劉 惠

(武漢產(chǎn)品質量監(jiān)督檢驗所，湖北 武漢 430015)

0 引言

現(xiàn)代電子信息技術的發(fā)展，對社會的各方面產(chǎn)生了質的飛躍。信息技術迅速在各行各業(yè)應用起來，檔案管理也不例外，檔案信息化建設已在全國各地開展著。然而在檔案信息化建設中出現(xiàn)了一系列問題，值得我們引以為戒。本文主要針對事業(yè)單位檔案中存在的問題進行分析，并提出建設性意見，以利于檔案信息化更好地建設。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設的必要性

隨著現(xiàn)代科學技術的迅猛發(fā)展，以計算機和網(wǎng)絡技術為代表的信息技術已經(jīng)廣泛應用在各個行業(yè)。傳統(tǒng)檔案的歸檔整理方式、保存方法、檢索、查詢等手段等已無法滿足當今社會發(fā)展的需要，逐步被計算機和網(wǎng)絡技術為代表的信息技術所取代?，F(xiàn)代一些電子政務、電子商務、OA辦公自動化系統(tǒng)，電子文件在線傳輸、批閱等等，使檔案管理發(fā)展的環(huán)境和形勢發(fā)生了很大變化。因而，加強檔案信息化建設已成為各個檔案部門責無旁貸的歷史責任和必然選擇。事業(yè)單位接受黨委和政府的領導，設置黨組或者黨委會，屬于國家機關編制一類等獨特的屬性，另外隨著事業(yè)單位的逐步轉企改制，事業(yè)單位檔案管理日趨復雜，動態(tài)管理成為必要。再加上事業(yè)單位的檔案則有著記錄機構發(fā)展歷史、組織變化、人事任免以及重大歷史活動等職能。它能為單位的發(fā)展與改革提供歷史依據(jù)，為人員的聘用提供參考。為適應新時代新形勢下事業(yè)單位的發(fā)展，實施檔案信息化管理，促使事業(yè)單位檔案工作取得突破性進展尤為重要。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設存在的問題

2.1 事業(yè)單位檔案工作日益邊緣化

當前,事業(yè)單位的很多領導把業(yè)務的發(fā)展當作單位的中心工作,認為檔案管理工作無關緊要。但實際上,事業(yè)單位的檔案則有著記錄機構發(fā)展變化、人事任免、以及重大歷史活動等職能。它能為單位的發(fā)展與改革提供歷史依據(jù)，為人員的聘用提供參考。由此可見事業(yè)單位檔案管理工作的重要性,事業(yè)單位的領導必須對檔案的管理足夠重視,才能為單位的發(fā)展爭取到最大的利益。

2.2 事業(yè)單位檔案管理者素質薄弱

近些年，隨著事業(yè)單位轉企改制的啟動，很多事業(yè)單位對組織結構進行調整，對管理層次進行削減，,對管理人員進行裁剪，精簡管理結構，以降低管理成本,提高事業(yè)單位轉企后的市場應變能力。這集中表現(xiàn)為，許多事業(yè)單位的檔案機構與人員成為裁減的對象，導致他們檔案管理的積極下降。另外檔案管理員在事業(yè)單位大多數(shù)年齡偏大，所受的文化教育水平不高，大多數(shù)是中專畢業(yè)，管理檔案的專業(yè)人員在事業(yè)單位中是比較匾乏的,大多數(shù)檔案的管理人員只是兼職，沒有參加過專業(yè)的檔案管理知識的培訓。從而導致許多事業(yè)單位檔案管理員素質普遍偏低，大多數(shù)檔案管理者只是停留在對檔案進行分類整理、歸檔或者把紙質檔案錄入電腦等簡單的檔案管理流程，這些難以滿足檔案管理信息化的要求。

2.3 事業(yè)單位檔案信息管理方式實效不高

一些事業(yè)單位負責檔案管理部門面對信息化浪潮，精密鑼鼓開始積極行動起來。他們引進大量先進的設備，運用先進的儀器設備一方面，脫機或聯(lián)機接收電子文件進館保存，另一方面，對實體檔案進行數(shù)字化處理。然后，在檔案管理系統(tǒng)軟件的幫助下，它提供了網(wǎng)絡的信息檢索或瀏覽。但許多機構檔案機構只是盲目引進設備檔案管理，對檔案信息化建設，缺乏先進的思想指導，對檔案信息化建設的根本目的缺乏深刻認識，重視檔案管理系統(tǒng)建設的開發(fā)利用，忽視檔案信息資源。因此，檔案信息化建設的實際效果不高。

2.4 事業(yè)單位檔案信息化建設安全的防護制度不健全

在事業(yè)單位日常工作中，難免會涉及到一些國家機密文件，在此類文件的歸檔過程，進行信息化處理時，要注重文件資料的安全，確保涉密資料的安全。但是有的事業(yè)單位沒有從管理制度上建立相應的安全防范機制，在整個運行過程中，缺乏行之有效的安全檢查和應對保護制度。雖然有些單位出臺了一些檔案安全保密制度，但遠不能滿足檔案信息化網(wǎng)絡安全管理的發(fā)展需求。

2.5 事業(yè)單位檔案信息化建設技術水平落后

檔案管理要實現(xiàn)信息化，必須要達到相應硬件水平作為支撐，特別是信息化管理技術、設備的依賴性較強。檔案管理信息化首先要求保證檔案信息的安全，檔案管理網(wǎng)絡環(huán)境安全的前提條件下，杜絕駭客、病毒危害檔案管理信息化工作的實施，確保檔案信息化建設。然而，大多數(shù)事業(yè)單位檔案的管理技術、設備比較陳舊老化，僅僅只是擁有幾臺電腦，把資料錄入電腦再進行掃描等等，雖部分設備雖能做到網(wǎng)絡連接一體化，但是難以升級，無法防止網(wǎng)絡病毒對檔案信息化管理來帶的潛在危害。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設對策分析

3.1 加強事業(yè)單位檔案管理復合型人才的培養(yǎng)

為適應信息化檔案管理工作的要求，檔案工作人員職責不單單只是檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、排列和檢索編制等工作，還需要具備應用電子計算機編目檢索、存貯及調用檔案，以及檔案信息安全的維護等職責。檔案工作人員不僅要掌握檔案學的專業(yè)知識，還要熟練掌握計算機技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代技術知識，還要具備較強的信息獲取、交流、傳播、鑒定、評估、加工、提煉能力。檔案管理人員的素質應當實現(xiàn)"一專多能"的基本素質結構,朝著復合型人才的方向發(fā)展。使檔案人員由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設的行家里手。事業(yè)單位應建立以檔案管理型人才為基礎，復合性人才為重點的高科技人才為骨干的檔案干部隊伍體系，加大對檔案管理人員的培訓力度，學習先進的檔案管理理念，檔案管理業(yè)務知識，滿足檔案信息化建設的需要。

3.2 搭建事業(yè)單位檔案信息資源管理平臺

檔案信息的建設離不開信息技術，檔案信息資源是檔案信息工作的源泉。利用信息技術手段，建立檔案信息資源管理平臺，做好檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的操作優(yōu)化、優(yōu)化編目和檢索查詢等方面的應用功能，保證檔案信息管理系統(tǒng)資源的安全，保證檔案資源豐富、系統(tǒng)化，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享。建設現(xiàn)有的文件、檔案信息發(fā)布平臺和查詢使用系統(tǒng)，方便快捷的向公眾提供檔案服務，最大限度地發(fā)揮檔案的社會服務功能。通過對檔案信息的處理、提煉、檔案信息資源的深度開發(fā)和挖掘，依托網(wǎng)絡編輯技術，實現(xiàn)了檔案編輯成果的有機結合，實現(xiàn)了文本、聲音、圖像、圖片等多種形式的有機結合，真正實現(xiàn)了檔案信息開發(fā)的目標。

3.3 建立事業(yè)單位檔案信息安全管理的長效機制

事業(yè)單位應建立檔案信息安全管理的長效機制，樹立“只有安全發(fā)展才能科學發(fā)展”的理念，嚴格落實檔案“八防”制度，確保檔案安全管理警鐘長鳴、責任到位、無縫銜接。檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡或數(shù)據(jù)庫一旦出現(xiàn)問題，應迅速啟動應急方案，使檔案信息系統(tǒng)恢復正常。做好檔案安全技術體系的建立，特別是在進口、傳輸、使用的過程中做好安全把控，采取安全保護措施，有效保護檔案的安全，確保萬無一失。

3.4 做好事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的有效接軌

隨著現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展，做好檔案管理系統(tǒng)和事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的有效接軌尤為重要。這樣可以適時接收在辦公自動化過程中形成的電子文件信息，并將這些數(shù)據(jù)直接轉化成為數(shù)字檔案，從而大大提高了檔案管理效率。通過加大檔案信息基礎設施的投入力度，通過對網(wǎng)絡、計算機、掃描儀、打印機、圖像識別、處理軟件等設備，從而雙紙質文件和電子文件歸檔，逐步實現(xiàn)文件的集成，電子文件和紙質文件的同步網(wǎng)絡管理，然后通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)的各部門檔案的收集、整理、存儲、統(tǒng)計、檢索和利用的各個方面實現(xiàn)計算機控制和對不同來源和不同格式的數(shù)字檔案進行標準化處理等等，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的有效接軌。

4 總結

事業(yè)單位檔案信息化是一項長期性、艱巨性、復雜性的系統(tǒng)工程。要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設，除了要引起領導重視，加大硬軟件設施投入外，還需要加大檔案復合型人才的引進與培養(yǎng)，以及建立檔案信息安全管理的長效機制之外，還要保持事業(yè)單位檔案信息化與社會信息化建設和電子政務建設三方面的一致性。事業(yè)單位檔案信息化建設是一個漫長的過程，并不是一蹴而就的。檔案信息化建設需遵循自身發(fā)展規(guī)律，從實際出發(fā)，分步實施，積極穩(wěn)妥地推進進程。

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