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        政府辦公自動(dòng)化現(xiàn)存問(wèn)題及發(fā)展趨勢(shì)研究

        2017-01-09 19:02:05王啟迅
        辦公室業(yè)務(wù) 2016年11期
        關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化辦公政府

        王啟迅

        【摘要】本文以當(dāng)前政府辦公自動(dòng)化的三個(gè)特點(diǎn)為切入點(diǎn),分析了政府辦公自動(dòng)化中現(xiàn)存的問(wèn)題,包括平臺(tái)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、移動(dòng)辦公應(yīng)用進(jìn)展緩慢、對(duì)涉密內(nèi)容識(shí)別能力有限等,從而引出對(duì)于政府辦公自動(dòng)化未來(lái)標(biāo)準(zhǔn)化、移動(dòng)化和智能化的發(fā)展趨勢(shì)。

        【關(guān)鍵詞】 政府辦公自動(dòng)化;辦公系統(tǒng)平臺(tái)

        計(jì)算機(jī)的誕生讓人們對(duì)數(shù)據(jù)的處理變得更為高效,21世紀(jì)以來(lái)互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展,讓信息的傳遞更加便捷?,F(xiàn)如今,網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為科學(xué)研究、行政辦公、教育學(xué)習(xí)等各類工作生活中不可或缺的環(huán)境支撐,加上軟件研發(fā)能力的快速提高,辦公自動(dòng)化也在這些年里得到了前所未有的發(fā)展。政府作為公共管理者,自然順應(yīng)時(shí)代的潮流,通過(guò)政府辦公自動(dòng)化的建立和推廣,大大提高了政務(wù)辦公效率,節(jié)約了辦公成本,減輕了政府機(jī)關(guān)人員的工作負(fù)擔(dān),政府管理效能得以放大,可以說(shuō),政府辦公自動(dòng)化是建立節(jié)約型、高效型政府的必要技術(shù)保障。

        一、概述

        辦公自動(dòng)化(Office Automatic)簡(jiǎn)稱OA,是上世紀(jì)60年代提出的概念,一般是指利用通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公管理方法,將人們辦公的部分業(yè)務(wù)活動(dòng)經(jīng)由辦公人員以外的其他各種先進(jìn)辦公設(shè)備,并由辦公人員和這些辦公設(shè)備共同構(gòu)成一個(gè)人機(jī)信息處理系統(tǒng),從而完成相應(yīng)任務(wù)的一個(gè)連續(xù)過(guò)程。政府辦公自動(dòng)化就是借助OA系統(tǒng),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供自動(dòng)化信息服務(wù)。我國(guó)政府辦公自動(dòng)化起步于1992年,國(guó)務(wù)院辦公廳提出了在全國(guó)政府系統(tǒng)推行辦公自動(dòng)化,自此,我國(guó)政府系統(tǒng)進(jìn)入辦公自動(dòng)化的變革時(shí)代。

        在自動(dòng)化模式下的政府辦公系統(tǒng),主要是以上級(jí)政府、下屬部門、國(guó)有企業(yè)以及村(居)委或者村(市)民為服務(wù)對(duì)象進(jìn)行的。在相對(duì)比較復(fù)雜的公文中,為了保證信息上傳、下發(fā)的順利或者是向上級(jí)辦公的高效性,提高工作效率,就需要通過(guò)辦公自動(dòng)化來(lái)逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公,這樣公文的傳輸速度被大幅提高,而且在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,通過(guò)移動(dòng)辦公、遠(yuǎn)程辦公等形式,能夠第一時(shí)間安排本人或領(lǐng)導(dǎo)的工作日程和處理收發(fā)文等行政辦公任務(wù)。

        二、政府辦公自動(dòng)化的應(yīng)用特點(diǎn)

        隨著信息時(shí)代的到來(lái),政府部門的工作量和信息處理量都在不斷增加,對(duì)辦公自動(dòng)化的依賴程度逐漸增多,因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用也越來(lái)越受到政府部門的重視。辦公自動(dòng)化技術(shù)和政府部門辦公職能不斷地整合,應(yīng)用的技術(shù)也在快速發(fā)展,使得辦公自動(dòng)化由最初的數(shù)據(jù)處理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑻幚淼钠脚_(tái),而且從信息處理轉(zhuǎn)向了知識(shí)處理。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展蔓延,越來(lái)越多的黨政機(jī)關(guān)工作人員開始使用并依賴于辦公自動(dòng)化系統(tǒng),從最初的機(jī)關(guān)辦公室人員,逐步延伸至中層管理人員再到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),辦公自動(dòng)化為黨政機(jī)關(guān)全體工作人員帶來(lái)了信息共享和高速傳遞的便利,應(yīng)用至今,其三個(gè)特點(diǎn)被越發(fā)凸顯放大:

        (一)信息共享性。政府辦公自動(dòng)化對(duì)信息的利用由最初簡(jiǎn)單的電子郵件、群郵件發(fā)展到Web的構(gòu)建應(yīng)用,再到PC終端和移動(dòng)終端,形成了辦公數(shù)據(jù)庫(kù),黨政機(jī)關(guān)工作人員能夠借助多種方式獲取、存儲(chǔ)和加工利用辦公數(shù)據(jù)信息,最終實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享。

        (二)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同性。政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在使用中從單機(jī)作業(yè)發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)協(xié)同作業(yè),可以讓多臺(tái)計(jì)算機(jī)終端分別在Internet和Intranet兩種環(huán)境中同時(shí)根據(jù)不同的工作需求進(jìn)行各自的自動(dòng)化辦公,方便了日常辦公中公文的收發(fā)、信息的調(diào)度以及召開網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等活動(dòng)。

        (三)平臺(tái)互動(dòng)性。通過(guò)對(duì)OA系統(tǒng)的不斷補(bǔ)充完善和升級(jí)擴(kuò)容,在政府辦公系統(tǒng)的大平臺(tái)之下,逐漸出現(xiàn)了以各個(gè)部門為單元,以部門內(nèi)的科室為單位的辦公子平臺(tái),每個(gè)子平臺(tái)既可以形成獨(dú)立的辦公系統(tǒng),也能夠與其他子平臺(tái)、上級(jí)平臺(tái)互聯(lián)互通,有效加強(qiáng)了各部門間以及各單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享和信息交流,使政府部門之間的運(yùn)作更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

        三、政府辦公自動(dòng)化中存在的問(wèn)題

        這些年來(lái),政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)與黨政機(jī)關(guān)工作人員的辦公習(xí)慣其實(shí)一直在相互適應(yīng),系統(tǒng)要不斷滿足人員的辦公要求,人員也要不斷學(xué)習(xí)如何更好地使用系統(tǒng),在這個(gè)過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的情況,加上時(shí)代的不斷更新,無(wú)論是科學(xué)技術(shù)還是人們的生活工作習(xí)慣,都在快速變化著,因此政府辦公自動(dòng)化發(fā)展至今也遇到一些問(wèn)題,主要表現(xiàn)在:

        (一)平臺(tái)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。我國(guó)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)對(duì)辦公自動(dòng)化平臺(tái)的開發(fā)應(yīng)用存在很大差異,比如各省廳內(nèi)部都有獨(dú)立的行政辦公基礎(chǔ)平臺(tái),能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)省級(jí)機(jī)關(guān)單位、各市(縣)部分部門之間的跨單位間事務(wù)處理,但由于部分發(fā)達(dá)地市對(duì)本級(jí)平臺(tái)進(jìn)行了獨(dú)立開發(fā)和應(yīng)用,辦公平臺(tái)逐漸被分散管理,而且缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,各平臺(tái)間難以相互兼容和開放,從而出現(xiàn)部分單位需要在多個(gè)平臺(tái)上同時(shí)辦公,既影響了辦公效率,又增加了系統(tǒng)維護(hù)成本。

        (二)移動(dòng)辦公應(yīng)用進(jìn)展緩慢。雖然辦公自動(dòng)化發(fā)展至今已經(jīng)為政府部門日常辦公帶來(lái)了極大的便利,但仍舊限制于計(jì)算機(jī)終端的操作,在遠(yuǎn)程辦公、移動(dòng)辦公方面還不能滿足工作人員的需求,尤其是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)干部或工作人員外出、開會(huì)時(shí),移動(dòng)辦公能力的不足就會(huì)凸顯。移動(dòng)辦公發(fā)展的滯后,其實(shí)并非技術(shù)因素,主要是基于對(duì)保密安全的考慮,現(xiàn)有移動(dòng)終端基本都是依賴于互聯(lián)網(wǎng),但政府辦公系統(tǒng)卻要求必須與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離,這個(gè)矛盾是阻礙移動(dòng)辦公發(fā)展的最大障礙,因此即便有些地區(qū)開發(fā)并使用了政府移動(dòng)辦公APP,但由于各種安全因素不能在某些品牌的移動(dòng)終端使用,覆蓋面必然難以擴(kuò)大。

        (三)對(duì)涉密內(nèi)容識(shí)別能力有限。目前我國(guó)大部分的政府辦公自動(dòng)化平臺(tái)都是非涉密內(nèi)部辦公系統(tǒng),所以涉密內(nèi)容都一律禁止上傳至此類平臺(tái)中,而現(xiàn)有的對(duì)涉密內(nèi)容的識(shí)別方式除了對(duì)個(gè)別極關(guān)鍵字眼的檢索識(shí)別外,大多是基于對(duì)帶有“密”字標(biāo)識(shí)的文件進(jìn)行檢索識(shí)別,無(wú)法對(duì)文件內(nèi)容是否涉密進(jìn)行精準(zhǔn)識(shí)別。也就是說(shuō),假如有工作人員主動(dòng)違規(guī)操作,將密級(jí)文件去掉“密”字標(biāo)識(shí),僅把文件內(nèi)容上傳至系統(tǒng)平臺(tái),卻無(wú)法被識(shí)別,將導(dǎo)致泄密事故發(fā)生。因此,現(xiàn)有辦公自動(dòng)化平臺(tái)還需要更高級(jí)別的智能化改進(jìn),提高對(duì)涉密內(nèi)容的識(shí)別能力。

        四、政府辦公自動(dòng)化未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

        政府辦公自動(dòng)化畢竟是基于科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物,因此其未來(lái)發(fā)展趨勢(shì),也必定會(huì)跟隨于整個(gè)時(shí)代的發(fā)展步伐。根據(jù)之前對(duì)于其存在問(wèn)題的分析,也基本可以梳理出政府辦公自動(dòng)化未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì),主要表現(xiàn)在:

        (一)標(biāo)準(zhǔn)化。在現(xiàn)有大大小小的各級(jí)政府辦公自動(dòng)化平臺(tái)基礎(chǔ)上,將有一個(gè)能夠覆蓋全國(guó)范圍、能夠同時(shí)進(jìn)行橫向縱向信息傳遞的母平臺(tái),并建立統(tǒng)一的兼容標(biāo)準(zhǔn)來(lái)整合各級(jí)子平臺(tái),在此條件下,給予地方政府和各級(jí)部門充分的自主研發(fā)和操作空間,能夠根據(jù)各自不同的工作特點(diǎn)和需要,設(shè)置個(gè)性化功能,以保證在能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)、跨部門處理事務(wù)的基礎(chǔ)上依然不影響內(nèi)部辦公的高效性。

        (二)移動(dòng)化。隨著技術(shù)的發(fā)展,保密安全與互聯(lián)網(wǎng)之間的矛盾必然能夠得到解決,可以是單純通過(guò)技術(shù)手段保證移動(dòng)設(shè)備在連入互聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下的保密安全,也可以是在繼續(xù)保持與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離的狀態(tài)下通過(guò)豐富密鑰介質(zhì)種類來(lái)引入全新的移動(dòng)設(shè)備,比如將指紋識(shí)別、聲音識(shí)別或手勢(shì)識(shí)別等方式融入政府辦公系統(tǒng)專用移動(dòng)設(shè)備中,還能有效防范設(shè)備丟失被侵入等問(wèn)題。

        (三)智能化。這無(wú)疑是未來(lái)政府辦公自動(dòng)化發(fā)展中最具挑戰(zhàn)性的突破,但人工智能對(duì)于未來(lái)社會(huì)的影響必然會(huì)對(duì)政府辦公智能化的發(fā)展有強(qiáng)力的推動(dòng)作用。在智能化的狀態(tài)下,將會(huì)更進(jìn)一步解放工作人員的低效勞動(dòng),節(jié)約辦公成本,提高辦公效率,而且能夠有效彌補(bǔ)現(xiàn)有系統(tǒng)對(duì)辦公人員主動(dòng)違規(guī)操作行為的監(jiān)管缺失。

        五、結(jié)語(yǔ)

        我國(guó)政府辦公自動(dòng)化建設(shè)雖然在這些年來(lái)取得了長(zhǎng)足進(jìn)步,但還并不成熟,隨著科學(xué)技術(shù)的革新和管理水平的提高,政府辦公自動(dòng)化必將向著更優(yōu)化、更穩(wěn)定、更安全的方向發(fā)展,成為推動(dòng)我國(guó)建設(shè)高效型、節(jié)約型政府的重要技術(shù)保障。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]徐海生.用辦公自動(dòng)化推動(dòng)政府工作高效化[J].科技風(fēng),2014(11).

        [2]林前程.政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].大科技,2016(9).

        [3]李里,劉恒,秦隆澍.政府辦公自動(dòng)化技術(shù)及發(fā)展[J].信息技術(shù),2008(3).

        [4]李偉.行政管理的辦公自動(dòng)化問(wèn)題研究[J].信息技術(shù)應(yīng)用,2014(5).

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