案信息化建設,突破傳統(tǒng)模式的服務邊界,擴展數(shù)字化檔案的服務外延,整合信息資源平臺,為機關工作高效、科學、健康、可持續(xù)的運轉(zhuǎn)提供可靠保障。

        馮敏、徐淑娟,信息化建設與檔案工作,《農(nóng)場經(jīng)濟管理》 2008年第3期,

        黎霞,關于檔案專題目錄編制的一些思索,《浙江檔案》2004年第6期,

        錢俊銘,論檔案館公共服務的拓展與深入,《浙江檔案》2004年第6期,

        李衛(wèi)華,論我國檔案利用工作的現(xiàn)狀及對策,《安陽工學院學報》 2007年第5期,

        李明華,《數(shù)字檔案室建設概論》,中國文史出版社,2016.5

        《新時代,新思維,新挑戰(zhàn)——“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)字圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃與創(chuàng)新發(fā)展學術研討會論文集》編委會,新時代,新思維,新挑戰(zhàn)——“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)字圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃與創(chuàng)新發(fā)展學術研討會論文集》,國家圖書館出版社,2016.8

        (作者單位:山東省住房和城鄉(xiāng)建設廳)

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