王維蛟

【摘要】檔案館的職能拓展是新時(shí)期檔案工作應(yīng)對(duì)信息時(shí)代挑戰(zhàn)的自我審視和自我升級(jí)，是未來(lái)檔案館發(fā)展的重要方向。本文在當(dāng)今信息化社會(huì)發(fā)展背景中觀摩出檔案館職能拓展的一大方向——信息資源中心，并結(jié)合各方面因素分析了檔案館發(fā)展成信息資源中心的優(yōu)勢(shì)，指出發(fā)展策略。

【關(guān)鍵詞】檔案館職能；檔案館；職能拓展；信息資源中心

一、檔案館職能向信息資源中心方向發(fā)展的背景

人類對(duì)“信息”一詞并不陌生，早在20世紀(jì)中，信息的概念就已打翻傳統(tǒng)的“情報(bào)”“咨詢”“消息”概念走入人心。21世紀(jì)信息技術(shù)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的結(jié)合使人們進(jìn)入數(shù)字化信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)并稱時(shí)代發(fā)展三大支柱性產(chǎn)業(yè)。新一代信息技術(shù)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域的深度融合，引發(fā)了信息量的爆發(fā)式增長(zhǎng)，使得信息資源成為國(guó)家重要的戰(zhàn)略資源和核心創(chuàng)新要素。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全球所掌握的數(shù)據(jù)，每18個(gè)月就會(huì)翻倍。到2020年，全球的數(shù)據(jù)量將達(dá)到40ZB，其中我國(guó)所掌握的數(shù)據(jù)將占20%。檔案是信息家族下的重要成員，檔案資源是信息資源的主要組成部分，檔案館是保管檔案信息的重要場(chǎng)所，因而檔案事業(yè)必須抓住信息時(shí)代的發(fā)展契機(jī)，一方面，檔案館須更新館內(nèi)傳統(tǒng)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)擴(kuò)大檔案信息的覆蓋面，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以提高檔案工作效率，以信息技術(shù)武裝自身。另一方面，檔案館作為保藏檔案信息資源的場(chǎng)所，要在信息膨脹的時(shí)代背景下更好地完成信息資源的接收、保管、處理和開(kāi)發(fā)利用工作，將龐雜的信息去粗取精、去偽存真，發(fā)揮檔案館的社會(huì)信息樞紐基地作用，來(lái)迎接信息技術(shù)進(jìn)步時(shí)期帶給檔案工作的機(jī)遇和挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段檔案館已采用了縮微技術(shù)、數(shù)字化處理技術(shù)、電子文件管理技術(shù)、數(shù)字檔案館技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)，提升了檔案館整體運(yùn)作水平，但若要實(shí)現(xiàn)檔案館的進(jìn)一步發(fā)展，光靠硬實(shí)力是不夠的，還需轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，拓寬發(fā)展視野，為檔案館在新時(shí)代職能轉(zhuǎn)型找尋正確方向。

二、信息資源中心概要

所謂資源是指一國(guó)或一地區(qū)占有的人力、物力、財(cái)力等各種物質(zhì)要素的總稱。信息資源是其中重要的社會(huì)資源，它與能源、材料并稱當(dāng)今世界三大資源。狹義的信息資源指信息本身形成的資源，即組織生產(chǎn)及管理過(guò)程中所涉及到的一切對(duì)決策有用的文件、資料、圖表和數(shù)據(jù)等信息的總稱，廣義的信息資源還包括技術(shù)、設(shè)備、資金、人力等信息支撐要素。信息資源有使用價(jià)值，有無(wú)限的開(kāi)發(fā)利用潛能，相對(duì)于其它資源來(lái)說(shuō)有著可重復(fù)使用、取之不盡、用之不竭、利用不受限的優(yōu)勢(shì)。由信息資源的定義可以看出，檔案館中所保管的檔案資源涵蓋了信息資源的絕大部分，可以說(shuō)檔案館本身就是一類信息資源保管場(chǎng)所。

單是信息資源保管場(chǎng)所還不足以論為信息資源中心，所謂信息資源中心是指集中管理信息資源并對(duì)信息進(jìn)行處理以便提供社會(huì)利用的信息集散地。信息資源中心以各種信息資源為依托，積累種類和數(shù)量豐厚的有用信息，剔除垃圾信息和虛假信息，將社會(huì)上龐雜的信息進(jìn)行有序化、系統(tǒng)化處理，以可視化形式呈現(xiàn)給信息用戶，并提供先進(jìn)、專業(yè)的設(shè)備、場(chǎng)所和服務(wù)以便用戶及時(shí)準(zhǔn)確地獲取所需信息，同時(shí)，信息資源中心還須對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，深度挖掘信息中的價(jià)值，擴(kuò)大信息的有用程度，開(kāi)發(fā)用戶的信息需求，培養(yǎng)用戶利用信息的習(xí)慣，提升用戶利用信息的能力。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)蓬勃壯大，這種現(xiàn)狀是史無(wú)前例的，組織和個(gè)人不僅沒(méi)有應(yīng)對(duì)經(jīng)驗(yàn)，并且疲于處理每日生產(chǎn)和消受的信息量，信息資源中心能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，適應(yīng)市場(chǎng)需求，預(yù)先意識(shí)到人類的信息處理需求，能夠在大數(shù)據(jù)時(shí)代信息洪流下幫助人們正確管理信息、利用信息，使信息膨脹轉(zhuǎn)弊為利。因此，在現(xiàn)階段和未來(lái)，信息資源中心是檔案館職能轉(zhuǎn)型的重要方向。

三、檔案館職能向信息資源中心方向發(fā)展的條件

（一）政務(wù)公開(kāi)是先機(jī)。2007年4月《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》頒布，將政府信息公開(kāi)的要求以法律條文的形式確定了下來(lái)，回應(yīng)了人民群眾的呼聲，貫徹落實(shí)了“人本施政”理念，人民民主得到了進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)，《條例》規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)在國(guó)家檔案館、公共圖書(shū)館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利”。這一規(guī)定使得檔案館率先成為百姓獲取政務(wù)信息資源的平臺(tái)，是檔案館成為社會(huì)重要信息集散地的一大契機(jī)，檔案館的社會(huì)地位得到提升，機(jī)要性得到加強(qiáng)，利用者范圍擴(kuò)大，更多的人們?nèi)罕娫敢庵鲃?dòng)登館，檔案館與群眾、檔案館與政府的互動(dòng)性增強(qiáng)。

（二）豐厚資源是基礎(chǔ)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，1980年全國(guó)檔案館館藏檔案3000萬(wàn)卷，1984年翻番達(dá)到6000萬(wàn)卷，到1990年突破1億卷，1993年底達(dá)到10458萬(wàn)卷，截止2012年已達(dá)到接近4萬(wàn)卷。檔案館館藏基數(shù)大，種類涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、教育等各個(gè)方面，且年增長(zhǎng)幅度大，時(shí)間跨度大，載體多樣，若將現(xiàn)有館藏資源信息化，那將是一筆巨額的信息財(cái)富，開(kāi)發(fā)潛力是無(wú)可估摸的。檔案館自身類型多樣，有國(guó)家綜合檔案館、專業(yè)檔案館、企業(yè)檔案館、城建檔案館等，接受渠道廣，來(lái)源豐富，收集到的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、音像檔案均是組織或個(gè)人形成的重要原始信息，各地各級(jí)各類檔案館無(wú)疑成為該地區(qū)主要的信息整合基地。

（三）專業(yè)管理是特點(diǎn)。檔案與圖書(shū)、資料有著明顯的重要程度區(qū)別，首先，檔案是原始記錄，是組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的第一手的原生信息，具有圖書(shū)、資料無(wú)可比擬的原始性和真實(shí)性，其次檔案也是黨政機(jī)關(guān)活動(dòng)的產(chǎn)物，具有機(jī)要性和保密性，檔案的重要性程度遠(yuǎn)超圖書(shū)、資料，以上特質(zhì)都要求檔案館在普通文獻(xiàn)管理的級(jí)別上更加專業(yè)，積極維護(hù)檔案的原始面貌，確保檔案保管安全可靠。這種專業(yè)素質(zhì)使得檔案館有能力勝任萬(wàn)千信息資源的真實(shí)安全管理，在收集信息時(shí)注重質(zhì)量原則，在處理信息時(shí)不破壞信息內(nèi)容，在保管信息時(shí)隔絕污染，將信息檔案化保護(hù)。

（四）與信息生產(chǎn)者的天然聯(lián)系是優(yōu)勢(shì)。廣義的信息資源不僅包括信息和信心內(nèi)容本身，還包括支持信息的信息生產(chǎn)者和技術(shù)設(shè)備。與圖書(shū)館和其他資料中心不同，《中華人民共和國(guó)檔案法》第十一條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”，檔案的定期移交有了強(qiáng)制性約束，檔案館的信息資源有了法律的保障，檔案館與信息來(lái)源之間也自然而然形成了可靠的密切聯(lián)系，讓檔案館的資源庫(kù)有了源源不斷的信息輸入。檔案館成為信息資源中心時(shí)能第一時(shí)間從信息生產(chǎn)者那里及時(shí)獲取信息，適應(yīng)了信息社會(huì)信息快節(jié)奏流動(dòng)的發(fā)展需要。

四、檔案館職能拓展現(xiàn)狀

所謂職能，即社會(huì)分工下的組織在社會(huì)范圍內(nèi)扮演著什么樣的角色，為社會(huì)正常運(yùn)營(yíng)盡到什么樣的責(zé)任。檔案館職能是指檔案館在其應(yīng)盡的能力范圍內(nèi)所必須履行的職責(zé)。依據(jù)《檔案法》第八條規(guī)定，檔案館應(yīng)承擔(dān)下列工作任務(wù)：一是收集和接收本館保存范圍內(nèi)對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案；二是對(duì)所保存的檔案嚴(yán)格按照規(guī)定整理和保存；三是采取各種形式開(kāi)發(fā)檔案資源，為社會(huì)利用檔案資源提供服務(wù)。由此可總結(jié)檔案館三大主要職能：檔案保存，利用服務(wù)，檔案研究。然而在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息爆炸式增長(zhǎng)，社會(huì)缺乏對(duì)信息進(jìn)行有效組織的專業(yè)機(jī)構(gòu)，并且在信息產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展的催動(dòng)下，社會(huì)各機(jī)構(gòu)迫于改革重組。檔案館作為具有信息資源中心優(yōu)勢(shì)發(fā)展條件的檔案信息管理機(jī)構(gòu)，其傳統(tǒng)的職能概念已無(wú)法適應(yīng)發(fā)展需要，舊的發(fā)展理念不能及時(shí)驅(qū)動(dòng)機(jī)構(gòu)改革，這使得檔案這一國(guó)家重要社會(huì)財(cái)富屈居一隅，不能被人們重視和有效利用。檔案館職能推進(jìn)已成必然。

自古起，檔案館就是掌管國(guó)家重要史料、文獻(xiàn)、文書(shū)的命脈機(jī)構(gòu)，并且在中央集權(quán)控制下長(zhǎng)期被統(tǒng)治者壟斷，履行著為封建統(tǒng)治者提供統(tǒng)治所必要的律法檔案、版筑檔案、輿圖檔案等的職能。而后由于封建王朝的打破，近現(xiàn)代檔案館開(kāi)始走向群眾，走向開(kāi)放，我國(guó)建設(shè)的公共檔案館成為保存重要史料和文件的基地，企業(yè)檔案館成為企業(yè)文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案匯集地和企業(yè)文化中心，機(jī)關(guān)檔案室成為接收和移交機(jī)關(guān)有價(jià)值檔案的中轉(zhuǎn)站。檔案館在不同歷史階段卻扮演著相同的社會(huì)角色——檔案保存和利用中心——成為社會(huì)發(fā)展道路上既微不足道又十分重要的螺絲釘。直至2000年，全國(guó)檔案館工作會(huì)議提出“十五”期間全國(guó)檔案館工作的重點(diǎn)是把各級(jí)檔案館建設(shè)成為“二個(gè)基地，一個(gè)中心”，即黨和國(guó)家重要檔案永久保管的基地、各方面利用檔案的中心和愛(ài)國(guó)主義教育的基地，明確了“三位一體”的檔案職能目標(biāo)定位。2004 年，全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議提出把檔案館建成檔案安全保管基地、愛(ài)國(guó)主義教育基地、已公開(kāi)現(xiàn)行文件集中向社會(huì)提供利用的中心和檔案信息服務(wù)中心這“四位一體”的新目標(biāo)，是對(duì)檔案館職能的新詮釋。2009年的全國(guó)檔案館工作會(huì)議提出了今后10年全國(guó)檔案館工作的主要任務(wù)在于：努力把各級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)成為檔案安全保管基地、愛(ài)國(guó)主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”的公共檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案館事業(yè)的跨越式發(fā)展。隨著文件生命周期理論的揭示，文件與檔案的界定弱化，文件的電子性凸顯、階段性弱化，檔案管理衍伸至文件形成之初，因而檔案館經(jīng)歷了從最初的履行重要檔案的保管和利用職能，到后來(lái)的接管公開(kāi)現(xiàn)行文件的提供利用工作，至后期成為電子文件中心，《政府信息公開(kāi)條例》頒布后又成為群眾問(wèn)政的重要場(chǎng)所，檔案館的主要職能在不斷拓展，管理的信息種類也在拓寬，檔案館的社會(huì)地位得到提高。

五、檔案館職能拓展對(duì)策

（一）加大檔案館建設(shè)資金投入。對(duì)檔案館的建設(shè)投入是檔案館一切發(fā)展的重要保障，其中資金短缺問(wèn)題一直是檔案館長(zhǎng)期面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，如何引起社會(huì)各界的廣泛重視是未來(lái)檔案館工作的關(guān)鍵。檔案館雖不直接生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，也不直接從事國(guó)家管理、科學(xué)研究和藝術(shù)創(chuàng)作，但可通過(guò)保管檔案為國(guó)家存儲(chǔ)信息資源財(cái)富，也可通過(guò)利用服務(wù)為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步創(chuàng)造間接動(dòng)力，檔案館應(yīng)在努力完成檔案保存、利用和研究的本職的基礎(chǔ)上積極發(fā)揮其重要的社會(huì)作用，為資政提供借鑒，為科研創(chuàng)造條件，為文化增添色彩，提升社會(huì)形象。政府方面應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)加大檔案館建設(shè)的資金投入，建立經(jīng)費(fèi)增長(zhǎng)機(jī)制，將檔案館經(jīng)費(fèi)需求制度化，填補(bǔ)資金短板缺口，及時(shí)滿足檔案館運(yùn)營(yíng)資金需求，在設(shè)置基礎(chǔ)經(jīng)費(fèi)的同時(shí)配備專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，拓寬檔案館發(fā)展面，完善和擴(kuò)充檔案館整體的基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，用現(xiàn)代化硬件武裝檔案館。

（二）積極提升檔案館服務(wù)水平。作為信息資源中心，如何將貯藏的豐富信息資源有效利用是檔案館提供服務(wù)的關(guān)鍵。舊模式的檔案館服務(wù)缺乏用戶向?qū)?，用戶查閱環(huán)境不優(yōu)越，查閱手續(xù)復(fù)雜，服務(wù)態(tài)度惡劣，查詢過(guò)程漫長(zhǎng)，甚至有不合理收費(fèi)現(xiàn)象存在，導(dǎo)致用戶滿意度降低，登館的主動(dòng)性下降，大量檔案無(wú)法得到充分利用。轉(zhuǎn)變檔案館職能必須改進(jìn)服務(wù)水平，首先要從檔案館環(huán)境開(kāi)始轉(zhuǎn)變，館外增加綠化，減少噪音，提供便捷交通，館內(nèi)改善照明，及時(shí)清潔衛(wèi)生，更換新的桌椅設(shè)施。其次要及時(shí)更新設(shè)備，設(shè)備條件到位不僅方便用戶查詢、提升查閱效率，還便于館內(nèi)統(tǒng)計(jì)部門采集到館率和利用率，提高管理能力；此外還需提供優(yōu)質(zhì)的人工服務(wù)，提升服務(wù)人員的形象談吐和服務(wù)態(tài)度，實(shí)施一對(duì)一的指導(dǎo)和答疑。如果有條件還可在館內(nèi)設(shè)置咖啡館、網(wǎng)咖、糕點(diǎn)站等休閑利用場(chǎng)所。

（三）大力培養(yǎng)新型檔案工作人員。為應(yīng)對(duì)檔案館職能的拓展，新型信息資源中心需要技術(shù)型、管理型和知識(shí)型三種類型的人才，傳統(tǒng)的只具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的工作人員必須在原有的專業(yè)素質(zhì)基礎(chǔ)上提升信息處理能力和信息管理水平，同時(shí)，檔案館需要大規(guī)模吸納掌握通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的尖端人才以及知識(shí)型專家學(xué)者來(lái)促進(jìn)研發(fā)能力。

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