黃健萍，陳 娟

（鄂北地區(qū)水資源配置工程建設(shè)與管理局(籌)，430071，武漢）

鄂北工程檔案規(guī)范化管理實踐

黃健萍，陳 娟

（鄂北地區(qū)水資源配置工程建設(shè)與管理局(籌)，430071，武漢）

水資源配置工程；檔案管理；規(guī)范化；鄂北地區(qū)

鄂北地區(qū)水資源配置工程自2015年1月正式開展建設(shè)以來，水利部提出要將其作為一個標志性工程來抓，在全國樹立一面旗幟；湖北省委、省政府提出要把工程作為“一號工程”來主導實施，積極爭創(chuàng)“大禹獎”和“魯班獎”，打造“一流示范工程”和“綠色生命工程”。作為工程建設(shè)重要內(nèi)容之一，鄂北地區(qū)水資源配置工程檔案工作在湖北省水利廳的高度重視和支持下，圍繞“建一流工程，交優(yōu)質(zhì)檔案”工作目標，在“收齊、管好、用活”上下功夫，推動組織領(lǐng)導、建章立制、及時收集、科學分類、規(guī)范整理等工作逐步走上標準化、規(guī)范化、科學化軌道。

一、落實檔案工作責任

1.重視檔案工作，避免重建輕管

堅持檔案工作與工程建設(shè)同步推進、齊頭并進。2015年1月鄂北局組建運行之初，湖北省水利廳黨組統(tǒng)籌謀劃部署，充分考慮到檔案工作對工程建設(shè)的重要性，首批調(diào)入的26名人員中就有檔案管理工作人員，其中包括1名正高級職稱的檔案專家。將檔案工作納入全局重要工作內(nèi)容，召開專題會議研究檔案管理工作，安排檔案工作專項經(jīng)費，確保任務(wù)、責任、措施、人員、經(jīng)費“五個落實”。提出“人人都是檔案員”思路，切實擔負起及時收集、規(guī)范整理、按時歸檔的責任，營造了良好的檔案工作氛圍。

2.健全工作機制，打好工作基礎(chǔ)

成立了鄂北工程檔案工作領(lǐng)導小組，明確局主要領(lǐng)導任組長，分管領(lǐng)導任副組長，局綜合部歸口管理檔案工作，領(lǐng)導小組成員各負其責具體抓好落實；購置檔案工作設(shè)施設(shè)備，建立檔案室，配備專（兼）職檔案管理人員；組建包括項目法人、代建、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位在內(nèi)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系群，堅持統(tǒng)分結(jié)合、協(xié)調(diào)配合，形成“上下聯(lián)動、橫向到邊、縱向到底、齊抓共管”的工作局面。檔案工作機制不斷健全，全面促進了檔案管理工作的完整性、準確性、系統(tǒng)性、安全性和實效性，同時有效解決了檔案工作中遇到的重大問題，協(xié)調(diào)理順了與上級部門及地方主管部門的關(guān)系，為高標準、高起點抓好檔案工作奠定堅實基礎(chǔ)。

3.開展專項督查，壓實工作責任

工程建設(shè)實施以來，按照檔案管理規(guī)范化相關(guān)要求，把檔案規(guī)范化管理工作納入工程建設(shè)督查重要內(nèi)容，對已招標完成的34個標段和60多家參建單位的檔案管理工作狠抓檢查督辦，壓緊壓細壓實檔案工作責任，堅持做到“六個不放過”：材料不齊全不放過、資料不真實不放過、分類不科學不放過、書寫不規(guī)范不放過、手續(xù)不齊備不放過、整理不規(guī)范不放過，確保檔案達到“內(nèi)容真實、收集齊全、分類準確、編排有序、裝訂整齊、入庫美觀”要求。省水利廳、鄂北局定期赴工程建設(shè)現(xiàn)場開展檔案工作檢查，不定期邀請水利部長江水利委員會檔案專家進行檔案工作督導，及時發(fā)現(xiàn)問題，限期整改落實，對工作規(guī)范、責任落實到位的單位及個人進行表彰通報，對工作不力、責任落實不到位的單位及部門給予一定經(jīng)濟處罰，以常態(tài)化督辦督導、制度化獎優(yōu)罰劣的態(tài)度和決心，層層傳導檔案工作壓力，確保工程檔案經(jīng)得起歷史檢驗。

二、嚴格管理標準

1.強化頂層設(shè)計，堅持從檔案工作源頭抓起

基于檔案管理工作繁瑣復(fù)雜的特性，采取超前介入方式，提前謀劃檔案工作頂層設(shè)計，積極改變“工程建設(shè)期間抓工程，工程結(jié)束后抓檔案”的管理模式，堅持從工程檔案材料形成的源頭抓起，及時收集、整理、歸檔工程建設(shè)各個時期的文件材料，實行動態(tài)收集、全過程管理。在簽訂工程前期文件編制協(xié)議時，明確由編制單位負責統(tǒng)一收集、整理相關(guān)文件材料，鄂北局成立之時即明確了檔案管理人員，并按照協(xié)議迅速辦理完成了前期文件材料的整理、移交工作；同時遵循檔案材料形成的規(guī)律，提倡和鼓勵檔案管理人員積極參與工程項目的前期劃分、中期施工管理、后期的運行維護，這既有利于工程建設(shè)的規(guī)范推進，又有利于檢查檔案資料是否系統(tǒng)規(guī)范，也避免了檔案資料強行分離整編、跨檔整編等問題的發(fā)生，進而保障了檔案工作的完整性和系統(tǒng)性。

2.強化同步管理，堅持檔案與工程建設(shè)同步

始終堅持檔案工作與工程建設(shè)同頻共振，切實做到同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步管理，落實“六納入”。①納入計劃管理。在全局制定年度、季度、月計劃任務(wù)時，一并制定檔案工作計劃，并逐一細化檔案工作內(nèi)容、要求、責任等。②納入合同管理。在編制和簽訂工程項目合同時，明確參建各方檔案工作要求，使檔案工作數(shù)量、質(zhì)量、移交時間和違約處罰等有據(jù)可查、有據(jù)可依；在合同尾款結(jié)算環(huán)節(jié)，要求參建各方按照合同約定提供檔案資料清單，核對無誤后，由檔案人員出具證明，方可進行尾款結(jié)算。③納入建設(shè)管理。在開展工程質(zhì)量、安全、進度、生態(tài)等工作督查時，對工程檔案資料進行全程跟蹤監(jiān)督，確保工程檔案管理工作始終處于可控狀態(tài)。④納入工程例會。在召開工程例會時，將檔案工作納入例會議程，檔案管理人員全程參會，及時了解、解決檔案工作中的相關(guān)問題。⑤納入創(chuàng)建考核。在考核文明工地創(chuàng)建時，將檔案管理工作納入考核內(nèi)容，制定考核標準，實行“一季度一考核一通報”。⑥納入驗收管理。在進行工程驗收時，堅持“工程檔案專項驗收不合格則工程竣工驗收不通過”原則，把檔案管理工作切實貫穿在工程建設(shè)全過程。

3.強化制度建設(shè)，按規(guī)章制度開展檔案工作

根據(jù)《檔案法》《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》等系列法律法規(guī)和制度要求，結(jié)合水利工程檔案工作特點和鄂北工程實際，先后制定下發(fā)了《鄂北局檔案管理制度》《鄂北局歸檔文件整理辦法》《鄂北局檔案工作目標管理責任制度》等13項檔案規(guī)章制度，對檔案管理工作目標、檔案管理人員工作職責、檔案收集等檔案工作各個方面提出規(guī)范要求，力爭杜絕錯歸檔、漏歸檔、不歸檔等現(xiàn)象的發(fā)生。特別是《鄂北地區(qū)水資源配置工程檔案管理辦法》對工程檔案的收集、分類、整理、歸檔、驗收、考核獎懲、規(guī)范整理細則等作了詳細說明和細致要求，成為全局檔案工作指南。今后將會在后續(xù)檔案工作中不斷完善制度，逐步形成“檔案制度指導工作實踐、工作實踐完善檔案制度”的良性循環(huán)，使工程檔案管理始終處于科學、規(guī)范、高效的制度化管理狀態(tài)。

三、加大工作力度

1.兼收并蓄，狠抓思路創(chuàng)新

為確保工程檔案工作與時俱進、形成特色，積極開展“走出去、請進來”活動，先后赴南水北調(diào)工程、遼西北供水工程、浙東調(diào)水工程、荊江航道整治工程等開展檔案工作調(diào)研，邀請長江委、省檔案局、省水利廳等檔案專家現(xiàn)場指導，學習探討新形勢下檔案工作做法與經(jīng)驗。此外，還計劃通過公開招標投標的形式，吸納具有優(yōu)質(zhì)檔案工作資質(zhì)的單位或企業(yè)，把先進建設(shè)理念和管理模式引進工程，力求在與優(yōu)秀單位或企業(yè)不斷滲透融合中提升自身檔案工作水平。

2.強化陣地，狠抓教育培訓

工程開工不久就邀請長江委檔案館、省水利廳辦公室專家授課，對檔案管理工作進行全方位業(yè)務(wù)知識集中培訓，同時積極開展“檔案培訓到現(xiàn)場”工作，一方面學習和了解工程檔案管理工作的規(guī)范，另一方面注意理論聯(lián)系實際，使培訓過程做到“學習有載體、實踐有抓手、培訓有成效”，確保培訓達到圓滿效果。此外，專門列支檔案工作專項經(jīng)費，購買了相關(guān)設(shè)施設(shè)備，籌備建設(shè)了鄂北局檔案室，全方位提升了檔案工作軟硬實力。

3.拓展范圍，狠抓檔案管理工作

隨著信息化時代的到來，以磁、電、光等為載體的電子檔案和聲像檔案應(yīng)運而生，并成為鄂北工程檔案信息資源的重要組成部分。鄂北局緊跟形勢，全面拓展資料收集范圍，形成豐富的工程檔案資料：一是狠抓重點工程、重大事件、重要會議等專題資料收集，形成有分量、有深度、有影響、有價值的工程檔案；二是按照國家檔案局提出實施檔案 “存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，大力推進鄂北局檔案信息化建設(shè)，初步建成了以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、全文數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺為基礎(chǔ)，以《信息系統(tǒng)和信息設(shè)備使用保密管理辦法》等制度規(guī)范為保障的檔案信息化體系。鄂北局充分利用檔案信息化成果，真正實現(xiàn)了檔案資源共享，有效利用；三是改變以前“坐、等、靠、要”的收集方式，主動采取集中收集與隨時收集、現(xiàn)場收集與跟蹤收集、提前收集與事后補充、定點收集與全面收集等方式，全面收集整理各類工程檔案資料，大大提高了檔案歸檔率、準確率和完整率。

四、結(jié) 語

檔案工作記錄歷史、服務(wù)現(xiàn)實、指導未來，當前鄂北工程建設(shè)正大規(guī)模集中推進，全力做好工程檔案管理工作，是項目法人的應(yīng)盡職責。鄂北局將緊緊圍繞檔案管理 “規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化”要求，創(chuàng)新機制、強化管理，不忘初心、砥礪奮進，進一步把鄂北工程檔案工作抓實抓細抓好，努力實現(xiàn)“建一流工程，交優(yōu)質(zhì)檔案”的工作目標。

[1]焦昊，何偉剛.拉洛水利樞紐工程檔案管理的實踐[J].中國水利,2016(20).

[2]袁玉娟.加強水利工程檔案同步管理的思考[J].中國水利,2015(15).

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1000-1123（2017）22-0077-02

2017-10-11

黃健萍，教授級高級工程師。

責任編輯 安天杭