趙　珺/中國(guó)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司天津市分公司

簡(jiǎn)論檔案發(fā)展

趙珺/中國(guó)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司天津市分公司

檔案是一個(gè)針對(duì)某項(xiàng)具體事務(wù)，依據(jù)事務(wù)的發(fā)展規(guī)律，按照客觀事實(shí)具體的記錄下來(lái)，并保存下來(lái)，做為日后查詢(xún)提供依據(jù)。

檔案發(fā)展；時(shí)代變化；檔案館；歷史性變革

在過(guò)去的年代里，人們提到檔案，腦中就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)屋了里放著許多的一冊(cè)冊(cè)的紙，查詢(xún)什么資料時(shí)就要抱著厚厚的目錄，查詢(xún)很久，找到的可能性不是肯定的。我們那個(gè)時(shí)代的檔案管理是最傳統(tǒng)的檔案管理。當(dāng)然，傳統(tǒng)管理是有優(yōu)勢(shì)的，因?yàn)檫@種方法是經(jīng)過(guò)幾代人摸索，不斷更新，不斷改進(jìn)，從而形成的具體實(shí)踐操作意義的方法。但是他也有缺點(diǎn)，人工、物力，財(cái)力、時(shí)間、空間占用都太大，需要雇傭很多的檔案管理人員，需要很大的房屋來(lái)作為檔案室及庫(kù)房存放檔案，需要花費(fèi)很多的費(fèi)用來(lái)建議符合檔案存放條件的庫(kù)房。而如今，我們將檔案館數(shù)字化，這樣我們不需要存放大量的實(shí)物檔案，因?yàn)槲覀兊臋n案已經(jīng)大部分電子化，而且不需要大量的人力來(lái)進(jìn)行管理和處理日常的檔案工作，我們的庫(kù)房也完全電子，建立了電子庫(kù)房及庫(kù)架，所以隨著科技的發(fā)展，社會(huì)的發(fā)展，我們的檔案事業(yè)也再不斷的前行，我們完成從傳統(tǒng)檔案管理到如今的電子檔案的變革，這種變革是創(chuàng)新性的變革，是歷史性的變革，那么我們從以下幾個(gè)方面來(lái)具體看看我們的檔案從傳統(tǒng)到電子化的變化過(guò)程及對(duì)比。

一、從存放檔案的庫(kù)房方面我們可以分析下從傳統(tǒng)到當(dāng)今時(shí)代變化

傳統(tǒng)時(shí)期，我們的庫(kù)房可能只是一間小屋子，或是一個(gè)大倉(cāng)庫(kù)，并沒(méi)有什么檔案庫(kù)房建立的要求及標(biāo)準(zhǔn)，更沒(méi)有防火防盜的意識(shí)，所以只是在一個(gè)大房間中，放入一列列的架子，然后將檔案按幾種用途或指定的分類(lèi)方法，全部放入庫(kù)架上，在紙質(zhì)的賬薄上記錄具體的架號(hào)。而如今的檔案庫(kù)房是獨(dú)對(duì)現(xiàn)代化與高科技相結(jié)合的庫(kù)房，庫(kù)房建立時(shí)也會(huì)有許多必須滿(mǎn)足的條件，比如庫(kù)房的承重能力，以保證庫(kù)房的物理安全；庫(kù)房必須安裝防盜門(mén)進(jìn)行防盜；配置并安裝了專(zhuān)業(yè)的消防自動(dòng)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)及探頭，而且也配置了專(zhuān)業(yè)的氣化滅火器；庫(kù)房所使用的空調(diào)也要求必須是電制空調(diào)或?qū)I(yè)檔案庫(kù)房使用空調(diào)，水制空調(diào)明令禁止是堅(jiān)決不可使用，以防止其漏水造成檔案水患；所以從承重、防火、防盜、防水等多方面制定了嚴(yán)格的要求。不僅如此，檔案庫(kù)房還嚴(yán)格要求需要保證溫度、濕度、防止霉化，防螨、防蟲(chóng)，防止灰塵度過(guò)大，需要安裝專(zhuān)業(yè)的加濕器、除濕器、除塵器、自動(dòng)檢測(cè)器及記錄儀，以實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房的各項(xiàng)標(biāo)指要求是否完成合格，以保證檔案在一個(gè)最適合的環(huán)境中保存，以減少對(duì)檔案的傷害，從而延長(zhǎng)了檔案的保存壽命。當(dāng)時(shí)代已經(jīng)發(fā)展到了數(shù)字檔案時(shí)代，我們的檔案已經(jīng)電子化，庫(kù)架及庫(kù)房均已經(jīng)電子化，也就是說(shuō)我們已經(jīng)具有電子庫(kù)架和電子庫(kù)房，所以不需要再配置實(shí)物存放庫(kù)房，或配置存儲(chǔ)空間可以縮小很多，只用于存放必須以實(shí)物形式存放的檔案。

二、從人力、物力、財(cái)力方面對(duì)比下檔案管理傳統(tǒng)時(shí)代與當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代檔案管理的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案管理時(shí)期，需要配置許多的檔案管理人員從事檔案的日常整理、管理、查詢(xún)等工作，而且檔案管理人員工作強(qiáng)度無(wú)論從體力還是腦力方面都十分巨大。從物力、財(cái)力方面，傳統(tǒng)時(shí)期因?yàn)樾枰砗脱b訂檔案資料，所以需要大量用于整理、裝訂、和保存檔案的工具和裝具，為了日常工作方便，需要儲(chǔ)備大量的裝訂釘、裝訂機(jī)、檔案袋、檔案盒等，這些大量存儲(chǔ)的物品不僅需要花費(fèi)大量的費(fèi)用，而且也浪費(fèi)庫(kù)房的地方用來(lái)存放這些檔案袋及檔案盒。而當(dāng)我們將檔案館數(shù)字化后人力方面可能節(jié)省很多，檔案從收集到最后上架的各個(gè)環(huán)節(jié)都是通過(guò)電子完成，所以檔案管理人員不需要再承擔(dān)大量的體力勞動(dòng)，而且從人數(shù)上也可以減少很多。因?yàn)闇p少了實(shí)物庫(kù)房、檔案袋和檔案盒，所以從物力和財(cái)務(wù)上節(jié)省出了很多成本。

三、我們從檔案的工作環(huán)節(jié)上對(duì)比傳統(tǒng)時(shí)期與現(xiàn)代數(shù)字檔案館時(shí)代的區(qū)別

傳統(tǒng)時(shí)期我們檔案的工作，收集是一個(gè)最難落實(shí)的環(huán)節(jié)，需要檔案人員花費(fèi)許多時(shí)間和精力，從各個(gè)部門(mén)和單位收集檔案，因?yàn)闆](méi)有各部門(mén)的總體合同記錄所以無(wú)法保證合同收集是否完整，同樣合同內(nèi)容及附件也無(wú)法核對(duì)是否已經(jīng)收集完整。在收集工作完成后，需要手動(dòng)將每份合同編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，打裝訂洞，將每份合同都要放入檔案袋及檔案盒內(nèi)，且需要打印盒內(nèi)目錄及備考表，檔案袋及盒上需要分別給相應(yīng)項(xiàng)目蓋章，并將已經(jīng)打印好的盒內(nèi)目錄入備考表分分別裝入每個(gè)盒內(nèi)，這些工作少說(shuō)也需要至少半年的時(shí)間。而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館后，這些工作最多一周多的時(shí)間就可以完成，而且不需要許多的人力，數(shù)字檔案館平臺(tái)中會(huì)按年有所有合同明細(xì)的統(tǒng)計(jì)，及每份合同及附件的具體內(nèi)容，保證我們收集檔案的完整性，同樣也保證了收集到的合同內(nèi)容的完整性，檔安的順序號(hào)也不需要再人為排列，減少了人為的錯(cuò)誤機(jī)率性，通過(guò)一個(gè)生成檔號(hào)鈕就可以全部生成完畢，如果同樣也在保存紙質(zhì)檔案的部門(mén)可以將檔案號(hào)打印在或粘貼在檔案上，進(jìn)入裝盒環(huán)節(jié)，電子操作就更加簡(jiǎn)便，不再需要將已經(jīng)裝袋的檔案，逐份排好順序后裝入每個(gè)檔案盒內(nèi)，而是在電子系統(tǒng)中將收集齊全完整的檔案，逐份裝入相應(yīng)盒內(nèi)即可，然后建立電子庫(kù)結(jié)構(gòu)及電子庫(kù)架，將已經(jīng)裝的盒的檔案按盒的順序進(jìn)行上架進(jìn)庫(kù)操作，如果同樣也存有實(shí)物檔案，則可以將實(shí)物檔案按電子系統(tǒng)中檔案的記錄裝入相應(yīng)盒中，將盒按數(shù)字檔案館中的電子記錄移至實(shí)物機(jī)房上架到相應(yīng)的庫(kù)位架上即可。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案隨著科技與社會(huì)的發(fā)展，人員素質(zhì)的提高，計(jì)算機(jī)的普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展、掃描的技術(shù)、數(shù)字錄音技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影的技術(shù) 、數(shù)據(jù)庫(kù)支持技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展、多媒體技術(shù)等的發(fā)展，將我們傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成以多種形成為載體的電子形式的電子檔案，以數(shù)字電子的形式存儲(chǔ)，使用計(jì)算機(jī)來(lái)處理與管理 ，使用網(wǎng)絡(luò)及服務(wù)器等做為數(shù)字檔案館提供服務(wù)的渠道以及電子檔案的存儲(chǔ)方法，建立起了一個(gè)高效、節(jié)能、省力、自動(dòng)化的檔案庫(kù)，查詢(xún)也無(wú)需再受到人員、時(shí)間、地域等因素的限制，比如查詢(xún)者不再單位，或不再本地，傳統(tǒng)時(shí)期那樣就無(wú)法查詢(xún)到所需要的數(shù)據(jù)及檔案，大大影響處理事務(wù)的進(jìn)度，也許就是因?yàn)闆](méi)有及時(shí)得到所需要的數(shù)據(jù)及資料而造成事務(wù)的最終失敗，或因?yàn)闄n案人員不再或不在上班時(shí)間內(nèi)，無(wú)法查詢(xún)到檔案，這些限制在檔案館數(shù)字化后可以通過(guò)檔案人員電子審批或授權(quán)的方式解決，大大提高了工作速度效率。未來(lái)，我們的社會(huì)將是一個(gè)高速的信息數(shù)字化時(shí)代，我們的檔案工作也會(huì)隨之發(fā)展，數(shù)字檔案館將最終完全代替實(shí)物檔案館，完成檔案工作及檔案館的歷史性變革。