楊亦軍

青島大學(xué)附屬醫(yī)院,山東青島 266003

醫(yī)院招標(biāo)檔案是在醫(yī)院招投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄?？茖W(xué)規(guī)范地管理招標(biāo)檔案,是現(xiàn)代醫(yī)院行政工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。近年來,醫(yī)政管理工作日臻完善、透明公開,而醫(yī)院招標(biāo)檔案作為見證醫(yī)院招標(biāo)過程的最原始記錄,有著非同小可的作用。它不僅可以客觀真實(shí)地反映招標(biāo)過程,而且是降低招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn),監(jiān)督招標(biāo)是否規(guī)范的依據(jù)。但是,在部分醫(yī)院的招標(biāo)工作中,存在對(duì)招標(biāo)工作認(rèn)識(shí)不足,招標(biāo)工作檔案管理松散,職責(zé)不清,招標(biāo)科室工作人員流動(dòng)性大,招標(biāo)檔案材料收集不及時(shí)等現(xiàn)象。如何解決存在的問題,推動(dòng)招標(biāo)檔案的科學(xué)規(guī)范發(fā)展,為醫(yī)院的管理和決策工作提供依據(jù),是擺在醫(yī)院檔案工作者面前的一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。因此,尋求科學(xué)有效的醫(yī)院招標(biāo)檔案管理是醫(yī)院檔案工作的重點(diǎn)。

1 醫(yī)院招標(biāo)檔案的形成

形成一卷招標(biāo)檔案從招標(biāo)項(xiàng)目開始提出,經(jīng)過招標(biāo)項(xiàng)目委托、開標(biāo)及評(píng)標(biāo)等一系列活動(dòng)到招標(biāo)活動(dòng)結(jié)束中間需經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié),每個(gè)招標(biāo)環(huán)節(jié)都對(duì)招標(biāo)活動(dòng)產(chǎn)生重要影響,都會(huì)產(chǎn)生一系列書面文件,這些文件是對(duì)招標(biāo)過程的真實(shí)、客觀反映,是招標(biāo)行為是否合理合法的直接書面證據(jù),也是監(jiān)督招標(biāo)工作是否規(guī)范化的重要環(huán)節(jié)[1]。所以做好招標(biāo)檔案管理對(duì)完成招標(biāo)工作起著不可替代的作用。以青島大學(xué)附屬醫(yī)院為例,為科學(xué)管理招標(biāo)工作,醫(yī)院專門成立招標(biāo)管理部,負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)全院各類招標(biāo)工作。醫(yī)院每年有上百個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目,其中包含醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)、后勤物資招標(biāo)、基建工程類招標(biāo)以及其他類招標(biāo)。按照招標(biāo)管理規(guī)定,本著公平、公開、公正的原則,每次招標(biāo)工作由招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)組織,參加招標(biāo)的院方人員由招標(biāo)管理部門、設(shè)備使用部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、審計(jì)部門、計(jì)財(cái)?shù)炔块T的人員組成,招標(biāo)工作完成會(huì)產(chǎn)生招標(biāo)申請(qǐng)表、評(píng)委簽到表、投標(biāo)單位登記表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、采購(gòu)合同、報(bào)價(jià)一覽表、最終報(bào)價(jià)單、紀(jì)委監(jiān)察部門審核記錄表以及辦公會(huì)紀(jì)要等相關(guān)文書,由負(fù)責(zé)檔案收集的專人將這些文書按照形成時(shí)間進(jìn)行排列整理,并將每份卷內(nèi)文件打印成卷內(nèi)目錄,附備考表后,形成一卷完整的招標(biāo)檔案并移交至醫(yī)院檔案科,由檔案科進(jìn)行編號(hào)、整理、錄入、上架。醫(yī)院招標(biāo)檔案是檢驗(yàn)招標(biāo)過程是否規(guī)范的重要依據(jù)。

2 招標(biāo)檔案管理存在的問題

2.1 職責(zé)不清溝通不暢 造成招標(biāo)檔案管理困難

在行政工作中,上傳下達(dá),溝通便利、相互協(xié)作是高效工作的基礎(chǔ),招標(biāo)工作同樣如此。但在實(shí)際工作中,不少醫(yī)院常常存在招標(biāo)管理部門與檔案管理部門職責(zé)界定不清,信息溝通不暢的現(xiàn)象,這樣大大制約了醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的開展和辦事效率。在不少醫(yī)院的招標(biāo)檔案收集過程中,存在這樣一種現(xiàn)象[2],醫(yī)院檔案科不清楚招標(biāo)管理部門在收集整理歸檔過程中困難或瓶頸問題,而招標(biāo)管理部門又不知道如何破解招標(biāo)檔案收集難,如何達(dá)到準(zhǔn)確規(guī)范整理招標(biāo)檔案的問題,溝通不暢,影響著招標(biāo)檔案收集及管理。此外,還存在招標(biāo)管理部門與其他職能部門職責(zé)劃分不清的現(xiàn)象,各自為營(yíng)的工作作風(fēng)造成檔案規(guī)范管理的困難?？偟膩碚f,醫(yī)院招標(biāo)過程涉及多個(gè)部門,職責(zé)界定不清,要么都管和要么都不管現(xiàn)象,對(duì)招標(biāo)檔案的科學(xué)規(guī)范的管理帶來不利影響,加大招標(biāo)檔案科學(xué)高效管理的難度。

2.2 歸檔材料隨意散亂無序 造成招標(biāo)檔案管理困難

《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)保密法》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》都對(duì)各類檔案的管理有著具體要求。招標(biāo)檔案的收集不同于一般文書檔案,文書檔案通常是在次年上半年收集前1年度檔案,通過1年的歸納整理,比較有條理,順序清楚。招標(biāo)檔案不同于其他檔案,往往是在招標(biāo)后招標(biāo)材料短時(shí)間內(nèi)匯集在一起,并且通常是多個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行,這樣就會(huì)出現(xiàn)大量材料堆積在一起的現(xiàn)象,一旦不及時(shí)整理,就會(huì)大批堆積,使人焦頭爛額。此外,不少醫(yī)院招標(biāo)檔案在收集整理過程中還存在檔案資料隨意無序的現(xiàn)象,譬如不按規(guī)定使用標(biāo)準(zhǔn)紙張、檔案排列順序顛倒、材料頁碼標(biāo)識(shí)不準(zhǔn)、提交材料不全、檔案材料遲遲不歸檔等多種問題。這樣的問題檔案,匯集到檔案科后需要檔案科工作人員比對(duì)卷內(nèi)目錄一一查對(duì),給檔案收集整理工作帶來很大麻煩,嚴(yán)重影響檔案收集速度,造成立卷歸檔速度慢,檔案收集質(zhì)量低的現(xiàn)象。也勢(shì)必會(huì)造成日后查閱困難,給檔案收集整理開發(fā)利用帶來重重障礙。

2.3 招標(biāo)檔案管理硬件不足 影響招標(biāo)檔案科學(xué)規(guī)范管理

提高醫(yī)院醫(yī)療技術(shù),樹立學(xué)科優(yōu)秀人才,提升科技創(chuàng)新水平是醫(yī)院工作重點(diǎn),而檔案工作往往是醫(yī)院管理工作的邊緣。許多醫(yī)院檔案管理配套設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院醫(yī)療水平的發(fā)展,檔案庫(kù)房不足、設(shè)備落后,嚴(yán)重制約著檔案科學(xué)規(guī)范管理水平。單就招標(biāo)檔案來說,每卷招標(biāo)檔案少則近百頁,多則幾百上千頁,占地空間大給醫(yī)院檔案庫(kù)房帶來很大壓力。為緩解檔案庫(kù)房緊張,有的醫(yī)院對(duì)招標(biāo)檔案能不收盡量不收,再不然對(duì)收集的招標(biāo)檔案進(jìn)行集中簡(jiǎn)單堆砌,這種不負(fù)責(zé)任的粗放式管理方式,最終導(dǎo)致招標(biāo)檔案資源的浪費(fèi)。

3 科學(xué)管理招標(biāo)檔案的途徑

3.1 建立健全相關(guān)的招標(biāo)檔案管理制度

招標(biāo)檔案具有可追溯性,它可以為醫(yī)院工作提供查考依據(jù),使醫(yī)院管理工作有據(jù)可循。因此,醫(yī)院應(yīng)建立從收集整理到借查閱使用一系列檔案管理制度,并制定相應(yīng)的檔案考評(píng)管理機(jī)制,將檔案管理工作作為年終工作考核的一項(xiàng)內(nèi)容,形成領(lǐng)導(dǎo)重視,分級(jí)管理,責(zé)權(quán)清晰的管理模式。做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。同時(shí)鑒于招標(biāo)檔案的分散、涉及面廣的特點(diǎn),由招標(biāo)管理部門進(jìn)行招標(biāo)前及招標(biāo)后的集中統(tǒng)一收集,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成招標(biāo)檔案的歸檔,防止招標(biāo)材料散亂無序現(xiàn)象的發(fā)生,最大限度保證招標(biāo)檔案的收集質(zhì)量。此外,為更好地做到管理有序,在招標(biāo)檔案的借查閱過程中,應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱登記制度及保密制度,通常是由招標(biāo)管理部借查閱,對(duì)招標(biāo)管理職能部門之外需要借查閱檔案的部門,需在征得招標(biāo)管理部知情同意的情況下方可借閱,杜絕檔案管理的隨意性。

3.2 加強(qiáng)招標(biāo)檔案的信息化管理 提高招標(biāo)檔案的電子化管理水平

隨著檔案管理信息化建設(shè)不斷增強(qiáng),將招標(biāo)檔案進(jìn)行信息化管理不僅可以縮短查閱時(shí)間,而且可以通過信息分級(jí)管理,實(shí)現(xiàn)不同權(quán)限人員通過網(wǎng)絡(luò)即時(shí)查閱檔案的目標(biāo)。這樣可以大大提高招標(biāo)檔案使用率和查閱的準(zhǔn)確率,是招標(biāo)檔案科學(xué)管理有效途徑。以青島大學(xué)附屬醫(yī)院為例,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作,從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展及科學(xué)化管理的角度考慮,為保證招標(biāo)檔案的科學(xué)有效管理,醫(yī)院在檔案庫(kù)房安裝數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),并在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)增添招標(biāo)檔案模塊,由醫(yī)院檔案科對(duì)招標(biāo)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。招標(biāo)檔案歸檔后,檔案科對(duì)收集的檔案從醫(yī)療設(shè)備、后勤物資、基建工程以及其他類幾方面進(jìn)行分類立卷,專職檔案工作人員編號(hào)后將檔案按年度、分類、卷號(hào)、招標(biāo)編號(hào)、中標(biāo)單位、案卷題名、申購(gòu)科室等信息進(jìn)行錄入,并在建立招標(biāo)檔案基本信息的基礎(chǔ)上,完善卷內(nèi)目錄,最終形成一份“含金量”高、利用價(jià)值高的招標(biāo)檔案。事實(shí)證明,通過科學(xué)的信息化管理,醫(yī)院招標(biāo)檔案不僅管理有序,查閱方便,而且最大程度的提高了招標(biāo)檔案管理和使用效率。

3.3 加強(qiáng)招標(biāo)檔案硬件設(shè)施建設(shè) 推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

醫(yī)院的快速發(fā)展,不僅僅是大型醫(yī)療設(shè)備的上等級(jí)和醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)上水平,更需要與之匹配的相關(guān)管理水平上層次。按照相關(guān)檔案管理規(guī)定,不同種類檔案,應(yīng)劃區(qū)域進(jìn)行不同種類檔案的存放[2]。招標(biāo)檔案同樣應(yīng)按照防火、防潮、防曬、防蟲、防塵等要求,定期進(jìn)行整理。設(shè)立專門的招標(biāo)檔案庫(kù)房或?qū)９?收集整理錄入后單獨(dú)進(jìn)行上架存放。青大附院在醫(yī)療用房十分緊張的情況下,仍然留出足夠的檔案庫(kù)房,醫(yī)院在檔案庫(kù)房安裝了密集架,并配備自動(dòng)滅火裝置、檔案消毒滅菌機(jī)、檔案庫(kù)房自動(dòng)除濕機(jī)、加濕機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)的辦公設(shè)備,各種硬件設(shè)備的齊備,保證了檔案工作的順利開展,進(jìn)一步推動(dòng)檔案設(shè)備自動(dòng)化管理進(jìn)程。

3.4 提高相關(guān)人員檔案管理業(yè)務(wù)素養(yǎng)

隨著醫(yī)院各類高科技醫(yī)療設(shè)備不斷引進(jìn),醫(yī)院建設(shè)維修工程開展,后勤物資使用量的增加,招標(biāo)檔案的數(shù)量也在逐年上升。醫(yī)院各類檔案的收集與整理,單靠幾個(gè)專職檔案管理人員是力不能及的,許多前期收集整理工作需要各科室兼職檔案員協(xié)助完成。而兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)、對(duì)檔案材料的敏感程度,也決定了檔案收集的質(zhì)量。因此,明確責(zé)任,增強(qiáng)兼職檔案員法律意識(shí)、檔案收集意識(shí),提高兼職檔案員的素養(yǎng),是提供質(zhì)量有保證的檔案的前提[4]。為此,醫(yī)院檔案主管部門應(yīng)定期對(duì)兼職檔案員進(jìn)行法律及檔案知識(shí)培訓(xùn),增強(qiáng)兼職檔案員檔案法律意識(shí)及歸檔意識(shí)。醫(yī)院檔案科既可以面向全體兼職檔案員進(jìn)行檔案收集整理的基本常識(shí)培訓(xùn),同時(shí)還可以針對(duì)不同檔案類型進(jìn)行檔案收集專題培訓(xùn)。同時(shí)檔案科工作人員還可以定期深入到職能科室對(duì)檔案收集過程中遇到的問題可以進(jìn)行面對(duì)面具體指導(dǎo),最大限度保證檔案收集質(zhì)量。此外建議相關(guān)部門兼職檔案員做到相對(duì)固定,不要頻繁更換,從而保證檔案的收集質(zhì)量,最終實(shí)現(xiàn)招標(biāo)檔案從收集整理到開發(fā)利用的高效統(tǒng)一。

[1]吳鋒霞.招標(biāo)檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].企業(yè)改革與管理,2016(9):37-38.

[2]黃燕.醫(yī)療設(shè)備政府采購(gòu)招標(biāo)檔案管理初探[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理,2017,8(2):12-13.

[3]韓冰,沈鐵峰,周璇.科學(xué)管理醫(yī)院招標(biāo)檔案管理的認(rèn)識(shí)與思考[J].財(cái)經(jīng)界,2016(24):355 .

[4]歐豐霞,王健智,席鳳梅.科學(xué)管理招標(biāo)檔案為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)[J].中醫(yī)藥管理雜志,2013,3(9):310-311.