劉宏銳

伊春市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局 黑龍江伊春 153000

淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

劉宏銳

伊春市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局 黑龍江伊春 153000

事業(yè)單位作為重要的社會(huì)服務(wù)組織，具有重要的社會(huì)工作意義，其檔案管理工作的有效進(jìn)行能夠提升其社會(huì)服務(wù)的能力和質(zhì)量。本文通過(guò)分析事業(yè)單位檔案管理工作的必要性，闡述了如今事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的一些問題，包括檔案管理發(fā)展受環(huán)境制約、單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠、檔案工作人員中專業(yè)人員少等問題，并針對(duì)如今的管理現(xiàn)狀提出了一系列的對(duì)策，例如完善事業(yè)單位檔案管理體系制度、提升檔案管理重視程度及工作人員素質(zhì)、引進(jìn)檔案管理新技術(shù)，旨在為事業(yè)單位檔案管理工作提供新思路和新對(duì)策。

事業(yè)單位；檔案管理；對(duì)策分析

一、事業(yè)單位檔案管理的必要性

事業(yè)單位是指由政府利用國(guó)有資產(chǎn)設(shè)立的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織。事業(yè)單位承擔(dān)重要的社會(huì)服務(wù)責(zé)任，其工作流程中產(chǎn)生的檔案資料具有重要的留存意義，故對(duì)其進(jìn)行合理有效的管理是目前事業(yè)單位必須重視起來(lái)的工作。事業(yè)單位留存檔案的數(shù)量龐大，其體系也日漸龐雜，在管理上可以將事業(yè)單位檔案分成三部分：文書檔案、人事檔案、基建檔案。這三部分是事業(yè)單位檔案的重要組成部分，每一部分都必須承擔(dān)其重要的職責(zé)，對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有效管理將會(huì)優(yōu)化每一部分的組織結(jié)構(gòu)，這對(duì)事業(yè)單位工作的進(jìn)展有著巨大的幫助。事業(yè)單位的檔案管理包括記錄、檔案留存、檔案整理、維護(hù)等眾多環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)的相互配合構(gòu)成檔案管理的完整系統(tǒng)。事業(yè)單位的檔案包括部門內(nèi)部工作檔案、人事檔案、用戶檔案等，對(duì)部門內(nèi)部檔案進(jìn)行管理能夠增強(qiáng)管理人員對(duì)事業(yè)單位的了解程度，便于進(jìn)行更好的管理行為，對(duì)用戶檔案等進(jìn)行管理能夠增強(qiáng)服務(wù)人員的工作質(zhì)量，提供更針對(duì)用戶需求的服務(wù)，事業(yè)單位作為社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，檔案管理具有重要的意義。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

如今大量的事業(yè)單位均開始重視檔案管理，但仍然存在著檔案處理不當(dāng)，檔案管理活動(dòng)進(jìn)展緩慢等問題。

（一）檔案管理發(fā)展受環(huán)境制約

在一些積極發(fā)展檔案管理的事業(yè)單位中存在著檔案發(fā)展受到經(jīng)費(fèi)等條件制約的問題。發(fā)展事業(yè)檔案檔案管理離不開外部環(huán)境的支持，社會(huì)環(huán)境、行業(yè)發(fā)展都對(duì)事業(yè)單位的檔案管理有著深刻的影響。事業(yè)單位在各城市各地分布不均，由于每個(gè)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的水平不同，導(dǎo)致各區(qū)域進(jìn)行檔案管理的工作進(jìn)行進(jìn)度和所需經(jīng)費(fèi)均存在差異。這也導(dǎo)致了在人員配備和硬件設(shè)備上的差異，從而導(dǎo)致檔案管理的發(fā)展程度不一。各地區(qū)的檔案主管部門應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理方面的調(diào)查研究，協(xié)調(diào)區(qū)域檔案發(fā)展，改善事業(yè)單位落后的設(shè)備和條件，加快檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

（二）對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境決定著事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展程度。上文提到檔案管理工作的外部環(huán)境影響因素對(duì)檔案管理起到的重要影響，出去外部因素，事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)檔案管理發(fā)展的影響也很重要，這里就包括著內(nèi)部工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度問題。工作人員的重視程度會(huì)極大的影響其進(jìn)行工作時(shí)的態(tài)度，很多檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)定就是對(duì)檔案文件的簡(jiǎn)單處理與保存，但檔案管理工作涉及的體系工作繁多，事業(yè)單位的檔案工作內(nèi)容更加復(fù)雜，需要提供重視程度以加強(qiáng)管理力度。

（三）檔案工作人員中專業(yè)人員少

檔案管理工作在不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案的重要性被事業(yè)單位部門逐漸認(rèn)識(shí)到，在加強(qiáng)檔案管理的工作進(jìn)程中，越來(lái)越多的工作細(xì)節(jié)增加到現(xiàn)有的工作體系中，原有工作人員工作便出現(xiàn)的超負(fù)荷的問題。檔案工作人員在檔案工作管理發(fā)展的過(guò)程中要考慮其自身的工作承擔(dān)力，更好的配合檔案管理的發(fā)展。在如今事業(yè)單位檔案管理事業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，檔案工作人員中能夠承擔(dān)這部分工作的人員比例變得更少了。同時(shí)，檔案管理發(fā)展階段提升的情況下，檔案工作環(huán)節(jié)也增多了，需要實(shí)行更復(fù)雜的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案開發(fā)、維護(hù)等工作，需要更加專業(yè)人才來(lái)完成。

三、改善事業(yè)單位檔案管理的措施

在傳統(tǒng)檔案發(fā)展實(shí)踐較長(zhǎng)的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位發(fā)展檔案管理事業(yè)具有一定的難度。上文提到的目前存在的一些工作特點(diǎn)，大部分是需要進(jìn)行改善的內(nèi)容，事業(yè)單位的工作現(xiàn)狀具有其明確的改善方向。

（一）完善事業(yè)單位檔案管理體系制度

針對(duì)目前事業(yè)單位存在的檔案管理工作零散、缺少整體運(yùn)行的機(jī)制等問題需要建立一套完整的檔案管理體系，并制定完備的管理制度。在管理體系中，不僅包含檔案工作人員的工作，還應(yīng)調(diào)動(dòng)部門全體職工進(jìn)行檔案管理工作的配合，將事業(yè)單位檔案管理設(shè)施納入到事業(yè)單位資金預(yù)算之中，實(shí)施年底考核。檔案管理工作者還要對(duì)事業(yè)單位的一系列工作進(jìn)行檔案建設(shè)和管理，包括項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理等工作體系和系統(tǒng)中所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行移交并適當(dāng)建立健全獎(jiǎng)懲制度和移交制度。

（二）提升檔案管理重視程度及工作人員素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理的面對(duì)對(duì)象不僅是其面向的社會(huì)服務(wù)對(duì)象，還有單位內(nèi)部的系統(tǒng)資料。龐雜的檔案體系將工作人員的工作難度和強(qiáng)度都增加了不止一個(gè)等級(jí)，這要求工作人員要具備更加積極的態(tài)度面對(duì)繁重的工作壓力，在充分調(diào)動(dòng)積極性并擺正工作態(tài)度的基礎(chǔ)上進(jìn)行工作，不僅能夠幫助自身進(jìn)行壓力排解，更加能提供工作效率，加強(qiáng)單位檔案管理工作質(zhì)量。

（三）引進(jìn)檔案管理新技術(shù)

發(fā)展新時(shí)期數(shù)字化檔案管理技術(shù)。數(shù)字化的工作方式是如今工作管理的主流趨勢(shì)，事業(yè)單位發(fā)展檔案管理工作時(shí)更加需要緊跟時(shí)代潮流，運(yùn)用新技術(shù)，提升工作效率。通過(guò)將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)同當(dāng)前檔案管理工作相結(jié)合，構(gòu)建網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，做好信息服務(wù)工作，提升事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理發(fā)展進(jìn)程仍在緩慢進(jìn)行，在如今數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化普及的新時(shí)期，要求事業(yè)單位進(jìn)行更高效、更規(guī)范的改變。提升單位內(nèi)部工作人員的知識(shí)素養(yǎng)和專業(yè)能力并改善檔案管理體系和管理規(guī)范是如今事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的重點(diǎn)。事業(yè)單位作為重要的社會(huì)服務(wù)組織，具有重要的社會(huì)工作意義，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改善和提升能夠增強(qiáng)其社會(huì)服務(wù)質(zhì)量。

[1]李玉艷.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].科技資訊,2016,12:76-77.