張　蓉/中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司天津市分公司

論新時(shí)代如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的途徑

張蓉/中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司天津市分公司

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，改革開放給社會(huì)發(fā)展提供了機(jī)遇與商機(jī)，隨著改革的不斷的深入，企業(yè)發(fā)展的速度越來越快，同樣也進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期，檔案工作做為企業(yè)管理最重要的一項(xiàng)的輔助工作，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的經(jīng)營決策的確定，企業(yè)精神文化的內(nèi)容、企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的信息及企業(yè)技術(shù)技能信息等。所以，努力的發(fā)展檔案工作，規(guī)范檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)解決檔案工作中遇到的相關(guān)問題，捋順檔案工作的流程等這些問題顯得更為重要和緊迫。

企業(yè)檔案；檔案管理；變革檔案；綜合素質(zhì)

當(dāng)時(shí)加強(qiáng)檔案工作中重中之重是建立數(shù)字檔案館工作，檔案工作的理念再不斷更新變化，所以我們要打破以往歷史性的檔案工作方法及理論，開創(chuàng)更適合現(xiàn)代社會(huì)的新的檔案管理理論及方法，這樣才不會(huì)被企業(yè)及社會(huì)淘汰，才可以為社會(huì)及企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。我們要通過檔案來記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，以最客觀的，最全面的，最真實(shí)的，最有效的反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況以及歷史至今的變化。檔案管理的狀態(tài)及成果關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展和前途，關(guān)系到為企業(yè)分析出或提供出是否有利于企業(yè)發(fā)展的資源，為領(lǐng)導(dǎo)者提供正確決策的依據(jù)，而不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)闄n案資料不全出現(xiàn)分析偏差造成了決策的失誤，對(duì)于給企業(yè)提供生產(chǎn)經(jīng)營的戰(zhàn)略決策，提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率，具有十分重要的影響及作用。有一個(gè)企業(yè)中，檔案的管理工作關(guān)系到企業(yè)的命脈，是提升企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及工作的效率的保證，且檔案中記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史的真實(shí)情況，也是考查一個(gè)企業(yè)的可持續(xù)的發(fā)展性及管理水平高低的標(biāo)尺。所以建立起科學(xué)的檔案管理體系，建立起現(xiàn)代化的數(shù)字檔案館是大趨所在，是社會(huì)發(fā)展及企業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。我們需要立足在我們現(xiàn)在檔案工作的現(xiàn)實(shí)情況中，不斷的去學(xué)習(xí)和吸收有利的養(yǎng)份，將傳統(tǒng)檔案工作中不足之處進(jìn)行修復(fù)，借鑒優(yōu)秀的檔案工作方法及向優(yōu)秀的檔案工作組織及機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)，需要不斷的去適應(yīng)檔案工作的新動(dòng)態(tài)新形式，對(duì)于檔案管理人員需要提高專業(yè)素質(zhì)及綜合辦公自動(dòng)化設(shè)備及管理的水平，且需要提高檔案工作人員及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及其它企業(yè)人員的責(zé)任感，認(rèn)知度，使命感，積極的工作熱情等。只有這樣才可以讓檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，才可以使企業(yè)的檔案工作更加強(qiáng)大，成為企業(yè)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)后盾。

我們從以下幾個(gè)方面來討論下應(yīng)該從哪些方面來加強(qiáng)企業(yè)檔案的工作及管理

一、加強(qiáng)人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作的認(rèn)知

傳統(tǒng)檔案工作并不被人們所完全認(rèn)知，所以人們無法了解他的價(jià)值及作用。檔案是記錄社會(huì)及企業(yè)從開始形成，發(fā)生的變化，發(fā)生的事件，隨著時(shí)間的發(fā)展，而客觀真實(shí)的記錄整個(gè)過程的一個(gè)真實(shí)的記錄，所以檔案工作是至觀重要的，如果沒有檔案的記錄，我們不會(huì)了解我們的祖先，我們的歷史，我們的國家，及國家的變化。所以我們應(yīng)該通過加大宣傳來使大眾了解檔案的重要性，才可做到讓人們?nèi)ヅ浜贤瓿蓹n案工作的完成?，F(xiàn)在社會(huì)上宣傳的渠道多種多樣，多媒體快速發(fā)展，所以我們要利于這些新興的渠道，無論是通過報(bào)紙、電視、廣告、發(fā)放資料、授課，科普講座、微信、短信等任何可以宣傳的通道，大力的宣傳檔案工作的內(nèi)容及重要性。只要這樣普及了大家的檔案認(rèn)知，才可以提高大家的檔案意識(shí)，才可以推動(dòng)檔案的發(fā)展。

二、變革檔案工作的方法及理論

傳統(tǒng)的檔案工作方法是通過人力及大量的體力，主要精力是放在了整理的環(huán)節(jié)，而調(diào)用開發(fā)出更深一層的資源根本沒有時(shí)間去考慮，且也沒有條件去實(shí)現(xiàn)，所以我們不能再抓著認(rèn)為最安全的原始檔案的工作方法及理論進(jìn)行工作，我們要推陳出新，不斷開創(chuàng)，在新時(shí)代的環(huán)境下，我們要順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，將實(shí)物檔案通過信息化及電子化的手段，使用電子檔案來逐步代替實(shí)物檔案，只有電子檔案的開始，才可以節(jié)省工作時(shí)間，提高效率，通過科學(xué)的分析，提取出更加有利于企業(yè)發(fā)展的信息及資源，為企業(yè)更好的服務(wù)。

三、提高檔案人員的綜合素質(zhì)水平

檔案人員不能在停留在原來只整理一些實(shí)物檔案，對(duì)企業(yè)運(yùn)作及流程完全不知，而且與外界聯(lián)系不多，完全沉浸在一個(gè)相對(duì)封閉的環(huán)境中，這樣會(huì)使檔案工作與企業(yè)發(fā)展脫結(jié)，我們檔案人員需要真正的參與到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中，完全了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營及運(yùn)作的各環(huán)節(jié)情況，只有這樣，才可以了解檔案在整理及收集及歸檔過程中應(yīng)該需要什么，應(yīng)該測(cè)重什么，應(yīng)該以什么內(nèi)容為中心，才可以與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展保持一致的步調(diào)。所以檔案人員素質(zhì)及水平提高的任務(wù)十分緊急，無論是通過自學(xué)，考取相關(guān)專業(yè)認(rèn)證，外出參加培訓(xùn)，定期進(jìn)行考試或考核等方式，迅速的提高檔案人員的工作能力和專業(yè)水平，而且現(xiàn)在無紙辦公已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)，這就需要檔案人員了解辦公自動(dòng)化設(shè)備，了解網(wǎng)絡(luò)，了解電腦使用，了解多媒體技術(shù)，才可以將現(xiàn)代化的辦公手段與檔案工作完美的結(jié)合，使這些手段服務(wù)于我們的檔案工作，使檔案工作現(xiàn)代化，科學(xué)化。

四、推動(dòng)數(shù)字檔案館的發(fā)展才可以真正的實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化

傳統(tǒng)時(shí)期的檔案工作需要人力、物力、財(cái)力、時(shí)間，比如收集檔案，需要檔案人員去找每個(gè)部門的接口人去要資料，這樣的資料事實(shí)上已經(jīng)是歷史上，因?yàn)闊o從核對(duì)，所以也無法知道他的完整性與真實(shí)性，手動(dòng)編寫頁號(hào)，由于完全人工編寫，所以錯(cuò)誤的出現(xiàn)是必然的而不是偶然。資料的裝盒需要很長時(shí)間，動(dòng)用大量的人力物力來實(shí)現(xiàn)，還需要花費(fèi)更長的時(shí)間手動(dòng)的去編制盒內(nèi)的目錄及備考的內(nèi)容，所以花費(fèi)時(shí)間更加的長，故而這樣費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)財(cái)費(fèi)人的工作辦法是不適合現(xiàn)代高速發(fā)展社會(huì)的需要，我們應(yīng)該去改革他，讓他快速科學(xué)，所以數(shù)字檔案館就誕生了。數(shù)字檔案館通過網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)完全對(duì)接進(jìn)入，保證的真實(shí)性與完整性與正確性，我們可以通過電子的核對(duì)，快速的完成收集工作，而編頁號(hào)的工作根本不需要人工操作，系統(tǒng)是自動(dòng)讀入數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)的，然后生成識(shí)標(biāo)碼的工作，目前最應(yīng)用最廣的就是二維碼的使用，他是檔案的身份證，有了他的應(yīng)用，檔案的查詢會(huì)更簡單更方便，然后就是最費(fèi)時(shí)的裝盒工作，而在數(shù)字檔案館中裝盒只需要幾個(gè)簡單的按鈕和操作就可能再一周內(nèi)完成而不是過去的半年或更長的時(shí)間，上架工作也同樣可以通過電子系統(tǒng)完成，不需要檔案人員花費(fèi)大大的體力去實(shí)現(xiàn)，這項(xiàng)工作只需要一個(gè)小時(shí)左右就完全完成，所以只有應(yīng)用了數(shù)字檔案館，我們的檔案工作才可以實(shí)現(xiàn)無紙化，現(xiàn)代化，我們的檔案工作才可以適應(yīng)社會(huì)的進(jìn)步，才可以與國際接軌，才可以為企業(yè)提供源動(dòng)力。

五、結(jié)束語

綜上所述，在新的時(shí)代時(shí)，一切的變化都是快速的，檔案工作如何不想被取代，就要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，與其同步的快速優(yōu)化，不斷的更新新的理論、新的技術(shù)、新的方法，以更科學(xué)的、更方便的、更快捷的、更能服務(wù)于企業(yè)的使用為目標(biāo)，快速強(qiáng)大和發(fā)展。