張文霞

哈爾濱市木蘭縣第二人民醫(yī)院

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理存在的問題及解決對策

張文霞

哈爾濱市木蘭縣第二人民醫(yī)院

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院下發(fā)的所有文件資料，醫(yī)院發(fā)展過程中的歷史資料和醫(yī)院舉辦的各種活動資料。這些資料對于醫(yī)院的發(fā)展有著重要的參考價值和歷史價值，是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證，是醫(yī)院的寶貴財富。因此，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的管理，也是非常重要的。尤其是在當(dāng)前新醫(yī)改的背景下，對醫(yī)院檔案管理的要求也越來越高，需要對當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理的制度和方法進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，改變當(dāng)前醫(yī)療檔案管理中存在的不足，大力提高醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，給新醫(yī)改的推進(jìn)和醫(yī)院的發(fā)展提供更好的檔案資料依據(jù)支持。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的問題分析

（一）管理制度存在不足。我國各大醫(yī)院都根據(jù)自己的特點和實際情況，建立了一定的管理制度，并實施了一定的管理。但是，這些檔案管理制度的隨意性比較大，內(nèi)容不夠全面，規(guī)定不夠細(xì)致，還存在許多不足之處，需要不斷完善，不斷優(yōu)化。比如：有的醫(yī)院的檔案管理制度雖然規(guī)定了工作職責(zé)，但是卻沒有相應(yīng)的工作考核制度、獎懲制度和監(jiān)督制度，致使管理脫節(jié)，使得檔案丟失和損壞的程度都比較深，造成了檔案管理的混亂。更嚴(yán)重的是，醫(yī)院檔案管理制度存在的不足并沒有引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，沒有有效地措施加以解決，使得當(dāng)前的檔案管理工作比以往沒有太大的改變，與當(dāng)前的新醫(yī)改的要求還有很大差距。

（二）檔案管理意識淡薄，觀念落后。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的不重視，使得檔案管理工作人員對此工作也不重視。當(dāng)前的一些檔案管理工作人員檔案責(zé)任意識淡薄，不能盡心盡責(zé)地完成檔案的收集、整理和歸檔。責(zé)任意識是保證檔案管理有序、順利開展的關(guān)鍵，沒有責(zé)任意識就會使檔案工作陷入混亂，會造成檔案的丟失、損壞，有時甚至?xí)斐刹豢晒懒康膿p失。沒有責(zé)任意識也是當(dāng)前檔案管理工作停滯不前的一個重要原因。

（三）管理人員素質(zhì)存在不足。當(dāng)前，很多醫(yī)院都把注意力放在醫(yī)療人員素質(zhì)的提高上，根本沒有把檔案管理工作人員素質(zhì)的提高放在心上。因此，檔案管理人員平時基本上就沒有培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機(jī)會，導(dǎo)致他們思想水平和業(yè)務(wù)水平長時間得不到有效地提高和發(fā)展，使得他們的思想落后，業(yè)務(wù)水平低下，嚴(yán)重影響了檔案管理地發(fā)展。此外，大部分醫(yī)院的檔案管理工作人員都是從其它崗位上轉(zhuǎn)過來，沒有受過檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，一點檔案管理的知識和技能都沒有。這就使得檔案管理工作人員的整體素質(zhì)低下，這對于新醫(yī)改下的檔案管理工作發(fā)展來說無疑是有害的。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施

（一）完善檔案管理制度。在醫(yī)院的檔案管理工作中，建立健全的檔案管理制度是必要的，科學(xué)的管理體制是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。具體來說，醫(yī)院要明確檔案管理的責(zé)、線條及要求，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，制訂完善《關(guān)于加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)定》、《本院檔案保管期限》、《醫(yī)院檔案分類大綱》、《檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)》，以及各門類檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作制度，為醫(yī)院檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)提供制度保障，使檔案工作每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，有明確的要求和制度的約束。實行各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價、同步發(fā)展，將檔案資料的管理工作和各個科室的工作績效考核和獎懲直接掛鉤，使得檔案管理工作的水平得到進(jìn)一步的提升。首先提出了由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)分管、院辦主任負(fù)責(zé)、各科室主任和專、兼職檔案員處理具體事務(wù)的三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，這樣有利于理順檔案管理職責(zé)，有利于提高檔案管理的重要性。其次，措施提出了各種制度的制訂，不僅完善和健全了制度，而且使檔案管理工作更加規(guī)范化、細(xì)致化，提高了檔案管理工作的效率。最后，措施提出了考核和獎懲制度的建立，使得醫(yī)院檔案管理制度更加地完善和健全。沒有考核和獎懲，檔案管理工作就不會有好壞之分，管理員的積極性就不會被調(diào)到起來。

（二）增強(qiáng)檔案管理意識。要想進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的前進(jìn)，醫(yī)院的上上下下，尤其是領(lǐng)導(dǎo)一定要更新觀念，提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)檔案管理意識，加大對檔案管理的經(jīng)費投入，并將檔案管理工作規(guī)劃到醫(yī)院整體工作中去，使其能夠與其它工作共同發(fā)展。主要是要通過學(xué)習(xí)、宣傳等手段來提高相關(guān)人員對檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而達(dá)到增強(qiáng)檔案管理意識的目的。加強(qiáng)對檔案管理工作的重要作用的宣傳，也可以提高領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)生對檔案管理的重視程度。檔案管理部門努力提高工作效率，使檔案能夠?qū)︶t(yī)院的發(fā)展發(fā)揮出重要作用，也能夠提高檔案管理的地位，改變?nèi)藗儗n案管理的輕視態(tài)度。此外，還要加強(qiáng)對檔案管理工作重要性及檔案資料價值的宣傳，使醫(yī)院其它部門的工作人員都能夠提高對檔案重要性的認(rèn)識，使他們能夠積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。

（三）提高管理人員素質(zhì)。作為檔案管理工作的具體事務(wù)的執(zhí)行者，檔案管理工作人員素質(zhì)的高低，將直接決定檔案管理工作的效果，將直接決定檔案管理工作的發(fā)展。因此，大力提高管理工作人員的素質(zhì)，大力提升工作人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力是必須要做的。只有檔案管理工作人員的素質(zhì)提高了，業(yè)務(wù)水平和能力進(jìn)步了，檔案管理工作才能夠得到真正地發(fā)展。要想提高檔案管理工作人員素質(zhì)，首先要嚴(yán)把選才關(guān)。在選取檔案管理工作人員時，要提高檔案管理部門的準(zhǔn)入要求，要注意人才的專業(yè)素質(zhì)，要把素質(zhì)高、責(zé)任感強(qiáng)、有耐心的人才選進(jìn)檔案管理部門。有條件的醫(yī)院也可以專門招聘具有檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的專業(yè)人才，提高檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)性。其次，對在崗的檔案管理工作人員，要加大檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)力度，定期對他們進(jìn)行培訓(xùn)和教育，促使其不斷提高檔案管理的專業(yè)知識和技能。對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，是提高管理人員素質(zhì)的有效手段。通過這兩項優(yōu)化措施，管理人員素質(zhì)一定可以得到有效提高。也可以多組織他們到檔案管理工作做得比較好的學(xué)校進(jìn)行學(xué)習(xí)和進(jìn)修，開闊他們的視野。也可以組織檔案管理的知識和技能競賽，增強(qiáng)他們的專業(yè)素質(zhì)。

［1］楊慧莉.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究［J］.當(dāng)代醫(yī)院，2013（4）.

［2］張秀良.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法［J］.科技資訊，2012（2）.

［3］楊燕麗.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)策略探析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012（2）.