嚴(yán) 凌

南京市不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案科 210000

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中房產(chǎn)丘號(hào)卷的整理方法及改進(jìn)

嚴(yán) 凌

南京市不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案科 210000

房產(chǎn)丘號(hào)卷是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中巨大的組成部分，它記載和見(jiàn)證著1953年至今房地產(chǎn)交易的發(fā)展與變化，它采用按丘立卷和按戶(hù)立卷兩種方式，整理方法較為復(fù)雜和繁瑣，本文主要介紹了房產(chǎn)丘號(hào)卷的整理方法，提出有效的改進(jìn)方式。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案；丘號(hào)卷；整理；改進(jìn)

南京市不動(dòng)產(chǎn)登記中心自今年6月成立以來(lái)，房地產(chǎn)交易產(chǎn)生的材料統(tǒng)稱(chēng)為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。其中包括成立后交易產(chǎn)生的新不動(dòng)產(chǎn)登記檔案（2016年6月至今）和原房產(chǎn)丘號(hào)卷（1953年至2016年6月）兩類(lèi)。房產(chǎn)丘號(hào)卷是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的重要組成部分，它采用按丘立卷和按戶(hù)立卷兩種整理方法。

一、什么是房產(chǎn)丘號(hào)卷

房產(chǎn)丘號(hào)卷是指房地產(chǎn)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓和消滅經(jīng)相關(guān)部門(mén)登記后，按照丘號(hào)獨(dú)立形成的卷。它分為老卷和新卷兩類(lèi)。老卷建于1953年，止于2004年6月30號(hào)，現(xiàn)有幾十萬(wàn)卷。老丘號(hào)卷實(shí)為一丘內(nèi)登記卷的合訂卷，登記卷按丘立卷，房地產(chǎn)權(quán)屬的來(lái)龍去脈反映于一丘內(nèi)。

新卷建于2004年7月1日，現(xiàn)有檔案一百多萬(wàn)卷。新卷是登記卷按權(quán)屬單元立卷，統(tǒng)稱(chēng)按戶(hù)立卷，區(qū)別于按丘立卷的老卷。立卷方法與按丘立卷方法相同，僅僅是保管單位改小，權(quán)屬材料更為集中，便于查閱使用。

二、房產(chǎn)丘號(hào)卷的類(lèi)型和整理方法

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中房產(chǎn)丘號(hào)卷主要需要整理的案件有五種類(lèi)型： 所有權(quán)案、抵押權(quán)案、注銷(xiāo)案、掛失案和查封案。

所有權(quán)案主要是指，不動(dòng)產(chǎn)因取得、變更、轉(zhuǎn)移、注銷(xiāo)等原因致使房屋權(quán)屬發(fā)生轉(zhuǎn)移的登記案件。每一份所有權(quán)案都有自己獨(dú)立的丘權(quán)號(hào)。整理所有權(quán)案時(shí)，對(duì)照掃描打印的總目、分目，在案件每一頁(yè)紙的右上角蓋上分頁(yè)符的印章并填寫(xiě)對(duì)應(yīng)的頁(yè)數(shù)，分目為“1”的案件立新卷，分目為“2”及以上的案件到庫(kù)房調(diào)閱原號(hào)丘卷變更入卷。

抵押權(quán)案主要是指抵押人以其合法的不動(dòng)產(chǎn)以不轉(zhuǎn)移占有的方式向抵押權(quán)人提供債務(wù)履行擔(dān)保的登記案件。抵押權(quán)案整理時(shí)，需進(jìn)入電腦系統(tǒng)，點(diǎn)擊錄入相對(duì)應(yīng)的丘權(quán)號(hào)，到庫(kù)房調(diào)閱原號(hào)丘卷變更入卷。

注銷(xiāo)案包括所有權(quán)的注銷(xiāo)和抵押權(quán)的注銷(xiāo)，一般抵押權(quán)的注銷(xiāo)較多。整理抵押權(quán)注銷(xiāo)案只需調(diào)閱原丘號(hào)的案件，將他項(xiàng)權(quán)證號(hào)與之相匹配的原抵押案抽出并做好記錄，統(tǒng)一放置抽出的抵押案，最終只保留抵押申請(qǐng)表，按日期順序裝訂好入庫(kù)即可。

掛失案主要是指房屋產(chǎn)權(quán)人的房屋所有權(quán)證書(shū)或者房地產(chǎn)權(quán)證書(shū)丟失，當(dāng)事人來(lái)辦理申明作廢的案件。由于掛失案都是有原丘權(quán)號(hào)卷的，在裝訂時(shí)，只要根據(jù)原丘權(quán)號(hào)，將掛失材料添加到原產(chǎn)權(quán)案中，做好添加資料的頁(yè)碼標(biāo)記即可。

查封案主要指法院對(duì)有權(quán)屬糾紛的房屋，禁止辦理任何交易的案件。以前查封案和掛失案的裝訂方法是一樣的，近兩年，由于案件的增多，完成掃描的電子錄入后，查封案便采取按時(shí)間清冊(cè)獨(dú)立裝訂成冊(cè)的方法。

三、改進(jìn)的整理方法與特點(diǎn)

房產(chǎn)丘號(hào)卷的整理方法較為復(fù)雜和繁瑣，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，為不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理帶來(lái)諸多不便，亟需進(jìn)行改革和創(chuàng)新。根據(jù)2012年發(fā)布的《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》中關(guān)于“登記歸檔”中提到：“按照檔案歸檔的流水號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)方法主要優(yōu)點(diǎn)在于方便工作和能充分利用庫(kù)房?！?/p>

在日常的工作中，所有權(quán)案和抵押案可采用按分類(lèi)流水編號(hào)整理方式，即檔案號(hào)以每卷檔案的類(lèi)別和整理的順序編號(hào)，其編號(hào)由“年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+保管期限+流水號(hào)”組成，以一定卷數(shù)檔案裝成一冊(cè)，注明時(shí)間區(qū)域，易于電腦檢索查找。掛失案可采取和查封案相同的整理方法，完成掃描的電子錄入后，按時(shí)間清冊(cè)獨(dú)立裝訂成冊(cè)。

檔案采用流水號(hào)整理的特點(diǎn)：

1、用計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成編碼，準(zhǔn)確性高，也便于檔案數(shù)量的精確檔案的統(tǒng)計(jì)和查找，相對(duì)于丘號(hào)卷的整理、立卷、調(diào)閱、變更速度加快，工作效率得到進(jìn)一步提高，更加省時(shí)省力。

2、儲(chǔ)存空間大大提高。采用流水號(hào)整理可以按順序上架擺放，到一定卷數(shù)裝在一個(gè)檔案盒內(nèi)，每個(gè)檔案盒注明時(shí)間區(qū)域，不需要將每個(gè)丘號(hào)卷單獨(dú)裝檔案盒，大大節(jié)約了儲(chǔ)存空間。

3、檔案類(lèi)別得到有效區(qū)分，既便于對(duì)永久性權(quán)屬檔案的安全保護(hù)，又方便過(guò)程性鑒定、銷(xiāo)毀工作的開(kāi)展。同時(shí)，避免了丘號(hào)卷易蓋錯(cuò)、易放錯(cuò)的問(wèn)題，最大化提高檔案的利用率。

4、所有權(quán)案、抵押權(quán)案和掛失案都將獨(dú)立完成，同一丘號(hào)的案件不會(huì)反復(fù)調(diào)閱、填寫(xiě)和拆裝等，增強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，延長(zhǎng)檔案的壽命。

5、檔案的管理成本得到進(jìn)一步下降。采用流水號(hào)整理，不需要為每個(gè)丘號(hào)單獨(dú)立卷，從而使人力成本、整理檔案的材料成本、庫(kù)房設(shè)備成本都進(jìn)一步下降。

6、建立檔案檢索體系，快捷高效的利用檔案。通過(guò)流水號(hào)的整理方法建立的檢索系統(tǒng)，是檔案現(xiàn)代化管理和發(fā)展的趨勢(shì)，更利于檔案的保管、保密和提供利用。

四、結(jié)語(yǔ)

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案采用流水號(hào)的整理模式，程序簡(jiǎn)單易于掌握，操作性通用性大大增強(qiáng)，緩解了檔案工作人員的工作壓力，以一種快捷高效的方式來(lái)開(kāi)展工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展和QA辦公自動(dòng)化的日益廣泛應(yīng)用，流水號(hào)整理借助計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能進(jìn)行查找，檔案的調(diào)閱速度會(huì)得到大幅度提升。借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段改善房產(chǎn)丘號(hào)卷的整理和利用，提高調(diào)閱檔案的準(zhǔn)確率，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的智能化操作，減少人工的機(jī)械勞動(dòng)才是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，也是房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的主要目標(biāo)。

作為檔案工作人員，我們?cè)谡J(rèn)真學(xué)習(xí)掌握這種新的管理方法的同時(shí)，在實(shí)際操作中仍然要不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不僅要有積極勇敢的改革精神，更要有冷靜周密的科學(xué)態(tài)度，只有這樣，才能更好地為利用者服務(wù)，加速不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的建設(shè)步伐。

[1]程嘯,尹飛.常鵬翱.《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例及其實(shí)施細(xì)則的理解與適用》,2016.2.

[2]《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程.中國(guó)建筑工業(yè)出版社.

[3]《房屋登記辦法釋義》.人民出版社.

[4]《房地產(chǎn)管理基本制度和政策》,人民出版社.