文·張濤 楊茜

大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新探討

文·張濤 楊茜

隨著計算機科學和互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，我們已經(jīng)進入了一個大數(shù)據(jù)（BIGDATA）時代。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作呈現(xiàn)出與以往明顯的不同。就醫(yī)院系統(tǒng)的檔案管理而言，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下愈加顯現(xiàn)出綜合性與復雜性的特征，不僅對硬件設施配備與管理人才隊伍建設提出了新的更高要求，而且更是從制度層面對檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設和制度設計提出了新的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)的影響與應用，勢必引起醫(yī)院系統(tǒng)檔案管理和服務方式的同步變革，這要求我們既要抓好“硬件”（設備設施）升級，又要重視“軟件”（管理制度）創(chuàng)新，將大數(shù)據(jù)思維運用到醫(yī)院檔案管理的實際工作中去，以此為其他工作提供必要的支撐，促進醫(yī)院醫(yī)療服務與管理水平的整體提升。

一、大數(shù)據(jù)的特征及其對醫(yī)院檔案管理的影響

所謂大數(shù)據(jù)，是指一種需要新的處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。如今，大數(shù)據(jù)已逐漸成為主流的信息來源和數(shù)據(jù)之源。大數(shù)據(jù)的挖掘和分析既能夠幫助政府節(jié)約開支、提高公共服務能力和文化教育創(chuàng)新能力，也能為醫(yī)院等企事業(yè)單位提供更科學的決策。

（一）大數(shù)據(jù)的“4V”特征

概括起來講，大數(shù)據(jù)有四個典型特征，可以用4個以“V”開頭的英文單詞表述，我們可以簡稱為“4V”特征。一是Volume（體量），即數(shù)據(jù)體量巨大，從 TB級別，躍升到 PB 級別；二是Variety（種類），即數(shù)據(jù)類型繁多，既有網(wǎng)絡日志、視頻、圖片、地理位置信息，又有跨學科的科研、軍事偵察、醫(yī)療記錄、檔案和大規(guī)模的電子商務等；三是Velocity（速度），即處理速度快，可從各種類型的數(shù)據(jù)中快速獲得高價值的信息，這一點也是和傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘技術有著本質(zhì)的不同；四是Value（價值），即只要合理利用數(shù)據(jù)并對其進行正確、準確的分析，將會帶來很高的價值回報。

檔案管理是對檔案的收集、整理、分類、存貯、統(tǒng)計、保管、檢索、匯編加工、開發(fā)利用等的一系列系統(tǒng)化流程的聚合體。隨著大數(shù)據(jù)的應用，利用其“4V”優(yōu)勢，能夠更好地處理檔案管理“全局”與“局部”“整體”與“個體”“開放”與“安全”間的關系，可以使檔案管理流程得到有效地整合優(yōu)化，縮短檔案收集到利用的時間和空間，提高檔案管理的效率和利用者的滿意度?？梢哉f，合理利用大數(shù)據(jù)的“4V”優(yōu)勢對提升檔案管理水平至關重要。

（二）“4V”特征對檔案管理的影響

在大數(shù)據(jù)背景下，尤其是其在“體量”“種類”“速度”“價值”這“4V”上的明顯優(yōu)勢，對醫(yī)院系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生深刻影響，在諸多方面提出了新的挑戰(zhàn)和要求。

一是對醫(yī)院檔案分類的科學性提出新的要求。在醫(yī)院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫(yī)療技術檔案等多種內(nèi)容。隨著檔案體量的不斷擴展，原有的粗放式的檔案分類，已經(jīng)不能適應新的發(fā)展形勢。要想提高檔案管理的實際效果，就必須要運用大數(shù)據(jù)“4V”優(yōu)勢中的“Variety”思維方式，指導檔案分類管理，根據(jù)不同的檔案資料的側重點，進一步與細化、明確檔案的類別。

二是對醫(yī)院檔案管理的全面性提出新的要求。醫(yī)院檔案管理涉及范圍廣，既包含醫(yī)療業(yè)務領域，如醫(yī)療器械、藥品、病例、技術等方面，又包含管理服務領域，如基建、采購、人事等方面，內(nèi)容很多，分類很細，信息量很大。對于如此龐大的檔案數(shù)據(jù)，必須借鑒大數(shù)據(jù)思維中的整體思維模式，處理好檔案管理“全局”與“局部”的關系，注重檔案從收集整理到開發(fā)利用這一系列過程中的各個環(huán)節(jié)之間的關聯(lián)性，提升檔案管理工作的整體效能。

三是對醫(yī)院檔案管理的針對性提出新的要求。醫(yī)院檔案類型有其獨特的特點，比如在醫(yī)療技術方面的檔案，保密性與安全性要更高；特殊崗位多，職位設定、職稱評定等方面的檔案管理也與一般單位不同，等等。因此，在檔案管理中，應當充分借鑒大數(shù)據(jù)思維中的“整體”與“個體”的思維模式，根據(jù)不同的檔案內(nèi)容采取不同的檔案管理措施，保證醫(yī)院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。

二、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)是時代發(fā)展的必然趨勢，它作為一種技術、一種理念對醫(yī)院檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。

（一）對醫(yī)院檔案管理的重視程度造成挑戰(zhàn)

當前，各大醫(yī)院在進行實際管理中，對于各項高新技術的運用以及醫(yī)院業(yè)務的發(fā)展重視度越來越高。然而，對于檔案信息資源的開發(fā)、管理與運用則缺乏充分的重視，導致醫(yī)院的檔案信息價值得不到充分的體現(xiàn)。對檔案信息科學管理重要性的不認可，讓醫(yī)院檔案信息難以為其他各項工作提供必要的輔助與支撐，也使得其所獲得社會效益較低。因此，要想提高醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量，及時轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念必不可少。

（二）對醫(yī)院檔案信息資源收集造成挑戰(zhàn)

新形勢下的醫(yī)院檔案信息資源收集主要源于兩個方面，一是人事檔案，二是醫(yī)療業(yè)務檔案。人事檔案可以從人員類型上劃分為在職醫(yī)療衛(wèi)生人員檔案、退休員工的檔案，還有一些離職人員但還未提取的檔案等；醫(yī)療業(yè)務檔案可以包括醫(yī)療檔案、設備檔案、技術檔案等。對于綜合性醫(yī)院而言，由于醫(yī)院的專業(yè)、科室多，有些重點科室還在不斷地發(fā)展，造成醫(yī)院檔案管理工作變得非常繁雜。以人事檔案為例，檔案管理人員需要進行歸檔的人事數(shù)據(jù)較多，形式多樣，而大都以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理的信息化程度比較低，大大增加了檔案管理人員的工作量和工作難度。傳統(tǒng)型醫(yī)院檔案管理形式，主要方式是“收”，即各個醫(yī)療科室和單位向人事管理部門、檔案信息管理部門遞交相關信息。在大數(shù)據(jù)背景下，需要對其進行數(shù)字化管理，運用電腦信息化管理程序來取代傳統(tǒng)的手工操作和紙質(zhì)檔案。為此，需要充分利用云平臺儲存對應的數(shù)據(jù)信息，并準確計算、分析、管理檔案，使這些繁雜的檔案管理變得程序化、規(guī)律化。

（三）對醫(yī)院檔案管理制度造成挑戰(zhàn)

在醫(yī)院的管理工作中，檔案管理部門一般都隸屬于院辦，而在各個業(yè)務科室中，其所進行的檔案管理工作則歸屬于各個業(yè)務科室自行管理。這樣就會在很大程度上導致檔案管理工作的分散性，對各種檔案的綜合分析與考量產(chǎn)生不好影響。我國的檔案管理原則是“統(tǒng)一領導、分級管理”，醫(yī)院的檔案管理也不能例外。在大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院檔案進行集中統(tǒng)一管理后，能夠充分借助于大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源效能的疊加，然而目前這種不規(guī)范的管理制度，則導致其效益難以實現(xiàn)。

（四）對醫(yī)院檔案人才隊伍建設造成挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)背景下，各種相關技術都得到了迅猛的發(fā)展。要想進行醫(yī)院檔案的大數(shù)據(jù)管理，就必須要有一支高素質(zhì)的檔案人才隊伍來為其提供支撐。就目前情況看，各醫(yī)院檔案管理隊伍素質(zhì)參差不齊，無論是管理人員的理論基礎，還是實踐技能，都不能與大數(shù)據(jù)時代相匹配，導致醫(yī)院的檔案管理工作難以真正有效地運用到大數(shù)據(jù)環(huán)境下。此外，隨著社會的進步，我國的信息技術更迭也越來越迅速，大數(shù)據(jù)技術手段也在不斷的發(fā)展與變化中。在新的社會需求背景下，檔案管理人員對于網(wǎng)絡知識的缺乏以及對現(xiàn)代科學技術運用技術的不足等，都將會導致其難以順應檔案管理工作的各項需求。

（五）對傳統(tǒng)的檔案管理思維造成挑戰(zhàn)

醫(yī)院系統(tǒng)檔案管理長期以來采取的是“供給導向”模式，人事管理部門和檔案管理部門往往從自身業(yè)務的角度出發(fā)，有什么樣的內(nèi)容就提供什么樣的服務，利用者常常面臨著“提供的服務不需要，需要的服務找不到”的尷尬境遇。隨著大數(shù)據(jù)在其他領域應用優(yōu)勢的不斷凸顯，利用者對檔案信息的需求逐漸增多，而且呈現(xiàn)多元化、個性化的趨勢。因此，醫(yī)院系統(tǒng)的檔案管理部門要實現(xiàn)從供給導向到需求導向的觀念轉變，以需求為導向，充分挖掘和利用各方面的資源來滿足新形勢下醫(yī)院檔案工作的實際需要。

三、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理的對策

（一）積極改變?nèi)藛T的思想觀念

從本質(zhì)上來說，大數(shù)據(jù)檔案管理工作的質(zhì)量與程度，不僅直接取決于醫(yī)院領導人員的重視與支持程度，同時也受到各個科室參與程度的影響。因此，在日后的醫(yī)院檔案管理過程中，要求相關的領導人員強化自身的檔案工作思維意識，積極轉變檔案管理觀念，充分認識到信息資源的重要性，并重視信息資源所具有的疊加效果，加快檔案管理的信息化建設，更好的實現(xiàn)檔案信息的共享，實現(xiàn)對信息情報的有效分析。讓大數(shù)據(jù)檔案工作細化能夠真正的深入到制度中，加強對醫(yī)院檔案信息的管理。[3]

（二）強化軟硬件設施建設工作

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院要想更好地實現(xiàn)檔案信息化管理，就必須要一定的軟硬件設備來為其提供支撐。就目前的實際情況來看，醫(yī)院在進行檔案信息管理中，軟硬件設備的缺失，導致大數(shù)據(jù)處理技術或方法沒有一個可依托的平臺。因此，在日后的檔案管理過程中，要求醫(yī)院在資金預算合理的范圍之內(nèi)，進一步加強對檔案庫房與電腦硬件設施的建設工作，這是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設的關鍵所在。

（三）建立專業(yè)化管理人才隊伍

在大數(shù)據(jù)背景下，專業(yè)化的管理人才隊伍，是醫(yī)院檔案管理工作的核心。沒有專業(yè)的管理人才來使用醫(yī)院檔案管理的基礎設施，大數(shù)據(jù)檔案管理工作就會變成一張空頭支票。所以，醫(yī)院要想提高大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理質(zhì)量，必須要為其配備專業(yè)的人才隊伍。這要求醫(yī)院加強對人才的培養(yǎng)力度，通過開展定期的業(yè)務培訓工作，來強化管理人員的信息化水平，確保其能夠更好的對大數(shù)據(jù)信息進行分析與利用，建立起高效穩(wěn)健的醫(yī)院檔案管理人才隊伍。

（四）整合各部門檔案信息資源

在醫(yī)院檔案信息管理過程中，為能確保大數(shù)據(jù)應用落到實處，必須要有相應的規(guī)范制度對其進行約束管理，以此來確保各個科室部門能夠依據(jù)規(guī)定，并結合自身的實際情況，進行定期的檔案報送工作。之后，再由醫(yī)院檔案室，憑借大數(shù)據(jù)的方法手段與先進技術，進行深一步的數(shù)據(jù)分析與處理，實現(xiàn)對醫(yī)院檔案信息的資源整合。這樣可以有效避免分散性檔案管理現(xiàn)象的出現(xiàn)，強化醫(yī)院檔案管理的統(tǒng)一性和有效性。

總而言之，在長期的社會發(fā)展過程中，有云存儲、云計算等各種新型服務模式所衍生的數(shù)字信息技術，正在快速不斷的發(fā)展與增長。面對大量的文檔信息，要想充分滿足人們對于信息的個性化與多樣化要求，我們就必須要加強對檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)時代背景下，應當及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理所存在的管理問題，并對大數(shù)據(jù)檔案所存在的巨大價值進行深入的挖掘，確保大數(shù)據(jù)背景下能夠更好的進行醫(yī)院的檔案管理，提高管理質(zhì)量，滿足醫(yī)院的發(fā)展的需求。

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[1]李景． 大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息管理策略探究[J]． 辦公室業(yè)務，2016，（19）：25．

[2]陳虹． 大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息管理策略探究[J]． 中國管理信息化，2016，（04）：185．

[3]唐潔． 大數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院檔案信息管理對策及開發(fā)利用[J]．西藏醫(yī)藥，2014，（01）：54-55．

（ 作者單位：濟南市第五人民醫(yī)院）