戰(zhàn) 崴

哈爾濱市勞動保障信息中心

勞動人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新

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哈爾濱市勞動保障信息中心

近些年來，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的勞動人事管理模式已經(jīng)不適合社會發(fā)展的需要。本文主要分析了傳統(tǒng)勞動人事檔案管理模式中普遍存在的管理人員素質(zhì)偏低、管理手段落后以及檔案形式單一等問題，提出應(yīng)提高管理人才專業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新勞動人事檔案管理機(jī)制和提高管理信息化水平的建議。

勞動人事檔案；管理模式

一、前言

隨著我國社會的快速發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)的高速運(yùn)行，對社會生活各個領(lǐng)域都提出了新的要求。傳統(tǒng)的勞動人事檔案管理模式已經(jīng)不再與現(xiàn)今發(fā)展速度相匹配，尤其是近些年來，我國在勞動人事上的糾紛頻頻出現(xiàn)并呈現(xiàn)數(shù)量逐年上升的趨勢，與此同時國家逐漸通過完善勞動保障方面的法律法規(guī)來化解此類糾紛，因此亟需結(jié)合勞動人事檔案管理的相關(guān)特點(diǎn)及其管理現(xiàn)狀，對我勞動人事檔案管理制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新。

二、傳統(tǒng)勞動人事檔案管理模式的弊端

（一）勞動人事檔案管理人員素質(zhì)偏低。作為勞動人事檔案的管理人員，是檔案工作的重要執(zhí)行者與維護(hù)者，對于保障整個勞動體系的運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要意義。然而在當(dāng)前，受人員編制等多種因素的影響，在勞動人事檔案管理人員中普遍存在著專業(yè)素養(yǎng)偏低的問題，又因?yàn)樯鐣粩喟l(fā)展進(jìn)步，勞動人事檔案數(shù)量急劇上升，導(dǎo)致出現(xiàn)管理人員數(shù)量不足的問題。在職的人員忙于其他的工作，很難負(fù)責(zé)的完成檔案管理工作，這時不得不從其他部門臨時調(diào)用工作人員，然而這些人員沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理經(jīng)驗(yàn)相對不足，并且對相關(guān)的法律法規(guī)還十分陌生，這就使得整個檔案管理工作的流程進(jìn)度緩慢，甚至出現(xiàn)紕漏。而在傳統(tǒng)的勞動人事檔案管理模式下，一些管理人員又存在著觀念落后、守舊的問題，對整個管理體系的運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生不利影響。

（二）勞動人事檔案管理手段落后。社會上普遍存在這樣一種誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)極其簡單的對檔案進(jìn)行歸納、整理的工作，導(dǎo)致出現(xiàn)了對檔案管理技術(shù)引進(jìn)不足的現(xiàn)象，使得在財(cái)力、物力的方面，勞動人事檔案管理工作存在著管理手段落后的問題。其實(shí)，在不同的歷史條件下，社會發(fā)展程度不同，對勞動人事檔案管理的要求也不斷豐富，起其管理方式必須與時俱進(jìn)。雖然在目前，我國的勞動人事檔案管理工作逐漸推陳出新，但在大部分地區(qū)，由于基礎(chǔ)設(shè)施相對落后等原因，檔案管理工作仍然存在著一些不規(guī)范的現(xiàn)象，并且在檔案的記載中關(guān)于人事資料的描述也過于簡略，通常只有基本的通信資料，對個人經(jīng)歷中具體的細(xì)節(jié)描述不到位。在操作層面，現(xiàn)有的勞動人事檔案管理工作大部分依靠手工操作，先進(jìn)設(shè)備應(yīng)用明顯不足，也難以保證準(zhǔn)確性、便捷性。

（三）勞動人事檔案形式單一。勞動人事資料需要一定的載體，目前我們最常見的只有紙質(zhì)形式。但由于勞動人事資料具備一定的特殊性，其保存需要特別謹(jǐn)慎，稍有損毀就會對檔案的流通造成影響，加劇管理成本。一個完整的勞動人事檔案資料必須具備文字資料、圖表資料、錄音、重要照片以及一些必要的影視資料等。然而隨著社會的發(fā)展，勞動人事檔案資料已經(jīng)不應(yīng)該僅僅局限于上述形式，這樣形式單一的勞動人事管理檔案在一定程度上已經(jīng)無法滿足求職者與用人單位的需要。

三、對完善勞動人事檔案管理模式的建議

（一）提高勞動人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)?，F(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)被不斷的運(yùn)用到經(jīng)濟(jì)生活的各個領(lǐng)域，這就對相關(guān)的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)提出新的要求，著就需要提升檔案管理工作人員的思想觀念與業(yè)務(wù)水平。除了要求工作人員具備相應(yīng)的檔案管理技能以外，還需要使其具備一定的計(jì)算機(jī)知識與實(shí)際操作水平，真正的在本質(zhì)上提高勞動人事檔案管理的專業(yè)水準(zhǔn)。為了體現(xiàn)勞動人事檔案管理的進(jìn)步與創(chuàng)新，最重要的就是對從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并進(jìn)行嚴(yán)格考核。比如要對檔案的整體收集、分類整理、保管方式以及編研編目進(jìn)行培訓(xùn)，并將綜合分析的觀念之中貫穿其中。還應(yīng)定期向從業(yè)人員宣講國家勞動人事檔案管理方面新出臺的法律法規(guī)、政策文件，深入學(xué)習(xí)體會我國在這一領(lǐng)域新的主張，提高勞動人事檔案管理人員的管理水平與專業(yè)素養(yǎng)。機(jī)制是勞動人事檔案管理的重要保障和實(shí)施依據(jù)。完善并創(chuàng)新勞動人事檔案管理機(jī)制是保障勞動人事檔案管理與時俱進(jìn)的重要手段。然而在當(dāng)下勞動人事檔案管理環(huán)境瞬息萬變，環(huán)境的變化與傳統(tǒng)的勞動人事檔案管理制度存在一定沖突與矛盾，因此亟需不斷地完善勞動人事檔案管理制度。并且一套完整的勞動人事檔案管理還應(yīng)具備相應(yīng)的激勵機(jī)制、競爭機(jī)制、約束機(jī)制和保障機(jī)制。這就需要逐步夯實(shí)勞動人事檔案管理基礎(chǔ)，明確職責(zé)權(quán)限，一些不具備人事管理權(quán)限的單位，不可以進(jìn)行人事管理權(quán)限代理。良好的制度還需要有效的監(jiān)督體系才能夠?qū)嵭?，因此要建立健全完善的勞動人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，規(guī)范對整合人員信息流程、更新補(bǔ)充人事檔案的監(jiān)督，保證材料的真實(shí)性、完整性，特別是對于一些需要本人簽字蓋章的文件，不允許代簽。特別注意加強(qiáng)對勞動人事檔案安全保密性和開放性的管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案轉(zhuǎn)接程序的正規(guī)化。

（二）提高勞動人事檔案管理信息化程度。提高勞動人事檔案的信息化水平，是完善人事檔案管理工作方式的必要措施。只有加快對信息技術(shù)的引入和應(yīng)用，提高各種信息在接收和識別等流程中的效率，才能保證勞動人事檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。這不僅要利用現(xiàn)代的信息技術(shù)對人事檔案信息及各類資料進(jìn)行數(shù)字化管理，對歸檔資料進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，并且對日常的資料進(jìn)行匯編，還應(yīng)該注意的是，除了這些內(nèi)容，勞動人事檔案的信息化管理還包括一些相關(guān)手續(xù)的辦理等工作。尤其是在對人事檔案管理的信息資源的建立和開發(fā)領(lǐng)域，務(wù)必要將勞動人事檔案管理工作納入到一定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下所運(yùn)行的信息管理系統(tǒng)之中，通過對系統(tǒng)的構(gòu)建，整合出符合勞動人事檔案管理工作特點(diǎn)的計(jì)算機(jī)管理體系。同時，還要加強(qiáng)對先進(jìn)的管理模式和設(shè)備的有效引進(jìn)，促進(jìn)人事檔案的無紙化以及電子化管理，提高檔案管理的效率。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)勞動人事檔案管理模式存在著管理人員素質(zhì)偏低、管理手段落后以及檔案形式單一等問題，筆者提出應(yīng)通過提高管理人才專業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新勞動人事檔案管理機(jī)制和提高管理信息化水平的方式，來促進(jìn)我國勞動人事檔案管理的完善與創(chuàng)新。

［1］張雪蓮.對勞動人事檔案管理現(xiàn)代化的探索［J］.決策與信息，2015（01）.