吳雪清

摘要：美國檔案志愿服務發(fā)展成熟，很大程度上歸功于美國聯(lián)邦檔案機構對檔案志愿服務施行的人本管理策略。美國檔案志愿服務在信息傳播、項目設置、激勵措施、比賽組織等方面體現(xiàn)的“以人為本”理念，可為我國檔案志愿服務的發(fā)展提供良好借鑒。

關鍵詞：美國檔案志愿服務國家檔案館人本管理人性化

志愿服務是現(xiàn)代社會文明進步的重要標志。其蘊含的“無私奉獻、成就自我”的精神內涵也日益滲透到檔案事業(yè)中。檔案志愿服務是不以營利為目的，機構或個人利用檔案專業(yè)知識，自愿從事與檔案事業(yè)相關的公益性活動。

自1976年美國國家檔案館為建國兩百年活動招募志愿講解員服務開始，美國檔案工作志愿服務至今已有40年歷史。[1]美國檔案志愿服務具有群眾基礎深厚、開展廣泛、成果顯著等特點，在很大程度上得益于美國聯(lián)邦檔案機構施行的人本管理策略。美國聯(lián)邦檔案機構是由政府撥款設立的非營利性檔案機構，主要包括國家檔案與文件署、國家檔案館及其地區(qū)分館、總統(tǒng)圖書館等機構。[2]這些機構不遺余力地為檔案志愿服務提供多項便利，吸引越來越多的公民投身檔案志愿服務事業(yè)中。其對檔案志愿服務所施行的管理策略，是一種以志愿者為中心的現(xiàn)代化、科學化和人性化的新型管理方式。[3]

一、美國檔案志愿服務人本管理實踐

（一）信息傳播人性化

1.拓寬招募渠道。美國聯(lián)邦檔案機構考慮到不同受眾的活動范圍及信息獲取渠道的差異性，選取多種普通公眾易于接受的方式，積極拓寬招募渠道吸納不同身份背景的志愿者，其招募信息的宣傳形式十分多樣。首先，美國聯(lián)邦檔案機構善于利用互聯(lián)網(wǎng)渠道，提高公眾信息獲取的便捷性。以美國國家檔案館官方網(wǎng)站為例，其首頁下方有兩個鏈接與檔案志愿服務有關，即Citi？ zen Archivists（公民檔案工作者）和 Volunteer at the Archives（檔案志愿服務）。感興趣的公眾輕點鼠標即可鏈接到相關子頁面，對檔案志愿服務進行詳盡了解。此外，公眾還可以通過官網(wǎng)首頁上方的檢索欄檢索志愿服務頁面，以獲取美國國家檔案館不同層級檔案館的志愿者招募信息。[4]總之，該官網(wǎng)作為國家級別的網(wǎng)站，通過兩項措施對本國檔案志愿服務起到統(tǒng)籌作用，極大地提高了公眾信息獲取的便捷性，提升其下屬檔案館網(wǎng)頁的瀏覽量，反映出美國聯(lián)邦檔案機構對檔案志愿服務的重視。其次，美國國家檔案館積極拓寬多種渠道發(fā)布志愿者招募信息。以華盛頓國家檔案館為例，該館擁有約300名聯(lián)邦雇員，260名志愿者和30名實習生，志愿者數(shù)量十分可觀，其所開展的項目——“為賞金土地檔案提供索引”招募志愿者的渠道亦十分多樣：一是通過官方網(wǎng)站，二是通過口頭宣傳，三是通過志愿者專業(yè)招募網(wǎng)站——Volunteer Match官網(wǎng)發(fā)布招募信息，四是通過當?shù)貓D書館，五是通過當?shù)貓蠹埿麄?。[5]多媒介宣傳方式的使用，為招募信息的覆蓋面提供了保障。

2.加強招募宣傳。在拓寬招募渠道的基礎上，每個檔案館都根據(jù)自身特點制定了特色化的“志愿者指南”?！吨改稀穬热莺w了志愿者需要了解的基本信息，如：檔案館簡介、檔案志愿服務內容、志愿者條件限制、志愿者權利義務等。有意成為志愿者的公民通過閱讀《指南》就可以了解招募志愿者的基本情況。此外，還設有專門的志愿者協(xié)調員提供咨詢服務，其聯(lián)系方式一般附在《指南》或招募信息末端，有疑問的公眾可通過電話或郵件等方式咨詢。美國波士頓檔案館為拉近與公眾的距離，特意制作了招募海報，海報內容生動活潑，其中的山姆大叔指著讀者說道，“I WANT YOU FOR NARA NOW”（NARA全稱為National Archives and Records Administration；全句譯為：為了國家檔案與文件署，我立刻需要你）。廣告形象生動、有趣，十分吸引讀者的注意力。[6]

（二）項目設置人性化

美國聯(lián)邦檔案機構考慮到志愿者生活、工作地點的差異性，在設置志愿服務地點時比較靈活，他們將志愿活動地點分為四類：華盛頓地區(qū)、華盛頓以外的地區(qū)、總統(tǒng)圖書館以及網(wǎng)絡志愿服務（即“公民檔案工作者”項目）?？傮w上來說，可分為實地和網(wǎng)絡兩種形式。

1.實地志愿服務。有意參與實地檔案志愿服務的美國公民，需要填寫詳盡的志愿服務報名表，以求與項目間的匹配更合理。以杰拉爾德·R·福特總統(tǒng)圖書館和博物館的報名表為例，除需要填寫個人基本信息外，還需填寫工作經(jīng)歷、語言背景、特殊技能、意向服務時間等內容。[7]之后，檔案館工作人員再依據(jù)這些實際情況和志愿者的意愿安排合適的志愿服務崗位，盡量滿足志愿者的內心預期。

2.網(wǎng)絡志愿服務。網(wǎng)絡志愿服務指的是“Citizen Ar？ chivists”（公民檔案工作者）項目。其產(chǎn)生背景是NARA擁有130萬條在線記錄亟待處理，需要利用網(wǎng)絡技術，鼓勵更多的公眾力量參與其中，這種志愿服務形式有時也被稱為“微志愿”或“眾包”。[8]美國國家檔案館官網(wǎng)上的“Citizen Archivists”可控板塊發(fā)起于2011年，是一個可供公眾廣泛參與的門戶網(wǎng)站。公民檔案工作者項目適合于對檔案志愿服務感興趣，但又缺乏充足、穩(wěn)定時間參與實地志愿服務的公民。筆者在瀏覽公民檔案工作者網(wǎng)頁展示欄時發(fā)現(xiàn)，其網(wǎng)頁索引清楚，標識明確，公民可以通過選擇活動類型或參與平臺兩種方式尋找感興趣的服務項目。站內目前正在進行的項目有：為檔案添加標簽、轉錄歷史文件、為檔案視頻添加字幕、上傳歷史照片、編輯維基百科詞條等。[9]較之實地檔案志愿服務而言，公民檔案工作者在項目設置上專業(yè)性稍弱，公民參與前無需經(jīng)過系統(tǒng)培訓，結束后也無需進行工作交接，可操作性強。

公民檔案工作者項目更側重于將公民的意愿放在首位，公民只需利用電子設備和互聯(lián)網(wǎng)即可參與檔案志愿服務，還可以自由選擇工作內容、工作時間、工作地點、工作時長等，實現(xiàn)了檔案志愿服務的高度自由化。

（三）激勵措施人性化

施行激勵是人本管理的重要舉措，多維度的激勵措施能使志愿者的不同需求得到滿足，從而提升檔案志愿服務團隊的穩(wěn)定性。具體的激勵措施可分為物質和精神兩個方面。

1.精神激勵。精神激勵是激勵志愿者的重要形式。美國聯(lián)邦檔案機構注重通過精神層面給予志愿者愉悅感和成就感，使志愿者感到被尊重和需要，從而提升志愿者參與檔案志愿服務的體驗感。筆者注意到，美國聯(lián)邦檔案機構關于檔案志愿服務的宣傳語言極具親和力，不生硬死板，最常用的便是“Thank you”（謝謝）。其志愿者招募的宣傳標語多是開放式的詢問句，如“你想要加入我們嗎？”“您有二十分鐘的空閑時間嗎？”等等，在給予公民友好印象的同時，也體現(xiàn)出檔案部門對志愿者的渴求。此外，美國聯(lián)邦檔案機構的工作人員致力于營造和諧的工作氛圍，工作人員每次看到志愿者時都會口頭表示感謝，并認可志愿者為檔案事業(yè)創(chuàng)造的價值，從而使志愿者由衷地感受到奉獻的意義。

2.物質激勵。美國聯(lián)邦檔案機構采取的物質激勵形式主要是：購買館內商品享受優(yōu)惠、舉行歡迎晚宴、開展社交活動等。如吉米卡特圖書館和博物館的物質激勵措施有：參加特定項目和展覽、獲得博物館紀念品商店的購物折扣、獲邀參加特別活動、志愿者及其直系親屬免費參觀博物館、免費停車等獎勵。[10]

隸屬于美國國家檔案館的謝爾本博物館檔案部，則將激勵措施規(guī)范化。該館根據(jù)每個志愿者每年服務總時數(shù)，將獎勵措施劃分為三個層級：最低層級0-25個小時獲得的權利為免費進入博物館的臨時身份證、社交活動邀請等獎勵；服務時數(shù)處于25-100小時區(qū)間，除獲得上個層級的所有獎勵外，還可獲得無限制進出博物館的個人身份徽章、本館免費個人會員、博物館商店和咖啡吧10%的折扣、年度表彰晚宴邀請等；若服務時數(shù)超過100小時，除得到前兩個層級的所有獎勵外，還可得到家庭成員免費參觀博物館、四個免費的一天通行證、年度表彰晚宴上的特別致謝等獎勵?？梢钥闯?，該館的激勵措施隨著志愿服務時數(shù)的增加而愈加豐厚，從本人獎勵到涵蓋親友的優(yōu)惠措施，再到最后年度晚宴上的特別致謝，已經(jīng)上升為精神層面的最高肯定。所給出的獎勵條件越來越具有吸引力，能夠鼓動志愿者付出更多的時間和精力。

（四）比賽組織人性化

美國檔案志愿服務的人性化還表現(xiàn)在積極舉辦網(wǎng)絡賽事，通過在“Citizen Archivists”模塊下設“Enter a Contest”（參與比賽）子欄目，鼓勵公民以創(chuàng)新和有趣的方式利用檔案，無論公民的身份是否為檔案志愿者均能參賽，并通過參與比賽無形中成為公民檔案工作者的一份子，從而拓寬了公民檔案工作者的外延。

截至目前，美國國家檔案館已經(jīng)舉辦過“記錄您的環(huán)境學生多媒體大賽”“我在國家檔案館的發(fā)現(xiàn)”“歷史從這里開始”等多項網(wǎng)絡比賽，由此激發(fā)了公民“檔案就在身邊”的意識。以“歷史從這里開始”為例，該項目號召公民手持歷史照片故地重游，在新環(huán)境中重新拍攝，通過對比反映出該地區(qū)的歷史變遷。[11]美國國家檔案館開展的這些網(wǎng)絡比賽形式靈活，活動參與率高，內容貼近現(xiàn)實，不僅取得了良好的活動效果，而且吸引了更多公民成為檔案志愿者團隊的一份子。另外，檔案館還將優(yōu)秀作品制作成精美的照片集和視頻，通過Flicker、YouTube等網(wǎng)絡平臺傳播，不僅成為鮮活的檔案志愿者招募廣告，更是宣傳檔案館形象的好方法。

二、推進我國檔案志愿服務發(fā)展的若干建議

（一）積極轉變觀念

我國檔案工作管理體制長久以來呈封閉狀態(tài)，使得檔案館工作人員對檔案志愿服務感到十分陌生，其觀念的落后是限制我國檔案志愿服務發(fā)展的重要瓶頸之一。檔案館工作人員容易對檔案志愿服務產(chǎn)生不良心態(tài)，如事務繁多無暇引進、懼怕泄密不敢引進、管理困難拒絕引進等。

我國檔案館工作人員要努力擺脫“多一事不如少一事”的觀念，深刻認識檔案志愿服務是我國檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，從而及時對志愿者的付出予以肯定。只有營造輕松和諧的志愿服務氛圍，才能展示出檔案館的友好姿態(tài)，從而吸引更多志愿者走進檔案館、留在檔案館，實現(xiàn)“快樂志愿”。

（二）拓寬招募渠道

我國檔案志愿者招募長期存在宣傳不到位的現(xiàn)象，也是制約我國檔案志愿者團隊組建的主要原因。由此引發(fā)供求雙方之間的矛盾，即檔案館招募不到理想的志愿者，而有意向的公眾不了解成為志愿者的途徑，雙方需求無法對接，從而造成人力資源的浪費。

我國檔案部門應把握檔案志愿者招募工作的主動性，從多渠道拓寬志愿者招募途徑，如口頭宣傳、定點宣傳、媒體宣傳等。在分析目標受眾的信息獲取渠道和閱讀習慣的基礎之上，選擇合適的渠道發(fā)布志愿者招募信息，同時要摒棄生硬、官方的語言習慣，還可制作通俗易懂的《指南》《手冊》等作為宣傳資料，以利于推動志愿者團隊的組建。

（三）重視激勵措施

激勵措施的施行是保障檔案志愿者隊伍穩(wěn)定的重要舉措。不同的檔案志愿者參與志愿服務的出發(fā)點不同，從而會衍生出不同層面的需求，如社交需求、技能提升需求、自我實現(xiàn)需求等等。這就使得檔案館工作人員在志愿者進館服務前，要盡可能地了解志愿者的實際需求，從而有針對性地給予激勵，這是檔案館以人為本的重要體現(xiàn)。本館的檔案志愿服務可根據(jù)實際情況，實施等級化的激勵制度：如對服務時數(shù)少的志愿者采取基本的激勵手段，對表現(xiàn)突出的志愿者，在基本激勵手段之外可增加頒發(fā)優(yōu)秀志愿者獎狀、提供參與專題培訓的機會、獲贈紀念品等激勵形式，實現(xiàn)物質與精神相結合的全方位激勵。

（四）嘗試開展網(wǎng)絡檔案志愿服務

與國外檔案志愿服務高度網(wǎng)絡化相比，我國檔案志愿服務的網(wǎng)絡化幾乎處于空白狀態(tài)，因此其發(fā)展空間很大。檔案志愿服務引入網(wǎng)絡形式，將賦予志愿者更高的自由度和靈活性，彌補部分志愿者無法提供固定時間來館服務的不足，這是檔案館開展志愿服務人性化的體現(xiàn)。

現(xiàn)階段，我國檔案資源網(wǎng)絡化和網(wǎng)絡志愿服務平臺建設尚不夠成熟，很難實現(xiàn)像美國檔案志愿服務那樣高程度的網(wǎng)絡化。因此，筆者建議可先從基礎性的網(wǎng)絡工作推進，如協(xié)助建設網(wǎng)站、管理網(wǎng)絡公眾平臺、文字編輯校對等可操作性較高的項目，進而逐步推進我國檔案志愿服務的網(wǎng)絡化進程。

三、結語

美國檔案志愿服務的管理者重視對志愿者的考量，以人性化為出發(fā)點，通過給予志愿者充分的尊重，提供給志愿者多種成長與發(fā)展的機會，從而實現(xiàn)檔案館與志愿者共同發(fā)展的雙贏戰(zhàn)略。我國檔案志愿服務需要強化以人為本的管理策略，為社會公眾參與志愿服務積極提供便利，吸引越來越多的公眾投身到檔案志愿服務的隊伍中來。

注釋及參考文獻：

[1]馮怡，陳麗.美國國家檔案館志愿者服務項目的借鑒與啟示[J].蘭臺世界，2015（14）：1.

[2]黃霄羽.外國檔案事業(yè)史[M].北京：中國人民大學出版社，2011：263.

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[7]Ford Museum.VOLUNTEER SERVICE APPLI？ CATION FORM.[EB/OL].[2016- 8- 15].https：//www. fordlibrarymuseum.gov/museum/fordvolunteerform.pdf.

[8]Meredith Stewart.May 18th Citizen Archivist Program.[EB/OL].[2016- 9- 17].https：//narations.blogs.archives.gov/ 2011/05/11/may-18th-citizen-archivist-program/.

[9]National Archives.Citizen Archiviset Dashboard.[EB/OL].[2016-9-20].https：//www.archives.gov/citizenarchivist/.

[10] Jimmycarterlibrary.ARCHIVES AID VOLUN？ TEER JOB DESCRIPTION.[EB/OL].[2016-9-21].http：//www.jimmycarterlibrary.gov/getinvolved/ar？ chives_aid_volunteer.pdf.

[11]NationalArchives.EnteraContest.[EB/OL].[2016-9-16].http：// www.archives.gov/citizen-archivist/contest/#historyhere.