付雯馨哈爾濱市人力資源和社會保障局綜合服務(wù)中心
淺談目標(biāo)管理在檔案管理中的應(yīng)用
付雯馨
哈爾濱市人力資源和社會保障局綜合服務(wù)中心
當(dāng)前的檔案管理工作中,目標(biāo)管理是一種普遍應(yīng)用的手段,這一管理方法經(jīng)過實踐證明是一種十分有效的管理手段,對于檔案管理水平的提升具有積極的意義,有助于推動我國檔案管理事業(yè)的進步。因此,本文重點對目標(biāo)管理在檔案管理中的應(yīng)用進行了一定的闡述,希望在今后的檔案管理中可以得到更加全面的應(yīng)用。
目標(biāo)管理法;檔案管理;應(yīng)用
在當(dāng)前的檔案管理工作中,涉及到眾多的內(nèi)容,例如檔案的收集與整理,對檔案的價值進行鑒定以及統(tǒng)計等,由此可見,檔案管理是一項復(fù)雜的工作,并且需要一套完整的程序才能實現(xiàn),這就需要掌握合適的方法才行,只有遵循相應(yīng)的規(guī)定進行檔案管理,這項工作才能循序漸進的完成,實現(xiàn)檔案的有效管理。除此之外,檔案管理中還具有保密性、系統(tǒng)性以及創(chuàng)新性等特點,這些都是在檔案管理中應(yīng)該重點關(guān)注的問題。本文借此對檔案管理中出現(xiàn)的一種新的管理方法進行闡述,希望可以對今后的檔案管理工作有所幫助。
從當(dāng)前的實際情況來看,檔案管理工作主要在兩個方面需要進一步的完善。一方面是思想意識上,一定要更加重視,目前的工作中,很少能夠為檔案管理人員提供一個進一步學(xué)習(xí)的平臺,但是檔案管理工作又是與時俱進的,需要不斷的創(chuàng)新發(fā)展才能與時代發(fā)展的腳步相一致,在這種情況下,就會造成檔案管理人員的綜合素質(zhì)達(dá)不到管理工作的需要,例如在專業(yè)素質(zhì)、政治素質(zhì)等方面,都需要得到進一步的完善。只有政治素質(zhì)提升了,檔案管理意識才能進步。另外一方面,檔案管理需要在方式上加以改革,傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然不能滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需要,因此就要加強創(chuàng)新,在實際的工作中應(yīng)用新的檔案管理手段。因此,目標(biāo)管理法也就由此產(chǎn)生。
所謂的目標(biāo)管理法也可以稱之為成果管理法。這是一種全新的管理思想,首先需要制定一個明確的管理目標(biāo),并且將其當(dāng)作中心,一切工作必須要圍繞這一中心來進行,整個環(huán)節(jié)都是由員工共同參與完成的,通過目標(biāo)管理法可以有效的衡量績效,為實現(xiàn)自控提供了必要的條件。可以說,目標(biāo)管理法是一種現(xiàn)代化的管理方式,具有科學(xué)性以及人性化的特點,是以目標(biāo)為前提,進而制定出明確計劃的一種管理方法。在整個管理的過程中,還能夠?qū)⒏鱾€部門、各個人員有機的聯(lián)系在一起,成員們自主的參與到目標(biāo)管理中,提高了成員的主動性,對于高層管理者來說,只要注重結(jié)果以及對成員的行為進行評價就可以了。將其應(yīng)用在檔案管理中,相信具有重要的意義。在目標(biāo)管理中,主要體現(xiàn)了四個方面的特點。一是參與的特點,也就是說目標(biāo)是由成員共同參與并制定的,并且將這一目標(biāo)當(dāng)作衡量績效的重要指標(biāo)。二是授權(quán)的特點,將權(quán)力下放,讓成員擁有自主完成工作的權(quán)利。三是自控,成員朝著這一目標(biāo)努力,但是并不受上一級的影響,具有自控能力,四是同評,也就是上級對下級的工作成果加以評價的特點。
檔案管理工作性質(zhì)很單一,目標(biāo)十分明確,有利于考核目標(biāo)的實施,并且外部環(huán)境對目標(biāo)管理的影響不大,目標(biāo)的設(shè)定沒有必要適應(yīng)環(huán)境的變化,這些特點決定了目標(biāo)管理法在檔案管理中的適用性,檔案機構(gòu)管理者采取目標(biāo)管理法是一項很好的措施。目標(biāo)管理的參與性特點,讓檔案管理員可以參與工作目標(biāo)的制定.可以讓管理員更深刻地認(rèn)識到這項工作的重要性,以及其對保密性和原則性的要求,明確自己的重要職責(zé)。目標(biāo)管理的授權(quán)性特點則能進一步激發(fā)管理員工作的積極性和主動性。目標(biāo)管理的自控自管和同評的特點,讓管理員在被高度信任的情景下努力工作.同時提升自己綜合素質(zhì)。
目標(biāo)管理法的具體實施方法可以為三個步驟:
(一)制定目標(biāo)
1、是對目標(biāo)體系進行建立。在對目標(biāo)管理法進行采用的過程中,注意運用科學(xué)的程序?qū)n案管理員的總目標(biāo)進行制定,并且將制定好的目標(biāo)進行細(xì)致分解使其具體的落實到每一個管理員的身上,與其相關(guān)的目標(biāo)緊緊相連。在這其間,要注意使每個目標(biāo)之間具有一定協(xié)調(diào)性,從而使目標(biāo)體系得到完整的建立;2、是對相對嚴(yán)格的目標(biāo)責(zé)任制進行建立。在目標(biāo)管理法運行過程中,將總目標(biāo)進行細(xì)致劃分,把目標(biāo)具體落實到每個管理員身上。
(二)實施目標(biāo)
1、是注意權(quán)限的下放以及自我控制,在對目標(biāo)進行實施的過程中,相關(guān)的高層管理者要注意權(quán)限的下放,對管理員工進行充分的授權(quán),使其擁有能夠?qū)δ繕?biāo)進行完成的必要權(quán)力;另外還要對員工給予充分的信任,在目標(biāo)是實施方法以及實施途徑上不做過多干預(yù),讓員工自行選擇;2、是注意實施過程中的控制和檢查,在對工作進行檢查時,一般會使用相關(guān)管理員的自查報告以及上級指導(dǎo)巡視的方法進行結(jié)合使用。其中,在對其實施過程進行檢查的前提下,還要注意對實施目標(biāo)中存在的問題以及其相關(guān)的進展情況進行反映,比較目標(biāo)的實際值以及期望值,對目標(biāo)的具體實施進行動態(tài)控制。
(三)評價目標(biāo)的成果
在檔案管理員完成目標(biāo)后,管理者要按照目標(biāo)完成評價標(biāo)準(zhǔn),針對其目標(biāo)成果評價的方式主要是采用上級評價和自我評價兩者想結(jié)合的方式進行的,通過兩者的共同評價得出相應(yīng)的結(jié)果。在評價的過程中,目標(biāo)成果評價有3個基本指標(biāo):“達(dá)到程度”、“復(fù)雜困難程度”、“努力程度”。
檔案管理工作很重要,檔案管理工作目標(biāo)相對比較明確,目標(biāo)管理法作為一種現(xiàn)代化管理方式,是以目標(biāo)的制定以及實現(xiàn)為中心進行運行開展的,其在開展的過程中,是由相關(guān)的員工對可行的、客觀的、可以客觀衡量績效以及具體的目標(biāo)進行共同制定,然后在具體的工作中對自我進行控制,對自身制定的目標(biāo)努力實現(xiàn)。因此,將目標(biāo)管理法應(yīng)用于檔案管理的工作中是一種很好的選擇,能提高檔案管理水平。
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