劉偉杰

【摘要】由于現(xiàn)代生產(chǎn)生活節(jié)奏加快，管理工作變得尤為重要，管理質(zhì)量的高低直接影響生產(chǎn)效率的高低。加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理和創(chuàng)新工作，不僅能夠提高企業(yè)辦公室人員的工作效率，還能提高企業(yè)總體管理水平。筆者將在本章結(jié)合辦公室管理工作的某些特點(diǎn)，對(duì)如何提高企業(yè)辦公室管理和創(chuàng)新工作進(jìn)行簡(jiǎn)要的淺析。

【關(guān)鍵詞】工作效率；管理制度

一、辦公室管理工作的特點(diǎn)

首先，企業(yè)辦公室部門比其他部門更具全局特征。這是由于辦公室職能特點(diǎn)決定的，企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門反應(yīng)市場(chǎng)或下屬意見(jiàn)，負(fù)責(zé)向下屬下達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層工作指導(dǎo)意見(jiàn)或建議，屬于企業(yè)工作的中間部門，是負(fù)責(zé)聯(lián)系企業(yè)各個(gè)層面工作人員或工作團(tuán)體的樞紐機(jī)構(gòu)，因此具備更強(qiáng)的全局特征。

其次，企業(yè)辦公室的中間部門的工作特點(diǎn)，使其具備更強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。通過(guò)協(xié)調(diào)其他下屬部門之間的聯(lián)系，使企業(yè)上層領(lǐng)導(dǎo)層的命令能夠準(zhǔn)確下達(dá)，協(xié)調(diào)上層領(lǐng)導(dǎo)層之間的聯(lián)系，使市場(chǎng)信息準(zhǔn)確傳遞到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，這其中企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)技能是不可或缺的。

最后，企業(yè)辦公室還具備較強(qiáng)的服務(wù)特征。企業(yè)辦公室除了一般的事物辦公以外最重要的工作內(nèi)容就是信息傳遞，在企業(yè)之中也就扮演著企業(yè)信息服務(wù)者的形象，為領(lǐng)導(dǎo)層提供市場(chǎng)信息，為下屬工作部門提供方案信息等。

二、現(xiàn)階段企業(yè)辦公室管理工作中存在的局限性

（一）管理方式陳舊。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，企業(yè)辦公室的管理工作也需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，但是在實(shí)際中辦公室的管理工作并沒(méi)有作出相應(yīng)的調(diào)整。大部分企業(yè)的辦公室管理工作還是采用傳統(tǒng)的工作方法，工作內(nèi)容上也相應(yīng)比較陳舊。企業(yè)辦公室只是承擔(dān)發(fā)號(hào)施令、整理文件等簡(jiǎn)單的管理工作，且企業(yè)辦公室工作活躍度較低，工作人員工作熱情無(wú)法被激發(fā)，整體上來(lái)說(shuō)企業(yè)辦公室管理工作處于較疲軟頹廢狀態(tài)，長(zhǎng)期以往將不利于企業(yè)管理工作進(jìn)步和部門發(fā)展。

（二）辦公室管理制度存在漏洞?，F(xiàn)階段大部分企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)的辦公室管理制度，這個(gè)制度在過(guò)去是合理的，但是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步發(fā)展，其弊端也愈加明顯。首先，企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，辦公室人員也相對(duì)有所擴(kuò)充，原有的辦公室管理體制并不適合現(xiàn)階段的人員擴(kuò)充后的辦公室管理工作。其次辦公室管理工作的全局性特征意味著辦公室管理工作需要發(fā)揮統(tǒng)籌全局的作用，而傳統(tǒng)的辦公室管理體制相對(duì)自閉，將企業(yè)辦公室看做獨(dú)立的辦公部門在現(xiàn)在看來(lái)是極不合理的現(xiàn)象。最后，與企業(yè)辦公室相關(guān)聯(lián)的其他制度存在漏洞，企業(yè)辦公室和其他部門的聯(lián)系不夠緊密，很大程度上限制了辦公室職能的發(fā)揮尤其是服務(wù)職能，并且辦公室的職能需要聯(lián)系其他部門才能夠發(fā)揮，由于制度上限制了辦公室和其他部門的聯(lián)系，發(fā)生某些事件后再進(jìn)行臨時(shí)公關(guān)將極大地限制辦公室的辦公效率。

（三）管理服務(wù)水平較低。這種問(wèn)題是由于辦公室工作人員個(gè)人意識(shí)問(wèn)題造成的，這也和社會(huì)就業(yè)培訓(xùn)有所關(guān)聯(lián)，認(rèn)為辦公室工作是一個(gè)清閑的職位，企業(yè)辦公室人員工作積極性和熱情就偏低，大多數(shù)情況下是在被動(dòng)等企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要求述職。此外，辦公室內(nèi)部人員之間聯(lián)系也不夠緊密，本體的管理工作上就存在諸多問(wèn)題，更何況企業(yè)的服務(wù)管理工作。

三、企業(yè)辦公室管理改進(jìn)工作和創(chuàng)新建議

（一）更新辦公室管理觀念。更新辦公室工作人員的觀念是改進(jìn)辦公室管理工作的首要工作，只有觀念上進(jìn)步才能在實(shí)際工作之中做出改進(jìn)。首先，對(duì)員工進(jìn)行思想引導(dǎo)，使其專注到工作上來(lái)，重視同事關(guān)系的培養(yǎng)，重視辦公室部門和企業(yè)其他部門之間的聯(lián)系，從意識(shí)形態(tài)上將企業(yè)辦公室和其他部門聯(lián)系起來(lái)，使其成為一個(gè)完整的辦公系統(tǒng)。其次，引導(dǎo)企業(yè)辦公室工作人員養(yǎng)成良好的工作作風(fēng)，自發(fā)改進(jìn)自身在工作中的不足，這也是促進(jìn)企業(yè)辦公室管理工作改進(jìn)和創(chuàng)新的一個(gè)重要思路。

（二）規(guī)范辦公室管理制度?？茖W(xué)的管理體系能夠在改進(jìn)工作的過(guò)程中成為外部推動(dòng)力，而且可以通過(guò)完善制度的方式為辦公室管理工作形成一個(gè)嚴(yán)格的規(guī)章制度，也能為企業(yè)對(duì)辦公室員工的獎(jiǎng)懲提供一個(gè)穩(wěn)定依據(jù)。必要時(shí)可以通過(guò)建立獎(jiǎng)懲制度的方式來(lái)激發(fā)員工的工作積極性和工作熱情。

（三）培養(yǎng)辦公室文化。企業(yè)辦公室在企業(yè)整體系統(tǒng)中既是各自為政的獨(dú)立部門也是相互聯(lián)系的整體。在企業(yè)辦公室文化建設(shè)過(guò)程中，首先可以根據(jù)各個(gè)辦公室主要職能的特點(diǎn)對(duì)各辦公室進(jìn)行精神上的引導(dǎo)，培養(yǎng)各辦公室文化的目的在于加強(qiáng)辦公室內(nèi)部的和諧程度，密切辦公室內(nèi)部各個(gè)員工之間的聯(lián)系，使各員工能夠團(tuán)結(jié)在一起，形成一個(gè)優(yōu)秀的辦公室團(tuán)體。其次，培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部辦公室和辦公室內(nèi)部之間的和諧文化，一方面是貫徹企業(yè)文化建設(shè)的需要，另一方面是為了加深企業(yè)內(nèi)部各部門之間的了解程度，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的團(tuán)結(jié)合作，推進(jìn)各辦公室公關(guān)、管理工作的同步進(jìn)步。

（四）樹(shù)立良好的企業(yè)形象。企業(yè)樹(shù)立良好的形象是企業(yè)發(fā)展的需要，良好的企業(yè)形象不僅能夠在市場(chǎng)中占據(jù)一定的形象份額，對(duì)內(nèi)還能夠形成榜樣力量，帶動(dòng)企業(yè)各辦公室員工提升自我修養(yǎng)，進(jìn)而有利于推進(jìn)企業(yè)辦公室管理工作的推進(jìn)、創(chuàng)新和發(fā)展。此外，良好的企業(yè)形象會(huì)在企業(yè)內(nèi)部形成良好的工作氛圍，進(jìn)而調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，從而有利于辦公室員工工作效率的提高，相應(yīng)的管理工作也會(huì)有所進(jìn)步和發(fā)展。

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