文/撫順市科技館 劉曉菲

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試論新形勢(shì)下聲像檔案的管理與利用

文/撫順市科技館 劉曉菲

【摘要】隨著新技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案的種類(lèi)和管理內(nèi)容發(fā)生了很大的變化，本文著重從加強(qiáng)制度建設(shè)、提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)、實(shí)施統(tǒng)一管理、強(qiáng)化過(guò)程控制、落實(shí)保管措施和保證文件安全等幾個(gè)方面論述了新形勢(shì)下聲像檔案管理與利用的基本對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】聲像檔案；管理；利用

聲像檔案是檔案的一個(gè)重要種類(lèi)，是保存在膠片、相紙、磁盤(pán)、光盤(pán)等感光材料或磁性材料上的影像和聲音，并輔以文字說(shuō)明的一個(gè)檔案種類(lèi)。它是單位或個(gè)人瞬間和階段的真實(shí)記錄，具有其他檔案不可替代的歷史作用，是單位檔案管理的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，聲像檔案的數(shù)量和種類(lèi)將越來(lái)越多，對(duì)該類(lèi)檔案的管理與利用值得我們?nèi)フJ(rèn)真思考和探索。

一、健全規(guī)章制度，確保檔案管理有章可循

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案在內(nèi)容和形式上都有很大的不同，有其便于儲(chǔ)存、記錄真實(shí)等特點(diǎn)，因而檔案部門(mén)在對(duì)聲像檔案進(jìn)行收集時(shí)，應(yīng)采取有針對(duì)性的制度來(lái)保證其管理的完整性。特別是由于聲像檔案的可復(fù)制性和刪改無(wú)痕跡性，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有共同點(diǎn)也有很多的區(qū)別，聲像檔案的保護(hù)應(yīng)貫串于電子文件的整個(gè)生命周期，就是要對(duì)所保存的聲像檔案制定一個(gè)從收集、整理、保管到移交檔案室整個(gè)過(guò)程嚴(yán)格的管理制度。檔案人員要依法管理，落實(shí)法規(guī)和制度，形成良好的檔案工作氛圍，確保聲像檔案管理的質(zhì)量。

二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員管理能力

新形勢(shì)下，檔案人員不但需要很強(qiáng)的檔案管理能力，而且還應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，才能更好地對(duì)聲像檔案進(jìn)行歸檔、檢索和利用。但是長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣于以紙質(zhì)文件為主要載體的傳統(tǒng)管理方式，現(xiàn)在面對(duì)新技術(shù)條件下的聲像檔案，感到無(wú)從下手，因此全面加強(qiáng)對(duì)檔案人員的有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)迫在眉睫。應(yīng)通過(guò)多種方式加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員提高工作技能，盡快熟悉聲像檔案管理業(yè)務(wù)，掌握聲像檔案管理流程，獨(dú)立開(kāi)展工作。檔案工作者也要不斷充實(shí)、調(diào)整自身的知識(shí)，改進(jìn)與提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的步伐，做檔案管理與信息化管理的復(fù)合型人才。

三、實(shí)行集中管理，確保聲像檔案管理質(zhì)量

聲像檔案由于其自身與其他的特殊性，因此應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)統(tǒng)一對(duì)聲像檔案進(jìn)行管理，確保實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、專(zhuān)業(yè)化和資源一體化。檔案管理部門(mén)應(yīng)該擔(dān)負(fù)起管理聲像檔案的責(zé)任。從收集、歸檔、存儲(chǔ)、移交到銷(xiāo)毀全過(guò)程的按照規(guī)章制度進(jìn)行，避免由于非專(zhuān)業(yè)人員的管理造成文件的丟失和破壞，還能加強(qiáng)聲像文件之間以及聲像文件與其他檔案之間的聯(lián)系，使聲像檔案發(fā)揮最大的作用。

四、強(qiáng)化過(guò)程控制，確保聲像檔案有效管理

聲像文件歸檔過(guò)程中，應(yīng)注意登記文件的容量及形成時(shí)間，發(fā)現(xiàn)文件可能被修改，應(yīng)及時(shí)查找原因，并盡可能恢復(fù)原文件的初始面貌。聲像文件歸檔一般保存2套，減少聲像檔案在保存過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)讀寫(xiě)錯(cuò)誤造成文件丟失的可能性，提高電子檔案的安全性和可靠性。在聲像檔案進(jìn)行移交時(shí)，交接雙方應(yīng)編制移交目錄，并按照目錄要求清點(diǎn)簽字。有復(fù)制需求時(shí)，應(yīng)辦理相關(guān)的審批手續(xù)。機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)合并、聲像檔案應(yīng)與其他檔案一起移交心得檔案管理部門(mén)，不得擅自保留、轉(zhuǎn)交或銷(xiāo)毀。照片檔案要按年代進(jìn)行分類(lèi)。另外同一類(lèi)的照片應(yīng)按其拍攝時(shí)間思維順序編號(hào)，同時(shí)應(yīng)配備文字說(shuō)明，文字說(shuō)明應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、緣由、作者等基本內(nèi)容。文字說(shuō)明要求簡(jiǎn)潔而且語(yǔ)言通順。銷(xiāo)毀聲像檔案時(shí)，須由檔案管理部門(mén)鑒定，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。聲像檔案與其他檔案相比有其特殊的保管要求，一方面聲像檔案要與其他的文書(shū)檔案分別存放，獨(dú)立成卷，另一方面要設(shè)立專(zhuān)用的聲像檔案庫(kù)房，庫(kù)房最好在相對(duì)獨(dú)立的場(chǎng)所，庫(kù)房要符合防盜、防火、防水、防蟲(chóng)、防光等具體的要求，庫(kù)房鑰匙要有專(zhuān)人掌握，非管理人員出入庫(kù)房時(shí)要建立出入臺(tái)賬，每次都要進(jìn)行登記，確保檔案能夠得到有效防護(hù)。同時(shí)錄音帶、錄像帶等要采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，如發(fā)現(xiàn)有斷裂、損壞的跡象，要及時(shí)采取措施處理；聲像檔案每年要全面清點(diǎn)一次。

五、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)聲像檔案保密管理

檔案管理部門(mén)要不斷增強(qiáng)做好聲像檔案保密工作的責(zé)任感和使命感，加強(qiáng)聲像檔案保密宣傳工作的力度，通過(guò)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳聲像檔案保密工作。要根據(jù)機(jī)密性檔案的保密范圍、保密時(shí)限等進(jìn)行分類(lèi)，并隨時(shí)掌握涉密等級(jí)變化情況，減少涉密檔案的管理壓力，有利于對(duì)聲像檔案后期的管理。對(duì)涉密計(jì)算機(jī)逐臺(tái)設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼，重要目錄設(shè)置密鑰口令進(jìn)行身份認(rèn)證，對(duì)計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行查毒殺毒，并為涉密計(jì)算機(jī)配置防視頻泄密干擾器等安全保密防范措施；要加強(qiáng)對(duì)涉密聲像文件的印制、保管、清理、歸檔、銷(xiāo)毀工作的保密安全措施。

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