張寶琦/中國(guó)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司天津市分公司

淺談加強(qiáng)企業(yè)房地產(chǎn)檔案信息管理

張寶琦/中國(guó)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司天津市分公司

文章闡述了企業(yè)房地產(chǎn)檔案的涵義及重要性，并從建立健全企業(yè)房地產(chǎn)管理體系構(gòu)建科學(xué)管理規(guī)章和管理體系、明晰目前企業(yè)房地產(chǎn)信息檔案的歸檔范圍、提高企業(yè)所屬房地產(chǎn)檔案管理意識(shí)、加快房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息整合和便于查詢(xún)、提高企業(yè)房地產(chǎn)管理人員職業(yè)素質(zhì)和管理創(chuàng)新四個(gè)方面提出了信息化背景下加強(qiáng)檔案管理的各項(xiàng)舉措。

企業(yè)房地產(chǎn)；信息化管理

企業(yè)房地產(chǎn)檔案是指企業(yè)房地產(chǎn)行政管理部門(mén)在房地產(chǎn)購(gòu)置、產(chǎn)權(quán)登記和變更、裝修改造、房屋修繕及房屋租賃和交易買(mǎi)賣(mài)等活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、整理按一定的要求形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、圖紙、照片、錄像帶、錄音帶、光盤(pán)等各種載體內(nèi)容的文件材料。是擁有較多房屋、土地資產(chǎn)的非房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的大型企業(yè)對(duì)所持有房屋、土地資產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)管理，為企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)提供保障支撐及節(jié)約成本性支出的前提和保障，為后期的房屋維修、維護(hù)、買(mǎi)賣(mài)等提供可循依據(jù)，從而提高企業(yè)房地產(chǎn)管理工作質(zhì)量。

一、規(guī)范管理企業(yè)所屬房地產(chǎn)信息，建立健全企業(yè)房地產(chǎn)信息管理制度和檔案管理體系

隨著社會(huì)科技進(jìn)步和信息化的發(fā)展，檔案管理工作無(wú)論是管理內(nèi)容還是服務(wù)方式、方法、途徑等都在發(fā)生了很大變化，各企業(yè)房地產(chǎn)管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)結(jié)合房屋土地管理需要和實(shí)際情況，對(duì)所屬生產(chǎn)用房、辦公用房、公有住房及土地等實(shí)施檔案管理，制定房屋檔案管理的規(guī)章以及相關(guān)制度，加強(qiáng)規(guī)范管理力度。

企業(yè)房地產(chǎn)作為企業(yè)價(jià)值較高的固定資產(chǎn)，隨著房地產(chǎn)價(jià)格日益上漲而越來(lái)越受到各企業(yè)重視，與之相關(guān)各項(xiàng)資料檔案也尤為重要。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)結(jié)構(gòu)實(shí)施了分級(jí)管理。企業(yè)房地產(chǎn)資源也隨著房屋使用單位實(shí)行二級(jí)單位屬地分散管理的模式，總部房屋管理部門(mén)要進(jìn)一步加強(qiáng)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)一步理順檔案管理部門(mén)與各分公司等房屋主管部門(mén)在房地產(chǎn)檔案管理各環(huán)節(jié)中的關(guān)系與職責(zé)，建立以公司總部檔案館為主體、各分公司中心等各主管部門(mén)配合的房屋檔案資源監(jiān)督管理體制，變房地產(chǎn)檔案的“多頭管理、分散保管”為企業(yè)檔案館引導(dǎo)下的“集中統(tǒng)一”管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。

隨著企業(yè)房地產(chǎn)管理的規(guī)范，產(chǎn)生了大量數(shù)字化檔案。在數(shù)字化背景下，房地產(chǎn)檔案管理工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)尤為重要。特別是一些生產(chǎn)用房和辦公用房裝修改造歸檔標(biāo)準(zhǔn)、公有住房檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案目錄錄入規(guī)范、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)房地產(chǎn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理。

隨著企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步深化，企業(yè)的房地產(chǎn)檔案管理也要加強(qiáng)制度建設(shè)，明確管理規(guī)范，責(zé)任明確到人。要把房地產(chǎn)檔案管理工作的所有涉及的方方面面和人都列入管控范圍，特別要保障數(shù)字化檔案管理中的信息數(shù)據(jù)的可靠性、完整性、保密性、安全性。采取物理隔離和邏輯隔離等多種安全保障措施，以防來(lái)自于其他各方面的“病毒”和網(wǎng)絡(luò) “黑客”的威脅，確保檔案的保密和安全。

二、當(dāng)前形勢(shì)下企業(yè)房地產(chǎn)檔案的歸檔范圍

房地產(chǎn)檔案不同與其他類(lèi)型的檔案，它具有很強(qiáng)的復(fù)雜性、多樣性、分散性、專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)。這是由于房產(chǎn)管理和房地產(chǎn)使用情況復(fù)雜的活動(dòng)，尤其是隨著房屋使用部門(mén)的更換及使用年限的增長(zhǎng)，隨之而來(lái)房屋改造、裝修、維修等發(fā)生頻繁，由此而帶來(lái)相應(yīng)房屋管理檔案資料的不斷累積。

通常情況下企業(yè)的房地產(chǎn)檔案至少要收錄上級(jí)主管部門(mén)及本企業(yè)下（發(fā)）的有關(guān)文件、房屋大修批復(fù)文件，房屋改造裝修等設(shè)計(jì)、施工檔案、監(jiān)理資料、竣工驗(yàn)收及審計(jì)等材料，房屋買(mǎi)賣(mài)、租賃相關(guān)合同、產(chǎn)權(quán)證明各種房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)、裝修會(huì)議決策會(huì)議紀(jì)要、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、和房地產(chǎn)評(píng)估等。

三、加快推進(jìn)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，便于信息整合和方便查詢(xún)

推進(jìn)企業(yè)房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化是推動(dòng)企業(yè)房地產(chǎn)檔案管理的重要部分，檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的房地產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，基于互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索和閱讀，實(shí)現(xiàn)資源共享。加強(qiáng)企業(yè)房地產(chǎn)行政管理部門(mén)及各二級(jí)單位的相關(guān)管理部門(mén)的檔案管理信息化。同時(shí)，要注重檔案信息整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，把企業(yè)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化看作是企業(yè)信息化的重要組成部分。把企業(yè)各部門(mén)的房地產(chǎn)檔案信息納入相同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行管理，納入“檔案管理系統(tǒng)”，采取統(tǒng)一的軟件對(duì)檔案及檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)化管理，以整體優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享，從而達(dá)到我們所需要的企業(yè)總部與二級(jí)部門(mén)管理環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系的目的。

數(shù)字化檔案建立起來(lái)以后，可以便捷實(shí)現(xiàn)文字、聲音、影像等多種媒體信息的存儲(chǔ)和傳遞，并且信息存儲(chǔ)容量大，用戶(hù)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)、檢索軟件等技術(shù)，借助某些關(guān)鍵詞，便捷實(shí)現(xiàn)檢索瀏覽，大大方便了用戶(hù)檢索，提高了檢索效率，可以足不出戶(hù)地遠(yuǎn)程訪問(wèn)檔案材料，網(wǎng)上下載檔案信息，或遠(yuǎn)距離、高速度的傳輸，真正實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，大大方便了房地產(chǎn)管理部門(mén)對(duì)相關(guān)檔案的使用查詢(xún)。

四、提高房地產(chǎn)管理人員職業(yè)素質(zhì)，鼓勵(lì)創(chuàng)新管理。

房地產(chǎn)檔案管理人員除了要求有很強(qiáng)的檔案意識(shí)和高度的責(zé)任心，還要有一定的檔案知識(shí)和處理技能，要有基本的檔案價(jià)值判斷能力。要加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提供條件讓房地產(chǎn)檔案管理人員有機(jī)會(huì)去參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握檔案專(zhuān)業(yè)理論與知識(shí)，檔案工作的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)、辦法，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)使用技能。

房地產(chǎn)檔案管理是房屋管理部門(mén)的一項(xiàng)重要工作，房地產(chǎn)檔案的收集、整理、保存和利用是房地產(chǎn)管理工作的重要組成部分。企業(yè)要研究房地產(chǎn)檔案管理創(chuàng)新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高房地產(chǎn)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，更好地為提高企業(yè)教育房地產(chǎn)質(zhì)量服務(wù)。

房地產(chǎn)管理部門(mén)和檔案館和聯(lián)合起來(lái)對(duì)房地產(chǎn)管理人員定期舉行各種培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)集中培訓(xùn)、或是利用內(nèi)部培訓(xùn)課件自學(xué)授課等方式為企業(yè)提供檔案信息技術(shù)、信息理論、信息檢索等方面的培訓(xùn)，進(jìn)而提高企業(yè)員工的檔案信息素質(zhì)，使其了解檔案信息資源的種類(lèi)、形式和檢索方法，更有效地實(shí)施檔案信息化管理工作，更好地完成企業(yè)房地產(chǎn)檔案的搜集和歸檔工作。

同時(shí)，企業(yè)檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，了解房地產(chǎn)管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料，掌握房地產(chǎn)管理的各項(xiàng)規(guī)章流程，全面推進(jìn)企業(yè)房地產(chǎn)信息化建設(shè)，協(xié)助各部門(mén)管理人員自覺(jué)融入信息管理系統(tǒng)，使檔案工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、維修服務(wù)、施工管理等工作流程相銜接，以加強(qiáng)對(duì)企業(yè)包括房屋檔案管理等各種類(lèi)型檔案材料運(yùn)行的監(jiān)控。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，社會(huì)發(fā)展的方方面面都在不斷向著信息化 和現(xiàn)代化發(fā)展。隨著房產(chǎn)檔案的日益增多，傳統(tǒng)的管理模 式已難以滿足現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理的需要。管理部門(mén)要在傳統(tǒng)的管理體制的基礎(chǔ)上，明確房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)，對(duì)房產(chǎn)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理深入到職工思想意識(shí)深處，使檔案管理再上新臺(tái)階。