文/海南省海口市人民醫(yī)院 冼茂娟

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醫(yī)院檔案庫房安全管理建設(shè)的思考

文/海南省?？谑腥嗣襻t(yī)院 冼茂娟

【摘要】醫(yī)院檔案庫房安全管理工作是檔案保護(hù)最重要的基礎(chǔ)工作之一，是檔案部門的基本任務(wù)，本文就如何進(jìn)行醫(yī)院檔案庫房安全管理建設(shè)，滿足檔案保管的最基本安全要求和保管條件，最大限度地保護(hù)檔案安全，提出一些有效的工作思路和方法，有力保障醫(yī)院檔案安全管理工作的順利進(jìn)行，對(duì)醫(yī)院管理也是一項(xiàng)更具全局意義的工作。

【關(guān)鍵詞】檔案庫房；安全管理建設(shè)；方法

檔案作為人類進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，隨著當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化、自然環(huán)境的發(fā)展變化，檔案的安全越來越引起檔案工作者的重視，檔案庫房安全管理就是其中之一。檔案安全管理要從檔案工作的每一環(huán)節(jié)抓，筆者從事醫(yī)院檔案工作二十多年，對(duì)此有較為深刻的認(rèn)識(shí)和思考，認(rèn)為檔案庫房安全是檔案實(shí)體安全的前提，是檔案部門的基本任務(wù)和第一要?jiǎng)?wù)，更是檔案工作的根本保障。

一、醫(yī)院檔案庫房安全管理的缺陷

（一）缺乏有效的庫房安全管理機(jī)制。實(shí)踐工作中，檔案庫房安全工作沒有引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的足夠重視，沒有制定完善的檔案庫房安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，管理缺乏系統(tǒng)性，安全制度執(zhí)行不力，不少檔案人員對(duì)預(yù)案的內(nèi)容理解不夠，組織安全應(yīng)急演練不到位，以致面對(duì)突發(fā)事件時(shí)束手無策，應(yīng)變能力低，容易出現(xiàn)安全管理脫節(jié)現(xiàn)象，造成檔案丟失、損毀等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生

（二）檔案庫房安全保護(hù)存在缺失和隱患。目前，醫(yī)院辦公用房較少，檔案庫房選址多在頂層或底層，個(gè)別檔案庫房與檔案工作場(chǎng)所合用，檔案保密性差且不科學(xué)，人員雜，檔案易散失；庫房大多采用含紫外線較多的熒光燈，也有的白熾燈燈泡過大，窗簾不遮陽，不利于防光、不適宜檔案的保護(hù)，檔案易褪色；不少老庫房的電線系明線，易引起線路短路；裝具安裝的密集架質(zhì)量較差，安全隱患大；庫房沒有安裝應(yīng)急燈，停電后不能利用檔案。

二、庫房安全防護(hù)設(shè)置的基本要求

（一）檔案庫房的選址。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定檔案庫房應(yīng)單獨(dú)興建，但目前醫(yī)院并不具備這些條件，所以選址上要因地制宜，不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來講，庫房宜選擇辦公樓層中間，且樓板應(yīng)具有一定的承載力，雖然建筑上沒有專門的標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)，都須符合檔案庫房安全保護(hù)條件，這是檔案保管最基本的物質(zhì)條件。

（二）庫房安全合理布局。合理規(guī)劃庫房案卷存放格局，實(shí)行三分開，即做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開，且?guī)靺^(qū)內(nèi)布局不應(yīng)設(shè)用其他房間，其他辦公用房之間的交通也不得穿越庫區(qū)，從庫房借閱的檔案?jìng)魉椭斜M量不通過露天通道，以免日曬雨淋，有溫濕度要求的房間應(yīng)集中或分區(qū)集中布置。

三、健全檔案庫房安全管理制度

（一）建立和完善檔案庫房安全管理工作制度。如：制定庫房檔案保密制度、定期檢查制度、檔案進(jìn)出庫制度；定期清掃制度、檔案安全檢查制、防火制度等，做到八防：即：防塵、防腐、防潮、防蟲、防高溫、防火、防光、防盜的相應(yīng)防范工作，體現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性。嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，以制度管人，創(chuàng)立最佳的庫房安全管理工作機(jī)制。

（二）庫房安全專項(xiàng)工作專人管理。每天巡查，節(jié)假日（小長(zhǎng)假、大長(zhǎng)假）都應(yīng)安排人員值班巡查，庫房門前留存責(zé)任人聯(lián)系電話。落實(shí)庫房安全責(zé)任制，做好檔案室藏統(tǒng)計(jì)、庫房安全巡查等各類登記冊(cè)簿的記錄。庫房整潔，室內(nèi)勿堆放雜物，避免引起火災(zāi)、鼠災(zāi)。非庫房人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)入庫，不許在庫房?jī)?nèi)從事與庫房工作無關(guān)的活動(dòng)，保持庫房管理的安全狀態(tài)。

四、制定完善的檔案庫房安全應(yīng)急預(yù)案

（一）制定針對(duì)性和可操作性的庫房安全應(yīng)急預(yù)案。以應(yīng)用和實(shí)效為主導(dǎo)，管理與技術(shù)為支撐，成立檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確相關(guān)人員的安全職責(zé)。結(jié)合檔案庫房可能面對(duì)的具體突發(fā)事件的特征、危害程度，制定防范、應(yīng)對(duì)、急救的基本措施，采取最有效行動(dòng)保護(hù)并搶救檔案，保護(hù)未受損的檔案，搶救已受損的檔案，消除災(zāi)害對(duì)館藏檔案的威脅。

（二）注重與相關(guān)部門組成的應(yīng)急聯(lián)動(dòng)救援。目標(biāo)是在應(yīng)急的情況下，采取最有效行動(dòng)。如醫(yī)院安保、后勤管理部門等，檔案庫房一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、震災(zāi)等突發(fā)事件，相關(guān)部門應(yīng)盡做出應(yīng)急處置工作，開展自救互助，共同抗災(zāi)，保證突發(fā)事件應(yīng)急處置工作的有效實(shí)施。

五、檔案庫房安全防范和處置技術(shù)

（一）針對(duì)檔案的安全需求、管理現(xiàn)狀和存在問題，進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)分析，提出解決方案和預(yù)期目標(biāo)。在進(jìn)行改造、裝修檔案庫房時(shí)，要充分考慮檔案室的建筑要求和合理布局，滿足檔案保管最基本的安全要求和保護(hù)要求，整體提高檔案保管條件，最大限度地延長(zhǎng)檔案的“壽命”。

（二）規(guī)范庫房示意指南。在庫房?jī)?nèi)標(biāo)示庫房檔案及庫房相關(guān)設(shè)備、設(shè)施存放位置的索引，每個(gè)檔案庫柜、架應(yīng)擺放科學(xué)，分門別類清楚，取放整齊有序，優(yōu)化管理，使平日庫房管理人員切實(shí)掌握庫房檔案的存放情況，能在短時(shí)間內(nèi)向查考者提供利用的同時(shí)，更有利于在突發(fā)情況下迅速搶救并轉(zhuǎn)移檔案。

檔案是醫(yī)院寶貴的財(cái)富，檔案安全是檔案工作的生命線，檔案庫房安全是檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容之一，以人為本構(gòu)建和諧檔案工作，倡導(dǎo)安全第一。實(shí)踐證明，加強(qiáng)檔案庫房安全建設(shè)，實(shí)行檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。建設(shè)一支高度自覺安全、技術(shù)過硬的檔案人才隊(duì)伍，有力保障檔案安全管理工作的順利進(jìn)行，是醫(yī)院檔案工作可持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也是醫(yī)院管理一項(xiàng)更具全局意義的工作。