孟妍妍（身份證號：412824198710106029）

黑龍江哈爾濱　150090

高校學生檔案管理現(xiàn)狀及改善對策

孟妍妍（身份證號：412824198710106029）

黑龍江哈爾濱150090

高校學生重要信息資源都存在學生檔案中，學生檔案可以較全面真實的反應一個學生的面貌。所以，提高學校檔案管理水平，力求學校檔案的完整性、真實性、系統(tǒng)性，這對于提高學校的學生檔案管理水平和教育質(zhì)量上都有很大的促進作用。

檔案管理；資料；高校文案整理

一、目前高校檔案工作存在的主要問題

（一）學生檔案管理重視不夠，制度不健全。

學生檔案是高校檔案的一部分，然而一些高校僅對學校的教學檔案管理工作較為重視，卻忽略了學生檔案的重要性。還有些學校認為“學生檔案是跟著學生走的，學生畢業(yè)了就與學校無關了”，所以沒必要對學生檔案進行過多的管理，在學校議事日程中對于學生檔案管理工作也很少提。不但不將學生檔案管理工作的優(yōu)劣作為檔案管理部門業(yè)績評比的標準，也不對學生檔案管理工作進行必要的檢查監(jiān)督和指導，更是缺乏領導的重視，沒有相關的制度建設，管理體制也不完善，一些學校甚至沒有專職的學生檔案管理人員。

（二）學生檔案管理手段落后，程序不夠規(guī)范。

雖然如今已是信息化數(shù)字化時代，檔案管理方面也有了改善，無論是檔案管理的內(nèi)容還是服務方式及手法都比以往有了突飛猛進的變化，但是一些高校的檔案管理人員已經(jīng)習慣了老舊的手工操作方法來進行檔案管理和文書的分類，雖然操作熟練，但遠不及現(xiàn)代化辦公手段的速度。由于一些高校建立時間不長，一些管理工作還沒有步入正軌，還沒有科學規(guī)范的管理制度，相應的檔案管理方法也落后，程序也不規(guī)范。

（三）學生檔案數(shù)量龐大，深度開發(fā)利不到位。

一些學校盡管已經(jīng)提出了建設信息化檔案館，但是落到實際上就不盡人意，學校各個部門的檔案信息資源沒能有效的整合，也沒有做到深加工、細致化檔案信息，更別說從學校的檔案信息資源中提煉出有結論性并且有規(guī)律的數(shù)據(jù)資料，所以這些檔案資源就無法對教學管理、教學改革、領導決策服務。如今一些用人單位需要學生提供檔案來辦理相關手續(xù)，但是由于檔案具有保密性，嚴重制約了用人單位工作的開展，讓檔案管理者也是無奈。

（四）學生檔案管理經(jīng)費投入不足，發(fā)展緩慢。

如今高校不斷擴大招生規(guī)模，學生增加了，學生檔案管理工作也隨之增加，然而學校在學生檔案管理方面投入的經(jīng)費并不夠，這讓學生檔案管理工作很是被動，不能與其他部門建立統(tǒng)一的管理平臺，使學生檔案管理工作無法順利的開展。檔案信息化建設的人才缺乏也是高校檔案管理工作的困難之一，制約著高校檔案信息化進展的腳步。高校檔案工作不像經(jīng)濟領域一樣能產(chǎn)生立竿見影的社會與經(jīng)濟效益，所以理解與支持檔案工作的人較少。這些客觀與人為因素嚴重影響了高校檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理的進程。

（五）畢業(yè)生檔案傳遞方式原始，管理落后。

隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，畢業(yè)生實行雙向選擇，自主擇業(yè)。畢業(yè)生生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權利和責任，畢業(yè)生的檔案在兩年擇業(yè)期內(nèi)由人才市場、人才交流中心或畢業(yè)學校待管，待畢業(yè)生落實就業(yè)單位后再將其檔案轉至就業(yè)單位。這樣就導致畢業(yè)生學籍檔案轉遞環(huán)節(jié)復雜，導致一些學生檔案丟失。嚴重影響了學生的就業(yè)前景。

二、高校學生檔案管理工作的改善對策

（一）重視學籍檔案管理，提高人員素質(zhì)。

加強高校領導以及教職人員的檔案意識，將學生檔案管理工作當成學校的一項基礎工作。學校要認真落實檔案管理所需的人員、經(jīng)費、設備等問題，做到人員到位、經(jīng)費到位、設備到位。選拔“業(yè)務精、素質(zhì)高、覺悟高”的人員充實到檔案管理隊伍中，積極加強檔案管理人員的檔案業(yè)務培訓，建立檔案工作網(wǎng)絡，充分利用計算機輔助檔案管理，建立學生檔案信息數(shù)據(jù)庫，進而全面提高檔案管理水平和服務水平，使學校學生檔案工作跟上辦公自動化的步伐，為學校教學?？蒲泻推渌ぷ鞣?。

（二）完善學籍檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量。

只有收集好學生的各類資料，才能確保學生檔案材料的完整性，也能更全面更直接的反應出學生在校期間的能力。學生檔案資料收集能否齊全完整，一方面，定期對檔案資料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化檔案管理，根據(jù)學生學習生活特點，增設“信用檔案”、“心理健康材料”內(nèi)容，充分反映學生個性化發(fā)展特征。注意收集反映學生成長進步的材料。包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書等方面，充分反映學生多方面的潛能。

（三）充分開發(fā)學籍檔案信息資源，提高服務利用價值。

學生檔案信息資源的開發(fā)與利用，我們應堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務態(tài)度，提高服務質(zhì)量，做到熱情、主動、準確、迅速。努力開發(fā)檔案的教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發(fā)利用為主。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息共享，就必須加強檔案基礎管理。檔案員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全的檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供，滿足學生檔案利用工作的需要。同時適應社會需求的變化。尋求更為有效的服務新途徑，以提高學生檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮學生檔案的作用。

（四）嚴格畢業(yè)生檔案的轉遞工作，確保安全完整。

學生畢業(yè)季的檔案傳遞工作具有時間緊、流量大、涉及面廣等特點。所以要結合其特點設置科學合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，參與傳遞的人員較多，要嚴格要求傳遞手續(xù)，來防止畢業(yè)生檔案的丟失。

三、結束語

隨著信息技術的發(fā)展和教育制度的改革，高等院校的檔案管理工作也變得與時俱進，各種新的管理模式和理念需要得到學校的重視。高校學生檔案的建立與管理應與學校教學、管理過程相結合，應與高等教育的發(fā)展相結合，應與社會要求相結合。在新的形勢下，建立內(nèi)容豐富，具有個性的學生檔案，充分發(fā)揮學生檔案的重要作用成為高校學生檔案管理工作的重點。

［1］倪迎華，劉昊，陳攀峰.高校學生檔案管理存在的問題及應對措施［J］.河北科技師范學院學報（社會科學版），2006年02期.

［2］劉波，張志宏，劉軼群，劉博.高職院校學生檔案管理存在的問題與對策［J］.科技信息，2009年05期.