吳緒浩，韋世明，羅 竟

(1.廣西桂山高速公路有限公司，廣西 都安 530700；2.廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西 南寧 530023)

公路數(shù)字檔案建設(shè)的實踐與思考

吳緒浩1，韋世明1，羅 竟2

(1.廣西桂山高速公路有限公司，廣西 都安 530700；2.廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西 南寧 530023)

公路數(shù)字檔案是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的組成部分。文章通過分析傳統(tǒng)檔案建設(shè)存在的弊端，首次提出公路數(shù)字檔案建設(shè)的設(shè)想，創(chuàng)建了廣西河池至都安高速公路項目文件材料的唯一性標(biāo)識編碼，開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了異地檢索、利用檔案的目標(biāo)。同時探討了數(shù)字檔案使用和推廣中所存在的問題。

公路；數(shù)字；檔案；管理；系統(tǒng)

0 引言

公路工程檔案是公路建設(shè)的重要記錄載體。傳統(tǒng)的公路工程檔案建設(shè)，常常滯后于實體，通車后2～4年才具備檔案專項驗收條件，普遍存在“回憶錄”現(xiàn)象，數(shù)據(jù)真實性得不到保證。據(jù)統(tǒng)計，公路工程檔案利用率極低，占案卷總數(shù)量50%～70%的檔案從進(jìn)館到銷毀，幾乎沒有得到利用。但是，高速公路檔案建設(shè)不僅建檔成本高，達(dá)6～10萬元/km，而且案卷數(shù)量驚人(原始案卷數(shù)量達(dá)80～100卷/km)。各參建單位重復(fù)歸檔，導(dǎo)致營運(yùn)、維護(hù)成本飆升，浪費(fèi)社會資源。

2009年廣西交通投資集團(tuán)明確將河池至都安高速公路(以下簡稱“河都高速公路”)建設(shè)成廣西首條喀斯特地貌山區(qū)高速公路典型示范工程，在建設(shè)管理方法及理念、設(shè)計方法及理念、施工標(biāo)準(zhǔn)化等方面起示范作用。其中，公路數(shù)字檔案建設(shè)也被納為施工標(biāo)準(zhǔn)化的組成內(nèi)容之一。

1 公路數(shù)字檔案的提出

河都高速公路項目啟動之前，我國還沒有公路數(shù)字檔案建設(shè)的經(jīng)驗可循。河都高速公路將公路數(shù)字檔案定義為：檔案與項目同步標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，及時收集、分析、分類、整理立卷歸檔材料，賦予與材料性質(zhì)相關(guān)的標(biāo)識編碼，通過掃描或?qū)?、按指定方式錄入等方式進(jìn)行數(shù)字化處理后，將工程檔案以數(shù)字形式存儲在計算機(jī)、服務(wù)器、云存儲等設(shè)備或空間，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，利用云存儲、互聯(lián)網(wǎng)平臺，全面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案，建設(shè)大眾共享平臺，在授權(quán)許可范圍，讓社會分享公路工程檔案，從而達(dá)到服務(wù)社會的根本目標(biāo)。

河都高速公路項目在廣西首次提出公路數(shù)字檔案理念，并進(jìn)行了有益的探索，成效顯著。

2 唯一性標(biāo)識編碼的研究

公路立卷歸檔材料種類繁多，又以格式化表格占主導(dǎo)。實現(xiàn)計算機(jī)管理，對立卷歸檔材料賦予唯一性標(biāo)識編碼，是有效的便捷途徑。目前國內(nèi)外已有一些編碼方案，例如國內(nèi)的中國標(biāo)準(zhǔn)書號[8]、國家藥品編碼方法[7]，國外的期刊及文獻(xiàn)內(nèi)容標(biāo)識符(SICI)、數(shù)字對象標(biāo)示符(DOI)、出版物標(biāo)識符(PII)等編碼方案。交通運(yùn)輸部也分別頒發(fā)了《公路試驗檢測數(shù)據(jù)報告編制導(dǎo)則》(JT/T828-2012)、《公路數(shù)據(jù)庫編目編碼規(guī)則》(JT/T132-2003)有關(guān)編碼的規(guī)范、要求。分析顯示，上述國內(nèi)外具有代表性的編碼都很好地滿足了各自領(lǐng)域的需求。但是公路文件種類復(fù)雜，需要體現(xiàn)出某一具體文件的多重要素，散裝材料需要單獨(dú)按件處理，上述編碼都無法完全滿足公路檔案管理的編碼需要。

借鑒上述的編碼方案，河都高速公路創(chuàng)建了項目檔案保管、利用的標(biāo)識編碼方案。

2.1 項目代號

基于項目檔案統(tǒng)一藏館于廣西河池高速公路營運(yùn)公司這一管理模式，將項目代號統(tǒng)一定義為“公路代碼+河都首字拼音字母”，其項目代號為“G75HD”。其中G75為我國蘭州至海口高速公路的路線代碼。

2.2 立卷單位

按照交通運(yùn)輸部2010年頒發(fā)的65號文件[1]，公路立卷歸檔材料共劃分為綜合文件、決算和審計文件、監(jiān)理資料、施工資料和科研、新技術(shù)資料等五個部分，通常依次由項目業(yè)主(一、二、五部分)、監(jiān)理和施工單位分別收集、整理和歸檔。這些材料依次賦予1、2、3、4和5數(shù)字代碼。立卷單位代碼定義為“立卷歸檔單位類別+順序號”。項目業(yè)主廣西桂山高速公路有限公司收集、整理的綜合文件、決算和審計文件和科研新技術(shù)的代碼分別為100、200和500。

河都高速公路各總監(jiān)辦的代碼如表1所示。

表1 總監(jiān)辦立卷單位代號表

河都路承包人的代碼如表2所示。

表2 承包人立卷單位代號表

2.3 材料類別

在分析廣西高速公路立卷歸檔材料類型時，項目部將公路立卷歸檔材料劃分為單位分部分項工序類、年度批次類、圖紙類、工程聲像類和其他類。采用“數(shù)字+字母”不等長式的混合代碼區(qū)分每一類材料的標(biāo)識編碼。例如：某路基單位工程的第一個分部、第一個分項和第一道工序的材料類別代碼。

J01A01A01A01A——第1個路基單位工程(J01)，第一個土石方分部工程(A01)，第一個土方分項工程(A01)和第1填方作業(yè)段(A)。

表號直接體現(xiàn)了表格的類型、表格名稱，是今后計算機(jī)檢索的便捷途徑。與單位分部分項工序代碼一起，組成材料類別。

2.4 流水號

同一種類別材料中，通過順序流水號區(qū)分。調(diào)查顯示，案卷順序號、卷內(nèi)目錄、年度批次、同一道工序同一類型的表格數(shù)量，均不會超過999批次。因此，將流水號統(tǒng)一定義為3位數(shù)。

將上述四個部分組合起來，之間用“-”連接，構(gòu)成任何一份材料的唯一性標(biāo)識編碼。工序資料的標(biāo)識編碼組成情況見圖1。

圖1 工序表格標(biāo)識編碼構(gòu)架圖

2.5 工程范例

河都高速公路土建一標(biāo)，整個標(biāo)段劃分為一個路基單位工程。K0+000～k1+000段土方路基第一段軟基換填基坑工序的檢驗申請批復(fù)單的表格標(biāo)識編碼為：

G75HD-401-L05J01A01A01A-001——蘭海高速公路河池至都安段(G75HD)，第一合同段(401)，檢驗申請批復(fù)單(L05)，第一個路基單位工程(J01)，第一個土石方分部工程(A01)，第一個分項工程(A01)，第一段(A)，第一頁(001)。

3 開發(fā)檔案管理系統(tǒng)

3.1 開發(fā)檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字檔案建設(shè)，必須依賴計算機(jī)管理。為此，項目業(yè)主委托咨詢公司，開發(fā)基于唯一性標(biāo)識編碼的河都高速公路數(shù)字檔案。《廣西河池至都安高速公路檔案信息管理系統(tǒng)》實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)檔案，降低了今后檔案營運(yùn)的成本，具備了對社會開放的條件。

3.2 系統(tǒng)開發(fā)平臺

系統(tǒng)采用B/S構(gòu)架，采用具有主導(dǎo)地位的VS.NET開發(fā)平臺，基于JavaScript、Jquery、AJAX和CSS技術(shù)開發(fā)，采用MS-SQL數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，以模塊方式為用戶提供高效、便捷的使用環(huán)境。

本系統(tǒng)除錄入系統(tǒng)使用C/S構(gòu)架外，其余部分使用B/S構(gòu)架。后臺使用微軟的SQL數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)作為檔案數(shù)據(jù)支撐平臺，前臺網(wǎng)頁系統(tǒng)使用微軟最新的VS.net系統(tǒng)開發(fā)，服務(wù)器使用微軟的WINDOWS2008系統(tǒng)或者使用Lunix系統(tǒng)的云服務(wù)器系統(tǒng)+虛擬機(jī)系統(tǒng)。

3.3 系統(tǒng)主要功能

系統(tǒng)主要功能模塊共分8個模塊，分別為系統(tǒng)管理模塊、編碼管理模塊、錄入模塊、上傳模塊、組卷模塊、查詢模塊、下載模塊和二維碼模塊。

系統(tǒng)的查詢模塊，共設(shè)置了單位分部分項、案卷總目錄及結(jié)構(gòu)導(dǎo)航三大檢索模式，衍生出18種單獨(dú)和組合查檔方式，適應(yīng)了不同的用戶需求。

4 數(shù)字檔案的建設(shè)與實現(xiàn)

4.1 推行“兩納入、三同步”的檔案建設(shè)模式

檔案建設(shè)作為河都高速公路標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要組成部分，實行“兩納入、三同步”，將項目文件材料立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、納入招投標(biāo)制，與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項目文件材料收集、整理、立卷、歸檔的及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全；“三同步”工作必須納入工程季度、半年度、年度檢查考核范疇。

為進(jìn)一步落實檔案建設(shè)，工程指揮部制定了工程檔案建設(shè)的各類規(guī)章制度，組織專題培訓(xùn)，計量與資料掛鉤，設(shè)專職檔案員。這些舉措，確保了“兩納入三同步”的順利推行。

4.2 咨詢公司全天候服務(wù)

河都高速公路監(jiān)理、施工單位來自全國各地。為統(tǒng)一全線資料，各從業(yè)單位聯(lián)合推薦，從廣西區(qū)內(nèi)各咨詢公司中遴選信譽(yù)高、實力強(qiáng)、有著十多年從業(yè)履歷的咨詢公司承擔(dān)檔案建設(shè)的咨詢服務(wù)。

咨詢公司承擔(dān)了全線檔案專題培訓(xùn)，指導(dǎo)單位分部分項工程劃分，編寫表格填寫范本，咨詢每期計量質(zhì)保資料，編繪竣工圖，指導(dǎo)檔案信息化，迎接不同部門檔案檢查，乃至最后的檔案專項驗收。后期受各參建單位的委托，經(jīng)業(yè)主同意，承擔(dān)了全線檔案標(biāo)識編碼、掃描、導(dǎo)入、上傳等數(shù)字檔案建設(shè)任務(wù)。

4.3 數(shù)字檔案的實現(xiàn)

河都高速公路工程檔案與實體工程同步推進(jìn)。通車后不到一年，工程檔案具備初驗條件。2016年6月8日正式通過廣西壯族自治區(qū)檔案局組織的專項驗收，并獲得了專家組的很高評價。到目前為止，除結(jié)算、部分變更、遺留工程外，實體檔案基本數(shù)字化完畢，已經(jīng)上傳文件140萬份，接近5 000案卷。全部實現(xiàn)了遠(yuǎn)程、異地檢索查詢，取得了明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

5 使用效果

5.1 破解了資料滯后的痼疾

廣西乃至全國，公路工程交工驗收后通常2～4年才具備檔案專項驗收條件，甚至更長。傳統(tǒng)檔案建設(shè)模式，不僅耗費(fèi)大量的人力物力，而且普遍存在資料失真、遺失情況。河都高速公路項目強(qiáng)力推行“兩納入、三同步”的檔案建設(shè)，廣西首創(chuàng)公路數(shù)字檔案，公路交工時，基本完成質(zhì)保資料的收集、整理和歸檔，通車后一年時間通過檔案專項驗收。

河都高速公路檔案建設(shè)經(jīng)驗，為廣西交通投資集團(tuán)要求各建設(shè)項目通車后一年半必須通過檔案專項驗收提供了依據(jù)。

5.2 實現(xiàn)了異地、遠(yuǎn)程的檢索利用

河都高速公路項目隸屬于廣西河池高速公路運(yùn)營公司，總部設(shè)置在金城江。廣西桂山高速公路工程有限公司辦公場所設(shè)在都安，兩地相隔90多公里。河都高速公路檔案從2015年11月份開始陸續(xù)轉(zhuǎn)移到金城江檔案室。審計、變更最終批復(fù)、結(jié)算等后期工作全部通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)檢索。僅此一項，河都數(shù)字檔案為項目業(yè)主和參建單位帶來了極為便利的辦公條件，節(jié)省了大量往返差旅費(fèi)用。

5.3 節(jié)省了檔案庫房、辦公及營運(yùn)經(jīng)費(fèi)

河都高速公路項目推行數(shù)字檔案后，項目業(yè)主僅保留一套實體檔案。除土建3標(biāo)外，全線各參建單位全部委托項目業(yè)主保管實體檔案，共享授權(quán)范圍的數(shù)字檔案。河都高速公路檔案室共藏館紙質(zhì)載體檔案6 651案卷，會計檔案1 322冊。其中項目業(yè)主750卷；監(jiān)理2 072卷，承包人3 829卷。整個項目工程照片影集38集累計2 076幀。影集、錄像光盤741盤累計約7萬分鐘。實物檔案16件。與傳統(tǒng)檔案相比較，綜合各參建單位，共節(jié)省復(fù)印裝訂費(fèi)約15萬元人民幣，節(jié)省庫房面積600多平方米。相對營運(yùn)期間檔案的保管、維護(hù)成本和檔案的利用，數(shù)字檔案更顯優(yōu)勢。

6 結(jié)語

河都高速公路在廣西公路數(shù)字檔案建設(shè)中具有里程碑意義。檔案驗收總結(jié)會上，廣西壯族自治區(qū)檔案局認(rèn)為，河都高速檔案有三大特色：(1)檔案數(shù)字化創(chuàng)新實效，廣西首條首創(chuàng)；(2)河都影像資料龐大、完整、齊全，打破歷來項目影像資料不足、不全、缺失等常規(guī)通?。?3)資料整理人員專業(yè)知識強(qiáng)水平高，竣工圖表美觀，讓人賞心悅目。但是，以下問題是今后數(shù)字檔案需要研究解決的方向。

(1)唯一性標(biāo)識編碼具有局限性。河都高速公路采用的標(biāo)識編碼，不具備全國通用性。因此，今后要從國家層面創(chuàng)建一套公路數(shù)字檔案的唯一性標(biāo)識編碼。

(2)政策瓶頸。目前國家檔案局、交通運(yùn)輸部對公路數(shù)字檔案還沒有出臺相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及指導(dǎo)意見。推行數(shù)字檔案建設(shè)，遇到標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策、管理等諸多瓶頸。因此，今后應(yīng)從國家層面，頂層設(shè)置，制定公路數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)。只有建章立制，才能全面推行公路數(shù)字檔案。

(3)人才培養(yǎng)。數(shù)字檔案屬于一門邊緣學(xué)科，融合了檔案專業(yè)、公路專業(yè)、計算機(jī)專業(yè)等諸多學(xué)科。目前各項目普遍缺乏既熟悉公路工程建設(shè)又熟悉檔案管理專業(yè)、計算機(jī)的復(fù)合型人才，因此，培養(yǎng)相關(guān)復(fù)合型人才，已迫在眉睫。

[1]交通運(yùn)輸部.公路工程竣(交)工驗收辦法實施細(xì)則(交公路發(fā)[2010]65號)[Z].北京：交通運(yùn)輸部，2010.

[2]唐修益，等.公路數(shù)字化檔案唯一性標(biāo)識編碼詞典[R].南寧：廣西紅河高速公路有限責(zé)任公司，2014.

[3]JTG A03-2007，國家高速公路網(wǎng)命名和編號規(guī)則[S].

[4]羅 竟，唐修益，黃汝維，等.基于Multilevel CodingTree模型的公路數(shù)字化檔案標(biāo)識編碼的分析研究[J].檔案與建設(shè)，2015(8)：13-19，31.

[5]唐修益，羅 竟，黃 偉.公路數(shù)字化檔案唯一性標(biāo)識編碼研究[J].西部交通科技，2015(7)：90-93，107.

[6]任慧玲，等.中文期刊文獻(xiàn)數(shù)字對象唯一標(biāo)識符的研究[J].情報學(xué)報，2004，23(4)：437-443.

[7]國食藥監(jiān)辦〔2009〕315號，國家藥品編碼本位碼編制規(guī)則[S].

[8]GB/T 5795-2006，中國標(biāo)準(zhǔn)書號[S].

Practices and Thinking on Highway Digital Archives Construction

WU Xu-hao1，WEI Shi-ming1，LUO Jing2

(1.Guangxi Guishan Expressway Co.，Ltd.，Du’an，Guangxi，530700；2.Guangxi Vocational and Technical College of Communications，Nanning，Guangxi，530023)

Highway digital archives are an integral part of standardization construction.By analyzing the drawbacks of traditional archives construction，this article proposed the conception of highway digital archives construction for the first time，created the uniqueness identification code for the documents of Guangxi Hechi-Du’an Expressway project，developed the archives management system，and realized the goal of remote retrieval and archive utilization.Meanwhile，it discussed the problems in the use and popularization of digital archives.

Highway；Digital；Archives；Management；System

吳緒浩(1965—)，高級工程師，主要從事高速公路工程技術(shù)管理工作；

韋世明(1968—)，高級工程師，主要從事高速公路工程技術(shù)管理工作；

羅 竟(1964—)，教授，從事公路工程建設(shè)技術(shù)研究工作。

U

A

10.13282/j.cnki.wccst.2016.11.017

1673-4874(2016)11-0083-05

2016-10-24