程瑾瑜

（上海金申德粉體工程有限公司，上海 200040）

石化粉體工程項目采購信息數(shù)字化管理的研究

程瑾瑜

（上海金申德粉體工程有限公司，上海 200040）

結(jié)合粉體工程氣流輸送系統(tǒng)的特點，分析采購管理流程中的節(jié)點、數(shù)據(jù)流和應用條件，構(gòu)建優(yōu)化采購流程的模塊設(shè)計，以實現(xiàn)系統(tǒng)采購乃至項目管理整體的數(shù)字化，將是今后發(fā)展的主體方向。

粉體工程氣流輸送系統(tǒng)；采購管理；數(shù)字化

粉體工程氣流輸送系統(tǒng)在大型石油化工工程建設(shè)領(lǐng)域具有顯著的成套化特點，其設(shè)計采購和施工的過程管理與控制也有區(qū)別于一般成套機械設(shè)備的要求，以達到更加技術(shù)一體化的系統(tǒng)整體性能保證。采購管理作為連接工程設(shè)計和現(xiàn)場施工、試車考核的中間環(huán)節(jié)，在工程項目管理過程中的作用日益突出。

工程項目管理數(shù)字化[1]的理念和技術(shù)隨著現(xiàn)代信息技術(shù)革命得到了迅猛發(fā)展，尤其是特大型一體化項目的實施，從其本身的管理需要和建成后運營管理的自身要求出發(fā)，對數(shù)字化的需求變得十分強烈，經(jīng)過十余年來的工程實踐，已經(jīng)在數(shù)字化工廠的建造標準上有了一個基礎(chǔ)性的共識。

在粉體工程的采購管理過程中實現(xiàn)真正的數(shù)字化，不僅可以在項目實施全過程進行全方位的監(jiān)控管理以充分有效地銜接設(shè)計和現(xiàn)場各環(huán)節(jié)的界面，提高整體工作效率，而且能夠利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)最大限度地提高談判議價能力，從而降低采購的制造和管理成本，以最少的成本去獲取最大的效益[2]。本文擬就粉體工程的采購管理數(shù)字化進行研究和開發(fā)。

1 采購管理數(shù)字化需求分析

1.1 采購過程節(jié)點分析

綜觀粉體工程氣流輸送系統(tǒng)采購管理過程，有以下重要階段和節(jié)點：

前期準備和合同簽訂階段：設(shè)計詢價文件接收、商務和技術(shù)詢價、投標報價文件接收、技術(shù)和商務評審、合同談判和簽訂。

合同執(zhí)行階段：開工會議（預檢會議）、催交、資料往返確認、監(jiān)造、檢驗、運輸交付、隨機資料驗收、備件管理、供應商現(xiàn)場服務和試車配合等。

性能考核及其后評價階段：組織重要供應商參與性能考核驗收、竣工資料交付、合同關(guān)閉以及供應商績效評估等。

其中商務合同管理和貨款支付貫穿訂單后全過程。

1.2 采購與各部門數(shù)據(jù)流分析

采購和各個部門之間的數(shù)據(jù)傳送見圖1（以本公司為例）。

圖1 采購部與其他部門的數(shù)據(jù)傳送Fig.1 Date:Transferring flowchart among procurement and other functional departments

1.2.1 采購與設(shè)計之間的技術(shù)數(shù)據(jù)往來

步驟①設(shè)計部將詢價文件、技術(shù)附件提交給采購部；當出現(xiàn)設(shè)計變更時提交設(shè)計變更單給采購部。

步驟②采購部將供應商的反饋資料包括設(shè)計資料和圖紙等發(fā)給設(shè)計部確認。

1.2.2 采購與供應商之間的主要文件往來

步驟③采購將設(shè)計部提交的詢價文件發(fā)送給供應商；采購物資在現(xiàn)場出現(xiàn)損壞或遺失或缺貨等情況，采購請求供應商增補；采購提交裝箱清單格式、竣工資料格式給供應商；合同履行結(jié)束將保函還給供應商。

步驟④供應商根據(jù)我們的詢價文件提出的要求進行設(shè)計出圖、報價文件發(fā)送給采購；供應商提供保函給采購；供應商物資裝箱信息、發(fā)貨信息提交給采購；供應商的物資竣工資料發(fā)送給采購。

1.2.3 采購與現(xiàn)場服務之間的信息交流

步驟⑤采購將采購物資的發(fā)貨信息發(fā)送給現(xiàn)場部。

步驟⑥現(xiàn)場部需將在現(xiàn)場施工中發(fā)現(xiàn)物資損壞、缺失的信息傳遞給采購。

1.2.4 采購與財務之間的數(shù)據(jù)往來

步驟⑦采購部提交預付款、進度款、質(zhì)保金等付款申請表給財務部；采購部提交供應商保函給財務部。

步驟⑧財務將付款憑證反饋給采購；合同履行結(jié)束質(zhì)保期到期后財務將保函交還給采購。

1.2.5 采購與檔案室的文件往來

步驟⑨采購將竣工資料提交給檔案室存檔，并附上資料文件簽收單。

步驟⑩檔案室將竣工資料核對完畢，在資料文件簽收單上簽字后反饋給采購。

1.2.6 采購與項目經(jīng)理之間的文件信息往來

步驟11物資采購前項目經(jīng)理將設(shè)計進度表交給采購。

步驟12每個月度進度會，采購將采購進度表交給項目經(jīng)理。

1.3 采購數(shù)字化應用條件分析

1.3.1 采購數(shù)據(jù)系統(tǒng)性

粉體工程氣流輸送系統(tǒng)區(qū)別于一般成套設(shè)備、機組的特殊管道、閥門和控制系統(tǒng)的設(shè)計，既要兼顧目標輸送物的性能特點和輸送能力，又要在設(shè)計上盡量采用定型和定尺設(shè)備和材料，以保證造價的競爭能力和性能考核的最優(yōu)化。同時，也需要與工程總承包商之間進行工藝和公用工程條件、采購現(xiàn)場交付以及施工計劃和實施的對接。

采購的數(shù)字化一般水平是采購專業(yè)自成體系的數(shù)據(jù)優(yōu)化管理，為各個接口界面最大限度提供數(shù)據(jù)輸入，并對其及時性、準確性負責，也要得到接受者的及時反饋方能真正實現(xiàn)其功能。而高階水平則是與設(shè)計和現(xiàn)場之間的數(shù)據(jù)集成和共享，在各關(guān)聯(lián)節(jié)點上實現(xiàn)實時推送，底層為一個數(shù)據(jù)庫平臺。

一套粉體工程氣流輸送系統(tǒng)的工程，整體來看就是一個小型EPCC項目，具備石化項目管理的全部要素，又有整體標準化、模塊化的技術(shù)可行性。因此，從系統(tǒng)角度分析，采購管理乃至整個粉體工程的數(shù)字化項目管理和交付，具有現(xiàn)實意義。

1.3.2 采購流程標準化

工程項目管理按照工作流程化、流程標準化和標準數(shù)字化的要求，將伴隨人力資源優(yōu)化、安全質(zhì)量管理、項目控制能力以及承包商對利潤目標的追求變得越來越重要和迫切。從大型壓縮機的油站模塊化安裝可以獲得很多啟發(fā)，比如粉體工程氣流輸送系統(tǒng)的工藝管道設(shè)計，完全可以按照模塊化安裝要求進行，這樣對采購就提出了更高要求，特別是工廠化預制要求，以及換向閥、旋轉(zhuǎn)閥的定尺安裝，包括抗震支架的標準安裝等。

采購管理亦需及時適應這種需求的變化趨勢，及時用標準化的思路來協(xié)調(diào)設(shè)計與供應商之間的技術(shù)條件交接，以及對供應商技術(shù)要求符合性的監(jiān)督和檢驗，核心要義是確保設(shè)計思想在供應商工廠和施工現(xiàn)場得以準確理解和實施，采購的數(shù)字化管理正好發(fā)揮了橋梁和紐帶作用。

1.3.3 采購系統(tǒng)集成度

采購系統(tǒng)集成度越高，對項目人員素質(zhì)要求也越高，出現(xiàn)各類問題的概率就越低，這實際上就是利潤或超額利潤的來源。整體來看，集成度應該在一個均衡水平，即既不能高度集成使得項目人員無所適從，也不能簡單的無紙化辦公要求，應該是實實在在地為管理流程的優(yōu)化和整體能力的提升服務。

為此可以考慮三個階段的實施方案：第一階段，全部供應商商務和技術(shù)資料的優(yōu)化查詢系統(tǒng)建立完成；第二階段，訂單生成和管理模塊上線，在設(shè)計技術(shù)文件和供應商資料信息上實現(xiàn)實時共享和協(xié)同；第三階段，采購管理全生命周期的數(shù)字化，與公司項目管理的數(shù)字化完全融合。

2 功能模塊設(shè)計

粉體工程需要采購的物資種類相對比較集中，

基本上所有的氣流輸送裝置所需要的設(shè)備、儀表、電氣、管道都是在有限規(guī)格系列中選用，所以可以先制作物資清單BOM（Bill of Material ）[3]，根據(jù)已完工項目不同輸送介質(zhì)、能力以及區(qū)域設(shè)計條件分門別類梳理，整理出一個比較完善的物資清單，建立后臺數(shù)據(jù)庫，它不僅是技術(shù)文件，還是管理文件，公司的設(shè)計部、采購部、現(xiàn)場部、項目經(jīng)理、高層領(lǐng)導都可以根據(jù)不同授權(quán)權(quán)限訪問，是各個部門人員聯(lián)系和溝通的紐帶，充分實現(xiàn)數(shù)字化信息的共享。

功能模塊構(gòu)架示意圖見圖2。

圖2 功能模塊構(gòu)架示意Fig.2 Functional modules schematic diagram

訂單生成模塊的主要功能是生成采購合同?？紤]到采購合同的自動生成必須有標準的模板，建議事先根據(jù)以往項目采購合同做一個分類，比如按照付款方式來分，沒有預付款的、預付款進度款質(zhì)保金比例相同的、沒有質(zhì)保金的、需要開保函的等分別做成模板，選擇模板自動生成采購合同。

訂單管理模塊主要功能是對訂單合同生成后的全面跟蹤和管理，實現(xiàn)對費用控制表、付款表、采購進度表等的自動更新，獲取供應商的進度、生產(chǎn)質(zhì)量證明文件等，當滿足付款條件時，向財務提出付款申請，接收財務反饋的付款狀態(tài)，并通過超文本鏈接到郵箱告知供應商。采購和供應商的及時互動可以大大提高工作效率。

供應商管理模塊包括供應商資質(zhì)文件的管理以及對設(shè)計資料批準審核確認信息、發(fā)貨資料格式文件的發(fā)送、發(fā)貨資料的接收和來回確認。

現(xiàn)場管理模塊主要是對貨到現(xiàn)場后的貨物狀況管理，接收現(xiàn)場物資變更信息，分析物資的變更原因，比如產(chǎn)品的損壞原因、數(shù)量缺少的原因、規(guī)格差錯的原因等，不同的原因?qū)煌难a救措施。如有補貨情況，回到訂單生成模塊。

查詢模塊具有綜合查詢能力，可以快速查詢公司歷年來采購商品的單價、采購周期、供貨廠商等基本信息，實現(xiàn)與供貨廠商資質(zhì)文件的超文本鏈接。本模塊可以為項目經(jīng)理管理項目提供準確的數(shù)據(jù)，為公司領(lǐng)導決策提供支持，為采購部提供準確的ISO外審資料。

3 結(jié)束語

隨著中國制造2025計劃推進，以及供應鏈和物流管理技術(shù)的提升，從生產(chǎn)端推動項目采購管理思想的轉(zhuǎn)變和數(shù)字化技能提高，已經(jīng)近在眼前；作為中國從事粉體工程氣流輸送系統(tǒng)研發(fā)和產(chǎn)業(yè)化的行業(yè)領(lǐng)先者，如何在保持研發(fā)優(yōu)勢的同時通過管理流程優(yōu)化改進，充分利用現(xiàn)代的信息化技術(shù)，形成獨特的競爭優(yōu)勢，已是刻不容緩。

粉體工程的采購信息數(shù)字化管理的研究和開發(fā)，正是結(jié)合公司業(yè)務特點和系統(tǒng)的技術(shù)特點，從采購管理角度入手，分析作業(yè)流程和數(shù)據(jù)流動，從而根據(jù)不同需求形成相應的功能模塊，為提升管理效率進行了思考和探索。當然，項目管理是一個復雜系統(tǒng)，不僅要從設(shè)計采購施工現(xiàn)場的橫向分析，也需要從項目安全、質(zhì)量、進度、費用、合同以及材料、文檔等項目控制的縱向進行接口優(yōu)化和數(shù)據(jù)協(xié)同，這是今后的努力方向。

[1]米帥，賈宏俊，吳新華，等.淺談工程項目管理信息化[J]. 項目管理技術(shù)，2010（ 5）：86-89.

[2]邱小平，許玖平.項目采購管理[M].北京：經(jīng)濟管理出版社，2008.

[3]胡臘妹.EPR中的物料清單處理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D]. 電子科技大學，2012.

歡迎訂閱《化工與醫(yī)藥工程》

《化工與醫(yī)藥工程》創(chuàng)刊于1980年，是國家評定的學術(shù)期刊（A類）。由中國石油化工集團公司主管，中石化上海工程有限公司主辦。雙月刊，大16開本，國內(nèi)外公開發(fā)行。歡迎有關(guān)單位和個人訂閱。

訂閱價格：人民幣90元/年（含郵費）

訂閱方式：通過郵局訂閱，郵發(fā)代號4-910

或通過郵局、銀行匯款，并將訂閱信息發(fā)送至本刊發(fā)行部

通訊地址：上海市延安西路376弄22號（永興商務大樓）11樓 郵編：200040

郵箱：1027288568@qq.com 電話：(021) 32140428轉(zhuǎn)122、108

歡迎訂閱2017年《化工設(shè)備與管道》

根據(jù)國家科學技術(shù)部國科發(fā)財字（1999）390號文通知，自2000年第一期起原《化工設(shè)備設(shè)計》期刊更名為《化工設(shè)備與管道》。

《化工設(shè)備與管道》由中國石油化工集團主管，中石化上海工程有限公司主辦，全國化工設(shè)備設(shè)計技術(shù)中心站、中國石化集團公司機械技術(shù)中心站、全國鍋爐壓力容器標準化技術(shù)委員會壓力管道分技術(shù)委員會、全國化工工業(yè)爐設(shè)計技術(shù)中心站承辦。國內(nèi)統(tǒng)一刊號：CN31—1833/TQ；國際標準刊號：ISSN1009—3281；郵發(fā)代號：4—669，全國各地郵局均可辦理訂閱，10.00元/冊，全年定價：60元。

《化工設(shè)備與管道》為全國性專業(yè)雜志，讀者對象為石油、化工、石化、醫(yī)藥、輕工等部門工程設(shè)計，使用維護，工程建設(shè)，高等教育等有關(guān)技術(shù)人員。本刊向國內(nèi)外公開發(fā)行，自1964年創(chuàng)刊以來已出版200余期?！痘ぴO(shè)備與管道》為雙月刊，A4開本，彩色封面，發(fā)行量大，影響面廣。

《化工設(shè)備與管道》主要欄目有：綜述、單元設(shè)備、壓力容器、管道與管件、機械與密封等。

地 址：上海市延安西路376弄22號11樓（西） 郵編：200040

電 話：（021）32140411-806 傳真：（021）62488580

電子信箱：pep@tced.com 網(wǎng)址：www.chinapep.cn

Study of Numerical Management of Procurement Information in Petrochemical Bulk Solid Projects

Cheng Jinyu
（Shanghai KSD Bulk Solids Engineering Co. Ltd, Shanghai 200040）

Combined with the features of pneumatic transportation system used in bulk solid engineering, the benchmark, data stream and conditions in procurement management were analyzed. Module design in procurement procedure should be built and optimized so as to realize whole digitization for procurement system or even for project management, and it is the development direction in future.

pneumatic transportation system in bulk solid engineering; procurement management; digitization

F 253.2

A

2095-817X（2016）05-0059-004

2016-06-10

程瑾瑜（1968—），女，工程師，主要從事工程項目采購工作。