史靈芝

（山東省菏澤市鄆城縣人民醫(yī)院，山東 鄆城 274700）

檔案信息化建設與檔案管理研究

史靈芝

（山東省菏澤市鄆城縣人民醫(yī)院，山東 鄆城 274700）

科學技術的進步，使檔案管理行業(yè)邁上了一個新臺階，檔案信息化的出現(xiàn)不僅提高了檔案工作的效率，同時也提高了檔案信息資源的利用率，本文通過對檔案信息化建設及其重要性進行簡要分析，探討檔案信息化建設與檔案管理的方法措施。

［關健詞］檔案信息化建設；檔案管理；

檔案信息化建設是社會信息化發(fā)展的必然趨勢，它不僅可以提升檔案部門的服務能力，同時又能提升檔案工作的管理能力，當前，為順應時代發(fā)展趨勢，對檔案信息化建設與管理的研究已成為檔案工作人員的一向重要任務。

1　檔案信息化建設的概況

檔案信息化建設指的是根據(jù)國家檔案行政管理部門的規(guī)劃組織，以現(xiàn)代信息化的技術，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行相應的改革與完善，促使檔案信息資源的收集、管理、利用及服務能力得到全面提升的過程，另外，從整體上分析，檔案信息化建設還具備一定的特征。

1.1檔案信息化建設具有改革性

檔案信息化建設通過將信息化的技術方法科學運用到檔案工作當中，使檔案管理職能、工作機構及人員分工等都發(fā)生了很大變化，實現(xiàn)了檔案管理模式創(chuàng)新，而與此同時，檔案信息化建設針對傳統(tǒng)檔案管理的不足進行了彌補，使檔案管理在各個環(huán)節(jié)都形成了自己獨有的思想與方法，從而使檔案管理工作發(fā)生了很大轉變，為檔案工作的改革發(fā)展奠定了有力基礎。

1.2檔案信息化建設具有時效性

檔案信息化建設是一個長期的建設工程，它需要用先進的科學技術來支撐，以堅韌不拔、開拓創(chuàng)新的精神使檔案信息化建設朝著良好的方向發(fā)展，而在檔案信息化建設的過程中，要及時對檔案部門的軟硬件設施進行更新?lián)Q代，并且將系統(tǒng)升級到最新狀態(tài)，在保持其穩(wěn)定性的同時還要對其定期進行維護，使檔案信息化建設具有長期性 。

2　檔案信息化建設的重要作用

通過檔案信息化建設可以提高檔案工作的水平，同時，針對檔案管理過程中出現(xiàn)的新問題、新情況能重新進行思考并制定出新的解決辦法，從而實現(xiàn)檔案信息的社會化服務，其作用具體可表現(xiàn)為以下幾個方面。

2.1改善檔案管理工作

檔案工作只有實現(xiàn)信息化，才能走向開放，實現(xiàn)檔案真正的價值，檔案部門通過信息化的建設使檔案工作從管理利用慢慢向資源采集、管理及服務的方向轉變，使檔案信息資源得到科學有效的配置與管理，為社會提供優(yōu)質高效的服務。

2.2拓展檔案服務

檔案管理工作實質上就是信息資源管理，而信息資源的真正價值在于其如何收集利用，其利用效果更是直接關系到信息資源的時效性及利用范圍，因此，檔案信息化建設對于現(xiàn)代的檔案工作來說十分重要，其服務領域更寬。

2.3增加信息儲量

科學技術的發(fā)展帶動了信息技術行業(yè)的發(fā)展，而這其中的信息儲存技術更是得到了廣泛應用，使得檔案信息資源的儲存更加方便，同時儲存量更加大，儲存密度相比以前的紙質儲存要高，而且其儲存的安全系數(shù)也得到了成倍的提高，從紙質儲存的信息單一化到現(xiàn)在儲存形式多樣化，不僅有文字、表格，還包含圖片、影像、聲音、動畫等。

3　檔案信息化建設與檔案管理的對策

3.1構建完善的檔案工作體系

檔案信息化建設過程中需要有相應的工作體系予以支撐，因此，必須構建起完善的檔案信息化工作體系，其構建方法主要有以下幾個方面：首先要明確檔案工作的管理機制，并完善檔案工作的運行機制，主要可以針對各部門的聯(lián)動情況建立相應的聯(lián)動電子管理體系，實現(xiàn)全程管理與監(jiān)控，其次要提升檔案信息化工作在檔案常規(guī)工作中的比重，使其與電子化的建設同步進行，再次，要針對檔案信息化進行相應的法律完善，使檔案工作得到規(guī)范標準的約束，具體可以制定檔案信息化建設的專項工作任務并進行分配，明確任務目標及期限。

3.2推進檔案建設的工作進程

檔案信息化建設的核心工作內容便是信息資源建設，因此，要將工作重點放在推進檔案信息資源數(shù)字化建設與信息資源共享上，首先對于推進檔案信息的數(shù)字化建設要制訂出科學合理的建設計劃，同時還要強化監(jiān)督檢查，在用戶使用需求得到滿足的情況下建立相應的數(shù)字化檔案目錄，并加大人力、資金等方面的投入，使各部門的工作得到協(xié)同發(fā)展，其次在推進檔案信息的資源共享方面，要根據(jù)國家出臺的相關標準建立統(tǒng)一的信息管理體系，并使其與辦公系統(tǒng)有效融合起來，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上管理操作。

4　結 語

檔案信息化建設是檔案工作的發(fā)展趨勢，是其發(fā)展改革的必然選擇，在如今新的社會環(huán)境下，檔案管理部門應重視起檔案信息化建設，積極推進其建設發(fā)展進程，使促檔案工作的信息資源得到開發(fā)利用，提高檔案工作的服務水平。本文簡要分析檔案信息化建設及其重要性，探討檔案信息化建設與檔案管理的方法，以期對我國的檔案管理提供相應幫助。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.138

G271

A

1673-0194（2016）14-0187-01

2016-06-08