王巍

人類所進(jìn)行的一切活動，都存在一個勞動消耗和勞動成果的關(guān)系問題，即效益問題。檔案工作自然不能例外。在不同的社會發(fā)展階段，由于生產(chǎn)力的發(fā)展水平、社會分工的復(fù)雜程度以及經(jīng)濟(jì)制度和經(jīng)濟(jì)體制的不同，因而也存在著不同的檔案工作效益觀。

一、市場經(jīng)濟(jì)檔案工作效益觀的誤區(qū)

1.片面追求檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益。片面追求檔案工作經(jīng)濟(jì)效益的主要表現(xiàn)，就是服務(wù)中的錯位。近年來，人們十分強(qiáng)調(diào)檔案工作要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，并提出“經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”。這本是無可非議的。但令人關(guān)注的是在這過程中出現(xiàn)的錯位現(xiàn)象：過分強(qiáng)調(diào)和重視為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，從而弱化和輕視為其他各項(xiàng)工作服務(wù)。這點(diǎn)顯然與企業(yè)檔案工作服務(wù)企業(yè)的宗旨不相符。檔案工作服務(wù)企業(yè)的內(nèi)容和范圍是十分廣泛的，它不僅要為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)，還要為企業(yè)科學(xué)、文化、教育等方方面面服務(wù)。例如2011年9月30日，公司與當(dāng)?shù)剞r(nóng)民為公司大門口處一塊十畝土地歸屬問題發(fā)生爭執(zhí)，為證實(shí)此地為電廠所征用公司經(jīng)營管理部查閱了0300-8030-004案卷（銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料），手續(xù)齊全，完全證實(shí)此地已為公司征過，避免了糾紛，取得了較好的社會效益。再如2011年10月17日，公司與某施工單位由于深井泵房看護(hù)及灰場灰壩運(yùn)行維護(hù)承包問題發(fā)生爭執(zhí)，公司紀(jì)檢監(jiān)察部查閱了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看護(hù)及灰場灰壩運(yùn)行維護(hù)承包協(xié)議、合同審核意見單等），證實(shí)公司確實(shí)履行了合同協(xié)議，避免了糾紛，取得了較好的社會效益。

2.一味糾纏檔案工作的局部效益。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，人們習(xí)慣于從某一部門本身的收益情況來衡量該部門的工作成績的大小與社會地位的高低，這種衡量標(biāo)準(zhǔn)對于全方位參與市場競爭的營利性部門來說是完全適用的。但把這種衡量標(biāo)準(zhǔn)不恰當(dāng)?shù)匾频綑n案部門和檔案工作的評估上就行不通了，甚至?xí)褭n案工作引入歧途。檔案工作具有服務(wù)性、公益性和非營利性，一般來說其效益只能在服務(wù)企業(yè)的過程中來實(shí)現(xiàn)，因此這種效益不可能直接體現(xiàn)于檔案部門，而是包含在廣大企業(yè)利用者的收益當(dāng)中。如果一定要糾纏檔案部門本身的收益，就會造成本末倒置，對檔案工作的發(fā)展不利。

二、樹立檔案工作的全面效益觀

1.全面考察檔案工作的“投入”與“產(chǎn)出”關(guān)系。市場經(jīng)濟(jì)有一條重要規(guī)律，那就是要求人們無論做什么事情，都要計成本，算得失。應(yīng)該明確，基層科技檔案室檔案利用的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)出與投入的比（經(jīng)濟(jì)效益），（投入，包括檔案人員的工資、用房及設(shè)備的折舊費(fèi)和維修費(fèi)、水電費(fèi)、檔案辦公用品費(fèi)等。）是很高的?？萍紮n案的利用效益是非常明顯的，其高效益性，主要來自檔案信息的固有特性和檔案存在的廣泛的社會功能，以及它的低成本性。例如公司從1994年開始探討對4臺125MW和4臺200MW機(jī)組全面改造方案，公司綜合檔案室提供了汽輪機(jī)、發(fā)電機(jī)、鍋爐及其輔助設(shè)備總圖等大量有參考價值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對8臺機(jī)組進(jìn)行了現(xiàn)代化技術(shù)改造，改造后的機(jī)組各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，達(dá)到了國內(nèi)同類型機(jī)組的先進(jìn)水平。通過技術(shù)改造，不僅延長了機(jī)組的壽命，使老機(jī)組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機(jī)組安全可靠性、可控性、可調(diào)性和自動化水平，增強(qiáng)了企業(yè)實(shí)力，對于企業(yè)參與市場競爭，迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)，無疑具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。在改造中，以汽機(jī)通流部分改造為重點(diǎn)，對發(fā)電機(jī)部分、鍋爐部分以及相應(yīng)輔機(jī)進(jìn)行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調(diào)速系統(tǒng)改DEH純電調(diào)，使機(jī)組綜合技術(shù)裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經(jīng)濟(jì)效益。

2.檔案工作既要講求經(jīng)濟(jì)效益，又要講求社會效益。檔案工作的服務(wù)內(nèi)容和范圍是非常廣泛的，檔案工作的效益也是多方面的。檔案部門為企業(yè)提供檔案服務(wù)，既可使其獲得一定的經(jīng)濟(jì)效益，也可對解決企業(yè)的問題，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步起重要作用，具有社會效益。因此，任何片面地追求一種效益而忽視另一種效益的傾向都是欠妥的。例如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號老機(jī)組，并利用1—4號機(jī)組場地建設(shè)2臺1000MW超超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1—6號機(jī)組的申請已通過上級主管部門審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號機(jī)組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1—6號機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。

再如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號老機(jī)組，并利用1—4號機(jī)組場地建設(shè)2臺1000MW超超臨界機(jī)組。2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程2臺機(jī)組已于2012年12月4日高水平通過達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和工程質(zhì)量評價工作。為爭創(chuàng)國家級優(yōu)質(zhì)工程金獎，公司邀請中電建協(xié)專家組對公司百萬機(jī)組進(jìn)行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、 電熱、 汽機(jī)、綜合指標(biāo)、檔案六個專業(yè)組分別進(jìn)行檢查。按中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎評選辦法（2013版）最新標(biāo)準(zhǔn)，對現(xiàn)場實(shí)際和檔案資料進(jìn)行抽查和現(xiàn)場檢查，相關(guān)參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協(xié)會專家組來公司進(jìn)行國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查。國優(yōu)現(xiàn)場復(fù)查按“兩會三查”方式對工程實(shí)體、重要部位、關(guān)鍵工序、主要試驗(yàn)、檢驗(yàn)項(xiàng)目文件及工程檔案進(jìn)行核查。通過檢查，專家們高度肯定了公司2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績。一致認(rèn)為公司2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程符合國家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013年版及現(xiàn)場復(fù)查重點(diǎn)部位的要求，通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查中，公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設(shè)三公司、天津電力建設(shè)公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，檔案在為公司順利通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵的作用。

3.檔案工作既要講求現(xiàn)實(shí)效益，又要講求長遠(yuǎn)效益。檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)發(fā)展的需要，也是檔案自身建設(shè)的需要，1992年開始，公司就著手實(shí)施采用以光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的多媒體檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合公司已經(jīng)實(shí)行的辦公自動化（OA）系統(tǒng)的單軌運(yùn)行，制定了建設(shè)多媒體技術(shù)數(shù)據(jù)庫信息管理、全文級圖象管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃，并逐步加以實(shí)施。目前，公司已經(jīng)建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)應(yīng)用了包括人事檔案、經(jīng)營檔案、生產(chǎn)實(shí)時信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權(quán)用戶可以上網(wǎng)查詢所需信息，全公司各類文件的管理形成了完整的微機(jī)管理體系，基本實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。

公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，包括激光打印機(jī)、掃描儀、瀏覽器、軟件等設(shè)備，它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動化NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動對應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。公司在內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。該系統(tǒng)的應(yīng)用給公司的檔案工作帶來諸多的便利，不僅幫助對歸檔資料進(jìn)行迅速地分類、組卷、歸檔，能夠充分發(fā)揮當(dāng)前計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的功能和性能，采用客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，采用支持網(wǎng)絡(luò)共享的關(guān)系數(shù)據(jù)庫，而且用戶利用網(wǎng)絡(luò)瀏覽器查詢方便快捷，在幾十萬條記錄中查詢一條記錄只需幾秒鐘。從根本上解決了“本子”里面找檔案的手工操作，大大提高了工作效率。既把員工從手工登錄的繁忙勞動中解放出來，而且為案卷質(zhì)量的提高及檢索工具的編制創(chuàng)造了良好的條件，同時，也為檔案信息資源的開發(fā)利用也奠定了堅實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

總之，市場經(jīng)濟(jì)強(qiáng)調(diào)以利益為導(dǎo)向，一切按經(jīng)濟(jì)原則辦事，這一方面有利于強(qiáng)化檔案工作的效益觀念。但另一方面也容易導(dǎo)致片面追求效益的短期功利行為。因此，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)檔案工作不僅要講求效益，而且要注意克服各種片面的效益觀點(diǎn)。講求全面的效益。

（作者單位：神華國華徐州發(fā)電有限公司）