隨著浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)建設(shè)的全面推進(jìn)，在平臺(tái)上形成了大量行政審批等電子文件，目前累計(jì)辦件量已達(dá)3000多萬(wàn)件，亟需對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理和歸檔保存。近期，浙江省政府辦公廳出臺(tái)《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），圍繞深化我省“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”建設(shè)和“最多跑一次”改革目標(biāo)，對(duì)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的形成辦理、歸檔移交、保管利用、考核監(jiān)督等工作提出了要求?，F(xiàn)就《辦法》中有關(guān)檔案工作的職責(zé)、任務(wù)和要求解讀如下。

一、適用范圍、管理對(duì)象、管理原則及職責(zé)分工

《辦法》第一章總則部分對(duì)制定依據(jù)、適用范圍、管理對(duì)象、管理原則及職責(zé)分工進(jìn)行了規(guī)定。

（一）適用范圍?！掇k法》第二條、第二十四條將縣級(jí)以上行政機(jī)關(guān)及依法授權(quán)組織、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府（街道辦事處）或公共企事業(yè)單位的電子文件管理全部納入辦法規(guī)范范疇，基本涵蓋了目前浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的主要來(lái)源。

（二）管理對(duì)象?！掇k法》第三條把在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上直接形成的，或自建政務(wù)平臺(tái)上形成辦理并交換共享到浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的電子文件，均列為管理對(duì)象。

（三）管理原則?！掇k法》第四條規(guī)定了浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循的四條原則，即“統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、高效服務(wù)、確保安全”。尤其是前兩條原則，將電子文件管理，包括歸檔、移交、保管、利用等各項(xiàng)工作都納入到了統(tǒng)籌管理的范疇，將電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔和電子檔案的形成、管理、移交和利用融為一體，體現(xiàn)了全省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)和文檔一體化的要求。

（四）職責(zé)分工?！掇k法》第五條第一款、第三款規(guī)定了各級(jí)檔案行政主管部門(mén)的職責(zé)，明確了省檔案局以制定規(guī)范和培訓(xùn)評(píng)估等方式，從前端介入電子文件管理的職能，并賦予全省各級(jí)檔案部門(mén)對(duì)電子文件管理進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)，這有利于實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)在電子文件的全過(guò)程管理中不缺位、早介入、強(qiáng)管控。《辦法》第五條第三款規(guī)定了各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的職責(zé)，明確國(guó)家綜合檔案館為電子文件統(tǒng)一平臺(tái)的建設(shè)主體，確立了檔案部門(mén)系統(tǒng)化、平臺(tái)化接收和管理政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的方法和路徑，為檔案部門(mén)統(tǒng)一建設(shè)電子文件管理系統(tǒng)提供了依據(jù)?！掇k法》第五條第二款規(guī)定了行政機(jī)關(guān)的職責(zé)，明確了行政機(jī)關(guān)是政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的管理主體，其檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔文件的保管、利用等工作。

二、電子文件全過(guò)程管理要求

（一）形成與辦理?！掇k法》第二章主要對(duì)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的歸檔模塊功能、電子文件形成要求及辦理方式、法律效力和可靠性保障措施等方面做出規(guī)定并提供政策指導(dǎo)。

1.政務(wù)平臺(tái)電子文件的存儲(chǔ)格式要求?！掇k法》第八條要求在電子政務(wù)前端采取規(guī)范格式和技術(shù)更新等手段，確保電子文件長(zhǎng)期可讀，從源頭解決今后電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題。

2.電子文件的在線辦理方式和法律效力?！掇k法》第九條規(guī)定采用網(wǎng)上在線運(yùn)行方式，與紙質(zhì)文書(shū)具有同等法律效力。這為各行政機(jī)關(guān)全面推行電子文件的單軌運(yùn)行和數(shù)字存檔，以數(shù)字管理理念來(lái)歸檔、保存電子文件提供了政策指南。同時(shí)，我省已出臺(tái)的電子印章管理辦法和電子政務(wù)相關(guān)規(guī)章，也為該條文的具體實(shí)施提供了法規(guī)、政策、業(yè)務(wù)和技術(shù)等配套支撐。

（二）歸檔與移交。《辦法》第三章主要對(duì)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的歸檔范圍與保管期限要求、歸檔方式、歸檔存儲(chǔ)格式、歸檔時(shí)間、歸檔文件管理及移交進(jìn)館等提出要求。

1.電子文件的歸檔范圍與保管期限?！掇k法》第十一條要求各單位將政務(wù)服務(wù)網(wǎng)歸檔電子文件納入檔案管理職責(zé)和范圍，按照檔案行政主管部門(mén)審核確定的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行歸檔和保管。同時(shí)采納了檔案部門(mén)的意見(jiàn)建議，對(duì)如何確定歸檔范圍和保管期限進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，如“浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件一般按辦理事項(xiàng)確定保管期限；對(duì)于憑證性電子文件，其保管期限不得低于行政管理、訴訟、審計(jì)等活動(dòng)所需要的追溯年限”。

2.電子文件的歸檔方式和管理職責(zé)。《辦法》第十二條明確政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔采取脫離原平臺(tái)的物理歸檔方式。規(guī)定行政機(jī)關(guān)承擔(dān)電子文件及時(shí)歸檔和導(dǎo)入系統(tǒng)管理的義務(wù)，單位檔案部門(mén)承擔(dān)管理職責(zé)。

3.電子文件的歸檔存儲(chǔ)格式要求?！掇k法》第十三條對(duì)電子文件滿足長(zhǎng)期保存要求、脫離系統(tǒng)可讀可用提出了要求，通用格式由省公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)同省檔案行政主管部門(mén)動(dòng)態(tài)確定，保障了檔案部門(mén)在確定電子文件存儲(chǔ)格式上的發(fā)言權(quán)，檔案部門(mén)可從長(zhǎng)期保存、便于利用的角度，從前端對(duì)電子文件存儲(chǔ)格式提出要求。

4.電子文件歸檔管理平臺(tái)建設(shè)。《辦法》第十五條確定了電子文件采用統(tǒng)一平臺(tái)管理的原則，改變?cè)瓉?lái)各單位各自為政、一個(gè)單位一個(gè)系統(tǒng)的情況，要求自行開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的單位要負(fù)責(zé)做好與統(tǒng)一平臺(tái)的技術(shù)對(duì)接，減少了檔案部門(mén)的對(duì)接工作量，檔案部門(mén)僅需出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)、開(kāi)放接口即可。

（三）安全保管與共享利用?！掇k法》第四章主要對(duì)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件的安全管理、開(kāi)放鑒定、共享利用原則及渠道方式等提出要求。

1.電子檔案的安全保管?！掇k法》第十七條對(duì)電子文件安全保管規(guī)章制度、安全防護(hù)體系、信息安全設(shè)施設(shè)備等提出了要求，明確要推進(jìn)數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和檔案登記備份工作。

2.電子檔案的開(kāi)放利用。《辦法》第十八條要求行政機(jī)關(guān)認(rèn)真履行信息公開(kāi)主體責(zé)任，做好電子文件的信息公開(kāi)、開(kāi)放鑒定等工作，明確了歸檔電子文件開(kāi)放鑒定責(zé)任主體和工作要求，為歸檔電子文件的共享利用掃除了障礙。

3.進(jìn)館電子檔案的共享利用要求?！掇k法》第二十條明確了檔案部門(mén)提供已進(jìn)館電子檔案共享利用的職責(zé)和方式。

三、考核監(jiān)督

《辦法》第五章主要規(guī)定了電子文件管理工作的考核督查。第二十二條規(guī)定浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作檢查、評(píng)估和通報(bào)由各級(jí)公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)同檔案行政主管部門(mén)組織開(kāi)展。考核結(jié)果作為安排行政機(jī)關(guān)信息化建設(shè)項(xiàng)目和部門(mén)預(yù)算的重要依據(jù)。這賦予檔案部門(mén)行使電子文件管理檢查、評(píng)估等職責(zé)，有利于層層抓好工作落實(shí)，將檔案工作要求貫徹落實(shí)到電子文件管理全過(guò)程各環(huán)節(jié)中。

《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》是近年來(lái)我省探索開(kāi)展電子文件管理工作的制度性成果，是規(guī)范和指導(dǎo)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理工作的基本準(zhǔn)則。全省各級(jí)檔案部門(mén)要做好《辦法》的學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)和貫徹落實(shí)，服務(wù)好黨委政府中心工作，履行好電子文件歸檔管理職責(zé)。