■謝春霞

機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理中存在的問題及解決方法

■謝春霞

文書檔案是指機(jī)關(guān)活動(dòng)中形成的已經(jīng)辦理完畢的文件材料。整理就是將辦理完畢，具有查考利用價(jià)值的文書檔案以“卷”或“件”為保管單位進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目等，使之有序化的過程，上承文件材料的收集，下續(xù)文書檔案的保管和利用，是非常關(guān)鍵的中間環(huán)節(jié)。

為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，規(guī)范歸檔文件的整理方法，提高工作效率，國(guó)家檔案局于2015年發(fā)布了修訂后的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）?！兑?guī)則》是規(guī)范歸檔整理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，它從機(jī)關(guān)工作的實(shí)際出發(fā)，在借鑒傳統(tǒng)立卷方法、合理做法的基礎(chǔ)上，對(duì)應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理規(guī)則方法作出了規(guī)定，確立了以“件”為單位進(jìn)行文件整理的保存模式。針對(duì)我省機(jī)關(guān)檔案室檔案整理中存在的問題，以《規(guī)則》為基礎(chǔ)和遵循文件形成的過程與特點(diǎn)，省檔案局編制了《檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作手冊(cè)》及《國(guó)家綜合檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作指南》，以規(guī)范全省檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。作為機(jī)關(guān)檔案室工作人員，筆者結(jié)合工作實(shí)際與大家共同探討檔案室檔案整理中遇見的常見問題及解決方法。

一、檔案整理中常見的問題

1.檔案歸檔范圍不明確。一是由于大部分單位檔案員都不相對(duì)固定，也不是檔案專業(yè)畢業(yè)，對(duì)本單位編制的《文書檔案保管期限表》不了解、不學(xué)習(xí)，對(duì)什么需要?dú)w檔，什么不需要?dú)w檔一片茫然，就把該歸不該歸檔的文件統(tǒng)統(tǒng)歸檔，造成整理工作量增大；二是把上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位有關(guān)的批復(fù)或意見材料不列入整理中，造成部分重要文件無處查找。

2.跨年度文件歸檔。有的文件材料存在多個(gè)時(shí)間的特征，包括成文日期、批準(zhǔn)日期、收發(fā)文件日期等，特別是年底與年初之間的文件；個(gè)別單位在年初時(shí)大量發(fā)文，而文件落款日期卻是去年年底的日期，就容易讓人產(chǎn)生是本年度的文件，就納入新一年歸檔范圍。

3.文件頁碼編寫不正確。新的歸檔文件都是以件為單位，文件本身就有頁碼，有的就按原頁碼編寫或者只編寫文件正面，而背面不編寫頁碼，有的只編寫奇數(shù)頁或偶數(shù)頁。對(duì)較大紙張折疊后又重復(fù)編寫頁碼，就造成一份文件重號(hào)、漏號(hào)、跳號(hào)和錯(cuò)號(hào)等問題。

4.檔案裝訂不規(guī)范。一份文件由正本文件、發(fā)文審批單、文稿、附件等組成，有的未將正本文件或文稿上的訂書針、回形針取下就直接裝訂，更有甚者為圖方便用夾子夾使文稿直接歸檔。

5.備考表不填寫。有的認(rèn)為填寫備考表只是一種形式，填不填寫都無關(guān)緊要，再加上現(xiàn)在的檔案都是比較完整的，不需要在填寫或是基本就沒有意識(shí)到要填寫備考表。

二、規(guī)范檔案整理的對(duì)策

1.規(guī)范歸檔整理范圍?？梢砸员締挝坏摹鞍l(fā)文件”、“辦文件”、“批示件”、“其他”四類進(jìn)行整理。具體為：本單位的發(fā)文件應(yīng)全部歸檔。需要本單位辦理的文件即辦文件可根據(jù)單位具體管理模式由承辦處室或公文管理部門整理后歸檔。批示件是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位事務(wù)進(jìn)行批示或本單位領(lǐng)導(dǎo)在相關(guān)材料上直接批示的材料，應(yīng)全部歸檔。其他類文件（即除發(fā)文件、辦文件、批示件外的文件材料），還有以下文件材料應(yīng)全部歸檔。一是本單位黨組(黨委)會(huì)議記錄及其他有價(jià)值的記錄本;二是本單位發(fā)出的未編文號(hào)文件、信息；三是本單位召開的各類會(huì)議、重大活動(dòng)指南、方案、簽到表、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、發(fā)言材料、總結(jié)等文件材料；四是本單位重要合同、協(xié)議及各類有關(guān)人事的證明、存根、工資表等材料；五是本單位年度收發(fā)文件登記冊(cè)、用印登記冊(cè)、各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表及各類報(bào)刊有關(guān)本單位的新聞報(bào)道等；六是本單位認(rèn)為有歸檔保存價(jià)值的文字、表冊(cè)。

2.對(duì)跨年度的檔案進(jìn)行分類。一份文件有多個(gè)時(shí)間特征，一般以正文落款日期為準(zhǔn)，對(duì)于跨年度的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等均以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。如：2015年形成的《2014年工作總結(jié)》歸入2015年中，2016年上報(bào)《2015年檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表》歸入2016年中；對(duì)于部分時(shí)間過長(zhǎng)的研究課題，以課題結(jié)束日期或頒發(fā)證書日期為準(zhǔn)。

3.編寫文件頁碼是對(duì)一份文件總頁數(shù)的統(tǒng)計(jì)。從總頁數(shù)能看出一份文件所包含的內(nèi)容有無附件或領(lǐng)導(dǎo)審批件等，所以在編寫頁碼時(shí)統(tǒng)一在有文字或圖表的每頁文件材料正面的右上角、背面的左上角用鉛筆寫阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始標(biāo)號(hào)，一件文件用一個(gè)流水頁?？瞻醉摬痪庬撎?hào)。對(duì)于較大紙張的文件，是完整一個(gè)內(nèi)容的在同一張紙上的左上角或者右上角編寫頁碼，無論是否折疊都算一頁。

4.歸檔文件必須要用符合檔案保護(hù)要求的不銹鋼訂書釘進(jìn)行重新裝訂。裝訂前應(yīng)先把文件上多余的金屬物除去，如訂書針、大頭針、回形針等不利于保護(hù)檔案的材質(zhì)。

5.備考表是機(jī)關(guān)檔案室對(duì)歸檔文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的有效措施，是非常重要的內(nèi)容，在填寫時(shí)一定要選用耐久的墨、墨汁或較耐久的藍(lán)黑墨水、印泥等填寫。備考表的內(nèi)容包括盒內(nèi)文件情況說明，如本卷共有文件材料多少件，其中文字材料多少件，圖紙、光盤等需要說明的情況；整理人一欄填寫負(fù)責(zé)整理檔案的人員；檢查人填寫負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)人；日期應(yīng)填寫整理完畢的時(shí)間。

文書檔案的整理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、較繁瑣的業(yè)務(wù)工作，要求從事檔案整理人員要有高度的責(zé)任心和細(xì)心，才能將本單位在社會(huì)活動(dòng)中形成的歷史記錄有據(jù)可依，也便于以后工作中查找相關(guān)材料痕跡。

作者單位：云南省檔案局