曾　歡

（廣西民族大學(xué)管理學(xué)院　南寧　530000）

企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的若干意見(jiàn)

曾歡

（廣西民族大學(xué)管理學(xué)院南寧530000）

全國(guó)信息化建設(shè)的推動(dòng)下，企業(yè)集團(tuán)開(kāi)始逐步認(rèn)識(shí)到建設(shè)企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的重要意義，然而在企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作中會(huì)遇到很多的問(wèn)題，本文就遇到的問(wèn)題提出了幾點(diǎn)建議。

企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作建設(shè)

在社會(huì)信息化發(fā)展大潮中，企業(yè)集團(tuán)在改革發(fā)展的過(guò)程中毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)產(chǎn)生非常多的檔案信息資源，這些檔案記錄著企業(yè)集團(tuán)發(fā)展歷程、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等等的重要信息。如何加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)是企業(yè)集團(tuán)發(fā)展壯大不可或缺的重要工作。信息化的驅(qū)使下，企業(yè)集團(tuán)需要著眼于現(xiàn)實(shí)，認(rèn)識(shí)到掌握檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)地位，以企業(yè)科研工作為中心，站在戰(zhàn)略的高度加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)，挖掘檔案信息資源在企業(yè)集團(tuán)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)活動(dòng)中潛在價(jià)值，使長(zhǎng)眠于企業(yè)集團(tuán)檔案館的檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為建設(shè)企業(yè)集團(tuán)出一份力。企業(yè)轉(zhuǎn)型和精確化管理需要大量的信息資源作為支撐，然而系統(tǒng)的信息資源不會(huì)憑空產(chǎn)生，沒(méi)有前期對(duì)檔案館的投入，也不會(huì)整理出系統(tǒng)的信息資源為企業(yè)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，因此，企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館的建設(shè)已是箭在弦上。

一、企業(yè)集團(tuán)檔案工作的特點(diǎn)

企業(yè)集團(tuán)是指，不是單一的法人構(gòu)成，而是有若干的具有獨(dú)立法人地位的企業(yè)通過(guò)產(chǎn)權(quán)安排、人事控制、商務(wù)合作等紐帶連接，根據(jù)企業(yè)之間關(guān)系的緊密程度由不同層級(jí)的個(gè)體企業(yè)組合的經(jīng)濟(jì)聯(lián)合體，企業(yè)集團(tuán)是現(xiàn)代企業(yè)的高級(jí)形式，通過(guò)明確的產(chǎn)權(quán)關(guān)系和內(nèi)部契約關(guān)系來(lái)維系企業(yè)集團(tuán)的整體權(quán)益。企業(yè)集團(tuán)是由多個(gè)獨(dú)立法人組成的復(fù)雜結(jié)構(gòu)體，然而企業(yè)集團(tuán)之間各集團(tuán)成員又保持相對(duì)獨(dú)立的地位，在管理上需要協(xié)調(diào)各集團(tuán)成員之間的利益關(guān)系，進(jìn)行統(tǒng)一和分層的管理，實(shí)現(xiàn)集權(quán)和分權(quán)相結(jié)合的管理體制。企業(yè)集團(tuán)包含有總部和各個(gè)職能部門(mén)，總部實(shí)行的是集權(quán)的管理體制，其檔案工作也隨之是實(shí)行集中管理的原則，各個(gè)職能部門(mén)依照總部下發(fā)的檔案工作要求管理本職能部門(mén)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等產(chǎn)生的檔案，并根據(jù)總部的要求將本職能部門(mén)形成的各類(lèi)檔案信息資源向總部的檔案管理機(jī)構(gòu)移交，總部對(duì)內(nèi)部各職能部門(mén)之間的的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和指導(dǎo)，各職能單位在總部的管理規(guī)章下，可以制定適應(yīng)于本職能部門(mén)的檔案管理方法。

二、企業(yè)集團(tuán)檔案管理存在的問(wèn)題

隨著人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不斷深化，電子和手工并存的檔案管理不僅是各級(jí)各類(lèi)綜合檔案管理部門(mén)采用的管理模式，同樣也在企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作得到了廣泛的使用。企業(yè)集團(tuán)在保存企業(yè)產(chǎn)生的電子文件的同時(shí)，也會(huì)制定一份紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔，這樣的電子和手工并存的管理模式也是適應(yīng)了國(guó)家對(duì)檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定。

1、集團(tuán)內(nèi)部鑒定的復(fù)雜性

企業(yè)集團(tuán)是由一個(gè)總部和若干個(gè)職能部門(mén)組成的復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，由于不同的職能部門(mén)會(huì)根據(jù)本職能部門(mén)的情況，采用適合于本職能部門(mén)的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，因而，檔案也會(huì)依據(jù)采用系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境各異而出現(xiàn)不同的電子檔案的數(shù)據(jù)格式，這樣的管理系統(tǒng)雖然適用于本職能部門(mén)的管理工作，但是，各個(gè)職能部門(mén)之間均采用不同的管理系統(tǒng)，產(chǎn)生各種不同格式的檔案，在移交檔案至總部時(shí)，總部難免會(huì)因此暗自傷神?，F(xiàn)實(shí)中，各職能部門(mén)自行采用不同標(biāo)準(zhǔn)的管理系統(tǒng)的現(xiàn)象比比皆是，總部檔案部門(mén)采用的系統(tǒng)不可能包含所有的格式，在對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定時(shí)，無(wú)法打開(kāi)電子檔案將成為阻礙總部檔案館鑒定的最大障礙，致使鑒定工作無(wú)法進(jìn)行。

2、集團(tuán)內(nèi)部檔案利用安全性

對(duì)檔案安全性的保障是檔案管理工作必不可少的一部分，使檔案信息能夠得到安全的利用是檔案館存在的意義。企業(yè)集團(tuán)信息化建設(shè)進(jìn)程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)快捷的信息需求，信息流動(dòng)的不暢通影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，阻礙企業(yè)集團(tuán)進(jìn)行信息化的步伐。在這樣的環(huán)境下，企業(yè)集團(tuán)也采取了積極的措施，即建設(shè)企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館。企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館的建設(shè)，滿足了企業(yè)集團(tuán)對(duì)信息快捷、便利的需求，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)效益，然而集團(tuán)內(nèi)部對(duì)檔案的利用會(huì)有一定的風(fēng)險(xiǎn)，如何有效的規(guī)避檔案在利用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)呢？

3、檔案編研產(chǎn)品良莠不齊

企業(yè)集團(tuán)對(duì)檔案管理工作的資金投入和檔案館人才隊(duì)伍建設(shè)共同影響著檔案編研產(chǎn)品的質(zhì)量，對(duì)檔案管理工作的投入越多，人才隊(duì)伍素質(zhì)越高，檔案編研產(chǎn)品的質(zhì)量就越高，反之亦然。因此，企業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到，對(duì)檔案管理工作的前期投入是確保檔案編研產(chǎn)品質(zhì)量高的前提條件。檔案編研產(chǎn)品的質(zhì)量對(duì)企業(yè)集團(tuán)有著舉重輕重的作用，若企業(yè)集團(tuán)在進(jìn)行決策所必須利用的檔案信息資源質(zhì)量高，企業(yè)集團(tuán)根據(jù)檔案部門(mén)提供的檔案信息資源作出的決策往往是有利于企業(yè)健康發(fā)展的，反之亦然。

4、人才隊(duì)伍的參差不齊

對(duì)企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅需要獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視和資金的保障，還有一個(gè)必不可少的保障，那就是人才隊(duì)伍的保障。企業(yè)集團(tuán)作為一個(gè)盈利性的機(jī)構(gòu)，其目標(biāo)是用最少的成本獲取最大的利益，檔案部門(mén)作為一個(gè)不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部門(mén)，越來(lái)越被企業(yè)邊緣化，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案館的建設(shè)給檔案館一個(gè)展示自我的機(jī)會(huì)。然而，企業(yè)集團(tuán)很少會(huì)兼顧對(duì)檔案部門(mén)人才隊(duì)伍的建設(shè)，檔案館的工作人員往往不是檔案專(zhuān)業(yè)人才，而是一般的行政管理人員，雖然有些企業(yè)集團(tuán)會(huì)安排一些檔案管理培訓(xùn)，由于對(duì)系統(tǒng)的檔案管理缺乏了解，對(duì)培訓(xùn)的內(nèi)容也是一知半解，這樣導(dǎo)致的培訓(xùn)效果甚微。

三、企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的建議

1、各職能部門(mén)采取統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，制定統(tǒng)一的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)

任由各職能部門(mén)采取適合于本職能部門(mén)的管理系統(tǒng)，移交的電子文件的格式的不兼容性，導(dǎo)致的后果就是總部檔案管理部門(mén)無(wú)法完成檔案的鑒定工作，不僅無(wú)法按時(shí)歸檔，更重要的就是收集的檔案無(wú)法得到利用，從而企業(yè)集團(tuán)蒙受巨大經(jīng)濟(jì)損失。因此要想解決此類(lèi)問(wèn)題，企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部必須使用統(tǒng)一格式的管理系統(tǒng)，取締職能部門(mén)采用的一些不符合標(biāo)準(zhǔn)的管理系統(tǒng)，保證集團(tuán)總部能夠按時(shí)對(duì)各職能部門(mén)移交的檔案進(jìn)行鑒定，不影響對(duì)檔案的利用。

2、技術(shù)手段和集團(tuán)員工共同維護(hù)檔案利用中的安全性

毫無(wú)疑問(wèn)，檔案信息資源在利用過(guò)程中存在很多潛在的風(fēng)險(xiǎn)，如何有效的規(guī)避利用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，不僅僅需要借助技術(shù)上的幫助，也需要全企業(yè)集團(tuán)員工共同來(lái)維護(hù)。有些風(fēng)險(xiǎn)是可以通過(guò)技術(shù)來(lái)保障的，有些人為的風(fēng)險(xiǎn)卻是很難避免的，因此企業(yè)集團(tuán)在使用高科技技術(shù)來(lái)規(guī)避檔案利用風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，也需要加強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)員工的管理，不僅給與企業(yè)員工經(jīng)濟(jì)補(bǔ)助，更需要給與企業(yè)集團(tuán)員工人文關(guān)懷，共同構(gòu)建舒適、健康、和諧的工作環(huán)境。

3、加大經(jīng)費(fèi)投入，重視編研產(chǎn)品質(zhì)量

檔案部門(mén)雖然是不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部門(mén)，但是檔案部門(mén)編研的產(chǎn)品確能夠給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。例如IBM公司檔案為紀(jì)念公司創(chuàng)立100年，以時(shí)間為主線，回顧公司100年的發(fā)展歷程，100年所經(jīng)歷的大事件，專(zhuān)門(mén)制作了一套名叫“進(jìn)步”的“IBM100”紀(jì)念徽。這套紀(jì)念徽記載著公司100年中經(jīng)歷的每段故事，戰(zhàn)勝每個(gè)困難得到的新的突破，一共是100個(gè)，每個(gè)都擁有自己獨(dú)一無(wú)二的名字。另外，IBM公司檔案館還在公司檔案網(wǎng)站和檔案館網(wǎng)站上開(kāi)展了對(duì)會(huì)徽的知識(shí)有獎(jiǎng)競(jìng)猜游戲。通過(guò)開(kāi)展的一系列形象、生動(dòng)的活動(dòng)使社會(huì)大眾加深了對(duì)IBM公司的認(rèn)知，增強(qiáng)了大眾對(duì)IBM公司的認(rèn)同感，此次活動(dòng)的開(kāi)展不僅獲得許多鐵桿粉絲的支持還贏得了很多潛在的客戶?；顒?dòng)開(kāi)展過(guò)后，IBM公司的營(yíng)業(yè)額明顯上升很多，檔案館舉辦這類(lèi)活動(dòng)也可以看出來(lái)，檔案館能夠直接給企業(yè)創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

4、重視企業(yè)集團(tuán)檔案館人才隊(duì)伍建設(shè)

人才隊(duì)伍的素質(zhì)是決定企業(yè)集團(tuán)檔案管理部門(mén)檔案工作成效的關(guān)鍵因素，企業(yè)管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)最

優(yōu)化的管理模式的觀念，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要作用，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案部門(mén)人才隊(duì)伍的建設(shè)，加大對(duì)檔案管理工作的宣傳和教育，通過(guò)現(xiàn)代化的管理和技術(shù)手段調(diào)整和完善企業(yè)集團(tuán)檔案管理體系，促進(jìn)檔案工作高效進(jìn)行，編研開(kāi)發(fā)出更多企業(yè)集團(tuán)所需的檔案信息資源。挑選兼具計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，適時(shí)開(kāi)展檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，加強(qiáng)與行業(yè)的溝通和交流，吸取行業(yè)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)本企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理；同時(shí)也要開(kāi)展一些面向全企業(yè)集團(tuán)員工的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，使全企業(yè)集團(tuán)員工共同參與到檔案管理的實(shí)踐中。

［1］邱巧艷.大型企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館的建設(shè)實(shí)踐與思考——以紫金礦業(yè)集團(tuán)檔案館為例［J］.辦公自動(dòng)化，2013（3）23-25.

［2］羅永平.企業(yè)集團(tuán)檔案館建館問(wèn)題初探［J］.蘭臺(tái)世界，2012（3），57.

［3］李曉光.試論企業(yè)集團(tuán)檔案館的功能定位［J］.蘭臺(tái)世界，2014（12），74-75.

［4］楊艷.企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)策略研究［J］.中國(guó)檔案，2013（4），62-63.

［5］姚翠娟.企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源建設(shè)及數(shù)字檔案館建設(shè)方案淺談［J］.今日科技，2010（6），35-37.

曾歡，女，江西人，廣西民族大學(xué)管理學(xué)院14級(jí)在讀研究生。

Several Opinions of the Archive Management of Enterprise Group

Zeng Huan
（College of Management，Guangxi University for NationalitiesNanning530000）

Under the impetus of the national informatization construction，enterprise group began to gradually realize the significance of the construction enterprise archive management,however in archives management in enterprise group will encounter many problems,in this paper，the problems puts forward some suggestions.

Enterprise groupArchives managementConstruction

G278.3

B

160422-7256