孟妍妍(身份證號:412824198710106029)
黑龍江哈爾濱 150090
高校學生檔案管理現(xiàn)狀及改善對策
孟妍妍(身份證號:412824198710106029)
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高校學生重要信息資源都存在學生檔案中,學生檔案可以較全面真實的反應一個學生的面貌。所以,提高學校檔案管理水平,力求學校檔案的完整性、真實性、系統(tǒng)性,這對于提高學校的學生檔案管理水平和教育質(zhì)量上都有很大的促進作用。
檔案管理;資料;高校文案整理
(一)學生檔案管理重視不夠,制度不健全。
學生檔案是高校檔案的一部分,然而一些高校僅對學校的教學檔案管理工作較為重視,卻忽略了學生檔案的重要性。還有些學校認為“學生檔案是跟著學生走的,學生畢業(yè)了就與學校無關了”,所以沒必要對學生檔案進行過多的管理,在學校議事日程中對于學生檔案管理工作也很少提。不但不將學生檔案管理工作的優(yōu)劣作為檔案管理部門業(yè)績評比的標準,也不對學生檔案管理工作進行必要的檢查監(jiān)督和指導,更是缺乏領導的重視,沒有相關的制度建設,管理體制也不完善,一些學校甚至沒有專職的學生檔案管理人員。
(二)學生檔案管理手段落后,程序不夠規(guī)范。
雖然如今已是信息化數(shù)字化時代,檔案管理方面也有了改善,無論是檔案管理的內(nèi)容還是服務方式及手法都比以往有了突飛猛進的變化,但是一些高校的檔案管理人員已經(jīng)習慣了老舊的手工操作方法來進行檔案管理和文書的分類,雖然操作熟練,但遠不及現(xiàn)代化辦公手段的速度。由于一些高校建立時間不長,一些管理工作還沒有步入正軌,還沒有科學規(guī)范的管理制度,相應的檔案管理方法也落后,程序也不規(guī)范。
(三)學生檔案數(shù)量龐大,深度開發(fā)利不到位。
一些學校盡管已經(jīng)提出了建設信息化檔案館,但是落到實際上就不盡人意,學校各個部門的檔案信息資源沒能有效的整合,也沒有做到深加工、細致化檔案信息,更別說從學校的檔案信息資源中提煉出有結論性并且有規(guī)律的數(shù)據(jù)資料,所以這些檔案資源就無法對教學管理、教學改革、領導決策服務。如今一些用人單位需要學生提供檔案來辦理相關手續(xù),但是由于檔案具有保密性,嚴重制約了用人單位工作的開展,讓檔案管理者也是無奈。
(四)學生檔案管理經(jīng)費投入不足,發(fā)展緩慢。
如今高校不斷擴大招生規(guī)模,學生增加了,學生檔案管理工作也隨之增加,然而學校在學生檔案管理方面投入的經(jīng)費并不夠,這讓學生檔案管理工作很是被動,不能與其他部門建立統(tǒng)一的管理平臺,使學生檔案管理工作無法順利的開展。檔案信息化建設的人才缺乏也是高校檔案管理工作的困難之一,制約著高校檔案信息化進展的腳步。高校檔案工作不像經(jīng)濟領域一樣能產(chǎn)生立竿見影的社會與經(jīng)濟效益,所以理解與支持檔案工作的人較少。這些客觀與人為因素嚴重影響了高校檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理的進程。
(五)畢業(yè)生檔案傳遞方式原始,管理落后。
隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革,畢業(yè)生實行雙向選擇,自主擇業(yè)。畢業(yè)生生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權利和責任,畢業(yè)生的檔案在兩年擇業(yè)期內(nèi)由人才市場、人才交流中心或畢業(yè)學校待管,待畢業(yè)生落實就業(yè)單位后再將其檔案轉至就業(yè)單位。這樣就導致畢業(yè)生學籍檔案轉遞環(huán)節(jié)復雜,導致一些學生檔案丟失。嚴重影響了學生的就業(yè)前景。
(一)重視學籍檔案管理,提高人員素質(zhì)。
加強高校領導以及教職人員的檔案意識,將學生檔案管理工作當成學校的一項基礎工作。學校要認真落實檔案管理所需的人員、經(jīng)費、設備等問題,做到人員到位、經(jīng)費到位、設備到位。選拔“業(yè)務精、素質(zhì)高、覺悟高”的人員充實到檔案管理隊伍中,積極加強檔案管理人員的檔案業(yè)務培訓,建立檔案工作網(wǎng)絡,充分利用計算機輔助檔案管理,建立學生檔案信息數(shù)據(jù)庫,進而全面提高檔案管理水平和服務水平,使學校學生檔案工作跟上辦公自動化的步伐,為學校教學??蒲泻推渌ぷ鞣?。
(二)完善學籍檔案內(nèi)容,提高檔案質(zhì)量。
只有收集好學生的各類資料,才能確保學生檔案材料的完整性,也能更全面更直接的反應出學生在校期間的能力。學生檔案資料收集能否齊全完整,一方面,定期對檔案資料進行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,強化檔案管理,根據(jù)學生學習生活特點,增設“信用檔案”、“心理健康材料”內(nèi)容,充分反映學生個性化發(fā)展特征。注意收集反映學生成長進步的材料。包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書等方面,充分反映學生多方面的潛能。
(三)充分開發(fā)學籍檔案信息資源,提高服務利用價值。
學生檔案信息資源的開發(fā)與利用,我們應堅持按規(guī)章制度辦事,注重改善服務態(tài)度,提高服務質(zhì)量,做到熱情、主動、準確、迅速。努力開發(fā)檔案的教育功能,使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發(fā)利用為主。要加強檔案的開發(fā)利用,實現(xiàn)信息共享,就必須加強檔案基礎管理。檔案員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時,著重做好檔案的編目、檢索、編研工作,編制較適用的檢索工具,建立健全的檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統(tǒng)、完整地提供,滿足學生檔案利用工作的需要。同時適應社會需求的變化。尋求更為有效的服務新途徑,以提高學生檔案利用的質(zhì)量和水平,把“死”檔案變成“活”檔案,更好地發(fā)揮學生檔案的作用。
(四)嚴格畢業(yè)生檔案的轉遞工作,確保安全完整。
學生畢業(yè)季的檔案傳遞工作具有時間緊、流量大、涉及面廣等特點。所以要結合其特點設置科學合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié),參與傳遞的人員較多,要嚴格要求傳遞手續(xù),來防止畢業(yè)生檔案的丟失。
隨著信息技術的發(fā)展和教育制度的改革,高等院校的檔案管理工作也變得與時俱進,各種新的管理模式和理念需要得到學校的重視。高校學生檔案的建立與管理應與學校教學、管理過程相結合,應與高等教育的發(fā)展相結合,應與社會要求相結合。在新的形勢下,建立內(nèi)容豐富,具有個性的學生檔案,充分發(fā)揮學生檔案的重要作用成為高校學生檔案管理工作的重點。
[1]倪迎華,劉昊,陳攀峰.高校學生檔案管理存在的問題及應對措施[J].河北科技師范學院學報(社會科學版),2006年02期.
[2]劉波,張志宏,劉軼群,劉博.高職院校學生檔案管理存在的問題與對策[J].科技信息,2009年05期.