文·劉凌濤

濰坊市奎文區(qū)創(chuàng)新干部人事檔案管理新模式

文·劉凌濤

在我國各級各類國家機關、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位中，干部人事檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質量，涉及到每個干部的切身利益，高標準做好人事檔案的管理和使用是做好干部工作的前提條件之一。2014年，中紀委公布的中央巡視組兩輪巡視整改情況中，巡視涉及的20個省份中有15個省份存在干部檔案造假現(xiàn)象，被群眾調侃為“年齡越填越小、工齡越填越早、學歷越填越高、身份越造越假”，干部檔案造假已然成為干部中公開的秘密。因此，只有加強干部人事檔案集中管理，完善日常規(guī)范管理，才能有效避免肆意涂改、捏造檔案等現(xiàn)象的發(fā)生。

濰坊市奎文區(qū)人力資源和社會保障局結合工作現(xiàn)狀及存在的問題，創(chuàng)新干部人事檔案管理工作方式，打破傳統(tǒng)干部檔案“分散多頭”管理的模式，建立專門檔案室，配備專業(yè)檔案管理硬軟件設施和專職檔案管理員，做到了從源頭上斬斷造假黑手，提高檔案利用率，收到良好的社會效果。1998年被中共山東省委組織部評定為二級干部人事檔案工作單位，2007年通過中共中央組織部的驗收，評定為 “干部人事檔案目標管理一級單位”。

一、樹立檔案人員的法律意識，加強檔案管理的法規(guī)建設

檔案管理需要相應的法律環(huán)境和有力的法律保護。檔案管理部門與形成檔案的社會各個部門或個人的關系往往存在一系列復雜關系和法律問題，這就需要相應的法律法規(guī)加以調整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護?？梢哉f，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段?？膮^(qū)人社局組織專職檔案人員學習《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強化人事檔案管理意識，根據(jù)改革發(fā)展的方向和需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使人事檔案工作有規(guī)可依、有章可循。

二、投入專項資金，改善檔案保管條件

中共中央組織部和國家檔案局于1991年4月2日出臺的《干部檔案工作條例》（組通字〔1991〕13號）第二十七條規(guī)定“干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜。庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施，檔案庫房、閱檔室、辦公室應三室分開”。濰坊市奎文區(qū)人社局主要負責管理全區(qū)行政機關科級以下干部人事檔案1500余卷，幾年來，根據(jù)魯組通字〔1997〕9號、組通字〔1998〕13號文件和中組發(fā)〔2014〕9號精神以及市委、區(qū)委組織部門的要求，不斷改善檔案保管條件，改進檔案管理方法，提高檔案管理水平，逐步實現(xiàn)了干部人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學化。根據(jù)干部人事檔案目標管理一級標準的要求，奎文區(qū)人社局配備專兼職管檔干部各1名，做到了檔案庫房、閱檔室、辦公室“三室 ”分開。檔案庫房面積150平方米，設施配套齊全，配有防盜門窗、滅火器、空調機、加濕器、去濕機、溫濕度計、電風扇、防光窗簾、消毒柜、防腐防蟲物品，完全達到“六防”要求。配置了檔案密集架、專用微機、激光打印機、復印機、掃描儀、碎紙機等利用設施，配備了切紙機、打孔機等檔案整理設施。根據(jù)濰坊市委組織部統(tǒng)一部署和要求，利用一年的時間，按照新的標準，對所管檔案進行了重新整理，更換了中組部推薦使用的新式卷夾，并對照《干部人事檔案目標管理檢查驗收細則》的要求進行了自查，基本達到了干部人事檔案目標管理一級標準。

三、入庫標準化，管理規(guī)范化，堅決杜絕檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生

干部人事檔案工作是干部人事工作的重要內容，是公道正派選人用人的重要基礎。劉云山同志在全國組織部長會議和整治選人用人不正之風座談會上談到了干部人事檔案問題，強調當前和今后一個時期要集中整治假履歷假檔案，使干部的履歷檔案真正真實起來。同時，中共中央組織部下發(fā)的《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》（中組發(fā)〔2014〕9號），也對干部檔案管理提出了“六嚴”的要求。

奎文區(qū)人社局檔案管理人員根據(jù)劉云山同志有關干部人事檔案問題的重要講話以及中組部下發(fā)的相關文件內容，結合奎文區(qū)工作實際，對檔案的完整性和真實有效性進行嚴格審查，嚴禁接收涂改、涉嫌造假和來歷不明的檔案材料。同時，規(guī)范干部檔案材料收集渠道，對繞過單位組織人事部門送交的個人檔案材料一律不予接收。在日常管理過程中認認真真走好每一步，規(guī)范集中管理的各個環(huán)節(jié)。做到收轉有登記、查（借）閱有手續(xù)、管理有章法、工作有條理，有效防止和規(guī)避了檔案查、借、轉等工作中的違規(guī)行為，保證了干部人事檔案工作的規(guī)范性和嚴肅性。在日常工作中堅持 “五不查”“四不借”“三不轉”，即無介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經(jīng)領導批準不查；未經(jīng)領導批準不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，親屬檔案不借；個人帶檔不轉，沒有調令不轉，材料不全不轉。通過嚴格落實這些具體工作措施，提高了干部檔案工作的準確性和工作效率。

四、運用信息技術，有序推進檔案管理數(shù)字化建設

計算機和網(wǎng)絡的普及改變了人事檔案管理的思維模式和工作方式，為電子檔案在日常工作中得到廣泛應用提供了基本條件。根據(jù)中組部《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》中“要創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數(shù)字化”的要求，結合貫徹落實《全國組織系統(tǒng)信息化建設工作座談會》上關于加強干部檔案信息化建設的指示，奎文區(qū)人社局認真落實文件精神，大力推動干部檔案信息化發(fā)展。

一是加強硬件設施的建設?？膮^(qū)人社局申請專項財政資金，購置了檔案室專用電腦、高速掃描儀、專用服務器，為做好干部檔案數(shù)字化工作奠定了基礎。同時，做好設備的升級換代工作，自1994年建區(qū)至今，已為檔案室更新電腦五次，平均四年更新一次，保證了工作的順利開展。

二是抓好數(shù)據(jù)庫建設。把紙質檔案通過掃描輸入電腦，進行編輯后轉化成數(shù)字信息，再分類存儲到數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)干部人事檔案的網(wǎng)絡化管理和信息共享。與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，數(shù)字化檔案具有資源豐富、存儲量大、檢索便捷等優(yōu)點，為查閱干部人事檔案提供了便利，節(jié)約了時間，提高了效率。

三是做好電子檔案的安全保密工作。為確保電子檔案的安全，檔案室安排專人操作檔案專用計算機，設置多重密碼，與外部文件的對接采取刻錄光盤和使用專用U盤的方式進行，嚴禁外接互聯(lián)網(wǎng)。為了防止操作者誤操作或有意更改電子檔案的內容，將檔案材料全部轉換成JPG格式，并對涉及秘密的內容進行加密處理。

（作者單位：濰坊市奎文區(qū)社會保險事業(yè)管理中心）