楊振華 時 華

淺談如何提升地勘單位合同管理質(zhì)量

楊振華 時 華

隨著中國經(jīng)濟進(jìn)入新常態(tài)，地勘經(jīng)濟遭遇斷崖式發(fā)展，“如何通過加強管理，提升效益水平，實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級和可持續(xù)發(fā)展”成為擺在每個地勘單位面前的核心問題?，F(xiàn)階段，地勘單位普遍具有公益性事業(yè)身份，這要求其在社會經(jīng)濟的發(fā)展過程中，為社會提供資源方面的基礎(chǔ)性服務(wù)和保障，同時，市場競爭又迫使其承受生存發(fā)展的壓力，要求地勘單位具備較強的市場競爭力和較強的項目管理水平。由于各項經(jīng)濟活動基本都是通過合同來實現(xiàn)的，因此合同管理是各項管理的基礎(chǔ)，提升合同管理質(zhì)量對全面提升各項管理質(zhì)量有著極其重要的作用。只有加強合同管理，提高合同管理水平，才能切實提升項目管理和項目效益水平，使地勘單位在激烈的市場競爭中獲得競爭優(yōu)勢，取得生存發(fā)展先機。

一、地勘單位在合同管理方面普遍存在的問題

隨著地勘行業(yè)市場化的不斷推進(jìn)，除了財政項目外，地勘單位也承攬了越來越多的市場項目，因此經(jīng)濟合同管理的工作量大為增加，但由于各單位對合同管理的重要性的認(rèn)識程度相差較大，在合同管理的具體過程中，很多單位的合同管理僅體現(xiàn)在簽訂合同時的登記、保管、借閱等簡單工作上，合同管理工作的質(zhì)量和層次都很低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到現(xiàn)代經(jīng)濟社會對合同的管理要求。具體來說，主要存在以下問題：第一，簽訂合同前未進(jìn)行充分論證和相對方調(diào)查，存在較大風(fēng)險；第二，合同內(nèi)容十分簡單，基本合同要素不完整，不符合標(biāo)準(zhǔn)合同要求；第三，合同管理體系不健全，合同管理的制度和程序不合理，缺乏對合同履約過程的監(jiān)控；第四，合同管理單純是靜態(tài)、孤立的檔案管理，沒有與項目管理其他部分緊密結(jié)合，導(dǎo)致項目管理水平不高。

二、結(jié)合項目管理，加強合同管理的基本思路

合同是項目實施的依據(jù)，是項目管理得以有效開展的前提。合同管理必須在項目管理體系內(nèi)才更加具有針對性，項目管理水平的高低也體現(xiàn)在合同履行程度的好壞上，所以合同管理是項目管理的重要組成部分，不能孤立于項目管理的其他部分而存在。地勘單位必須調(diào)整項目管理思路、加強頂層設(shè)計、完善規(guī)章制度、創(chuàng)新管理工作方法、理順管理流程、明確部門職責(zé)、升級改造管理信息系統(tǒng)，進(jìn)一步增強對項目事前、事中的管理能力，目的是實現(xiàn)項目全周期管理，確保項目質(zhì)量、安全、進(jìn)度、資金實現(xiàn)全程監(jiān)控。而針對合同管理，則需要在學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)合同管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)地勘行業(yè)特點加以改進(jìn)，實現(xiàn)合同管理的全過程、系統(tǒng)性以及動態(tài)管理。具體來說，應(yīng)以強化項目管理為目標(biāo)，將合同管理貫穿于項目管理的始終，通過建立適應(yīng)現(xiàn)代項目管理的合同管理體系，充分發(fā)揮各部門專業(yè)優(yōu)勢并加強部門間的有機聯(lián)系，緊密圍繞合同的各個要素，利用項目管理信息系統(tǒng)來開展合同管理工作。同時，結(jié)合合同管理加強項目成本控制，減少項目風(fēng)險，提高項目的運行質(zhì)量安全和經(jīng)濟效益，使地勘單位生產(chǎn)經(jīng)營管理逐步向精細(xì)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向轉(zhuǎn)變。

三、地勘單位加強合同管理的具體措施

（一）完善合同管理基礎(chǔ)性工作

1.建立并完善合同管理相關(guān)制度。積極推進(jìn)合同管理制度化，從制度建設(shè)的科學(xué)性、實用性和長效性以及實際工作特點出發(fā)，把“建章立制”作為一項系統(tǒng)工程抓嚴(yán)、抓實、抓好。應(yīng)根據(jù)項目管理的要求對合同管理工作流程進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，逐步建立起“以適應(yīng)市場需求為前提，以合同管理為核心，以項目實時監(jiān)控為手段”的項目管理體系，盡力避免合同管理中的漏洞。此外，還應(yīng)建立合同管理的定期培訓(xùn)制度，定期對合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證各項管理規(guī)定落實到位，切實提高合同管理水平。

2.加強相對方調(diào)查和管理。應(yīng)對擬合作單位進(jìn)行充分的調(diào)查，確保合作前對其知根知底，并以此為基礎(chǔ)，建立相應(yīng)的客戶名錄和協(xié)作隊伍名錄。日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中，要對兩個名錄進(jìn)行動態(tài)分類管理。針對客戶，不但要將顧客滿意度調(diào)查做好，為改進(jìn)工作提供依據(jù)，還要遴選優(yōu)質(zhì)客戶，謀求建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系，以達(dá)到降低客戶開發(fā)成本，促進(jìn)市場經(jīng)營活動，減少合同履約風(fēng)險的目的。針對協(xié)作隊伍管理，應(yīng)制定管理辦法，做好協(xié)作隊伍的審查考核管理工作，合作期間要嚴(yán)格規(guī)范分包單位行為，促進(jìn)其不斷提升管理及技術(shù)水平，保證項目達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

3.規(guī)范合同文本。地勘單位應(yīng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、制度規(guī)定的要求，及時調(diào)整、修訂適合本行業(yè)、本單位特點的合同統(tǒng)一文本及安全協(xié)議，并對文本的使用進(jìn)行規(guī)范，不但可以提高合同簽訂審核的效率，還可以有效規(guī)避風(fēng)險，保護(hù)單位合法權(quán)益。

（二）做好合同簽訂前的準(zhǔn)備工作

1.強化項目投標(biāo)管理。通過投標(biāo)而來的項目，項目的工期、質(zhì)量、安全等要求及合同文本格式、項目的合同金額等重要信息也通過投標(biāo)報價得以確認(rèn)。據(jù)此簽訂的合同，通常是投標(biāo)過程的一種延續(xù)，因此應(yīng)做好投標(biāo)管理工作。同時，應(yīng)把好項目投標(biāo)授權(quán)委托書的開具關(guān)，并對被授權(quán)人行為進(jìn)行有效約束。此外，應(yīng)優(yōu)化標(biāo)書審批流程，明確各部門審批職責(zé)，加強對投標(biāo)文件的審核，同時對招投標(biāo)相關(guān)資料進(jìn)行妥善保管，方便隨時查閱。

2.做好項目前期論證工作。對重大項目應(yīng)進(jìn)行盡職調(diào)查，了解項目真實性，充分分析項目在現(xiàn)有政策、環(huán)境、技術(shù)、安全、經(jīng)濟等方面存在的潛在風(fēng)險，相關(guān)論證資料交院統(tǒng)一保管。這些論證工作中，項目預(yù)算尤為重要。預(yù)算工作貫穿于項目始終，是對項目的全流程管理，也是使項目效益處于可控狀態(tài)的關(guān)鍵性工作。因此預(yù)算編制要科學(xué)規(guī)范。項目實施前應(yīng)對對項目大額成本情況進(jìn)行充分調(diào)研，盡可能貼近實際。地勘單位應(yīng)制定符合自身使用的利潤率控制標(biāo)準(zhǔn)，為有效進(jìn)行預(yù)算編制和成本控制提供標(biāo)尺，為市場項目的洽談提供依據(jù)。同時，應(yīng)把預(yù)算利潤率低于利潤率控制值的項目作為督察重點，有針對性的督促各單位做好項目論證、控制好成本，保證資金的回收。

（三）強化合同執(zhí)行過程的監(jiān)控工作

1.加強合同流程管理。地勘單位通過健全的監(jiān)控體系，保證所有項目都在合同簽訂后實施，從而確保各類項目的實施過程，都處于單位的監(jiān)管中。此外，還應(yīng)明確各部門的職責(zé)，從合同洽談擬定，合規(guī)性、合法性、合理性的審核，合同登記保管，合同技術(shù)、安全以及廉政風(fēng)險監(jiān)管都明確責(zé)任到人，保證會簽流程的科學(xué)性和完整性。強化分包合同與主合同聯(lián)系，簽訂分包合同必須滿足主合同和成本預(yù)算的要求。

2.進(jìn)一步加強合同信息化管理工作。充分利用各類項目管理信息化工具，確保合同信息的完整性和準(zhǔn)確性，實現(xiàn)合同管理與項目其他管理的有效對接，提高合同管理的針對性和有效性。強化管理系統(tǒng)的查閱功能，為各類合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析提供便利。

3.加強合同執(zhí)行情況監(jiān)管。通過嚴(yán)格執(zhí)行成本預(yù)算控制大額成本支出，確保保證項目效益。應(yīng)加強資金回收工作，建立收款預(yù)警制度，通過明確合同收款節(jié)點并落實收款責(zé)任人，督促項目實施部門及時收款，切實提高資金回收比率。嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行質(zhì)量安全監(jiān)管。對合同履行情況進(jìn)行動態(tài)考核，使每個考核項目的即時利潤更接近實際情況，實時經(jīng)營數(shù)據(jù)統(tǒng)計更加準(zhǔn)確。

（楊振華單位為山東省地礦工程勘察院；時華單位為中國郵政集團(tuán)公司山東省培訓(xùn)中心）