文·汪潤(rùn)琦

試論公共信息資源視角下館藏檔案的開(kāi)放鑒定

文·汪潤(rùn)琦

公共檔案館建設(shè)的開(kāi)展使檔案館館藏的開(kāi)放問(wèn)題再次成為議論的焦點(diǎn)。館藏檔案開(kāi)放鑒定工作滯后、開(kāi)放程度低是目前我國(guó)的真實(shí)現(xiàn)狀，究其原因，沒(méi)有明確館藏檔案的公共信息屬性是根本問(wèn)題。館藏檔案是公共信息資源的重要組成部分，向公眾開(kāi)放提供利用是其最終的形態(tài)，開(kāi)放鑒定是館藏檔案的公共信息價(jià)值的發(fā)揮起到?jīng)Q定性做用，加強(qiáng)檔案開(kāi)放鑒定工作勢(shì)在必行。

檔案開(kāi)放 開(kāi)放鑒定 公共信息資源

隨著“五位一體”公共檔案館建設(shè)的開(kāi)展，館藏檔案的開(kāi)放問(wèn)題成為焦點(diǎn)。然而，就目前來(lái)看，我國(guó)綜合檔案館檔案開(kāi)放鑒定工作進(jìn)展不容樂(lè)觀。公共檔案館建設(shè)如火如荼，許多綜合檔案館將美國(guó)、英國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案館作為學(xué)習(xí)借鑒的目標(biāo)，引進(jìn)新興技術(shù)開(kāi)發(fā)各種檔案服務(wù)利用工具，然而卻選擇性的忽視了國(guó)外公共檔案館高達(dá)90%的館藏檔案開(kāi)放度。

究其原因，檔案工作者對(duì)館藏檔案公共性認(rèn)識(shí)的不足，對(duì)鑒定工作在檔案公共性價(jià)值實(shí)現(xiàn)中的重要性的忽視，是造成目前檔案開(kāi)放鑒定工作效率低下的主要原因。明確館藏檔案的公共信息資源屬性，肯定其開(kāi)放的必然性，是做好開(kāi)放鑒定工作，真正意義上的發(fā)揮館藏檔案公共性價(jià)值的基礎(chǔ)。

一、從公共信息資源角度看檔案開(kāi)放的必然性

檔案作為公共信息資源的組成部分，也必然滿足公共信息資源對(duì)于公共性的要求。公共信息資源，即“所有公共部門生產(chǎn)、采集、加工、組織的，進(jìn)入公共領(lǐng)域，為公眾公開(kāi)利用的，反應(yīng)和維護(hù)公共利益活動(dòng)的信息集合及其他相關(guān)要素?！盵1]

（一）開(kāi)放是檔案作為公共信息主體的屬性要求

公共信息資源與其他信息資源的本質(zhì)區(qū)別，在于其明顯的公共性特征。不論是具有純粹公共物品屬性的信息資源，還是準(zhǔn)公共物品屬性的信息資源，目的都是為了滿足不同范圍的公眾信息需求。[2]檔案館內(nèi)保存的檔案，存在已經(jīng)開(kāi)放的部分，即公共信息資源，以及處于保密期的準(zhǔn)公共信息資源。未開(kāi)放的部分理論上自形成之日起滿30年也將向社會(huì)開(kāi)放，最終成為公共信息資源。因此，館藏檔案最終都將成為公共信息資源，具有公共性特質(zhì)，面向公眾開(kāi)放，滿足公眾信息需求，維護(hù)公共利益。館藏檔案作為公共信息資源的重要組成部分，開(kāi)放是其基本屬性的要求。

（二）公開(kāi)是檔案館作為公共信息管理主體的職責(zé)所在

公共信息資源管理的主體，應(yīng)當(dāng)代表公共利益，根據(jù)公眾的信息需求，準(zhǔn)確、及時(shí)、效率地開(kāi)發(fā)并開(kāi)放公共信息資源為公眾提供服務(wù)。公共信息資源管理主體對(duì)公共信息資源的管理，其核心是合理配置資源，提高資源利用率，促進(jìn)全社會(huì)的信息共享。檔案館的公共信息資源管理主體地位，是《檔案法》規(guī)定的，“檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”。因此檔案館需要履行作為管理主體的責(zé)任，即開(kāi)放符合規(guī)定的館藏檔案信息資源，滿足公眾需求。[3]

（三）獲取是公眾作為公共信息所有者的基本權(quán)利

公共信息資源的公共性特征，決定了其所有權(quán)應(yīng)歸全體公民，即公眾有權(quán)利無(wú)償獲得和使用公共信息資源。公民的知情權(quán)以及政府信息公開(kāi)等都只是所有權(quán)的具體表現(xiàn)形式。[4]因此，館藏檔案的最終所有權(quán)應(yīng)是屬于全體公民的。公眾有權(quán)力對(duì)滿足開(kāi)放條件的館藏檔案提出利用申請(qǐng)，檔案館也有義務(wù)將館藏檔案開(kāi)放。開(kāi)放是對(duì)公眾權(quán)利的保證。

二、從公共信息資源管理角度看檔案開(kāi)放鑒定工作的重要性

檔案開(kāi)放鑒定，又叫做檔案劃控鑒定，是指檔案館館藏檔案對(duì)社會(huì)開(kāi)放范圍的鑒定，主要的任務(wù)是區(qū)分館藏檔案中那些可以開(kāi)放，那些要控制使用。[5]檔案開(kāi)放鑒定工作，決定了館藏檔案的開(kāi)放范圍與程度，進(jìn)而影響檔案價(jià)值的發(fā)揮以及對(duì)于公眾需求的滿足程度。

（一）檔案開(kāi)放鑒定維系公共信息資源的系統(tǒng)完整

各類公共信息資源的全面收集和積累，是建立一個(gè)門類齊全、系統(tǒng)有序的公共信息資源庫(kù)的前提條件。獲取館藏檔案作為基礎(chǔ)庫(kù)藏將極大程度的豐富并充實(shí)公共信息資源庫(kù)。其一，從信息內(nèi)容來(lái)說(shuō)，館藏檔案橫向涉及包括政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等各個(gè)領(lǐng)域的信息資源，縱向時(shí)間跨度可以有幾千年；其二，在所有門類的公共信息資源中，政府信息資源是權(quán)重最大的組成部分，而館藏檔案則是政府這個(gè)強(qiáng)有力主體積極主動(dòng)系統(tǒng)收集和管理的唯一門類的公共信息；其三，館藏檔案所遵守的全宗整理原則維護(hù)了政府機(jī)構(gòu)形成的各類檔案的系統(tǒng)性與完整性，進(jìn)而扎實(shí)了整個(gè)公共信息資源庫(kù)藏。[6]

然而，館藏檔案中存在處于保密期限的未公開(kāi)檔案，雖然其最終形態(tài)是開(kāi)放的，但目前仍無(wú)法進(jìn)入公共信息資源體系之中。檔案的開(kāi)放鑒定工作，就是將館藏檔案中的準(zhǔn)公共信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)楣残畔①Y源的過(guò)渡性工作，進(jìn)而充實(shí)公共信息資源庫(kù)藏，最終達(dá)到提供高效服務(wù)的效果，是公共信息資源管理的奠基性工作。

（二）檔案開(kāi)放鑒定奠基公共信息資源的管理基礎(chǔ)

公共信息資源管理是“圍繞公共信息資源的供給與需求而展開(kāi)的信息收集、加工、存儲(chǔ)以及發(fā)布、服務(wù)和溝通等活動(dòng)的統(tǒng)稱”，“最終目的是實(shí)現(xiàn)信息資源的合理配置，使公共信息資源得到充分的利用和妥善的保管”。[7]

從公共信息資源管理的定義描述中可以看出，公共信息的管理過(guò)程可以分為兩部分，基于公共信息本身的內(nèi)部管理以及面向社會(huì)公眾的外部管理。檔案的開(kāi)放鑒定工作則是連接兩個(gè)管理過(guò)程的橋梁。館藏檔案中未開(kāi)放的部分，可以認(rèn)為是完成了部分內(nèi)部管理工作的公共信息資源，在保密期限到達(dá)之后，經(jīng)過(guò)檔案工作者對(duì)其內(nèi)容的鑒定，判定是否可以向公眾提供利用，換句話說(shuō)，就是是否可以繼續(xù)進(jìn)行外部管理的工作。

（三）檔案開(kāi)放鑒定提高公共信息資源的服務(wù)質(zhì)量

從概念定義、管理過(guò)程可以明確，為公眾提供信息資源的利用，維護(hù)公共的權(quán)益是公共信息資源管理體系建設(shè)的根本因素。公共信息資源服務(wù)質(zhì)量的高低，其一取決于系統(tǒng)庫(kù)藏內(nèi)信息的數(shù)量與質(zhì)量。公共信息資源庫(kù)中的信息種類越豐富、覆蓋面越廣泛、真實(shí)性越高，所能提供的服務(wù)質(zhì)量和效率就越高；其二，取決于公共信息資源管理部門是否能夠及時(shí)地、準(zhǔn)確地開(kāi)放信息資源。只有資源的提供與需求的產(chǎn)生之間相匹配，才能夠說(shuō)滿足了公眾的需求。

檔案是“人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中所形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原實(shí)記錄”，因此能夠?yàn)楣娏私庹鎸?shí)情況、維護(hù)自身利益提供有效的憑證，是公眾所需要的最為理想的信息。檔案開(kāi)放鑒定工作，成為館藏檔案與公眾需求之間的紐帶，使其能夠獲得所需要的檔案信息，并能夠通過(guò)這一最真實(shí)、權(quán)威的公共信息資源維護(hù)利益或滿足需求，降低了被其他不確定的公共信息所誤導(dǎo)的可能，從整體上提升了整個(gè)公共信息資源服務(wù)的質(zhì)量。

三、從公共信息資源利用角度看檔案開(kāi)放鑒定工作的完善

檔案的開(kāi)放鑒定工作，是館藏檔案發(fā)揮公共信息資源價(jià)值的基礎(chǔ)，是社會(huì)公共信息資源系統(tǒng)發(fā)展中重要的一環(huán)，檔案工作者既要了解開(kāi)放鑒定工作對(duì)于檔案館自身發(fā)展的重要性，更要明確其對(duì)于公共信息資源系統(tǒng)的構(gòu)建、對(duì)于公眾利益的維護(hù)的重要意義。觀念決定思路，思路決定發(fā)展。在明確了館藏檔案的公共信心資源屬性的前提下，檔案工作者必須要提高檔案開(kāi)放鑒定的工作水平，加強(qiáng)監(jiān)督管理，改變當(dāng)前消極、滯后的工作現(xiàn)狀。

（一）轉(zhuǎn)變開(kāi)放鑒定工作思路以優(yōu)化機(jī)構(gòu)“公共服務(wù)”

開(kāi)展檔案開(kāi)放鑒定工作，要明確檔案公共信息資源，是屬于公眾的財(cái)產(chǎn)，檔案工作人員作為其管理主體要以公共信息資源管理主體的標(biāo)準(zhǔn)要求自身，要盡可能的開(kāi)放檔案利用服務(wù)滿足公眾的需求。

1.用戶需求是導(dǎo)向

滿足公眾需求，為公眾提供利用，是公共信息資源管理的要求，也是檔案工作的最主要的目的。用戶需求應(yīng)是貫穿于檔案各個(gè)階段工作之中，檔案開(kāi)放鑒定也不例外。目前，我國(guó)各級(jí)綜合檔案館到達(dá)年限的檔案鑒定工作滯后，歷史欠賬過(guò)多，導(dǎo)致可提供利用的檔案資源少之又少。因此，開(kāi)展到期館藏檔案的開(kāi)放鑒定工作“迫在眉睫”。但在實(shí)際工作中，面對(duì)大量的等待鑒定的該館藏檔案，在選擇以何種順序開(kāi)展工作時(shí)，用戶需求是提高工作效果的較為有效的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于有公眾需求的，或者是近期內(nèi)公眾關(guān)注度高的范圍內(nèi)的檔案可以優(yōu)先鑒定，縮短等待時(shí)間，提高鑒定效果。在面對(duì)無(wú)法依照鑒定標(biāo)準(zhǔn)明確判斷的到期檔案，工作者主觀判斷成為影響最終結(jié)果的因素時(shí)，公眾需求應(yīng)取代責(zé)任后果，作為工作者最主要的考慮因素。

2.檔案公開(kāi)是原則

公共性是公共信息資源的本質(zhì)屬性，公開(kāi)是館藏檔案作為公共信息資源最基本的要求。檔案鑒定工作，工作者應(yīng)考慮其公共信息資源管理者的身份，轉(zhuǎn)變以往的重管輕用，重藏輕鑒的思維定式，以“開(kāi)放為原則，不開(kāi)放為例外”為指導(dǎo)思想進(jìn)行館藏檔案的開(kāi)放鑒定，真正發(fā)揮開(kāi)放鑒定的作用。公共信息資源只有開(kāi)放了，才能夠?yàn)楣娝?，才能夠發(fā)揮信息服務(wù)的作用，發(fā)揮自身的價(jià)值。

3.時(shí)代發(fā)展是參照

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得公眾獲取公共信息資源更加方便快捷，社會(huì)自我發(fā)育的不斷成熟使得公眾信息權(quán)力意識(shí)逐漸增強(qiáng)。時(shí)代的發(fā)展與公眾意識(shí)的變革，促使檔案開(kāi)放鑒定工作的完善。因此，檔案工作者不僅要加快到期館藏檔案的開(kāi)放鑒定工作速度，還應(yīng)跟隨時(shí)代發(fā)展，對(duì)于鑒定規(guī)則進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，擴(kuò)大或縮小開(kāi)放范圍，保證最佳的公共信息資源利用效果。

（二）完善開(kāi)放鑒定工作制度以維護(hù)公眾“公共利益”

檔案的原始記錄性決定了檔案的憑證價(jià)值，相比于其他公共信息資源，檔案能夠更好地維護(hù)公眾的利益。但目前館藏檔案的開(kāi)放程度與用戶需求存在較大的差距，公眾無(wú)法獲得所需要的信息維護(hù)自身利益，不僅降低了公共信息資源服務(wù)的質(zhì)量，同時(shí)也抑制了公眾的需求。

1.制定符合時(shí)代發(fā)展的開(kāi)放鑒定規(guī)定

目前針對(duì)館藏檔案開(kāi)放鑒定做出相應(yīng)規(guī)定的規(guī)章制度，包括《檔案法》《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》《各級(jí)國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案辦法》等，但不論是《辦法》還是《規(guī)定》，都存在鑒定依據(jù)過(guò)于模糊、可操作性差的弊端，導(dǎo)致實(shí)踐上的無(wú)所適從以及執(zhí)行上的混亂。

各級(jí)綜合檔案館在實(shí)際工作當(dāng)中，必須根據(jù)具體情況制定具體細(xì)則，包括方法、程序、步驟等都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)地規(guī)定。例如青島市檔案館基于《規(guī)定》《辦法》所提出要求，結(jié)合館藏檔案特征制定的《青島市檔案館檔案等級(jí)鑒定辦法》，為檔案開(kāi)放鑒定工作提供了有效的參考依據(jù)，提高了館藏檔案的開(kāi)放質(zhì)量。鑒定規(guī)則的籠統(tǒng)將增加檔案開(kāi)放鑒定工作中的主觀因素，降低鑒定工作效果，影響?zhàn)^藏檔案的開(kāi)放。

2.建立開(kāi)放鑒定工作多主體鑒定方式

檔案的開(kāi)放鑒定工作長(zhǎng)期以來(lái)都是檔案工作者能獨(dú)立承擔(dān)的，但對(duì)館藏檔案涉及領(lǐng)域的擴(kuò)大、社會(huì)環(huán)境的快速變化，使得檔案開(kāi)放鑒定工作的難度也越來(lái)越大。館藏檔案的開(kāi)放鑒定受到政治、經(jīng)濟(jì)、法律等多方面因素的影響，一旦鑒定錯(cuò)誤，將有可能造成嚴(yán)重后果，這也是導(dǎo)致開(kāi)放鑒定工作效率低的原因之一。

檔案館在保密協(xié)議或其他行為約束條件下，與專業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)人才合作，同時(shí)加入檔案形成機(jī)關(guān)的判斷，三方共同合作對(duì)到期館藏檔案進(jìn)行開(kāi)放鑒定，提高開(kāi)放鑒定工作的效率以及準(zhǔn)確程度，進(jìn)而提高館藏檔案開(kāi)放質(zhì)量，優(yōu)化公共信息資源服務(wù)。

（三）提高開(kāi)放鑒定工作效率以歸還檔案“公共屬性”

公共信息管理機(jī)構(gòu)與公眾之間存在的供需關(guān)系是影響公共信息資源的利用效果的最主要的因素。檔案開(kāi)放鑒定工作是館藏檔案進(jìn)入供需體系的“通行證”，開(kāi)放鑒定工作效率的提高是還原館藏檔案公共屬性，滿足公眾需求的決定性環(huán)節(jié)。

1.到期檔案的鑒定要及時(shí)

由于對(duì)開(kāi)放鑒定工作的忽視、鑒定條款的低可執(zhí)行性、開(kāi)放鑒定工作的困難度上升等原因，目前各級(jí)綜合檔案館中存留的未鑒定的到期館藏檔案數(shù)量巨大，如果不盡快進(jìn)行開(kāi)放鑒定工作，歷史欠賬將會(huì)成倍增加，工作開(kāi)展也會(huì)愈發(fā)困難。檔案館的開(kāi)放鑒定工作應(yīng)“兩條路”同時(shí)進(jìn)行，既不能忽略新到期檔案的開(kāi)放鑒定，也不能減慢對(duì)于“遺留問(wèn)題”的解決。

2.鑒定條款的執(zhí)行要確實(shí)

對(duì)于制定并通過(guò)的開(kāi)放鑒定條款應(yīng)確實(shí)的履行，不能受到“收藏論”的影響而忽視規(guī)定要求。以1991年1月1日之前形成的有密級(jí)的檔案來(lái)說(shuō)，依照《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的要求，“各級(jí)國(guó)家檔案館保存的一九九一年一月一日后形成的涉密檔案，未接到保密期限變更通知的，自保密期限屆滿之日起，即自行解密”。但在實(shí)際工作中，檔案館卻并沒(méi)有按照要求對(duì)這部分的歷史檔案進(jìn)行解密，在實(shí)際工作中經(jīng)常以保密等原因拒絕公眾的利用申請(qǐng)，嚴(yán)重影響公共信息資源的利用效率，變相侵犯了公眾的權(quán)力。

3.公眾需求的獲取要實(shí)時(shí)

公眾需求是檔案鑒定工作的思想導(dǎo)向，是鑒定工作的最終目標(biāo)，是鑒定工作的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。因此，應(yīng)定期分析檔案館的檔案利用數(shù)據(jù)，通過(guò)會(huì)議、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等公共渠道獲取實(shí)時(shí)信息，了解公眾需求，并以此制定下階段的鑒定工作計(jì)劃和方案，盡可能減小供需之間的矛盾，提升檔案鑒定工作的效率。

檔案是公共信息資源重要的組成部分，公共性是檔案的本質(zhì)屬性。檔案工作者在進(jìn)行開(kāi)放鑒定工作時(shí)，要明確檔案的公共信息資源特征，轉(zhuǎn)變工作方式、提高工作效率，最終達(dá)到館藏檔案開(kāi)放度的提高，滿足公眾的信息需求，維護(hù)公眾利益。

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[1]傅榮校，葉鷹．公共信息資源管理[M]．北京：科學(xué)出版社，2011：17．

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[5]劉金霞．檔案開(kāi)放鑒定工作的困境與出路——從檔案利用工作的視角[A]．創(chuàng)新：檔案與文化強(qiáng)國(guó)建設(shè)——2014年全國(guó)檔案工作者年會(huì)優(yōu)秀論文集[C]．2014．

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（作者單位：上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系）