孫笑一

黑龍江省殘疾人康復(fù)中心 黑龍江哈爾濱 150036

事業(yè)單位文書檔案電子化應(yīng)用分析

孫笑一

黑龍江省殘疾人康復(fù)中心 黑龍江哈爾濱 150036

事業(yè)單位文書檔案主要是對(duì)事業(yè)單位從事各類社會(huì)活動(dòng)的記錄，檔案信息多為各項(xiàng)有保存價(jià)值的文書，這類文件多是在各種活動(dòng)中因?qū)嶋H需要利用文字、圖表待方式記錄下來的完整體式和處理程序的信息材料，因此對(duì)這些文書檔案進(jìn)行強(qiáng)化管理具有必要性。特別是在當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛在檔案工作中應(yīng)用的新形勢(shì)下，事業(yè)單位文書檔案需要加電子化應(yīng)用的步伐，這不僅有利于檔案利用水平的提升，而且有利于保證檔案信息的完整性，對(duì)檔案管理的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性的實(shí)現(xiàn)具有積極的意義，能夠更好的促進(jìn)檔案電子化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

事業(yè)單位；文書檔案；電子化；優(yōu)勢(shì)；措施

隨著計(jì)算技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心來對(duì)各類信息進(jìn)行準(zhǔn)確、迅速的處理，這對(duì)提高文書檔案管理水平及滿足事業(yè)單位各項(xiàng)工作的需求具有極為重要的意義。因此需要加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案電子化應(yīng)用，為文書檔案電子化的實(shí)現(xiàn)提供良好的平臺(tái)，從而更好的提高事業(yè)單位文書檔案的管理水平。

一、文書檔案電子化的優(yōu)勢(shì)

（一)有利于提高檢索和辦公效率

文書檔案電子化后，主要是利用光盤及磁盤來作為檔案的存儲(chǔ)載體，而且通過利用計(jì)算機(jī)來對(duì)信息進(jìn)行處理，有效的提高了文書檔案管理的水平，有效的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端。在對(duì)電子檔案管理工作中，在對(duì)文件進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱過程中工作效率有了明顯的提高，相較于傳統(tǒng)管理方式，電子檔案為檢索工作提供了更多的便利，有效的提高了檢索的效率。

（二)信息易于保管

與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。

（三)電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享

文書檔案電子化實(shí)現(xiàn)后，檔案資料可以利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳輸，各單位及各部門之間信息實(shí)現(xiàn)及時(shí)交流和有效共享，有效的實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的有效利用。而且電子傳輸在瞬間即可完成大容量信息的人均產(chǎn)值，不僅與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求相適應(yīng)，而且具有較高的經(jīng)濟(jì)效益。特別是網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，有效的擴(kuò)展了文件檔案信息的傳遞范圍，人們不僅利用網(wǎng)絡(luò)來對(duì)信息進(jìn)行傳輸，而且文書檔案資料也存放在相應(yīng)的資料庫內(nèi)，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檢索和資源共享，為檔案信息的利用提供了更加便利的條件，人們可以交流共享同級(jí)部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息，電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

（四)提高了文書檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?/p>

傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆Γ幻鈺?huì)出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

二、加強(qiáng)文書檔案電子化應(yīng)用的具體措施

（一)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，制定文書檔案電子化管理制度

文書檔案電子化工作的開展，首先需要得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，才能夠?yàn)檎麄€(gè)工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所以應(yīng)該將文書檔案電子化應(yīng)用納入單位的日常管理日程，并且制定完善的管理體系，對(duì)于電子化的應(yīng)用制定詳細(xì)的規(guī)章管理制度，從而確保整個(gè)流程能夠順暢運(yùn)行，為工作人員提供有利的依據(jù)。管理制度的制定要基于事業(yè)單位文書檔案管理工作的實(shí)際狀況，有利于電子化應(yīng)用的高效開展，確保每個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，便于整個(gè)流程的科學(xué)性和合理性。

（二)加強(qiáng)檔案保管穩(wěn)定性，確保檔案信息安全

電子化的文書檔案具有一定的特殊性，部分檔案具有公開性，部分檔案具有保密性，就要求電子軟件查看特定檔案附有權(quán)限，只能給相關(guān)人員查看。針對(duì)保密文件，為確保其安全性，還需對(duì)其作加密處理，并限定加密的時(shí)間，保密期后相關(guān)人員才可對(duì)其進(jìn)行解密查看。為保證文書檔案電子化的安全性，要妥善保管光盤、移動(dòng)硬盤等保存檔案的載體，同時(shí)在數(shù)據(jù)備份方面，主要采取兩種方式：一是通過服務(wù)器存儲(chǔ)及本機(jī)備份。兩臺(tái)服務(wù)器運(yùn)用RAID5磁盤陣列技術(shù)，儲(chǔ)存全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像。PC機(jī)每天進(jìn)行本機(jī)數(shù)據(jù)備份，每半月所有PC機(jī)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)同步，保持各數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)一致，防止由硬盤損壞無法恢復(fù)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象的發(fā)生。二是通過實(shí)物介質(zhì)存儲(chǔ)備份。將全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像刻錄成DVD光盤一式兩份保存到防磁柜中，另將全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像儲(chǔ)存在移動(dòng)硬盤中。

（三)加強(qiáng)硬件及軟件建設(shè)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

事業(yè)單位文書檔案電子化應(yīng)用工作的開展，需要完善的硬件配置，所以需要配置先進(jìn)的電子設(shè)備，能夠保證文書檔案中的信息資源從收集、整理、傳輸、存儲(chǔ)、共享等一系列工作的順暢運(yùn)行。所以各種設(shè)備一定要配置齊全，并且在性能上要滿足文書檔案管理的特點(diǎn)。在配置齊全的硬件設(shè)備后，就需要注重軟件的培養(yǎng)，所以檔案管理人員的綜合素質(zhì)非常重要。電子化工作的開展，對(duì)工作人員提出了巨大的挑戰(zhàn)，其不僅要具有扎實(shí)的文書檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要對(duì)電子化工作流程能夠熟練操作。所以應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，定期開展各種形式和內(nèi)容的培養(yǎng)，培養(yǎng)一支優(yōu)秀的文書檔案管理人員隊(duì)伍，為促進(jìn)文書檔案電子化建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。

三、結(jié)束語

文書檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容之一，而在現(xiàn)代信息社會(huì)的背景下，文書檔案電子化已經(jīng)成為檔案管理工作主要的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理電子化能夠有效的提升工作效率，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)和利用，具有眾多的優(yōu)勢(shì)，所以應(yīng)該全面提升文書檔案電子化應(yīng)用的進(jìn)程，創(chuàng)新文書檔案管理理念和管理模式，更好的為事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

[1]盧艷.淺析事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高[J].中國(guó)科技投資,2013-08-30.

[2]欒春生.試論信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].中國(guó)培訓(xùn),2015-12-15.