文·朱雪非

業(yè)務探討

探索機關檔案信息化的發(fā)展之路

文·朱雪非

20世紀80年代以來，信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用，引發(fā)了以大數(shù)據(jù)為主導的第四次產(chǎn)業(yè)革命。我國信息化步入了向全方位、多層次發(fā)展的新階段，檔案信息化由此成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案信息化就是“在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程”。面對新時期的挑戰(zhàn)，如何使機關檔案工作科學、健康、可持續(xù)的發(fā)展，完成從傳統(tǒng)時代到信息時代的跨越，助推檔案信息化的轉(zhuǎn)型升級，成為影響機關檔案事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)。隨著辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)+、O2O平臺等科技手段在機關工作中的不斷滲入，機關工作展現(xiàn)出合作、高效的新面貌，檔案信息化以信息海量、交互快捷、傳播廣泛、靈活高效、科學現(xiàn)代等優(yōu)勢，為機關檔案工作今后的發(fā)展指明了方向。

一、信息化對檔案工作提出的新要求

新形勢下，檔案信息化要求檔案管理從以實體為重心向以信息為重心轉(zhuǎn)變；檔案管理工作的定位不再是機關各項工作的終點，而是與機關辦公自動化形成完整閉環(huán)、又自成體系的專業(yè)型、智慧型工作；檔案工作的管理范圍從紙質(zhì)檔案擴展為各種不同載體的檔案；管理對象從檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔ⅲ还芾韺哟螐臋n案目錄管理升級為檔案全文甚至全信息管理。檔案信息化使傳統(tǒng)的檔案事業(yè)呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)海量化、需求個性化的新面貌。因此，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出檔案工作的發(fā)展目標是“到2020年，初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業(yè)發(fā)展體系?！?/p>

二、機關檔案工作的現(xiàn)狀和問題

（一）檔案收集方式單一

傳統(tǒng)的機關檔案工作，收集方式為“我指定、你存檔”“誰存檔，誰提供”的模式，多以部門為單位，缺乏靈活性和主動性。

（二）檔案信息化滯后

過去，檔案管理局限在目錄層面，檔案形式以實體為主。盡管隨著科技水平的發(fā)展，檔案管理呈現(xiàn)電子化趨勢，但所謂的檔案管理電子化，只是簡單機械地將檔案標題、時間等信息錄入到電腦或檔案管理信息系統(tǒng)，并通過掃描形成電子檔案。整個過程以手工勞動為主，費時費力，并且掃描形成的電子檔案多以pdf或jpg格式，用戶在對內(nèi)容檢索時仍存在不便。

（三）檔案工作者對檔案的研究缺乏

傳統(tǒng)的檔案工作程序主要是收集、整理、鑒定、錄入、裝盒、上架等，技術難度低，重復性強，但又瑣碎繁雜，耗時耗力，讓檔案工作者無暇對檔案的內(nèi)容、價值進行鉆研，對用戶的需求進行研究，對機關工作動向及時掌握，因而工作缺乏創(chuàng)造性和活力，影響著機關檔案工作的發(fā)展。

（四）機關各部門對檔案工作的重視不夠

檔案工作作為機關內(nèi)部的日常工作，因其效用滯后，不能引起其他部門的足夠重視，加之檔案工作本身的特性屬于默默無聞、服務他人，久而久之便容易形成一種惡性循環(huán)，即機關檔案的使用價值和使用率越來越低，機關各部門對檔案工作的重視程度也越來越低。

三、檔案信息化建設的策略與方法

（一）豐富和優(yōu)化檔案資源建設

1.改革檔案收集方式，豐富檔案內(nèi)容，由檔案保管員向檔案信息管理師轉(zhuǎn)變。檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎，檔案工作人員積極主動地通過多渠道、多途徑收集檔案信息資源，是新時代對機關檔案工作提出的客觀要求。借鑒濟南市圖書館的與山東書城聯(lián)合推出的“享閱行動”，即用戶憑借濟南市圖書館的借書卡，到山東書城借閱圖書，將新書帶回家，看完后直接將所借圖書歸還至濟南市圖書館，并作為圖書館館藏。這種“公共圖書館+書店”的借閱創(chuàng)新模式說明，檔案工作的收集方式，不僅可以是用戶根據(jù)機關要求對檔案進行存檔，還可以是檔案管理部門考慮用戶需求，發(fā)揮用戶的主觀能動性，收集用戶切實需要的、有保存價值的檔案資料。

2.整合信息資源，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，變被動的檔案提供者為主動的機關智庫和參謀。社會信息化，必然導致信息資源數(shù)量的劇增和載體的多樣化，從海量的信息資源中，得到有價值的檔案，需要檔案管理者對其進行研究、篩選、分析和整合。其中，建立檔案專題目錄是行之有效的方法之一。檔案專題目錄是檢索工作的主要形式，以前，檔案利用者通過檢索工具，檢索出的檔案都未成體系，只單獨發(fā)揮作用，利用者在使用時需要做大量的篩選和匯總工作，再加上對機關檔案不熟悉，很可能錯過有價值的檔案。為了提高檔案的利用率，充分挖掘檔案的潛在價值，檔案工作者應發(fā)揮優(yōu)勢，將具有相同或相關內(nèi)容的檔案整合匯編，形成專題，建立檔案專題目錄，供利用者檢索使用，提高檔案的利用率。

3.研究檔案信息資源，挖掘有價值的檔案信息，將機械型勞動變?yōu)閯?chuàng)作型工作。研究檔案信息資源，主要是研究檔案的內(nèi)容和價值等。檔案管理工作者應發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢及工作經(jīng)驗，了解和關注機關業(yè)務活動的動向，掌握機關業(yè)務活動，對其歷史性、政治性、文化性做出客觀綜合的評價，為檔案信息的探索開發(fā)選定方向。例如青島城建檔案館2016年挖掘歷史檔案，編寫出《青島近代城市建筑》一書，并參與編寫了《青島老建筑之旅》一書；各企事業(yè)單位每年編寫的機關（單位）大事記及其他參考資料等，這些都是檔案工作人員通過對檔案信息資源的深入研究所創(chuàng)造出來的檔案資料。如果說建立檔案專題目錄是對檔案的二次加工和完善，那么研究信息資源、挖掘檔案價值，就是對檔案信息管理的進一步深化和提高。

（二）豐富和加強檔案服務能力

服務工作是檔案工作的出發(fā)點和歸宿，是促進檔案工作不斷發(fā)展的內(nèi)動力?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出檔案工作的宗旨是“堅持以人為本、服務為先。把以人為本作為檔案工作的核心，努力滿足社會各方面對檔案信息的利用需求，更好地為黨和國家各項事業(yè)發(fā)展服務?！睓C關檔案工作應秉承服務為先的原則，注重用戶體驗，不斷探索適應當前時代要求的服務模式，推動機關檔案工作科學、健康發(fā)展。

1.Web2.0時代，檔案信息化勢不可擋，使得機關檔案服務呈現(xiàn)出個性化、數(shù)字化、信息化和多樣化的特征。服務手段由電腦pc端向手機移動端發(fā)展，服務平臺由檔案信息管理系統(tǒng)、云端、到app、公眾號不斷擴展、聚合。服務內(nèi)容從借閱歸還、打印復印到個性化推送、內(nèi)容智能檢索等不斷豐富。服務模式由坐等用戶上門，到主動為用戶提供咨詢、指導、利用等特色服務發(fā)展。

機關檔案工作在服務能力層面的提升，使機關檔案工作展現(xiàn)出新的活力，一是便捷性提升。用戶通過各種平臺、pc或移動客戶端，即可隨時隨地根據(jù)權限查看檔案。二是時效性增強。通過辦公自動化平臺，用戶對自身業(yè)務工作可進行一鍵上傳操作，經(jīng)過檔案管理工作者審核后，方可形成機關檔案。三是用戶的個性化需求得到滿足。檔案工作人員可根據(jù)大數(shù)據(jù)，掌握用戶的潛在需求，了解機關工作動向，從而完成相關檔案資料的編輯匯總，最大限度的滿足用戶需求。

2.數(shù)字檔案室建設蓬勃發(fā)展。2014年，國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案室建設指南》，為機關檔案工作開啟了新篇章。《指南》指出數(shù)字檔案室是“機關（團體和其他社會組織）在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術對機關電子檔案和數(shù)字化檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)路提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺”。

較傳統(tǒng)檔案室相比，數(shù)字檔案室具有以下特征，一是檔案資源“數(shù)字”化；二是檔案實體“虛擬化”；三是檔案管理系統(tǒng)化；四是信息傳遞網(wǎng)絡化；五是檔案利用知識化。數(shù)字檔案室的優(yōu)勢在于全程留痕，過程可查。遵從傳統(tǒng)檔案管理的體制、做法，從源頭掌控檔案的元數(shù)據(jù)、格式與品質(zhì)等要素，通過一定的技術手段，對檔案形成的每一步都存有依據(jù)，最大限度的確保檔案的真實性、完整性和安全性，這是傳統(tǒng)檔案存儲所無法比擬的。鑒于數(shù)字檔案室更有助于提升工作效率和改善服務方式，無疑更能滿足信息時代對機關檔案工作的要求，是機關檔案工作發(fā)展的必然選擇。

新形勢下，為適應機關工作順利轉(zhuǎn)型、升級，檔案信息化發(fā)展勢不可擋。檔案信息化為機關檔案工作賦予了全新的內(nèi)涵，開辟了廣闊的發(fā)展空間。未來的目標是實現(xiàn)檔案信息化建設，突破傳統(tǒng)模式的服務邊界，擴展數(shù)字化檔案的服務外延，整合信息資源平臺，為機關工作高效、科學、健康、可持續(xù)的運轉(zhuǎn)提供可靠保障。

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馮敏、徐淑娟，信息化建設與檔案工作，《農(nóng)場經(jīng)濟管理》 2008年第3期，

黎霞，關于檔案專題目錄編制的一些思索，《浙江檔案》2004年第6期，

錢俊銘，論檔案館公共服務的拓展與深入，《浙江檔案》2004年第6期，

李衛(wèi)華，論我國檔案利用工作的現(xiàn)狀及對策，《安陽工學院學報》 2007年第5期，

李明華，《數(shù)字檔案室建設概論》，中國文史出版社，2016.5

《新時代，新思維，新挑戰(zhàn)——“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)字圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃與創(chuàng)新發(fā)展學術研討會論文集》編委會，新時代，新思維，新挑戰(zhàn)——“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)字圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃與創(chuàng)新發(fā)展學術研討會論文集》，國家圖書館出版社，2016.8

（作者單位：山東省住房和城鄉(xiāng)建設廳）