■閆文靜

淺談交通運(yùn)輸行業(yè)檔案信息化建設(shè)

■閆文靜

當(dāng)前信息技術(shù)已滲透到社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，受其影響檔案管理工作也發(fā)生著深刻變革，特別是隨著現(xiàn)代化交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展，要求交通運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理部門必須樹(shù)立強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理工作變革，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化管理的模式。2014年8月，交通部辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下交通運(yùn)輸檔案工作的意見(jiàn)》，專門就加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)提出了明確要求。結(jié)合多年從事交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作實(shí)際，對(duì)當(dāng)前交通運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)和看法。

一、交通運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化意義重大

所謂“檔案管理信息化”就是推動(dòng)檔案管理模式從檔案實(shí)體保管向檔案實(shí)體的數(shù)字化形式轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集、服務(wù)、查詢、調(diào)用智能化、高效化管理，為利用者提供快速便捷的查閱服務(wù)。數(shù)字化檔案具有共享性、便捷性、復(fù)用性和交互性等特點(diǎn)，對(duì)交通運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展意義重大。首先，數(shù)字化的交通運(yùn)輸檔案可以呈現(xiàn)清晰完整的圖文信息，為交通工程管理人員了解和掌握過(guò)去某一時(shí)段交通建設(shè)情況、施工情況和交通運(yùn)輸情況，加強(qiáng)交通工程的規(guī)劃建設(shè)提供信息服務(wù)?？茖W(xué)完備的交通檔案信息為推動(dòng)交通道路工程的施工、維護(hù)，更好地保障交通管理正常運(yùn)行提供監(jiān)督和評(píng)估支持。其次，數(shù)字化的檔案管理方式更有利于檔案管理人員對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析處理，從而獲取肉眼看不到的深層次二次信息，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)全面掌握交通運(yùn)輸狀況，深入了解交通事業(yè)的發(fā)展不足。第三，通過(guò)建設(shè)交通運(yùn)輸行業(yè)信息綜合應(yīng)用平臺(tái)，在平臺(tái)共享檔案文獻(xiàn)信息成果，真正實(shí)現(xiàn)交通工作人員足不出戶查閱所需要的文獻(xiàn)資料，極大地提升了工作效率。

二、推進(jìn)交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理信息化存在的問(wèn)題

交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。當(dāng)前交通運(yùn)輸行業(yè)各單位采取有效措施，加大檔案管理信息化的建設(shè)力度，但仍存在一些問(wèn)題和不足。

一是工作重視程度不夠。部分交通運(yùn)輸單位只重視業(yè)務(wù)管理而輕視檔案管理，認(rèn)為檔案管理只是收集過(guò)時(shí)的文件材料，只要不丟失、不漏項(xiàng)就可以，投入過(guò)多的人力、物力、財(cái)力推進(jìn)信息化建設(shè)更是得不償失，導(dǎo)致檔案管理科學(xué)化、信息化水平低。

二是基礎(chǔ)建設(shè)投入不足。部分交通運(yùn)輸單位缺少檔案管理信息化必要的硬件設(shè)施，而且也沒(méi)有足夠的資金以及技術(shù)來(lái)發(fā)展這些硬件設(shè)施；有些交通運(yùn)輸單位雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的管理設(shè)備，但現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)方面知識(shí)和信息化管理能力，專業(yè)知識(shí)單一，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作，計(jì)算機(jī)的先進(jìn)作用不能有效發(fā)揮。

三是工作規(guī)章制度缺失。部分交通運(yùn)輸單位檔案管理操作規(guī)程不規(guī)范，缺乏科學(xué)的規(guī)章管理制度，檔案管理分工模糊，崗位職責(zé)劃分不清，檔案管理登記、統(tǒng)計(jì)以及信息化數(shù)據(jù)的上傳、利用等具體工作出現(xiàn)各自為政現(xiàn)象，管理混亂，管理方式落后，信息化程度不高。

四是管理人員素質(zhì)偏低。部分交通運(yùn)輸單位的檔案管理從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平較低，其中一些檔案管理人員身兼數(shù)職，整天忙于事務(wù)性工作，根本無(wú)暇顧及檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、鉆研和培訓(xùn)，對(duì)基本的檔案工作程序缺乏了解和掌握，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了檔案信息化管理建設(shè)的要求。

三、加強(qiáng)交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策建議

隨著現(xiàn)代化的交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化勢(shì)在必行。交通運(yùn)輸行業(yè)各單位應(yīng)通過(guò)完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理信息化水平，推動(dòng)交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理的科學(xué)化、高效化建設(shè)。

一要主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能保證制度的落實(shí)和執(zhí)行。要爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)在人力、物力、財(cái)力方面對(duì)檔案管理工作進(jìn)行傾斜，將交通檔案管理信息化同其他工作一起作為一個(gè)整體統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，并針對(duì)不同工作崗位的工作性質(zhì)配置專門恰當(dāng)?shù)墓ぷ魅藛T，專人負(fù)責(zé)，各負(fù)其責(zé)。

二要提升管理人員綜合素質(zhì)。選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其牢固掌握檔案信息化管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)，熟練操作計(jì)算機(jī)辦公軟件對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。要把有一定技術(shù)專長(zhǎng)的人員安排到檔案管理工作崗位上，改善檔案管理工作人員的福利待遇和辦公條件，提高他們的工作積極性和主動(dòng)性，從而創(chuàng)造性的開(kāi)展工作。

三要建立健全管理制度。規(guī)范的規(guī)章制度是檔案管理信息化工作順利開(kāi)展的基本前提。交通運(yùn)輸行業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在結(jié)合本單位工作實(shí)際的前提下，統(tǒng)一制定規(guī)范、合理的交通檔案管理信息化規(guī)章制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度開(kāi)展工作。要建立健全檔案信息化管理工作責(zé)任制，明確檔案信息化管理人員工作職責(zé)；建立健全檔案信息化管理績(jī)效考評(píng)工作制，對(duì)檔案管理工作人員實(shí)行績(jī)效工作制，提高工作積極性；建立健全檔案信息化分類管理工作制度；建立健全檔案管理定期收集制度，要求各個(gè)科室的檔案要定期收集后統(tǒng)一送到檔案室進(jìn)行分類、保管，檔案管理工作人員也要對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，提高檔案利用率。

四是建立數(shù)字化管理系統(tǒng)。

以便捷化、數(shù)字化、共享化理念為指導(dǎo)，在交通運(yùn)輸系統(tǒng)內(nèi)部建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。比如通過(guò)建立檔案信息網(wǎng)站，以網(wǎng)頁(yè)的形式提供檔案信息服務(wù)，提供文件信息在線咨詢、搜索、電子文檔、實(shí)時(shí)歸檔和直接訪問(wèn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部各單位信息資源的合作共享。同時(shí)，嚴(yán)格按照國(guó)家推薦的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)踐中按照自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)不斷進(jìn)行完善，制定出符合自身需要的管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

（作者單位：張家口市交通運(yùn)輸局檔案中心）