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        檔案服務(wù)公務(wù)用車制度改革工作的思考

        2017-01-29 13:02:37李偉旭
        檔案天地 2017年10期
        關(guān)鍵詞:編研公車整理

        ■李偉旭

        檔案服務(wù)公務(wù)用車制度改革工作的思考

        ■李偉旭

        一、公務(wù)用車制度改革檔案工作的內(nèi)容和意義

        目前,中央和省級黨政機關(guān)公車改革全部完成,大部分地市級和半數(shù)以上的縣級黨政機關(guān)完成車改,企事業(yè)單位車改工作正在持續(xù)推進中。現(xiàn)階段的公車改革檔案工作,是利用文字、圖表、聲像等形式,對已經(jīng)基本完成的黨政機關(guān)車改工作的全面記錄。它是體現(xiàn)改革進程,留存歷史資料的信息基礎(chǔ);是制訂工作措施,服務(wù)領(lǐng)導決策的參考依據(jù);是加強總結(jié)提煉,推廣先進經(jīng)驗的信息載體;是檢驗改革成果,見證社會發(fā)展的數(shù)據(jù)支撐。因此,做好車改檔案工作,充分發(fā)揮其利用價值,將為公車改革提供強大的信息資源后盾,有力促進改革的順利進行。

        二、公車改革檔案存在問題

        1、分頭產(chǎn)生,標準不一,系統(tǒng)性和全面性有待加強

        公車改革是一項綜合性工作,由相關(guān)部門分工合作,共同完成。主要有財政部門負責測算和車輛處置、人社部門負責司勤人員安置、審計部門負責審計,機關(guān)事務(wù)管理部門負責綜合協(xié)調(diào)。公車改革檔案由各部門分頭收集,工作要求和標準不同,檔案收集整理帶有主觀性和隨意性,無法確保公車改革檔案的系統(tǒng)性和全面性。

        2、模式陳舊,觀念落后,便捷性和多元化有待提高

        公車改革檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿用傳統(tǒng)模式,借助信息化媒體優(yōu)勢的程度不高,不利于快捷地查找利用,不利于客觀具體地反映車改工作全貌。

        3、缺乏調(diào)研,流于應(yīng)付,編研利用空間有待擴展

        公車改革檔案工作中,檔案人員主要是對現(xiàn)有的資料進行保存、管理,思維停留在被動提供服務(wù)的層面上,缺乏主動服務(wù)意識和對檔案利用需求的調(diào)研,缺少對檔案資料的編研開發(fā),檔案價值沒有充分發(fā)揮,整體利用效率不高。

        三、檔案更好地服務(wù)于公車

        改革工作的措施

        1、明確標準,統(tǒng)籌整合,確保車改檔案資源的全面性和系統(tǒng)性

        車改工作中產(chǎn)生的統(tǒng)計測算、補貼發(fā)放、車輛處置、人員安置、車輛管理使用、制度建設(shè)等方面的原始資料,將是體現(xiàn)工作進展、查驗改革成果、記錄改革過程的重要依據(jù),確保其全面性和系統(tǒng)性是車改檔案工作的必然要求。一是制訂標準,規(guī)范程序,做到有章可循。在車改檔案工作中,負責車改綜合協(xié)調(diào)工作的機關(guān)事務(wù)管理部門要切實肩負起檔案資源整合,協(xié)調(diào)統(tǒng)籌的職責。各級機關(guān)事務(wù)管理部門不僅要做好本部門產(chǎn)生檔案的收集整理,還要對其它部門的檔案全面管理,制訂統(tǒng)一的標準和要求,明確檔案收集的范圍和責任分工,以制度管理檔案,確保各部門車改檔案工作有章可循。二是分頭整理,統(tǒng)籌整合,確保全面系統(tǒng)。車改工作各職責部門檔案工作等要按照統(tǒng)一標準,分頭整理,綜合部門根據(jù)需求統(tǒng)籌整合檔案資源,為車改檔案全面、系統(tǒng)地歸檔奠定良好基礎(chǔ)。三是提供指導,保持溝通,產(chǎn)生工作凝聚力。各職能部門分頭整理車改檔案,就像一盤散沙,綜合部門出臺標準,明確責任后,要進行經(jīng)常性的溝通、指導、交流,看似不起眼,但對于促進各部門車改工作檔案及時規(guī)范歸檔,卻有著切實的、重要的凝聚作用。

        2、側(cè)重整理,匯總展示,提高車改檔案的便捷性和功能性

        如何從實際需求出發(fā),對檔案進行科學整理,使其易于查找,提高利用效率,并具有展示功能,是檔案工作者的主要努力方向。一是針對需求側(cè)重整理。檔案人員通過留意檔案提供情況,摸清利用者主要需求和使用去向,開展針對性的側(cè)重整理。例如,針對大型綜合會議等,需求者多為查找車改工作各部門聯(lián)絡(luò)方式、用于臨時修改的會議講話、致辭等的電子文件,檔案人員在會前進行側(cè)重性整理,備好資料,確保第一時間,可以將利用者急需的內(nèi)容提供出來,越是緊要時刻,就越能體現(xiàn)出檔案工作的重要作用,也是檔案工作者樹立專業(yè)嚴謹?shù)膫€人形象的良好機會。二是匯總展示,突出導向作用。在一般性的收集整理的基礎(chǔ)上,檔案工作者對查找利用率高的內(nèi)容進行整理匯總,制作成專題展示冊。例如,收集匯總制作制度建設(shè)展示冊、組織機構(gòu)展示冊、大型會議展示冊、部門協(xié)調(diào)展示冊、參考資料展示冊等。這些專題展示冊,資源集中,便于查找,利用率高,簡化了多次重復利用的逐項查找,同時充分展現(xiàn)了車改工作成果,提供了全面系統(tǒng)的專題資料。在細節(jié)中,體現(xiàn)檔案工作者的積極主動性和良好的專業(yè)習慣。

        3、擴展思路,主動作為,增強車改檔案的多元化和生動性

        除了文書檔案,音頻、影像資料等多種檔案形式是多元化檔案的基礎(chǔ)來源,信息化檔案管理的普及為多元化檔案形式提供了便利條件。一是突破思維定勢,引入直觀形象的多媒體檔案形式。除了收集文書、圖像等。比如大型會議,除了會議材料外,還有會議的照片、視頻,這些多媒體資料對于工作的體現(xiàn)更加直觀、形象。二是組合加工,將檔案具體化生動化。有了基礎(chǔ)資料,如何讓檔案具體生動起來?需要檔案人員積極主動地開展工作,將各種基礎(chǔ)信息加工組合,發(fā)揮優(yōu)勢。比如說,車輛拍賣工作,將前期準備協(xié)調(diào)、車輛拍賣現(xiàn)場及拍賣成果等的視頻、照片、文字、圖表等相關(guān)佐證材料,以PPT文件形式融合在一起,集視頻、圖像、文字和聲音為一體,在上級考核督查或在改革成果檢驗中,作為背景展示片播放,將成為生動具體的佐證和展示平臺,同時也是檔案工作的重要成果體現(xiàn)。

        4、提升價值,深入編研,讓檔案成為車改工作的智囊和參謀

        公車改革工作是一項探索性的改革,改革經(jīng)驗及做法需要不斷總結(jié)研究,改革成效及進展成果需要及時檢驗論證。因此,檔案人員要將各種材料進行歸納、梳理,深入開展編研,形成系統(tǒng)化、有代表性的參考資料,成為車改工作的智囊和參謀。一是系統(tǒng)化梳理,形成參考依據(jù)。隨著工作的推進,改革的各項制度、各種實際情況的處理辦法、各種特殊問題的解決方式,這本身就是一筆財富,對于指導下級部門和為其它地區(qū)提供參考有著重要的意義。對這些零散的信息進行梳理和編研,形成系統(tǒng)化的參考依據(jù),是檔案的價值提升。比如說,梳理從中央至本地區(qū)各級領(lǐng)導對車改工作的批示內(nèi)容,形成領(lǐng)導批示集合冊;梳理本地區(qū)公車改革已制訂實施的政策,形成完整的制度名錄冊;匯總各種疑難情況的處置解決辦法,形成系統(tǒng)化的工作提示冊等。這些編研成果,將成為對本級車改工作決策的有效提示,下級車改工作的重要參考,有助于上級督導檢查,掌握情況;本級理清思路,安排部署;下級參考對照,查漏補缺。二是高純度提煉,總結(jié)經(jīng)驗做法。車改工作開展有先后,先開展地區(qū)的車改工作的先進經(jīng)驗做法,將為后開展地區(qū)車改工作提供較為實際的參考。在網(wǎng)絡(luò)媒體和通訊高速發(fā)達的情況下,車改工作報道廣泛出現(xiàn),檔案人員可以針對本地區(qū)實際和特點,在海量信息中高度提純,找出適合本地區(qū)的做法和經(jīng)驗,匯總成參考資料集錦,為各項疑難問題的解決和工作推進提供借鑒經(jīng)驗,讓檔案成為車改工作的智囊和參謀。

        (作者單位:秦皇島市機關(guān)事務(wù)管理局)

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