文/中山市人民政府五桂山辦事處黨政辦公室 何潔

?

信息時(shí)代檔案管理工作問(wèn)題及對(duì)策探析

文/中山市人民政府五桂山辦事處黨政辦公室 何潔

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，推動(dòng)了我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域不斷向前發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)是新時(shí)代的標(biāo)志性產(chǎn)物，被廣泛應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域。因此，檔案管理部門應(yīng)樹立新型的檔案管理理念，進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理更好地順應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展潮流，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)步持前地發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案管理；信息化；問(wèn)題；對(duì)策

一、分析信息化時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的問(wèn)題

（一）缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息資源管理本身具有信息化屬性和實(shí)際效用，只有使檔案管理抵達(dá)真實(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范目標(biāo)，才能確保檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性要求。然而，就當(dāng)前的檔案管理工作而言，在形勢(shì)和層次上檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在較大差異性，由此限制了檔案信息管理工作在開發(fā)、服務(wù)、規(guī)范和共享等方面的發(fā)揮和發(fā)展。除此之外，檔案管理工作受多種因素及條件的限制，對(duì)檔案編制沒有進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，導(dǎo)致檔案編制細(xì)則存在互不兼容現(xiàn)象，造成大多數(shù)系統(tǒng)軟件可移植性較差。并且，現(xiàn)階段只有部分檔案館和某些專業(yè)系統(tǒng)上對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一，缺乏全國(guó)統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。

（二）管理軟件不通用。在信息化時(shí)代的背景下，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已普及到各個(gè)城市、鄉(xiāng)村的千家萬(wàn)戶，隨著我國(guó)信息化水平建設(shè)的發(fā)展，檔案管理工作的信息化建設(shè)也被席卷進(jìn)了改革的浪潮，并且逐漸出現(xiàn)了針對(duì)檔案信息管理軟件的開發(fā)和設(shè)計(jì)成果，已在檔案管理工作中得到了實(shí)際應(yīng)用。對(duì)于檔案工作的基本需求而言，這些管理軟件已經(jīng)足夠。然而，就目前的形勢(shì)來(lái)看，信息化建設(shè)并非一時(shí)的效應(yīng)，而是承載著未來(lái)巨大發(fā)展前景的。因此，瞻望未來(lái)的信息化檔案管理工作，目前的檔案管理軟件與未來(lái)檔案管理信息化發(fā)展要求相差甚遠(yuǎn)。與此同時(shí)，在管理軟件配置的硬件設(shè)施、系統(tǒng)設(shè)置等方面不同的部門有不同的標(biāo)準(zhǔn)，所以，在對(duì)檔案軟件的開發(fā)和利用方面也存在顯著的差異，兩者之間無(wú)法形成相輔相成的良好協(xié)調(diào)發(fā)展關(guān)系，不能通用，由此在一定程度上阻止了檔案信息資源的共享。

二、解決信息時(shí)代檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作面臨的一系列問(wèn)題，若不能得到及時(shí)有效地解決，勢(shì)必對(duì)我國(guó)信息化建設(shè)目標(biāo)造成影響，阻礙我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的快速發(fā)展。因此，探究解決這些問(wèn)題的對(duì)策具有現(xiàn)實(shí)性的重要意義。下面提出了針對(duì)性的解決對(duì)策：

（一）加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)。在當(dāng)前信息時(shí)代的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享是檔案信息化管理的終極目標(biāo)，從而最大化發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用。對(duì)于這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須從提升檔案資源信息化建設(shè)水平開始。

首先，應(yīng)對(duì)當(dāng)前新建的信息技術(shù)進(jìn)行有效利用，實(shí)現(xiàn)各部門的信息軟件與檔案系統(tǒng)的對(duì)接，使檔案信息實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理目標(biāo)，從而抵達(dá)檔案、文件管理的一體化目的，促進(jìn)檔案信息的快速檢索，確保它的高效率生成。其次，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)、縮微技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)手段，將文字、圖像類等不同載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，提高對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、處理、檢索能力，使檔案信息能夠得到有效的海量存儲(chǔ)，也防止或避免檔案老化及人為損害等不良現(xiàn)象的發(fā)生。再者，通過(guò)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程式的無(wú)障礙檔案信息傳輸與交流，打破館藏檔案的地域性、封閉性，使檔案信息資源成為一個(gè)統(tǒng)一的、開放的信息資源系統(tǒng)，使信息資源達(dá)到高度共享的目的，從而提高檔案信息資源開發(fā)利用工作的效率。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著信息化時(shí)代步伐的加快，數(shù)據(jù)信息成了當(dāng)前檔案的基本形勢(shì)，數(shù)據(jù)信息主要是從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化運(yùn)輸平臺(tái)傳輸，由此實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高速率處理，建立了數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)作為存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息的專屬區(qū)域，它的質(zhì)量對(duì)于數(shù)據(jù)的安全性是最大的保障，也是確保檔案管理工作效率提升的關(guān)鍵。因此，建設(shè)一個(gè)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是極為必要的。除了符合網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)，還要滿足人們利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行閱讀的習(xí)慣。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)與計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)信息讀取標(biāo)準(zhǔn)吻合。除此之外，必須充分對(duì)建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)檔案未來(lái)的發(fā)展前景進(jìn)行考慮。在對(duì)軟件進(jìn)行選擇時(shí)，必須以檔案未來(lái)的發(fā)展前景為基礎(chǔ)，為更好地順應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)未來(lái)的發(fā)展要求。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)成功后，必須對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置安全保障措施，強(qiáng)化其運(yùn)行維護(hù)管理工作，從而保證數(shù)據(jù)信息的安全、有效存儲(chǔ)。

（三）加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度。隨著我國(guó)的信息化水平建設(shè)越來(lái)越高，信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)成為了當(dāng)前我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域改革的關(guān)鍵內(nèi)容，這也給檔案管理工作帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。相應(yīng)地對(duì)信息化檔案管理人才的要求也越來(lái)越高。因此，檔案管理人員必須首先樹立起全新的檔案管理理念，對(duì)基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)進(jìn)行熟練掌握。在此基礎(chǔ)上，積極地學(xué)習(xí)現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)，掌握計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、數(shù)據(jù)輸入等的基本操作內(nèi)容，以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)。一方面要對(duì)檔案管理有關(guān)知識(shí)進(jìn)行充分掌握；另一方面要對(duì)信息資源開發(fā)的技能進(jìn)行充分掌握；如此才能順應(yīng)新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的需求，推動(dòng)檔案管理工作在信息時(shí)代背景下的健步發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今社會(huì)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建設(shè)的大背景下，檔案信息管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。因此，應(yīng)樹立新型的檔案管理理念，提升檔案管理信息化建設(shè)效率，使檔案數(shù)據(jù)不斷向數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理水平邁進(jìn)，以適應(yīng)當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展需求，從而提升我國(guó)檔案管理工作信息化建設(shè)水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]徐輝.淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江科技信息,2012(23):124.

[2]金秀春.信息時(shí)代檔案管理的途徑[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2013(03):52-53.