劉 揚

哈爾濱學院檔案室

重視高校學籍管理 強化服務民生意識

劉 揚

哈爾濱學院檔案室

以學籍檔案管理為切入點，借鑒歷史經(jīng)驗，開拓思路，探索新時期以人為本，服務民生的有效管理模式，為學生學習、工作、生活提供有助益的后續(xù)服務，為高校搞好民生檔案建設提供借鑒。

學籍；檔案；民生；服務

檔案是人類認識物質(zhì)與意識關系的產(chǎn)物，也是歷史發(fā)展到特定階段，對發(fā)展印跡需要有物質(zhì)承載的證明。從傳說中的結繩記事，到今天的電子信息系統(tǒng)，每一次人類思維空間的拓展，都伴隨著相應的記錄歷程。在認識檔案歷史發(fā)展的同時，針對高校檔案管理建設中形成的規(guī)律與體系，為建設和諧社會盡綿薄之力，對檔案管理的一些基本功能進行深入思考，以期在管理范圍內(nèi)探討：高校學籍檔案管理如何貼近學生實際需要，強化服務民生意識，體現(xiàn)以人為本的理念。

一、樹立以人為本的動態(tài)理念

高校檔案管理作為學校管理工作不可或缺的組成部分，既有服從學校管理體系的被動性，又有其根據(jù)自身特點進行內(nèi)部協(xié)調(diào)統(tǒng)一的主動權限。搞好高校學籍檔案工作，首先要處理好學生與其檔案的從屬關系。以考慮學生的就業(yè)需要為出發(fā)點，以尊重學生的就業(yè)需求為前提，以學生的未來工作服務為目標。從招生到畢業(yè)，檔案的一進一出，事關學生走出大學校園，開始進入社會，工作生活的安心與穩(wěn)妥。目前，學生進校的檔案管理，以收集保存功能為主。畢業(yè)后檔案的存留問題成為困擾學生和學校的主要問題。學生在就業(yè)過程中經(jīng)常處于變化的狀態(tài)，而學籍檔案管理又處于靜態(tài)狀況，這對學生創(chuàng)業(yè)、就業(yè)和未來發(fā)展是個潛在隱患。

（一）認識現(xiàn)狀，回歸人本。通過宣傳教育提高學生的檔案意識，使學籍檔案在其未來的工作生活中發(fā)揮應有的作用。學籍檔案是學生從入學到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程在德、智、體諸方面發(fā)展狀況的真實記載和反映，是高校學生在學習和社會實踐活動中直接形成的，反映學生在校學習過程和學校教育教學發(fā)展的歷史的原始憑證。學籍檔案的特殊使命在于它既是學生個體走向社會求職的重要信息資源，也是學校教育教學工作為社會和用人單位選拔錄用畢業(yè)生提供重要參考依據(jù)的信息庫。人才既要流動，又要有相對穩(wěn)定的隊伍，既要輸入新鮮血液，又要保持中堅力量發(fā)揮作用，是每一個用人單位求才的宗旨。檔案的轉(zhuǎn)移過程，與學生的就業(yè)變化密切相關。檔案游離于學生之外，就失去了其本身存在的意義和價值。檔案成為學生助力的工具，為學生步入社會工作生活提供服務，這也是高校學籍檔案管理貫徹人本思想，尊重學生，滿足學生需求的基礎。

（二）以人為本，為人服務。學籍檔案的特點具有形成的周期性，內(nèi)容的廣泛性，電子文件與紙質(zhì)文件的共存性。它因人而生，為人所用。追蹤學生的就業(yè)去向，與之保持聯(lián)絡，為他們提供切實有效的服務，解決學生就業(yè)工作的后顧之憂，在當前是檔案工作亟待解決的問題。讓學生體會到母校不僅僅是一個培養(yǎng)學生的搖籃，也是一個關注學生發(fā)展，承載其負重的“航母”。過去，對檔案工作的理解，局限于被動的“兩點一線”式管理，學生檔案一進一出就算完成了任務。現(xiàn)在，學生就業(yè)面臨巨大的壓力，學生在就業(yè)選擇中曲折多變，檔案歸屬問題適度預留緩沖階段，解除學生的后顧之憂，也是學校在學生就業(yè)過程中給予他們的間接支持和幫助。當我們的檔案工作以人為本，從人的實際需要出發(fā)，在某些時段，檔案遷移的過程中，能給學生多一些細微的人文關照，如同老師關心學生，對檔案的理解就不再是冰冷和生澀的物質(zhì)存在，而是與一個鮮活的生命歷程息息相關。高校檔案工作者應樹立以人為本的動態(tài)理念，把學生的需求放在第一位，為學生就業(yè)提供便利服務，充分發(fā)揮學籍檔案的信息功能作用，對提高學生就業(yè)率具有十分重要的意義。

二、調(diào)控以物為證的規(guī)劃體系

疏理物證，適度調(diào)控。檔案的價值取決于它的可利用性，學生檔案與學生就業(yè)密不可分。畢業(yè)生簽好協(xié)議，即走上工作崗位，學校對畢業(yè)生就業(yè)統(tǒng)計率就可以有明確的數(shù)據(jù)，50%以上的就業(yè)率應該是非常鼓舞人心的，但實際情況尚有較大的出入。許多學生畢業(yè)后三四年的時間里，仍處于波動狀態(tài)，檔案無法跟隨工作的變化遷移。如果學校抱著“出門不認貨”的態(tài)度，讓學生在耽擱幾年之后，當找到合適的工作，需要提檔的時候，檔案卻因為時間關系變成了“死檔”。如此，學校在學生的就業(yè)問題上不是助力，而是“拖后腿”；或者學生放在家里沒有及時托管，變成“孤本”；抑或遇到意外無法恢復，這些情況都會不同程度地給學生職稱評定，轉(zhuǎn)正定級造成波動，也會影響整個社會的和諧穩(wěn)定。學生的檔案表面看似無足輕重，實際卻關乎個人的前途命運，也關系到學校社會能否幫助學生解除后顧之憂。面對“雙向選擇”新的就業(yè)形勢，檔案管理工作也需要適度調(diào)控，不能再搞“一刀切”。檔案在管理方式方法上都要依據(jù)社會的變化隨時作出適度調(diào)整，要根據(jù)學生的就業(yè)趨向和個體的特殊性，打破現(xiàn)有管理的模式，在不違背檔案基本原則的前提下，盡可能做到特殊情況特殊對待，在疏理物證的過程中盡可能保留可供查尋的文字記錄材料，為學生提供服務利用。

三、明確及時有效的創(chuàng)意服務

（一）提供服務，手段創(chuàng)新。檔案的特性是原始性、機密性、潛在性，尤其在當今社會經(jīng)濟轉(zhuǎn)型時期，檔案的管理與使用矛盾更為突出。既要滿足學生就業(yè)的需求，又要強化安全管理。人事檔案進入數(shù)字化管理系統(tǒng)，按規(guī)定相關設備不允許連接互聯(lián)網(wǎng)，操作員有相應的權限、密碼、操作指令，必須保密專用。所以只有加強紙質(zhì)與電子檔案并存管理，兩者對照一致，才能確認其保存價值和有效使用價值。學籍檔案管理與整個學校、社會管理都有著密切的聯(lián)系。以人為本，為學生作好學業(yè)與就業(yè)方方面面的檔案服務工作，使他們順利走上社會，步入預期的生活軌道，是學校責無旁貸的義務。處理好自身與檔案之間相依相伴的關系，也就間接處理好了學生與母校的關系，與社會的關系。學校尊重學生對檔案最起碼的需求，也就發(fā)揮了檔案管理的最大效益。向每一名畢業(yè)生間接傳遞了來自母校的關懷與溫暖。當檔案管理工作者樹立以人為本的理念，在做好服務工作時，處理好學生與其檔案需求之間的關系，就不再盲目和被動，而是理性的、真誠的，也是積極助益的。

［1］張克復編寫.《檔案工作基本知識問答》檔案出版社出版1986年11月第1版.

［2］吳寶康主編.《檔案學概論》中國人民大學出版社1988年1月第一版.