王一楠（煙臺市技術監(jiān)督信息研究所，山東煙臺 264003）

人事檔案管理與信息化建設

王一楠
（煙臺市技術監(jiān)督信息研究所，山東煙臺 264003）

人事檔案是人才的信息儲備庫，是為領導提供人才決策的重要信息來源。通過人事檔案，能夠反映一個人的職業(yè)軌跡、德才狀況、工作獎懲、家庭背景等等，這是了解人、善用人的重要工具。人事檔案管理工作的好壞與否，可以直接影響到單位的工作效率，涉及到每一個人的切身利益。如何管理好人事檔案，發(fā)揮檔案的最佳用途，是每一名工作人員應該思考的問題。本文分析了人事檔案管理的措施與信息化建設的要點。

人事檔案 檔案管理 信息化

1 加強人事檔案管理方法對策分析

1.1 加強單位日常事宜中檔案管理的內(nèi)容

必須將人事檔案管理提上單位日常工作的議程當中，這樣才能使得單位內(nèi)部領導及工作人員更加重視人事檔案的管理。在有關檔案管理的規(guī)章制度中仔細規(guī)定人事檔案管理的內(nèi)容，并且單位領導層定期舉行有關人事檔案管理的會議，探討單位內(nèi)部近期人事檔案管理中存在的問題并提出解決措施。同時，也要加強對單位內(nèi)部工作人員有關人事檔案管理的宣傳，例如開展有關人事檔案管理主題的有獎知識競答活動等。

1.2 建設專業(yè)化的管理隊伍

許多單位在進行檔案管理時，一般招聘的都是沒有檔案管理的人員，許多檔案管理經(jīng)驗人員是領導的親屬，不僅專業(yè)知識沒有，并且文化素質也較低，導致了檔案管理的落后。單位要加強人事檔案管理首先要從高校高薪招聘與檔案管理專業(yè)相關的專業(yè)人才，并且再進行嚴格的人事檔案管理重要事項的培訓。其次要制定嚴格的檔案材料收集整理、存檔以及使用制度，保證人事檔案充分利用的同時也加強了其保密性能。只有打造一支專業(yè)化的人事檔案管理隊伍，檔案管理工作才能得以順利實行。

1.3 加強檔案信息化建設

21 世紀是信息化的時代，各個行業(yè)都在加強信息化建設，檔案管理也不能落后。單位要實現(xiàn)紙質版人事檔案與電子版人事檔案并存的檔案管理化模式，并且保證兩者的同步性和真實性。單位相應的人事檔案管理部門要及時更新每個人員的信息，并建立人事檔案管理信息交流平臺，單位領導要調閱相關工作人員的工作進度等情況，可以通過既定的合法程序及時地調閱，一方面可以評估員工工作能力，另外一方面可以及時地進行工作調整，加強內(nèi)部控制。只有人事檔案信息化加強，才能保證其時效性和實用性。

1.4 完善檔案管理硬件設施配備

在檔案管理時相應的硬件設備是建設的基礎，例如辦公區(qū)及網(wǎng)絡設備等。據(jù)2014年某省對一些事業(yè)單位進行調查發(fā)現(xiàn)，在調查的單位內(nèi)，有近90%的單位在檔案建設時候沒有足夠的辦公區(qū)域，辦公室與檔案儲存室在一起，并缺乏相應的電腦設備，僅有的電腦設備一般都被用于來記錄人員的名字和檔案號，便于及時找出紙質版檔案，并沒有記錄詳細信息。所以單位要加強對硬件設施的配備，只有充足的辦公區(qū)和電腦網(wǎng)絡，人事檔案的管理和信息化建設才能保證其可行性。

2 人事檔案信息化建設的要點

2.1 樹立新的檔案管理理念，增強檔案主動管理的意識

傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不適合企業(yè)的常規(guī)管理，需要樹立新的檔案管理理念。企業(yè)屬于非營利性的公共醫(yī)療服務機構，其中人力資源是企業(yè)的主要力量，沒有優(yōu)秀的醫(yī)學人才資源，企業(yè)是無法發(fā)揮應有的社會效益的。人事檔案管理的不斷改進，不僅能夠完成企業(yè)相關的人事任務，對企業(yè)人力資源進行合理的調配，在薪資以及福利方面發(fā)揮出巨大的優(yōu)勢，有利于發(fā)揮人力資源管理的作用。因此，企業(yè)檔案的管理工作需要企業(yè)全體人員齊參與，樹立人事檔案管理的意識和大局觀，特別是推動企業(yè)服務水平的意識，在資金和人才的繼續(xù)教育上加大投入，使用最先進的檔案管理的相關軟件和設備，健全單位內(nèi)的檔案管理體系。

2.2 采用信息化管理手段，提高檔案管理的效率

信息化管理和人事檔案相結合，是管理工作的大勢所趨，要求人事檔案工作要運用新的科技手段，提高工作的效能，實現(xiàn)信息化技術促進人事檔案管理方式的徹底轉變。國外先進的國家已經(jīng)基本實現(xiàn)了人事檔案的信息化建設，信息化程度很高，我國的三級甲等企業(yè)已經(jīng)全面普及了計算機輔助管理檔案，正在進一步向鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)擴大。

2.3 加強思想道德和職業(yè)道德素質，提高檔案管理人員的業(yè)務水平

企業(yè)可以配備專職的檔案員，開展的培訓活動要包括對檔案管理人員的培訓，培訓的方式有很多，如在職進修、外出考察以及參加研討會等各種方式，以不斷適應新時期對人事檔案管理工作的要求，作為檔案管理工作人員，要樹立正確的價值觀，增強自己的責任心和團體意識，學會運用先進的檔案管理設備和手段，使工作的效率得到提高，掌握檔案管理的綜合技能，以從容的應對檔案業(yè)務的發(fā)展需要。

2.4 實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、科學化、現(xiàn)代化

為了順應信息化時代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理部門應該建立電子檔案，力求人事檔案管理工作的科學合理，并用現(xiàn)代化的手段進行管理，提高檔案信息的真實度，通過現(xiàn)代化信息采集的設備，建立企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫，并及時的升級和更新，使人事檔案管理的信息呈動態(tài)化的趨勢，保障檔案信息不過時，增強信息的可信度，便于隨時檢索和查詢，只有做到檔案信息的規(guī)范化和科學化管理，才能提高人事檔案管理的工作水準，服務于企業(yè)的中心工作。

2.5 給予政策、資金等方面的支持，加強對檔案管理的重視

（1）制定科學合理的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，加強檔案審核，避免人檔分離、檔案不全、檔案失真現(xiàn)象出現(xiàn)，保證檔案的科學性、完整性。（2）給予政策上的支持，適當提高企業(yè)檔案管理人員的工作待遇，為其提供參加檔案信息化管理學術會議機會，以提高其工作積極性。（3）加大檔案管理資金投入，改善企業(yè)檔案管理的設施設備，如建立恒溫檔案管理室、更新軟硬件設施等，以全面提高企業(yè)檔案信息化管理水平。

3 結語

綜上所述，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，能夠不斷提高人事檔案管理工作的效率，降低人事檔案管理工作的成本，提高管理中的安全性和可靠性。通過信息化手段，對管理人員進行云儲存，實現(xiàn)管理的方便快捷，從而促進檔案資源的相關的開發(fā)和利用，不斷推動檔案工作向更高的水平和層次發(fā)展，不斷使檔案管理適應新形勢的要求。

［1］王靜霞.人事檔案管理的信息化建設研究［J］.產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014（2）.

［2］孫冬云.人事檔案管理信息化的對策研究［J］.信息技術，2012（5）.

［3］郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究［J］.辦公室業(yè)務，2012（15）.

［4］管建輝.淺析人事檔案管理信息化建設［J］.黨史博采（理論），2013 （10）.