文·孫金綴

對檔案信息資源開發(fā)利用的思考

文·孫金綴

檔案資源的開發(fā)利用是檔案工作的重中之重。開發(fā)利用檔案資源，要從思想認(rèn)識上轉(zhuǎn)變觀念，制度建設(shè)上健全機制，服務(wù)內(nèi)容上拓展領(lǐng)域，把檔案服務(wù)推向市場，為社會提供悠閑的場所。在提供利用上搞好創(chuàng)新服務(wù)，縮短檔案與社會的“距離”。在人員管理上培養(yǎng)和造就一支復(fù)合型檔案干部隊伍。加強對現(xiàn)代化檔案技術(shù)設(shè)備及管理模式的應(yīng)用，加快實現(xiàn)檔案信息資料快速準(zhǔn)確檢索，等等。在此筆者僅就如何快速有效開發(fā)館藏檔案資源，談幾點粗淺的看法。

一、轉(zhuǎn)變觀念，變被動為主動

（一）思想認(rèn)識上徹底轉(zhuǎn)變被動服務(wù)觀念

檔案工作的宗旨是“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”。在以市場經(jīng)濟為主體的知識經(jīng)濟時代，檔案資源的開發(fā)利用若繼續(xù)停留在傳統(tǒng)的“你要我查”“你問我答”“等客上門”的被動服務(wù)上，檔案工作將會被市場經(jīng)濟這只無形的手推向社會的邊緣，檔案行業(yè)也將會被社會淡忘。因此，檔案工作人員必須解放思想，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，主動服務(wù)，把為黨和政府中心工作服務(wù)、為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為人民大眾服務(wù)作為工作的出發(fā)點和落腳點。

（二）制度建設(shè)上健全完善主動服務(wù)機制

要在準(zhǔn)確把握政策法規(guī)的前提下，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)的服務(wù)規(guī)范，實行服務(wù)人員公示制，工作人員掛牌上崗制、服務(wù)承諾制、提供利用限時制，推行賓客式微笑服務(wù)，規(guī)范服務(wù)行為語言，使檔案提供利用服務(wù)符合窗口行業(yè)規(guī)范和國際慣例，讓利用者從我們的服務(wù)中體會到舒適和便捷。

（三）服務(wù)內(nèi)容上重點拓展主動服務(wù)領(lǐng)域

廣泛收集社會密切關(guān)注的熱點檔案資料?！扒蓩D難為無米之炊”，檔案資料是檔案提供利用服務(wù)之“炊”之“米”。在檔案資料征集工作中，要根據(jù)社會需要，廣泛征集社會密切關(guān)注的熱點檔案資料原件和復(fù)制件，既豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，又滿足社會對檔案查閱的需要。

二、推向市場，加快檔案工作的社會化進(jìn)程

（一）為社會各界提供悠閑的場所

檔案館要打消機關(guān)化，走向社會化。上網(wǎng)有“網(wǎng)吧”，飲酒有“酒吧”，作為文化事業(yè)的檔案部門也可將檔案館建成漂亮美觀、功能齊全、信息豐富、館藏合理、陳列新穎、接待熱情的“檔吧”，真正發(fā)揮出檔案的文化服務(wù)功能。廣饒縣檔案館以晉升國家一級檔案館為契機，建設(shè)了布局合理，功能齊全的文檔服務(wù)中心。為方便群眾利用檔案，該中心建于檔案館首層，里面有電子文件查閱區(qū)，政務(wù)文件查閱區(qū)，管理人員工作區(qū)，查檔人員休息等待區(qū)，開放目錄查閱區(qū)，圖書資料閱覽區(qū)，整個文檔服務(wù)中心寬敞明亮，真正為檔案利用提供了舒適、便捷的服務(wù)型場所。

（二）在提供利用上搞好創(chuàng)新服務(wù)

要充分利用館藏內(nèi)容，開展“圖片展覽式”“新聞發(fā)布式”“專題簽約式”“提前供給式”等多種形式的主動提供利用服務(wù)，同時，充分發(fā)揮檔案館的愛國教育基地作用。通過舉辦展覽、推介檔案珍品等措施，拓展教育內(nèi)涵，向社會公民提供受教育的場所。廣饒縣檔案館通過征集社會各界名人書畫，成功舉辦了3屆檔案書畫展供群眾日常參觀；以中國廣饒孫子文化節(jié)為依托，舉辦孫武研究檔案展覽；以愛國主義教育基地為依托，在節(jié)假日對中小學(xué)生進(jìn)行愛國主義教育；接收婚姻檔案等民生檔案進(jìn)館，積極為退休、貸款、購房等需求提供檔案服務(wù)，真正做到了最大限度利用館藏檔案資源為社會服務(wù)。

（三）縮短檔案與社會的“距離”

一是增加檔案館的功能，把檔案館辦成“檔案銀行”，賦予檔案館收藏、管理、寄存、研究、利用等多重功能。除收藏管理和提供利用應(yīng)進(jìn)館單位的檔案資料和向社會征集的部分檔案資料外，還可嘗試所有社會團體和社會公民均可憑有效證件到檔案館存放和利用自已檔案的模式。二是實行跟蹤管理。經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作就跟到哪里；社會文化活動開展到哪里，檔案工作就開展到哪里。檔案部門應(yīng)緊緊圍繞黨委、政府的中心工作，積極參與，主動出擊，使檔案工作融入經(jīng)濟和社會各項事業(yè)的建設(shè)之中。三是建設(shè)利用好“現(xiàn)行文件服務(wù)中心”。將各部門、單位公布實施的文件資料，按有關(guān)規(guī)定提前集中管理起來，面向社會統(tǒng)一提供利用。對未收集到公開文件，可提供代為查詢服務(wù)。廣饒縣檔案館設(shè)有政務(wù)信息查閱中心，該平臺與廣饒縣政府網(wǎng)使用同一數(shù)據(jù)庫，能及時查閱各機關(guān)單位當(dāng)天發(fā)布的最新文件，彌補了現(xiàn)行文件整理的滯后性，縮短了檔案與社會的距離。

（四）依據(jù)館藏內(nèi)容和社會需求做好檔案編研

做好檔案編研，向社會提供綜合性的檔案資料內(nèi)容，可以不受查閱地點、時間等條件的限制，打破以往檔案“養(yǎng)在深閨人不識”的局面，較好地適應(yīng)利用者的要求。因此，檔案部門要充分發(fā)揮館藏優(yōu)勢，深入挖掘檔案信息，搞好檔案編研，為利用者提供系統(tǒng)的史料。同時，開展檔案編研工作，也可以提高檔案部門的科研能力。近年來，廣饒縣檔案局以館藏檔案為依托，先后編輯出版了《天南地北廣饒人》《廣饒歷史上的今天》《情系廣饒》等圖書資料，把加工好的檔案推向了社會，提高了檔案的知名度，又收到顯著的經(jīng)濟效益，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、強化措施，健全檔案部門的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

（一）努力培養(yǎng)和造就一支業(yè)務(wù)精、能力強、素質(zhì)高、知識廣的復(fù)合型檔案干部隊伍

加強干部隊伍建設(shè)，是做好檔案提供利用工作，樹立良好的行業(yè)形象，打造主動、熱情、周到服務(wù)的“檔案品牌”的基礎(chǔ)。檔案是一門專業(yè)性極強且具復(fù)雜性、綜合性的學(xué)科，其涉及內(nèi)容之廣、領(lǐng)域之多是其它諸多學(xué)科所不能比擬的。因此，必須加強對檔案隊伍的培訓(xùn)，定出計劃，拿出措施，下大力氣培養(yǎng)“素質(zhì)高、能力強、基礎(chǔ)厚、知識廣、業(yè)務(wù)精”的敢于創(chuàng)新的復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案工作的需要。

（二）加強對現(xiàn)代化的檔案技術(shù)、設(shè)備及管理模式的應(yīng)用

檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)代化，是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必由之路。隨著社會的發(fā)展和信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷增長的檔案資源與有限的保管、開發(fā)利用條件之間的矛盾必須解決，傳統(tǒng)的服務(wù)方式與不斷變化的利用需求之管理模式的應(yīng)用的矛盾必須解決，以適應(yīng)紙質(zhì)資料、電子文件、網(wǎng)絡(luò)信息的轉(zhuǎn)換，從而提高檔案信息資源的開發(fā)利用速度和效果。

（三）加強對檢索工具的編制，實現(xiàn)檔案信息資料快速、準(zhǔn)確檢索

檔案信息資源的開發(fā)利用既可從原有的紙質(zhì)檔案中發(fā)掘，也可從電子文件中查找，還可實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的資源共享。這就要求我們在編制檢索工具時，要立足多樣化，注重實用性和可操作性，編制機讀的、網(wǎng)絡(luò)的、保密的、專題的、數(shù)據(jù)的等多種檢索工具及其說明，實現(xiàn)紙質(zhì)資料、電子文件、網(wǎng)絡(luò)信息等多種載體檔案信息資料的快速、準(zhǔn)確檢索，滿足利用者的不同要求和快速查詢。

（作者單位：廣饒縣檔案局）