蔡斯斯/泉州市洛江區(qū)會計核算中心

淺談當前會計檔案管理中存在的問題及對策

蔡斯斯/泉州市洛江區(qū)會計核算中心

會計檔案是指各個單位或其他經(jīng)濟組織的會計部門或會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計賬簿、會計憑證、會計報表等會計核算材料，以及實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的會計賬簿、記賬憑證、會計報表等。通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的詳細情況及來龍去脈；可以檢查一個單位是否遵守財經(jīng)紀律，在會計工作中有無弄虛作假、違法亂紀等行為；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。

會計檔案；檔案管理；問題與對策

一、關(guān)于會計檔案

會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各部門的重要檔案之一。會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。

二、當前會計檔案管理中存在的問題

會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。尤其是會計電算化的實行，產(chǎn)生了許多機讀數(shù)據(jù)與文件，賦予了會計檔案管理許多新特點，同時也凸顯出會計檔案管理中存在的問題。當前會計檔案管理工作中存在一些問題，不利于會計檔案的管理。這些問題主要表現(xiàn)為如下幾個方面：

（一）對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)?，F(xiàn)實中，會計檔案不受重視，整理不規(guī)范，保管不安全的現(xiàn)象時有發(fā)生。許多單位只重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學管理。

（二）會計檔案歸檔制度不完善

設(shè)置財會檔案管理機構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實際工作中財務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機構(gòu)，檔案工作由會計人員兼職。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

目前會計檔案管理制度的管理對象主要是以會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料，實施會計電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、備份文件等新的會計檔案信息載體，沒有及時制定相應(yīng)的管理辦法。導致許多應(yīng)該歸檔的會計數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終造成了會計檔案歸檔不完整。會計檔案保管、移交制度沒有落實，責任不清。檔案被隨意擺放、翻動，造成檔案丟失和泄密。大部分單位的會計資料，一般是誰負責的工作，會計檔案資料就由誰裝訂成冊，然后放在資料柜中。如果出差或調(diào)走，資料的使用就會遭到限制，離開崗位的人員對會計檔案資料不說明、不移交，一走了之；接任的會計人員，不過問前任會計資料，責任不清。

（三）會計檔案管理現(xiàn)代化程度不高

隨著計算機軟硬件技術(shù)的成熟，檔案管理已逐步向電子化、數(shù)字化的方向發(fā)展，大大提高了檔案的科學管理水平和工作效率。但一些單位因為重視不夠，投入不足，庫房擁擠，現(xiàn)代化管理手段落后。有的甚至還無法做到計算機檢索，仍停留在手工檢索階段，嚴重制約了電算化會計檔案工作的進一步發(fā)展，影響整個會計檔案管理工作大局。相關(guān)表格、目錄填寫不完整，整理工作不到位。財會活動一經(jīng)發(fā)生即生成檔案，按照《會計法》，生成的檔案應(yīng)被及時整理立卷，裝訂成冊。用電腦打印的活頁賬簿及報表應(yīng)按規(guī)定填寫賬簿啟用表、科目目錄等。但實踐中經(jīng)常出現(xiàn)各月報表分散存放，會計檔案移交時不移交手續(xù)等問題，往往將憑證、賬簿等存入檔案室了事。鑒定銷毀工作不到位。對保管到期的檔案不按規(guī)定進行及時鑒定，有的領(lǐng)導因怕承擔責任而對過期無保存價值的會計檔案不進行銷毀處理，造成存放的會計檔案越積越多。

三、改善會計檔案管理工作的對策

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和計算機技術(shù)的普遍應(yīng)用，會計檔案管理也進入一個全新的時期。新的時期給會計檔案業(yè)務(wù)和管理帶來了新的技術(shù)、方法與概念的沖擊。特別是實行會計電算化以后，會計檔案的內(nèi)容和載體等都發(fā)生了很大的變化，給會計檔案實體管理和信息開發(fā)帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。面對新的形勢，結(jié)合當前會計檔案管理工作中存在的問題，不妨采取如下對策改善會計檔案管理工作：

（一）提高對會計檔案管理工作重要性的認識

真實、完整的會計檔案是反映、監(jiān)督、參與本部門經(jīng)營管理決策的重要信息資源，對于本部門本單位的經(jīng)營管理具有重要的支持保證和促進作用?？梢詡鬟f管理規(guī)劃、控制和決策過程中所發(fā)生的經(jīng)濟活動信息，從而維護活動雙方的正當權(quán)益，也是有利于經(jīng)濟糾紛公正合理解決的有效法律證據(jù)。會計檔案的信息化也可以減少錯誤，及時反映會計檔案的質(zhì)量，提高會計檔案的現(xiàn)代化管理水平。正因如此，我們應(yīng)當提高認識，會計檔案作為重要的信息資源同部門的生存發(fā)展密切相關(guān)，關(guān)系到活動雙方的切身利益和合法權(quán)益，已經(jīng)提升到維護部門形象，構(gòu)建和諧的社會關(guān)系和維護安定團結(jié)政治局面的重要地位。因此，現(xiàn)代社會各行各業(yè)必須高度重視會計檔案工作，抓好各項基礎(chǔ)管理，深化信息服務(wù)的內(nèi)容和層次，順應(yīng)時代的要求，充分發(fā)揮會計檔案的作用。

（二）建立健全財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度

建立健全法規(guī)和制度是管理好電算化會計檔案的保障。要使財務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務(wù)檔案工作人員職責》、《財務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財務(wù)檔案保密制度》、《財務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務(wù)檔案管理工作有章可循。

（三）建立電算化檔案定期備份制度

電算化會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必需對這些會計電算化檔案進行定期檢查復制，以防止會計信息損壞丟失。建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容按照秘密等級劃分不同的使用權(quán)限。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能性。對電算化會計檔案的使用更改設(shè)置系統(tǒng)記錄功能。因為電子檔案存在可修改性并且難以發(fā)現(xiàn)痕跡。所以應(yīng)在系統(tǒng)里進行設(shè)置，什么人在何時，以何種身份調(diào)用了哪些功能、進行了哪些操作，均應(yīng)一一記錄在案，定期備份、妥善保存。這構(gòu)成了一種安全性保障，也提供了在發(fā)生事故后追查原因的依據(jù)。

［1］鄭晶.會計檔案管理工作中存在的問題及對策分析［J］.才智.2011.25期.

［2］王貴平.會計檔案管理工作中的問題及對策分析［J］.辦公室業(yè)務(wù).2013.19期.

［3］李萍.會計檔案管理工作中存在問題與對策分析［J］.廣東科技.2013.06期.