李曉光

大慶市紅崗區(qū)招商引資服務(wù)中心　黑龍江大慶　163000

以人為本背景下的檔案管理工作

李曉光

大慶市紅崗區(qū)招商引資服務(wù)中心黑龍江大慶163000

隨著國(guó)家對(duì)于檔案的重視，檔案的重要性也逐漸凸顯，作為各項(xiàng)活動(dòng)、獎(jiǎng)項(xiàng)的真實(shí)記錄，檔案對(duì)于社會(huì)的管理、人才的選拔具有重要意義。本文主要討論了如何在以人文本的背景下，進(jìn)行檔案管理工作。

以人為本；檔案管理；研究

以人文本一直是科學(xué)發(fā)展的核心內(nèi)容，將其應(yīng)用于檔案管理工作，就是為了要給管理人員樹(shù)立以人文本的管理理念。在檔案管理工作中，要以科學(xué)發(fā)展作為首要任務(wù)，突出人民在檔案中的重要位置，要尊重每個(gè)人的立場(chǎng)，發(fā)掘每個(gè)人的價(jià)值，檔案管理人員要做好檔案管理工作，服務(wù)好每一個(gè)用戶。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理模式落后，缺乏檔案管理重視。由于傳統(tǒng)管理觀念對(duì)于檔案管理者的影響，許多管理者的檔案管理觀念落后，認(rèn)為檔案管理工作知識(shí)片面的、簡(jiǎn)單的看護(hù)工作，并沒(méi)有將檔案的真正價(jià)值挖掘出來(lái)。檔案管理者對(duì)于檔案的了解以及重視都不夠，并沒(méi)有在檔案收集和記錄上耗費(fèi)太多時(shí)間，也就造成了檔案信息并不完整，并且遺漏了很多重要信息，嚴(yán)重影響了人事部門的人事調(diào)動(dòng)工作。很多管理工作都是一崗多職，很難集中于進(jìn)行檔案管理工作，許多管理者的管理理念也并不先進(jìn)，許多管理措施并沒(méi)有跟上社會(huì)進(jìn)步的腳步，隨著檔案數(shù)量的增多，這些問(wèn)題都在日益加重，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）檔案操作不規(guī)范，員工素質(zhì)落后?，F(xiàn)階段的檔案管理工作最突出管理問(wèn)題就是管理方式隱私化，檔案資料并不是透明公開(kāi)的，甚至當(dāng)事人對(duì)于自己的檔案都沒(méi)有知情權(quán)，并不清楚檔案記錄內(nèi)容，也沒(méi)有查閱檔案的權(quán)限，這就使得檔案被附上了一層神秘的面紗，人們對(duì)于檔案的信任度極低，很多人會(huì)認(rèn)為人事的調(diào)動(dòng)中，有人為因素進(jìn)行干擾，如果沒(méi)有也難以服眾，如果有，當(dāng)事人也難以調(diào)出證據(jù)，據(jù)理力爭(zhēng)。在管理中，由于許多管理人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)于檔案的收集、管理、記錄、查閱、保管方式并不了解，很多時(shí)候會(huì)造成檔案的破壞，在管理過(guò)程中，會(huì)造成交接手續(xù)的確實(shí)，更甚者會(huì)造成檔案丟失等嚴(yán)重問(wèn)題。

（三）缺乏管理競(jìng)爭(zhēng)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，員工工作熱情不高?，F(xiàn)代的許多企業(yè)都會(huì)實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制來(lái)提高員工工作熱情，創(chuàng)造更多價(jià)值，但是現(xiàn)階段的檔案管理工作，競(jìng)爭(zhēng)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制并不健全，而且并沒(méi)有相關(guān)制度進(jìn)行保障，簡(jiǎn)單存在的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，并沒(méi)有提高員工工作熱情，反而制造了員工之間的矛盾，激起了員工的不平衡心理。所以最后就導(dǎo)致檔案管理人員并不熱心于檔案管理工作，以得過(guò)且過(guò)的態(tài)度敷衍進(jìn)行檔案管理工作，這也就會(huì)造成檔案管理工作的工作效率低下，檔案管理資料的不完善，并且不能讓檔案管理人員人事到檔案管理工作的重要性，影響檔案的利用率，降低了檔案存在價(jià)值。

（四）檔案管理設(shè)備落后。在檔案管理工作中，很多人依舊使用傳統(tǒng)管理方式管理，以筆記方式進(jìn)行記錄，這樣記錄易丟失，多于員工來(lái)說(shuō)也更加麻煩。所以完善檔案管理工作中的設(shè)備，提高管理人員對(duì)設(shè)備的操作熟練度，可以提升檔案管理效率，減少檔案查找時(shí)間，對(duì)提高檔案利用率有重要意義。

二、以人為本背景下檔案管理工作創(chuàng)新的措施

（一）以人為本，開(kāi)創(chuàng)檔案事業(yè)新局面。在檔案管理工作的創(chuàng)新過(guò)程中，堅(jiān)持以人為本，既是保證檔案事業(yè)合理化發(fā)展的關(guān)鍵。企事業(yè)單位要想做好以人為本的檔案管理工作，需要從兩個(gè)方面同步進(jìn)行。第一方面是做好“人”的管理。人是檔案管理中最具活躍性的因素，無(wú)論是檔案管理工作人員，還是檔案的所有者，都是檔案管理創(chuàng)新的重要影響因素。第二方面是牢記檔案管理的“本”，檔案管理的根本是做好員工檔案的保持、接收、轉(zhuǎn)調(diào)等工作，歸根到底，檔案管理是為員工檔案服務(wù)的機(jī)構(gòu)，只有堅(jiān)持這一根本，才能為檔案管理的創(chuàng)新提供基礎(chǔ)。

（二）以人為本，創(chuàng)新檔案管理理念。思想觀念意識(shí)對(duì)人的實(shí)際行動(dòng)具有指導(dǎo)作用。就檔案管理工作來(lái)說(shuō)，只有管理人員轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理理念，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要程度，才能在實(shí)際工作過(guò)程中時(shí)時(shí)、事事做好檔案工作。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的思想意識(shí)教育，使他們意識(shí)到檔案不僅僅關(guān)系到員工的個(gè)人工作，還與單位的正常工作發(fā)展息息相關(guān)。其次，在檔案管理人員對(duì)檔案管理創(chuàng)新理念有了較為深層次的認(rèn)識(shí)之后，還需要對(duì)管理人員進(jìn)行知識(shí)技能培訓(xùn)，增加他們的實(shí)際工作能力和檔案管理業(yè)務(wù)水平。再次，財(cái)務(wù)部門要適當(dāng)增加對(duì)檔案管理部門的資金支持，以便于檔案管理設(shè)備得到及時(shí)的更新?lián)Q代，將傳統(tǒng)的人為檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案管理，不僅提高檔案查找、保存和轉(zhuǎn)接工作的效率，而且減輕了檔案管理人員的工作壓力，精簡(jiǎn)管理人員結(jié)構(gòu)，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

（三）以人為本，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。首先，檔案管理的意識(shí)要?jiǎng)?chuàng)新。通過(guò)創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，不斷豐富單位檔案的管理理念，完善管理內(nèi)容的知識(shí)結(jié)構(gòu)。其次，檔案管理的模式要?jiǎng)?chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依賴人工管理，管理方式較為單一。隨著企業(yè)檔案管理工作的不斷增加，原本的管理模式已經(jīng)不能滿足單位發(fā)展需要，必須要進(jìn)行相應(yīng)的模式創(chuàng)新。檔案管理部門必須要依靠科技，重視網(wǎng)絡(luò)信息的組織和利用，加強(qiáng)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，建立起網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)平臺(tái)渠道，方便用戶快速得到自己所需要的檔案信息。

（四）以人為本，不斷完善檔案服務(wù)工作。要以人為本，不斷完善檔案服務(wù)工作，就必須了解用戶的類型，為其提供針對(duì)性的服務(wù)。個(gè)人用戶需要的信息量有限，但目的性較強(qiáng)。我們要對(duì)介紹收納的信息與他們需求之間的關(guān)聯(lián)性。集體用戶是一群帶有共同利用信息目標(biāo)的人。服務(wù)人員要了解其特點(diǎn)，考慮到他們的穩(wěn)定性和持續(xù)性，以此來(lái)安排服務(wù)。中間性用戶不是自己需要檔案信息，而是幫助他人來(lái)獲得信息。在提供檔案時(shí)服務(wù)人員要給予其完整、準(zhǔn)確的檔案資料，幫助他們收獲更大的價(jià)值。

三、結(jié)論

檔案作為社會(huì)的一個(gè)見(jiàn)證者，是全社會(huì)人們共同擁有的財(cái)富，需要對(duì)每個(gè)檔案記錄負(fù)責(zé)，需要對(duì)每個(gè)人負(fù)責(zé)，所以檔案管理者需要明白檔案的重要性，不能認(rèn)為檔案是自己的私有物，檔案的主人是每一個(gè)人民群眾，所以在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，要做到以人為本，提高服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立正確的價(jià)值觀，這樣才能更好地進(jìn)行檔案管理工作。

［1］孫永妍.關(guān)于加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的若干思考［J］.黑龍江檔案，2010，3.