文/湖北省襄陽市社會福利院 武娟

?

養(yǎng)老檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)與思考

文/湖北省襄陽市社會福利院 武娟

【摘要】隨著我國老齡化社會的到來，越來越多的老年人選擇在養(yǎng)老機構(gòu)進行休養(yǎng)。在養(yǎng)老機構(gòu)管理中，養(yǎng)老檔案記載著老年人在養(yǎng)老機構(gòu)的身體變化、康復程度以及生活經(jīng)歷等相關(guān)內(nèi)容，能夠真實反映出養(yǎng)老機構(gòu)的工作成效和服務(wù)水平。所以，必須加強養(yǎng)老檔案的規(guī)范化管理，為推動養(yǎng)老機構(gòu)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。本文從分析養(yǎng)老檔案管理的重要意義和現(xiàn)狀入手，提出實現(xiàn)養(yǎng)老檔案管理規(guī)范化的路徑。

【關(guān)鍵詞】養(yǎng)老機構(gòu)；檔案管理；規(guī)范化

一、養(yǎng)老檔案管理的重要意義

（一）有利于反映養(yǎng)老機構(gòu)工作成效。養(yǎng)老檔案中記錄著老年人在養(yǎng)老機構(gòu)中的生活過程，以及養(yǎng)老機構(gòu)開展各項工作的具體成效等內(nèi)容，此類檔案反映了我國養(yǎng)老事業(yè)體制改革及發(fā)展的全過程。檔案作為人們了解并掌握客觀規(guī)律的重要依據(jù)之一，它是人類各項活動的真實記錄，鑒于此，提升養(yǎng)老檔案管理的整體水平，除了能夠反映出養(yǎng)老機構(gòu)的工作成效之外，還是推動我國養(yǎng)老事業(yè)改革與發(fā)展的客觀需要。

（二）有利于體現(xiàn)養(yǎng)老機構(gòu)服務(wù)水平。站在養(yǎng)老機構(gòu)的角度上講，養(yǎng)老檔案管理工作的開展，不僅能夠客觀反映出養(yǎng)老機構(gòu)現(xiàn)有的服務(wù)水平，而且還能展示出機構(gòu)的綜合實力及服務(wù)特色。翔實具體、真實完整、內(nèi)容豐富、特點鮮明的養(yǎng)老檔案，及科學、規(guī)范、高效、嚴謹?shù)臋n案管理工作可以使養(yǎng)老機構(gòu)的聲譽獲得大幅度提升。除此之外，養(yǎng)老檔案還能為養(yǎng)老機構(gòu)各項科研工作的開展提供參考依據(jù)和資料，有利于推動養(yǎng)老機構(gòu)的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

（三）有利于家屬了解老年人的生活情況。對于老年人的家屬而言，他們可以通過養(yǎng)老機構(gòu)中的養(yǎng)老檔案，對老年人的生活情況進行了解。養(yǎng)老檔案中真實記錄著他們在養(yǎng)老機構(gòu)內(nèi)生活的過程，檔案中完整地記載著老年人進入養(yǎng)老機構(gòu)后的生活、學習、身體、醫(yī)療等情況，此類檔案最為顯著的特征是唯一性與原始性，當家屬想要了解老年人的近況時，可直接通過查看檔案獲得相關(guān)信息，給家屬帶來了極大的方便。

二、養(yǎng)老檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）養(yǎng)老檔案管理制度缺失。我國大部分養(yǎng)老機構(gòu)對養(yǎng)老檔案管理不夠重視，沒有針對養(yǎng)老檔案管理建立起完善的制度體系，從而導致檔案管理工作混亂，難以為養(yǎng)老機構(gòu)發(fā)展提供可靠依據(jù)。如，未能實施檔案分類管理，易出現(xiàn)重要檔案丟失的現(xiàn)象；檔案材料的格式不統(tǒng)一，裝訂不規(guī)范，不利于檔案歸集與查閱；沒有針對檔案保管、調(diào)閱環(huán)節(jié)建立起相關(guān)的管理制度，增大了檔案資料遺漏、殘缺的可能性。

（二）養(yǎng)老檔案內(nèi)容不全面。養(yǎng)老機構(gòu)的養(yǎng)老檔案內(nèi)容十分簡單，信息量嚴重不足。大部分養(yǎng)老機構(gòu)的養(yǎng)老檔案只包括入院登記表和入院協(xié)議，而沒有針對老年人在養(yǎng)老機構(gòu)的養(yǎng)老過程建立起完善的檔案資料體系，導致檔案資料難以全面反映老年人在養(yǎng)老機構(gòu)的生活狀態(tài)。如，養(yǎng)老檔案中缺少老年人每年的體檢表、老年人身體評估表、老年人護理方案、老年人特殊情況的說明等資料，阻礙了養(yǎng)老機構(gòu)服務(wù)水平的提升。

（三）養(yǎng)老檔案管理缺乏協(xié)調(diào)性。養(yǎng)老檔案的形成是養(yǎng)老機構(gòu)各部門運作的產(chǎn)物，如醫(yī)療部門、護理部門、康復部門等，均在各自的部門工作中產(chǎn)生養(yǎng)老檔案資料。但是，養(yǎng)老機構(gòu)的這些部門各自為政，將工作中形成的養(yǎng)老檔案資料作為本部門的備用資料，而沒有及時向檔案部門移交，導致檔案部門資料收集不全。造成這一現(xiàn)象的根本原因在于檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門之間缺乏協(xié)調(diào)機制，未能針對養(yǎng)老檔案資料的收集整理建立起良好的運行體系。

（四）檔案管理隊伍素質(zhì)不高。養(yǎng)老機構(gòu)的檔案管理人員一般為兼職人員，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，也沒有時間參加專業(yè)培訓，對養(yǎng)老檔案管理的重要性認識不足，難以切實履行檔案管理職責。甚至一些檔案管理人員不了解養(yǎng)老檔案收集、整理、編目、裝訂等業(yè)務(wù)的運作流程，難以為檔案使用者提供高質(zhì)量的服務(wù)。

三、養(yǎng)老檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)路徑

（一）完善養(yǎng)老檔案管理制度。依據(jù)我國現(xiàn)行《檔案法》及《人事檔案工作條例》的規(guī)定要求，養(yǎng)老機構(gòu)應(yīng)當結(jié)合自身的實際情況，并充分考慮我國養(yǎng)老事業(yè)未來的發(fā)展形勢，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上逐步完善養(yǎng)老檔案管理制度，加快制定具有針對性及可操作性的養(yǎng)老檔案管理辦法、實施細則，通過相關(guān)的管理制度對歸檔范圍加以明確，對檔案的生成過程進行細化，確保檔案的完整和安全，以此來提升養(yǎng)老檔案的管理水平。

（二）豐富養(yǎng)老檔案內(nèi)容。養(yǎng)老機構(gòu)應(yīng)當盡可能使養(yǎng)老檔案具有個性化的特征，為了實現(xiàn)這一目標，應(yīng)對養(yǎng)老檔案的內(nèi)容加以豐富。在豐富養(yǎng)老檔案內(nèi)容的過程中，養(yǎng)老機構(gòu)除了要結(jié)合自身的實際情況之外，還要充分考慮養(yǎng)老事業(yè)的發(fā)展趨勢，在全方位、多角度探索的基礎(chǔ)上，建立起相對完善的老年人生活、健康、病理及心理等方面的檔案，從而反映出老年人在養(yǎng)老機構(gòu)內(nèi)生活全過程的身心及健康情況，由此不但能夠使養(yǎng)老機構(gòu)的養(yǎng)老檔案內(nèi)容變得更加豐富，而且還能為養(yǎng)老機構(gòu)的發(fā)展提供有參考借鑒價值的材料。

（三）完善養(yǎng)老檔案管理工作機制。養(yǎng)老機構(gòu)要建立健全的養(yǎng)老檔案工作機制，促使各部門協(xié)調(diào)運作，保證檔案資料收集完整，提高養(yǎng)老檔案管理成效。首先，建立工作協(xié)調(diào)機制。在養(yǎng)老機構(gòu)各部門中，分配兼職檔案人員負責檔案資料收集整理，并按照相關(guān)制度規(guī)定，及時將檔案資料移交到檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。其次，建立考核評價機制，定期對各部門的檔案工作職責履行情況進行考核，將檔案工作作為各部門考核的重要內(nèi)容，并將考核結(jié)果與各部門的利益掛鉤，使其成為部門人員職位升降的有力依據(jù)，從而不斷強化檔案工作的過程控制。再次，加強檔案工作監(jiān)督指導。養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理部門要對各部門的檔案資料收集工作進行監(jiān)督，避免出現(xiàn)檔案資料遺漏問題，規(guī)范檔案資料上交流程。

（四）加強檔案管理隊伍素質(zhì)培養(yǎng)。養(yǎng)老檔案管理工作的開展，需要高素質(zhì)的檔案管理人員，為此，養(yǎng)老機構(gòu)應(yīng)當不斷加強對檔案管理隊伍整體素質(zhì)的培養(yǎng)，使所有的檔案管理工作者都能勝任崗位工作。首先，養(yǎng)老機構(gòu)應(yīng)當在明確檔案分管領(lǐng)導的前提下，同時部署檔案和業(yè)務(wù)，并將之納入到年初的工作計劃及考核范圍當中，確保檔案管理工作的有序進行。其次，養(yǎng)老機構(gòu)應(yīng)當加大對檔案管理人員的培訓力度，通過崗位培訓與繼續(xù)教育等方式，拓展檔案管理人員的思維，豐富他們的知識結(jié)構(gòu)，使其了解并掌握相關(guān)的專業(yè)技能。再次，檔案管理人員應(yīng)當注重自身專業(yè)水平的提升，借助一些渠道進行檔案管理的學習，增強工作能力，做好檔案管理工作的同時，為養(yǎng)老機構(gòu)的發(fā)展貢獻力量。

四、結(jié)論

總而言之，養(yǎng)老檔案是老年人在養(yǎng)老機構(gòu)休養(yǎng)過程中形成的原始憑證，能夠全面反映老年人的生活狀態(tài)和身體狀況，并為養(yǎng)老機構(gòu)開展各項工作提供依據(jù)。為此，養(yǎng)老機構(gòu)必須重視養(yǎng)老檔案管理，加快養(yǎng)老檔案規(guī)范化建設(shè)，通過構(gòu)建起完善的養(yǎng)老檔案管理體系，促使養(yǎng)老機構(gòu)內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)開展更加完善。

【參考文獻】

[1]王秀紅.淺析城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的規(guī)范化管理[A].決策論壇——系統(tǒng)科學在工程決策中的應(yīng)用學術(shù)研討會論文集（上）[C].2015(11):88-90.

[2]盛麗艷.淺談“五七工”養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的問題及對策[J].赤峰學院學報(自然科學版),2013(5):35-37.

[3]張建國.農(nóng)村社會養(yǎng)老保險應(yīng)加強規(guī)范化管理探討[J].江蘇經(jīng)濟,2014(8):99-101.

[4]王麗萍.做好養(yǎng)老保險檔案管理要有一種精神一種信念[J]改革與開放,2013(7):66-68.

[5]黃顯芬.養(yǎng)老檔案管理是社會保障事業(yè)的基礎(chǔ)性工作之加強檔案管理的重要舉措[J].勞動保障世界,2013(9):55-57.