郭華鋒

江西省鷹潭市月湖區(qū)人力資源和社會保障局 江西鷹潭 335000

信息化條件下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理問題分析

郭華鋒

江西省鷹潭市月湖區(qū)人力資源和社會保障局 江西鷹潭 335000

為了滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展與需求，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案信息化建設(shè)工作，這是提高檔案管理工作效率的必然選擇。而在眾多事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)進程中，仍然存在很多無序現(xiàn)象，若不能對其進行及時的解決，其產(chǎn)生的負面影響是巨大的。本文首先論述目前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，在此基礎(chǔ)上提出相關(guān)的解決措施。

信息化；機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；問題；分析

在21世紀中，信息化將會成為機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作發(fā)展的必然走勢，信息化檔案管理模式的應(yīng)用使原始檔案的完整性得到充分的保障，利用電子技術(shù)以使檔案管理與存儲的形式發(fā)生轉(zhuǎn)型，提高檔案利用的效率。但是目前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在很多問題，本文對其進行深入的分析，并提出可行的解決對策是極為必要的。

一、列舉信息條件下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案信息資源開發(fā)之時缺乏合理性

據(jù)相關(guān)資料記載，目前我國已經(jīng)建設(shè)4000多個信息化檔案數(shù)據(jù)庫，提高了管理工作的實效性，但是檔案資料的內(nèi)容少之又少，再者重復(fù)加工問題的衍生，使檔案信息化資源質(zhì)量長期處于低下的狀態(tài)中；

（二）檔案信息內(nèi)容不完整且安全措施相對缺乏

機關(guān)事業(yè)單位所保管的檔案資料一般與國家機密有關(guān)，不可輕易的公布于眾。但是在目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進程中，資料的安全問題未被重視，外網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁等行為的出現(xiàn)均可以降低檔案信息資料的安全度；

（三）信息技術(shù)應(yīng)用的頻率始終處于較低的水平

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進程中，計算機檢索技術(shù)是核心技術(shù)，檢索技術(shù)的應(yīng)用大大提升管理效率與準(zhǔn)確度。但是很對事業(yè)單位的管理人員仍然采用的傳統(tǒng)的手工檢索方法，新型技術(shù)應(yīng)用頻率的低下，最終會干擾信息化在檔案管理工作中的推廣。

二、提升機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理工作效率的可行對策

（一）樹立檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展觀念

在信息化時代中，機關(guān)事業(yè)單位要想做好檔案信息管理工作，那么就應(yīng)該落實檔案管理信息化建設(shè)這項工作任務(wù)，這可以視為高端信息技術(shù)得以應(yīng)用的基礎(chǔ)。檔案管理員作為管理行為的發(fā)出者，只有在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展觀念樹立的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新型想法、思路才會源源不斷的涌現(xiàn)出來，此時推動了簡易的手工管理模式向電子化、技術(shù)化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進程；這一觀念確立之后，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理者不斷的吸納新的技術(shù)與方法，為檔案管理信息化建設(shè)工作添磚增瓦，在這一觀念的引導(dǎo)下，檔案管理工作在信息化條件中逐步實現(xiàn)信息化、電子化的目標(biāo)；

（二）落實電子文件管理工作，提高檔案資料的安全性能

機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的落實為管理工作創(chuàng)造了極大的便捷性，從而達到了提升管理效率的目標(biāo)。但是在信息化條件下，必須解決信息不安全這一典型的問題。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員只有重視檔案信息的安全性，才會減少信息遺漏、丟失現(xiàn)象發(fā)生的概率。因此為達到上述目標(biāo)，在信息條件下，檔案管理員應(yīng)該積極應(yīng)用信息技術(shù)對檔案資源進行電子版形式的保管，保證檔案資料完整性的基礎(chǔ)上，通過設(shè)置防火墻等途徑去減少病毒對檔案信息侵害現(xiàn)象的發(fā)生。總之，檔案管理人員樹立并強化安全意識，合理的應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案文件文書進行加密處理，保證資料的完整度、真實性，這是信息化條件下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率提升的重要表現(xiàn)之一；

（三）做好各類檔案信息化設(shè)備的添置工作

任何檔案管理工作可以被視為一項系統(tǒng)化的工程，其檔案資料的收集、保管以及利用環(huán)節(jié)都處于等同的地位，各個環(huán)節(jié)之間連接緊湊，不可被取代。因此在信息條件下，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作所許多的設(shè)施要配置齊全，性能達標(biāo)，在相關(guān)設(shè)備的輔助下單位各個門類、不同載體檔案資料合理、有秩序的被存放與保管，例如網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、計算機軟硬件設(shè)備的采購與安裝，提高了檔案管理員日后對資料查找的工作效率，同時提高了對突發(fā)事件處理的速率?？傊?，投放更多的資金，加大對機關(guān)事業(yè)單位各類檔案信息化設(shè)施添置的力度，有利于檔案全文數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的開展與運行，此時電子檔案資料被機關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門順利的接受與管理，不同類型的檔案資料被分批的錄入與管理；在相關(guān)設(shè)備的輔助下，檔案全文信息通過電子技術(shù)被查詢，那么在信息化條件下，機關(guān)事業(yè)單位檔案資料被有效的管理與應(yīng)用；

（四）建立健全事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理體系

檔案資料被以數(shù)字化的模式被管理，是提高管理效率的關(guān)鍵手段，此時機關(guān)事業(yè)單位在高端科技的輔助下落實檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的工作任務(wù)。建立健全數(shù)字化檔案管理體系，使網(wǎng)頁管理模式滲透在管理進程中，完善性的網(wǎng)站管理模式的啟用，優(yōu)化了原有檔案管理進程；管理員并積極做好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與設(shè)施的維修、養(yǎng)護工作，這是對檔案管理信息化建設(shè)號召的響應(yīng)，此時檔案信息資源被高效的使用，這是促使管理效率提升的關(guān)鍵性技術(shù)。

三、結(jié)束語

伴隨著我國社會經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)該踐行改革與創(chuàng)新的征程，盡管目前我國機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理存在諸多問題尚未解決，但是只要檔案管理人員不斷的提高自身素質(zhì)與技能水平，積極引進高端技術(shù)，抓住發(fā)展的機遇，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，在實踐中不斷的總結(jié)經(jīng)驗，擬定規(guī)范化的檔案管理機制，最終達到檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，使機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的終極目標(biāo)。