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        不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中房產(chǎn)丘號(hào)卷的整理方法及改進(jìn)

        2016-11-27 16:02:12嚴(yán)
        決策與信息 2016年35期
        關(guān)鍵詞:方法

        嚴(yán) 凌

        南京市不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案科 210000

        不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中房產(chǎn)丘號(hào)卷的整理方法及改進(jìn)

        嚴(yán) 凌

        南京市不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案科 210000

        房產(chǎn)丘號(hào)卷是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中巨大的組成部分,它記載和見(jiàn)證著1953年至今房地產(chǎn)交易的發(fā)展與變化,它采用按丘立卷和按戶(hù)立卷兩種方式,整理方法較為復(fù)雜和繁瑣,本文主要介紹了房產(chǎn)丘號(hào)卷的整理方法,提出有效的改進(jìn)方式。

        不動(dòng)產(chǎn)登記檔案;丘號(hào)卷;整理;改進(jìn)

        南京市不動(dòng)產(chǎn)登記中心自今年6月成立以來(lái),房地產(chǎn)交易產(chǎn)生的材料統(tǒng)稱(chēng)為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。其中包括成立后交易產(chǎn)生的新不動(dòng)產(chǎn)登記檔案(2016年6月至今)和原房產(chǎn)丘號(hào)卷(1953年至2016年6月)兩類(lèi)。房產(chǎn)丘號(hào)卷是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的重要組成部分,它采用按丘立卷和按戶(hù)立卷兩種整理方法。

        一、什么是房產(chǎn)丘號(hào)卷

        房產(chǎn)丘號(hào)卷是指房地產(chǎn)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓和消滅經(jīng)相關(guān)部門(mén)登記后,按照丘號(hào)獨(dú)立形成的卷。它分為老卷和新卷兩類(lèi)。老卷建于1953年,止于2004年6月30號(hào),現(xiàn)有幾十萬(wàn)卷。老丘號(hào)卷實(shí)為一丘內(nèi)登記卷的合訂卷,登記卷按丘立卷,房地產(chǎn)權(quán)屬的來(lái)龍去脈反映于一丘內(nèi)。

        新卷建于2004年7月1日,現(xiàn)有檔案一百多萬(wàn)卷。新卷是登記卷按權(quán)屬單元立卷,統(tǒng)稱(chēng)按戶(hù)立卷,區(qū)別于按丘立卷的老卷。立卷方法與按丘立卷方法相同,僅僅是保管單位改小,權(quán)屬材料更為集中,便于查閱使用。

        二、房產(chǎn)丘號(hào)卷的類(lèi)型和整理方法

        不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中房產(chǎn)丘號(hào)卷主要需要整理的案件有五種類(lèi)型: 所有權(quán)案、抵押權(quán)案、注銷(xiāo)案、掛失案和查封案。

        所有權(quán)案主要是指,不動(dòng)產(chǎn)因取得、變更、轉(zhuǎn)移、注銷(xiāo)等原因致使房屋權(quán)屬發(fā)生轉(zhuǎn)移的登記案件。每一份所有權(quán)案都有自己獨(dú)立的丘權(quán)號(hào)。整理所有權(quán)案時(shí),對(duì)照掃描打印的總目、分目,在案件每一頁(yè)紙的右上角蓋上分頁(yè)符的印章并填寫(xiě)對(duì)應(yīng)的頁(yè)數(shù),分目為“1”的案件立新卷,分目為“2”及以上的案件到庫(kù)房調(diào)閱原號(hào)丘卷變更入卷。

        抵押權(quán)案主要是指抵押人以其合法的不動(dòng)產(chǎn)以不轉(zhuǎn)移占有的方式向抵押權(quán)人提供債務(wù)履行擔(dān)保的登記案件。抵押權(quán)案整理時(shí),需進(jìn)入電腦系統(tǒng),點(diǎn)擊錄入相對(duì)應(yīng)的丘權(quán)號(hào),到庫(kù)房調(diào)閱原號(hào)丘卷變更入卷。

        注銷(xiāo)案包括所有權(quán)的注銷(xiāo)和抵押權(quán)的注銷(xiāo),一般抵押權(quán)的注銷(xiāo)較多。整理抵押權(quán)注銷(xiāo)案只需調(diào)閱原丘號(hào)的案件,將他項(xiàng)權(quán)證號(hào)與之相匹配的原抵押案抽出并做好記錄,統(tǒng)一放置抽出的抵押案,最終只保留抵押申請(qǐng)表,按日期順序裝訂好入庫(kù)即可。

        掛失案主要是指房屋產(chǎn)權(quán)人的房屋所有權(quán)證書(shū)或者房地產(chǎn)權(quán)證書(shū)丟失,當(dāng)事人來(lái)辦理申明作廢的案件。由于掛失案都是有原丘權(quán)號(hào)卷的,在裝訂時(shí),只要根據(jù)原丘權(quán)號(hào),將掛失材料添加到原產(chǎn)權(quán)案中,做好添加資料的頁(yè)碼標(biāo)記即可。

        查封案主要指法院對(duì)有權(quán)屬糾紛的房屋,禁止辦理任何交易的案件。以前查封案和掛失案的裝訂方法是一樣的,近兩年,由于案件的增多,完成掃描的電子錄入后,查封案便采取按時(shí)間清冊(cè)獨(dú)立裝訂成冊(cè)的方法。

        三、改進(jìn)的整理方法與特點(diǎn)

        房產(chǎn)丘號(hào)卷的整理方法較為復(fù)雜和繁瑣,既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力,為不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理帶來(lái)諸多不便,亟需進(jìn)行改革和創(chuàng)新。根據(jù)2012年發(fā)布的《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》中關(guān)于“登記歸檔”中提到:“按照檔案歸檔的流水號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)方法主要優(yōu)點(diǎn)在于方便工作和能充分利用庫(kù)房?!?/p>

        在日常的工作中,所有權(quán)案和抵押案可采用按分類(lèi)流水編號(hào)整理方式,即檔案號(hào)以每卷檔案的類(lèi)別和整理的順序編號(hào),其編號(hào)由“年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+保管期限+流水號(hào)”組成,以一定卷數(shù)檔案裝成一冊(cè),注明時(shí)間區(qū)域,易于電腦檢索查找。掛失案可采取和查封案相同的整理方法,完成掃描的電子錄入后,按時(shí)間清冊(cè)獨(dú)立裝訂成冊(cè)。

        檔案采用流水號(hào)整理的特點(diǎn):

        1、用計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成編碼,準(zhǔn)確性高,也便于檔案數(shù)量的精確檔案的統(tǒng)計(jì)和查找,相對(duì)于丘號(hào)卷的整理、立卷、調(diào)閱、變更速度加快,工作效率得到進(jìn)一步提高,更加省時(shí)省力。

        2、儲(chǔ)存空間大大提高。采用流水號(hào)整理可以按順序上架擺放,到一定卷數(shù)裝在一個(gè)檔案盒內(nèi),每個(gè)檔案盒注明時(shí)間區(qū)域,不需要將每個(gè)丘號(hào)卷單獨(dú)裝檔案盒,大大節(jié)約了儲(chǔ)存空間。

        3、檔案類(lèi)別得到有效區(qū)分,既便于對(duì)永久性權(quán)屬檔案的安全保護(hù),又方便過(guò)程性鑒定、銷(xiāo)毀工作的開(kāi)展。同時(shí),避免了丘號(hào)卷易蓋錯(cuò)、易放錯(cuò)的問(wèn)題,最大化提高檔案的利用率。

        4、所有權(quán)案、抵押權(quán)案和掛失案都將獨(dú)立完成,同一丘號(hào)的案件不會(huì)反復(fù)調(diào)閱、填寫(xiě)和拆裝等,增強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù),延長(zhǎng)檔案的壽命。

        5、檔案的管理成本得到進(jìn)一步下降。采用流水號(hào)整理,不需要為每個(gè)丘號(hào)單獨(dú)立卷,從而使人力成本、整理檔案的材料成本、庫(kù)房設(shè)備成本都進(jìn)一步下降。

        6、建立檔案檢索體系,快捷高效的利用檔案。通過(guò)流水號(hào)的整理方法建立的檢索系統(tǒng),是檔案現(xiàn)代化管理和發(fā)展的趨勢(shì),更利于檔案的保管、保密和提供利用。

        四、結(jié)語(yǔ)

        不動(dòng)產(chǎn)登記檔案采用流水號(hào)的整理模式,程序簡(jiǎn)單易于掌握,操作性通用性大大增強(qiáng),緩解了檔案工作人員的工作壓力,以一種快捷高效的方式來(lái)開(kāi)展工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展和QA辦公自動(dòng)化的日益廣泛應(yīng)用,流水號(hào)整理借助計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能進(jìn)行查找,檔案的調(diào)閱速度會(huì)得到大幅度提升。借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段改善房產(chǎn)丘號(hào)卷的整理和利用,提高調(diào)閱檔案的準(zhǔn)確率,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的智能化操作,減少人工的機(jī)械勞動(dòng)才是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì),也是房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的主要目標(biāo)。

        作為檔案工作人員,我們?cè)谡J(rèn)真學(xué)習(xí)掌握這種新的管理方法的同時(shí),在實(shí)際操作中仍然要不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),不僅要有積極勇敢的改革精神,更要有冷靜周密的科學(xué)態(tài)度,只有這樣,才能更好地為利用者服務(wù),加速不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的建設(shè)步伐。

        [1]程嘯,尹飛.常鵬翱.《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例及其實(shí)施細(xì)則的理解與適用》,2016.2.

        [2]《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程.中國(guó)建筑工業(yè)出版社.

        [3]《房屋登記辦法釋義》.人民出版社.

        [4]《房地產(chǎn)管理基本制度和政策》,人民出版社.

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