文/廣東省湛江市房產(chǎn)管理局霞山房管站 何玉顏

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淺談公有住房檔案的規(guī)范化管理

文/廣東省湛江市房產(chǎn)管理局霞山房管站 何玉顏

【摘要】隨著我國住房保障制度體系得以建設(shè)和完善，各類保障性住房項目得到落實。由此產(chǎn)生的住房檔案管理需求不斷增加，本文從公有住房檔案管理的相關(guān)概念、特點以及要求入手，探討了公有住房檔案管理現(xiàn)狀和不足，提出了加強(qiáng)公有住房檔案規(guī)范化管理的建議。

【關(guān)鍵詞】公有住房；檔案管理；規(guī)范化

一、公有住房檔案管理概述

（一）公有住房檔案管理概念。公有住房檔案是對國家、政府或國有企業(yè)、事業(yè)單位建設(shè)的住宅信息進(jìn)行管理的文檔統(tǒng)稱，公有住房檔案依據(jù)公有住房的特殊性質(zhì)而專門形成有關(guān)檔案管理部門，通常是當(dāng)?shù)胤抗芫郑跈n案管理過程中依據(jù)公有住房的實時變動情況進(jìn)行檔案更新工作。由公有住房性質(zhì)決定了公有住房檔案管理是針對公有住房的相關(guān)文件實體和房屋信息進(jìn)行管理的一項工作，并且通過管理為有需求的機(jī)關(guān)或個人提供各項服務(wù)。

（二）公有住房檔案管理特點。

1.公房檔案管理具有動態(tài)性的特點。由于公房的承租人可能存在變動，公有住房檔案登記完成后，依然可以依據(jù)變動情況做出更改，例如承租人家庭收入、住房面積等，檔案管理人需要及時對新的變化做出及時補(bǔ)充和更新。

2.公房檔案管理具有系統(tǒng)性的特點，建立公房檔案管理規(guī)章制度和管理人員培訓(xùn)，公房檔案收集整理和存庫保存，文本記錄和信息化系統(tǒng)建設(shè)等，都需建立系統(tǒng)化的管理機(jī)制。

3.公有住房檔案管理具有時間延續(xù)性的特點，即檔案管理中需要對涉及的承租人信息、房屋信息等內(nèi)容進(jìn)行延續(xù)性的管理，并非像一般房地產(chǎn)一樣一旦售出，檔案管理就移交。

（三）公有住房檔案管理要求。

1.一般情況依照各市的公有住房類型分為直管公房和保障性住房。直管公房檔案管理的特點是由住房保障管理部門直接管理，因為該房屋類型的國有資產(chǎn)性質(zhì)始終不會改變。而保障性住房有多重來源，其檔案管理需要對來源進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計，對房屋的使用者情況、限定標(biāo)準(zhǔn)、價格和租金等特點進(jìn)行詳細(xì)的記錄。

2.公有住房具有特殊的性質(zhì)，在檔案管理中尤其需要注重其基礎(chǔ)性作用，為了杜絕房屋資格造假、騙租分配等現(xiàn)象，需要對公有住房信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，利用行政手段為公房管理提供有效的信息支持。

二、公有住房檔案管理現(xiàn)狀和不足

（一）公有住房檔案管理的現(xiàn)狀。以湛江市為例，霞山房管站是湛江市房產(chǎn)管理局屬下負(fù)責(zé)管理湛江市霞山片區(qū)公房的公益性事業(yè)單位，現(xiàn)有公房檔案約5000卷，按照“一戶一卷”的立卷原則，已完成3600卷的規(guī)范化整理，余下的正在整理當(dāng)中。針對湛江市的公有住房建設(shè)構(gòu)成情況，將公房檔案管理分為三大類，分別是廉租住房、公有租賃住房以及直管公房三大類檔案管理，并依據(jù)其承租人的變化及時更新檔案信息,設(shè)立了專門檔案室；有專門存放檔案的庫房；安排了專人管理；購置了抽濕機(jī)、消毒機(jī)、空調(diào)機(jī)、檔案柜等檔案保管設(shè)備。制訂并完善了《霞山房管站檔案室管理制度》、《霞山房管站檔案借閱登記制度》等相關(guān)制度。在原有書面文本化管理的基礎(chǔ)上，將3600卷檔案錄入電腦管理系統(tǒng)，進(jìn)行了初步的信息化處理。

（二）公有住房檔案管理的不足。

1.當(dāng)前公有住房檔案管理不夠規(guī)范，主要表現(xiàn)在國家沒有明確的相關(guān)技術(shù)規(guī)程和法律法規(guī)等等。

2.公有住房檔案管理的信息化程度不足，由于公有住房產(chǎn)權(quán)檔案的管理跨越時間段較長，隨著時代的發(fā)展其管理方式也應(yīng)當(dāng)產(chǎn)生相應(yīng)的變化，過去單一的紙質(zhì)管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)代管理的要求，尤其缺乏信息化管理技術(shù)和系統(tǒng)建設(shè)。

3.檔案管理專業(yè)人才匱乏。目前我國公房檔案管理人員普遍存在專業(yè)性較低的問題，對公房性質(zhì)了解程度不夠，不能及時更新信息，造成檔案管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)。對于特殊公房檔案資料，需要專門人員來管理，從而適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要。

三、加強(qiáng)公有住房檔案規(guī)范化管理的建議

（一）加強(qiáng)公有住房檔案管理的法律法規(guī)制度建設(shè)。我國住房城鄉(xiāng)建設(shè)部于2012年印發(fā)了《住房保障檔案管理辦法》，依照該辦法：應(yīng)當(dāng)按照“一套一檔”的原則建立完善公房檔案，客觀真實地反應(yīng)公房管理現(xiàn)狀。與此同時，結(jié)合地方公房建設(shè)的特點，進(jìn)行地方相關(guān)公房檔案管理條款的完善和補(bǔ)充，為地方公房相關(guān)信息的使用提供更全面的法律法規(guī)保障。

（二）加強(qiáng)直管公房檔案的數(shù)字化工作。在原有紙質(zhì)管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)信息管理技術(shù)，建設(shè)信息化軟件管理系統(tǒng)，通過數(shù)字化解決檔案的執(zhí)行憑證問題，實現(xiàn)檔案信息的安全訪問和安全管理。并利用計算機(jī)使檔案實現(xiàn)永久保存，通過數(shù)字化管理使管理人員能夠運(yùn)用計算機(jī)完成檔案修改、閱讀以及檢查等工作，保證了檔案的安全性和便捷性。

（三）注重人才的培養(yǎng)。加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，建設(shè)一支專業(yè)管理能力強(qiáng)的復(fù)合型人才隊伍。既要培養(yǎng)檔案管理人員的檔案管理技術(shù)，也要培養(yǎng)管理人員的數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)，適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，通過培訓(xùn)提高公房檔案管理的效率，實現(xiàn)公有住房檔案管理的規(guī)范化。

【參考文獻(xiàn)】

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