楊紅萍　祝婷

稅收征管檔案資料是稅務(wù)部門在稅收征收管理活動中形成的與稅收征管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的有保存價值的原始記錄，它是稅收征管的工作基礎(chǔ)，也是整個稅收管理的重要內(nèi)容。稅收征管檔案的管理工作量大，涉稅資料繁雜。目前，江西省地稅系統(tǒng)中各個登記、征收、減免等各個稅收工作環(huán)節(jié)中收集的表證單書仍多以紙質(zhì)資料為主。紙質(zhì)材料的收集，無疑給稅務(wù)一線工作人員增加極大的工作量。這與國家總局提出減輕稅務(wù)基層人員工作負(fù)擔(dān)的指導(dǎo)思想有相違背?，F(xiàn)僅通過對紅谷灘地稅局稅務(wù)征管資料管理的現(xiàn)狀開展調(diào)查研究，來反映推行稅務(wù)征管資料電子化的迫切性。

一、基本概況

紅谷灘地稅局成立于2004年12月，現(xiàn)為正科級單位，內(nèi)設(shè)綜合科、業(yè)務(wù)科、風(fēng)險監(jiān)控科3個職能處室；下設(shè)一分局、二分局、三分局3個基層分局，現(xiàn)有干部職工34人。主要負(fù)責(zé)紅谷灘新區(qū)管委會下轄的鳳凰洲片區(qū)、紅谷灘中心區(qū)、沙井片區(qū)、紅角洲片區(qū)、九龍湖片區(qū)及生米鎮(zhèn)等6個片區(qū)175平方公里的稅收征管工作。辦公面積為1 200平米。

二、征管狀況

1.轄區(qū)管戶情況。

截至2015年6月30日，轄區(qū)內(nèi)共有納稅戶15 470戶。其中企業(yè)戶數(shù)為12 396戶，個體戶數(shù)為3 074戶。按照“一戶一檔”的規(guī)定，紅谷灘地稅局稅收征管基礎(chǔ)資料檔案就為15 470個。對于一個辦公面積極小的區(qū)局來說，稅收征管資料的存放是個大問題。

2.稅收管理員管戶情況。

從上面圖表可以清楚的看到，紅谷灘地稅局現(xiàn)從事征管一線的稅收管理員為11人。每個稅收管理員的管戶量極大。稅管員管戶量最多的為2 551戶，平均管戶1 406戶/人。如此超強(qiáng)大的管戶情況比較少見?？梢娒總€稅收管理員僅稅收征管資料的收集與審理這項工作的工作量有多大。

3.近三年納稅戶新增與注銷情況。

從上面所列圖表來看，近三年來紅谷灘地稅局新增納稅戶11 512戶，新增戶占實際管戶的平均比例為32%；注銷戶為566戶，注銷戶占實際管戶的平均比例為1.6%。新增戶遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于注銷戶，這從另一個方面可以體現(xiàn)基層稅務(wù)員的管戶壓力急速增大。

4.新一輪完善系統(tǒng)征管資料的運(yùn)行情況。

（1）采集、審核情況。2015年年初，為完善與校驗征管系統(tǒng)中納稅人的相關(guān)信息，根據(jù)市局工作布置，新一輪稅收征管資料紙質(zhì)填報工作開始了，所有的企業(yè)資料均要重新填報征管資料。在為期五個月的通知、收集、校對、整理過程中，所有的稅收管理員都忙的不可開交。電話、QQ、微信等通知手段全都用上；每天稅收管理員都被來交征管資料的納稅人圍的水泄不通。如此龐大、繁瑣、重復(fù)的解說工作，稅收管理員的感覺是頭暈暈的；不想吃飯，只想睡覺；如此工作狀態(tài)，可以想象一下工作效果是怎樣的？納稅人排著長長的隊伍等待稅收管理員資料審核的心情又是怎樣的？

（2）錄入情況。所有的征管資料收集上來，又將消耗大量的人力資源去錄入。資料一份份的審核、錄入，耗時又耗力。這就是紙質(zhì)征管資料的弊端。如使用稅收電子征管資料，利用現(xiàn)代電子手段審核、錄入，可極大的減輕稅務(wù)人員負(fù)擔(dān)，大大提高工作效率。

（3）存放情況。目前，江西省稅務(wù)征管資料檔案均采取紙質(zhì)檔案，就稅收征管資料紙質(zhì)資料的采集、審核、存放一系列工作就把一線稅收管理員搞得筋疲力盡。而紙質(zhì)稅收征管資料的實用性到底如何呢？

歷年來傳統(tǒng)的檔案管理一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，致使目前征管資料的管理中存在著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全、查閱不方便、保管條件差等問題，保管、查找、使用要專人，十分不便，利用率低，不適應(yīng)時代發(fā)展的要求，制約了稅收管理水平的進(jìn)一步提高，影響稅收事業(yè)的健康發(fā)展。

在2012年7月國家稅務(wù)總局副局長宋蘭同志在全國稅務(wù)系統(tǒng)深化稅收征管改革工作會議上提出了“構(gòu)建以明晰征納雙方權(quán)利和義務(wù)為前提，以風(fēng)險管理為導(dǎo)向，以專業(yè)化管理為基礎(chǔ)，以重點稅源管理為著力點，以信息化為支撐的現(xiàn)代化稅收征管體系”，征管資料電子化將真正實現(xiàn)在線共享、異地涉稅審批、“同城通辦”、征管監(jiān)控，現(xiàn)代稅收征管體系的確立將全面提高稅收征管的質(zhì)量和效率。

三、推行稅收征管資料電子化管理的可行性

1.取材容易，采錄便捷。對于稅收征管檔案電子化管理來說，需要的是將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，目前日常稅收征管中有許多資料已經(jīng)是在計算機(jī)中操作，如Word文檔和Excel表格可以直接使用，其它紙質(zhì)資料可通過掃描儀掃描進(jìn)入微機(jī)，只需要設(shè)計出實用的稅務(wù)征管資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當(dāng)?shù)牟樵儜?yīng)用系統(tǒng)便可順利運(yùn)行。

2.投資不大，技術(shù)不難。稅收征管資料檔案電子化管理的難點是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結(jié)合本身稅收征管檔案工作的要求，借助外部技術(shù)先進(jìn)人員的力量，可以成功地解決了這個難題。

3.容易普及，實用性強(qiáng)。軟件的前臺應(yīng)用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質(zhì)資料的掃描進(jìn)機(jī)保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進(jìn)行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時，網(wǎng)絡(luò)版的征管檔案管理軟件，通過授權(quán)可以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中的任何一臺計算機(jī)都可以方便地檢索和查閱征管檔案資料，而不論你是在縣局、分局還是在市局，實現(xiàn)真正的資源共享，根本不需要再到指定的檔案室去，十分實用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入，但使用高速掃描儀可解決這一問題。

四、實現(xiàn)征管資料檔案電子化管理的優(yōu)點

1.標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范。將征管資料檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在稅收征管檔案電子管理系統(tǒng)中，不按規(guī)定流程整理便無法歸檔，從而使征管資料檔案化管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范。解決了目前紙質(zhì)征管檔案資料管理中的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全、整理質(zhì)量不高、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等問題。

2.即時采集，隨時歸檔。實行電子檔案管理可以在納稅人涉稅事宜辦結(jié)后立即掃描錄入微機(jī)，解決了有些單位平時不注意征管資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質(zhì)資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了征管檔案的歸檔率和完整率。

3.易于管理，查閱方便。電子檔案是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲紙質(zhì)檔案資料，幾百甚至幾千本紙質(zhì)資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設(shè)施，節(jié)約了人力和財力，管理起來十分方便。聯(lián)機(jī)后凡是在經(jīng)過授權(quán)的微機(jī)上，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類征管資料，徹底改變了以前一些單位檔案資料“拿出來一攤子，翻起來一片子，查起來沒法子”現(xiàn)象，提升了稅務(wù)機(jī)關(guān)的征管基礎(chǔ)管理水平，解決了多年來一直處于封閉式的傳統(tǒng)檔案管理局面，提高了征管資料檔案利用價值。

4.監(jiān)控前移，方便考核。由于采用的彩色高清晰度掃描，納稅人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個細(xì)節(jié)你都看得清清楚楚，在微機(jī)中審核涉稅資料，可以方便地找出哪些申報表未審核簽字，哪些報表審核不認(rèn)真，哪些稅務(wù)登記表填寫得不全等，將納稅監(jiān)控工作前移到受理錄入環(huán)節(jié)，有效地提高了各項基礎(chǔ)征管工作的質(zhì)量。同時為內(nèi)部考評提供了新的途徑和依據(jù)，想查基層征管書面資料情況直接在計算機(jī)上就可實現(xiàn)，無需再到基層分局檢查。

5.科學(xué)管理，優(yōu)化環(huán)境。對于辦公面積僅為1 200平米的區(qū)局，征管資料的擺放就占用了300平米。而且擺放很難做到規(guī)范、整齊，這樣就不利于征管資料的查找。如使用稅收征管資料電子化，既有利于稅收征管資料科學(xué)化的分類管理，又大大減少稅收征管資料的占用面積，可改善辦公條件，優(yōu)化工作環(huán)境。

6.便民便己，綠色環(huán)保。在飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時代，稅收征管資料的紙質(zhì)報送顯得極為落伍。稅收征管資料采用電子報送，既減輕了稅務(wù)基層人員的實際工作負(fù)擔(dān)，又減少了納稅人紙質(zhì)報送征管資料的不便，更為綠色環(huán)保增添一份色彩。

五、幾點建議

稅務(wù)征管電子化有如此之多的優(yōu)點以及可行性，建議稅務(wù)部門應(yīng)該盡快實現(xiàn)以電子為主、紙質(zhì)為輔的稅務(wù)征管資料管理模式，切實為基層稅務(wù)人員減輕工作負(fù)擔(dān)。

1.依托CTAIS強(qiáng)大的業(yè)務(wù)信息量為基礎(chǔ)，充分利用各地征管數(shù)據(jù)集中的優(yōu)勢，建立“一戶式”的電子征管檔案管理庫，實現(xiàn)集數(shù)據(jù)采集、過程監(jiān)督、流程控制和分析查詢等功能于一體的“一戶式”的電子征管檔案庫，主要由設(shè)置、采集、掃描、紙質(zhì)、傳遞、入庫、審批、調(diào)閱、查詢九大模塊組成。建立該系統(tǒng)應(yīng)遵循以下要求：

（1）資料的采集遵循“法律法規(guī)明確規(guī)定以及涉及征納雙方法律責(zé)任劃分的文書資料”為原則，實時反映征管資料的原始狀態(tài)，實現(xiàn)實時采集和上傳征管資料，能夠體現(xiàn)征納活動的全貌。

（2）按照統(tǒng)一名稱、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一代碼、統(tǒng)一數(shù)據(jù)，建立與征管流程一致的稅收業(yè)務(wù)類別的征管檔案資料指標(biāo)體系，實現(xiàn)對征管檔案的統(tǒng)一存儲和綜合運(yùn)用。

（3）以征管檔案歸檔業(yè)務(wù)為標(biāo)準(zhǔn)，明確各業(yè)務(wù)資料收集范圍和職責(zé)，自動按照業(yè)務(wù)操作人員生成歸檔任務(wù)，并將其通過系統(tǒng)確定下來，有效避免多頭收集資料，重復(fù)報送資料的現(xiàn)象。

（4）建立征管業(yè)務(wù)資料傳遞功能，對需要傳遞資料的各項征管業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)合征管業(yè)務(wù)流程和資料傳遞的實際情況設(shè)置相關(guān)環(huán)節(jié)，解決目前資料傳遞手段落后，登記手工臺賬工作量大、效率低及出現(xiàn)問題責(zé)任不清的現(xiàn)狀。

（5）系統(tǒng)設(shè)立檔案三級審核制度，確保資料的真實性、準(zhǔn)確性，實現(xiàn)對歸檔過程、歸檔結(jié)果進(jìn)行有效的事前提醒、過程跟蹤和事后監(jiān)督，徹底解決基層征管檔案歸檔存在的缺乏監(jiān)督、責(zé)任不清的問題。

2.在稅收征管法中進(jìn)一步明確征管數(shù)據(jù)電子簽名的法律地位，明確納稅人、扣繳義務(wù)人按照經(jīng)過征納雙方認(rèn)可的電子簽名報送的各類電子資料，與紙質(zhì)資料具有同等的法律效力。對沒有實現(xiàn)電子簽名的各類資料且由納稅人簽字蓋章，并將具有法律效力的紙質(zhì)資料納入紙質(zhì)檔案管理。紙質(zhì)檔案主要是為稅務(wù)行政訴訟提供必要的證據(jù)。

需對以下紙質(zhì)資料實行延伸和查驗管理：對文書、會統(tǒng)、稽查、出口退稅、車購稅檔案按規(guī)定歸檔的紙質(zhì)征管資料，作為征管檔案的延伸，只將結(jié)果納入電子檔案庫管理；對納稅人提供的由行政機(jī)關(guān)出具的相關(guān)證明資料實行查驗管理，如工商營業(yè)執(zhí)照、技術(shù)監(jiān)督部門提供的原件等，不再納入檔案管理，如核實不清的，由相關(guān)部門提供。

3.對稅務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部形成的資料實行無紙化管理。由于CTAIS系統(tǒng)以及各地使用的稅源管理平臺已經(jīng)涵蓋稅務(wù)機(jī)關(guān)所有的日常業(yè)務(wù)，稅務(wù)機(jī)關(guān)的內(nèi)部事項絕大多數(shù)通過平臺進(jìn)行，而且實現(xiàn)了痕跡化管理，內(nèi)部管理事項無需留存紙質(zhì)資料。

（作者單位：南昌市紅谷灘地稅局）