文·張學干 劉虎 馬學剛

淺談紙質(zhì)檔案數(shù)字化前整理中的問題及處理方法

文·張學干 劉虎 馬學剛

大數(shù)據(jù)時代，政府成為最大規(guī)模的信息發(fā)布集成者。檔案館作為信息的匯總地，擁有龐大的數(shù)據(jù)資源，對大數(shù)據(jù)的分析處理和增值應用，已成為檔案開發(fā)利用的重要內(nèi)容。隨著電子政務的興起和互聯(lián)網(wǎng)+政務的發(fā)展，紙質(zhì)檔案要想在當前環(huán)境下發(fā)揮更大作用，必須對其進行數(shù)字化、信息化處理。而在檔案數(shù)字化過程中，前整理工作直接決定了檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。檔案前整理工作包括檔案交接、檔案拆訂、編寫頁碼、破損檔案裱糊、目錄比對、區(qū)分檔案能否掃描等諸多環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)須前后呼應、環(huán)環(huán)相扣，以確保數(shù)字化后續(xù)工作的順利進行。筆者就檔案前整理環(huán)節(jié)中經(jīng)常遇到的一些問題及處理方法略作探討，以期互鑒共勉。

一、檔案前整理中常遇的問題

（一）紙質(zhì)檔案頁碼漏編、重編及頁碼不連續(xù)等情況

目前館藏檔案，尤其是五、六十年代的檔案，頁碼存在問題較多。有的檔案沒有編頁碼，有的一張編有多個頁碼，還有部分檔案頁碼不連續(xù)，整體混亂無序。頁碼不規(guī)范的問題，會造成掃描錯誤，導致質(zhì)檢人員工作速度下降、效率降低，從而增加勞動成本，增加勞動經(jīng)費。

（二）卷內(nèi)文件目錄漏編、錯編現(xiàn)象

目錄缺失情況，主要有將內(nèi)容上毫無關(guān)聯(lián)的幾個文件歸為一個案卷，導致本應單獨錄入為幾條目錄的數(shù)據(jù)，卻只有第一個文件的相關(guān)內(nèi)容被錄入到了目錄數(shù)據(jù)庫中，其余文件目錄均被忽略。另外是檔案目錄數(shù)據(jù)著錄項目與實體檔案不吻合，表現(xiàn)為有的題名不能準確全面體現(xiàn)文件材料的內(nèi)容，責任者、文號、成文時間等不準確。上述情況直接影響到檔案檢索的效率和準確性，導致檔案查準率、查速率降低。

（三）紙質(zhì)檔案自身質(zhì)量問題

一是有破損、霉變、蟲蛀、字跡擴散等現(xiàn)象。早期檔案受年代久遠、保管條件不善以及所用紙張和書寫筆不規(guī)范等因素的影響，導致檔案受到損壞，有的損壞程度還比較嚴重，無法對其進行掃描。二是檔案內(nèi)容殘缺。前整理時通過對頁碼、內(nèi)容、目錄等進行比對，發(fā)現(xiàn)部分檔案內(nèi)容有明顯的缺失現(xiàn)象，導致檔案內(nèi)容不完整，不連貫。三是紙質(zhì)檔案內(nèi)容混亂。在對檔案進行裝訂時，由于未對檔案進行正確排序，導致部分檔案內(nèi)容次序顛倒，這在單件檔案排序中錯誤尤為嚴重，也有少量整卷排序出現(xiàn)混亂。四是紙質(zhì)檔案內(nèi)容涉及敏感信息，比如敏感事件、個人隱私，甚至國家利益等。五是紙質(zhì)檔案內(nèi)有訂書釘、曲別針、大頭針等金屬氧化物。由于檔案年代已久遠，生銹的檔案裝訂物對檔案造成了明顯損害。

二、對前整理中遇到問題的處理方法

（一）對頁碼問題的處理

前整理人員應先對整卷檔案進行檢查，如頁碼混亂是由于早期裝訂錯誤造成的，則按頁碼順序?qū)堎|(zhì)檔案重新整理排序。如確為檔案頁碼編寫錯誤，則依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，對整卷檔案重新編制新的頁碼。

（二）對卷內(nèi)文件目錄有漏編、錯編的處理

1.卷內(nèi)目錄出現(xiàn)漏編情況時，前整理人員要根據(jù)檔案內(nèi)容，重新進行分件整理，并按照《檔案著錄規(guī)則》的要求編寫目錄，同時在機讀目錄中增加相應條目。

2.對卷內(nèi)目錄出現(xiàn)錯編情況進行修改，應根據(jù)不同情況區(qū)別對待。

（1）題名最常見的問題是文字錄入錯誤。一是錄入時出現(xiàn)錯別字，如“工業(yè)”錄入“工葉”等；二是錄入一些不規(guī)范的簡化字，如“預算”錄為“予算”，“副省長”錄為“付省長”等。二是題名揭示的內(nèi)容不準確或不全面。比如，部分檔案文件材料題名籠統(tǒng)，只錄入了“通知”“會議材料”“黨組會議”等，名稱，沒有其他可識別的檢索信息；人事任免文件、干部調(diào)動函等，只照原標題錄入了一個人的名字，未將所涉及的全部人名錄全；還有一些自擬題目不能準確概括全文意思，如一件檔案中既有請示也有批復，而題名只顯示請示，等等。在現(xiàn)有技術(shù)條件下，數(shù)字化副本以圖像形式存儲，無法使用全文檢索方式，雖然現(xiàn)在數(shù)字化都要求OCR識別，但由于早期檔案質(zhì)量不高，導致識別不正確或識別不出來，特別是五、六十年代的檔案很多都是手寫，根本不可能進行文字識別，一旦出現(xiàn)錯誤，就可能導致檔案成為“死檔”。

針對上述情況，前整理人員要根據(jù)檔案實際情況對目錄的所有著錄項進行檢查，發(fā)現(xiàn)錯誤及時對卷內(nèi)目錄和機讀目錄進行修改完善。

（2）同一責任者名稱不統(tǒng)一或不規(guī)范。按照著錄規(guī)則的要求，責任者應錄入全稱或通用簡稱，并保持統(tǒng)一。但錄入時經(jīng)常出現(xiàn)有時用全稱，有時用簡稱，簡稱也用的極不規(guī)范。比如，“山東省委宣傳部”的規(guī)范全稱，有時被錄入為“山東省宣傳部”“山東宣傳部”，有時則直接錄入為“宣傳部”。還有的錄入人員不管文件的實際責任者，直接把全宗單位名稱作為每份文件的責任者，如農(nóng)業(yè)廳全宗的案卷，卷內(nèi)材料的責任者全部錄為“XX農(nóng)業(yè)廳”。針對上述情況，必須根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的要求進行修正。

（3）文號錄入不全或錯誤。一是錄入時不錄入完整的文號，只錄入文號中的年度和發(fā)文順序號兩部分。對聯(lián)合發(fā)文的一文多文號情況，只錄一個文號，而不錄其他文號。二是一些文號錄入時出現(xiàn)文字錯誤或年度錯誤。文號的錄入應符合當時的實際文號格式，對此類問題的處理需根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》，修改錯誤的文號，增添漏錄的文號。

（4）成文時間標注錯漏。此類問題的產(chǎn)生，一是由于檔案本身有時間但未錄入，或者錄入時出現(xiàn)錯誤造成的；二是檔案本身沒有注明確切時間，但可以通過文件中的相關(guān)內(nèi)容考證出來，卻未認真考證造成的。對這些錯誤都要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的要求進行修改。

（三）對紙質(zhì)檔案自身質(zhì)量問題的處理

1.對紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損、霉變、蟲蛀、字跡擴散等情況的處理。前整理人員首先要對檔案進行檢查，確認能否掃描。對破損不嚴重的，進行簡單修復；對折皺不平影響圖像質(zhì)量，進行壓平等相應處理后再進行掃描。對破損情況嚴重無法進行掃描的，則在機讀目錄附注項內(nèi)注明“本件檔案破損嚴重，未數(shù)字化”的字樣。另外，前整理人員要把所有此類檔案做好登記，并移交給具有檔案修復職能的相關(guān)處室，由他們對檔案進行修復處理。以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為契機，把檔案數(shù)字化前處理工作與破損檔案的搶救修復工作結(jié)合起來，可以把檔案的基礎(chǔ)工作做的更加扎實。

2.對紙質(zhì)檔案出現(xiàn)缺失情況的處理。檔案前整理人員要對整卷檔案進行檢查，若是由于裝訂錯誤而導致的檔案放置順序錯了，應及時予以調(diào)整。如經(jīng)過檢查發(fā)現(xiàn)檔案確實缺失，前整理人員要將實際情況在機讀目錄附注項中注明，如“第2件檔案有缺失”。

3.對紙質(zhì)檔案內(nèi)容排序混亂情況的處理。前整理人員要根據(jù)卷內(nèi)目錄和檔案內(nèi)容實際，對檔案重新進行整理排序，并編制新的頁碼。

4.對紙質(zhì)檔案內(nèi)容涉及敏感信息情況的處理。前整理人員應通過卷內(nèi)目錄和檔案內(nèi)容進行判斷，如檔案內(nèi)容涉及敏感信息，則不掃描全文，并將原因記錄到機讀目錄附注項中，如“此件檔案內(nèi)容涉及敏感信息，未掃描”。

5.對紙質(zhì)檔案內(nèi)有訂書釘、曲別針、大頭針等金屬氧化物情況的處理。從對檔案保護的角度出發(fā)，在確保拆除裝訂物不會對檔案實體造成傷害的情況下，應將此類裝訂物拆除。但如果除裝訂物后會破壞檔案實體，則暫不拆除裝訂物，由前整理人員要做好登記，移交給檔案部門相關(guān)處室，由專業(yè)人員處理，待拆除裝訂物后再進行數(shù)字化。

三、對今后如何做好檔案數(shù)字化前整理工作的幾點建議

（一）建立健全各項規(guī)章制度

為確保檔案前整理工作的安全、高效，必須制定符合實際的各項規(guī)章制度，使前整理工作有章可循、有規(guī)可依。目前，涉及檔案數(shù)字化前整理工作的規(guī)章主要有《檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場管理規(guī)定》《檔案數(shù)字化加工安全保密規(guī)定》《數(shù)字化工作流程》《檔案出入庫房制度》《檔案前整理技術(shù)規(guī)范》等。另外，針對最關(guān)鍵的也是問題最多的題名方面，還專門制定了《題名修改技術(shù)規(guī)范》。承擔檔案數(shù)字化工作的承包公司，為保證項目順利完成，制定了包括數(shù)字化工作制度、人事管理制度、數(shù)字化現(xiàn)場管理制度、保密制度等規(guī)章制度。通過一系列規(guī)章制度的建立，保證了前整理工作的規(guī)范化、科學化、安全化。

（二）檔案管理部門要全程跟蹤管理

檔案管理部門在數(shù)字化過程中，要采取各種有效措施和技術(shù)手段加強管理和監(jiān)控。前處理過程中可能會遇到各種各樣的問題，通過安排檔案館工作人員現(xiàn)場值班的方式，可以隨時解決工作中出現(xiàn)的問題，指導工作正常開展，同時還能起到監(jiān)督作用，既提高工作效率又能消除工作隱患。

（三）強化監(jiān)理功能，提高工作效率

數(shù)字化工作是一項大的工程，由于檔案管理部門人手緊張，許多工作不可能面面俱到，如項目監(jiān)督、驗收等環(huán)節(jié)單單依靠檔案管理部門的人員很難完成。為此，通過購買社會服務，以招標方式引入了數(shù)字化監(jiān)理公司，對數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)進行全方位、全過程的管理、控制和協(xié)調(diào)，可以有效達到對項目的建設(shè)方案、工作流程、工作進度、技術(shù)培訓等進行全面監(jiān)理的目的。尤其在前整理環(huán)節(jié)上，監(jiān)理人員一方面可對工作進行指導，另一方面對前整理工作開展監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

“九層之臺、起于累土”，前整理環(huán)節(jié)做為館藏檔案數(shù)字化的第一步，是最基礎(chǔ)也是最重要的環(huán)節(jié)，它對于提高檔案數(shù)字化的整體質(zhì)量，深入挖掘檔案信息資源，適應當前大數(shù)據(jù)時代的潮流，都具有十分重要的意義。因此，必須將其作為檔案數(shù)字化工作的重中之重來抓好、做好，為檔案數(shù)字化時代的到來奠定良好的基礎(chǔ)。

（作者單位：山東省檔案局）