肖世強(qiáng)

黑龍江省地質(zhì)調(diào)查研究總院 黑龍江哈爾濱 150036

關(guān)于地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作的思考

肖世強(qiáng)

黑龍江省地質(zhì)調(diào)查研究總院 黑龍江哈爾濱 150036

在當(dāng)前信息化時(shí)代，人們對信息需求量不斷增加，檔案作為重要的信息資源越來越被大家所重視。隨著地勘單位項(xiàng)目的不斷增加，所形成的文書檔案也呈不斷增長的態(tài)勢，這也對文書檔案管理工作提出了更高的要求。為了能夠更好的實(shí)現(xiàn)對地勘單位文書檔案的有效利用，需要加強(qiáng)當(dāng)前地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作。文中從地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性入手，分析了地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑，并進(jìn)一步對地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中需要注意的事項(xiàng)進(jìn)行了具體闡述。

地勘單位；文書檔案；數(shù)字化建設(shè)；數(shù)據(jù)庫；網(wǎng)站

近年來地勘單位文書檔案數(shù)量越來越龐大，而且文書檔案利用頻率也越來越高，為了能夠有效的提高地勘單位文書檔案利用的效率和準(zhǔn)確性，保護(hù)好紙質(zhì)檔案，需要加快推動文書檔案數(shù)字化建設(shè)，利用電子檔案替代紙質(zhì)檔案，有效的保護(hù)好檔案原件的同時(shí)，提高文書檔案查閱的速度，確保檔案信息的安全。

一、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性分析

我國大部分地勘單位的文書檔案管理工作信息化程度都不高，大量的紙質(zhì)檔案不僅需要占用較多的存放空間，而且保管成本較高，檢索和利用都不方便，很難滿足當(dāng)前對信息資源日益增長的需求。因此為了能夠使地勘單位更好的與當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度相適應(yīng)，則需要推進(jìn)地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)，有效的提高文書檔案的信息化水平，使其能夠更好地服務(wù)于地勘經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此地勘單位需要將文書檔案數(shù)字化建設(shè)納入重要日程安排上來。檔案數(shù)字化建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的過程，需要對現(xiàn)有館藏文書檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化，同時(shí)還要對現(xiàn)有館藏文書檔案全文數(shù)字化，以此來提高文書檔案檢索和利用，全面提高文書檔案的管理水平，使其能夠更好地服務(wù)于地勘經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

二、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑

地勘單位文書檔案數(shù)量十分龐大，文書檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要提前做好籌劃，針對單位文書檔案的類型、載體、狀態(tài)、數(shù)量及利用等情況進(jìn)行深入調(diào)查，并對數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行明確，從而有效的推進(jìn)地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

（一)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重視

當(dāng)前很大一部地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)還處于從文件處理向數(shù)字化管理系統(tǒng)過渡階段。在這種情況下，需要單位領(lǐng)導(dǎo)給予充分的重視，組織技術(shù)人員與檔案人員協(xié)同配合，首先對利用率較高的文書檔案進(jìn)行整理，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)變，然后再對所有文書檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行完善，使單一數(shù)據(jù)庫加快向系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫方向發(fā)展。

（二）提高地勘單位文書檔案系統(tǒng)的整體水平

在地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要著眼于整個系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)將系統(tǒng)縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)有效的聯(lián)系起來，提高系統(tǒng)的綜合能力。嚴(yán)格遵照國家關(guān)于檔案的相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)一步對文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)行完善，加快推進(jìn)其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的進(jìn)程。

（三)明確文書檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫

第一步，輸入文件級目錄。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立將是一個巨大、長期的工程，需要大量的人力和物力支持。

2、建立局系統(tǒng)網(wǎng)站

注冊局系統(tǒng)網(wǎng)站，并與國土資源廳政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開。

（四)加強(qiáng)電子文件的收集和應(yīng)用

文書檔案管理工作中的電子文件是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要來源，因此地勘單位在當(dāng)前文書檔案管理工作中需要實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件雙檔雙軌制，并對電子文件進(jìn)行異地保存，加快推動單位檔案的電子化進(jìn)程。在檔案管理軟件選用上，盡可能的使用檔案系統(tǒng)統(tǒng)一的管理軟件及辦公自動化系統(tǒng)，通過對軟件和數(shù)據(jù)格式進(jìn)行規(guī)范，有效的提高數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性，為文書檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

三、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的注意事項(xiàng)

（一)紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式

我局紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式是將檔案原文的每一頁看成是一張圖片，由掃描儀按頁掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。工作當(dāng)中也會發(fā)現(xiàn)一些錯掃、漏掃的情況，但檢查過程中容易被發(fā)現(xiàn)。圖像掃描保持43了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時(shí)，也能看到紙質(zhì)檔案的其他一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。

（二)文書檔案數(shù)字化注意要點(diǎn)

在檔案數(shù)字化過程中，有時(shí)候需要把一卷卷的檔案拆開，對每一張檔案進(jìn)行掃描，掃描完畢后再重新裝訂起來，在此過程中我們特意強(qiáng)調(diào)要做好檔案原件保管工作，不能丟失或損壞檔案。并且要做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置，在確保圖像能夠清晰完整地反映檔案原件內(nèi)容的前提下，圖像文件所占用存儲空間的大小要適中。文書檔案數(shù)字化建設(shè)開始之前，需要對檔案進(jìn)行整理和檢查，保證檔案原件的完整，排序正確，對可能會對掃描質(zhì)量帶來影響的原件要進(jìn)行修整。同時(shí)做好數(shù)字化后數(shù)據(jù)和圖像質(zhì)量的檢查工作，確保掃描后的圖像文件與檔案的原貌相符，字跡清晰，對于圖像文件存在質(zhì)量問題的要重新進(jìn)行掃描，確保采集錄入數(shù)據(jù)的豐富性和準(zhǔn)確性。

四、結(jié)束語

地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期且重要的工作，在地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中不可避免的會遇到一些新情況和新問題，這就需要我們要及時(shí)對數(shù)字化建設(shè)的情況進(jìn)行掌握，并充分的運(yùn)用新知識、新技術(shù)和新方法來對工作中存在的問題進(jìn)行解決，做好電子文件的保密和保管工作，加強(qiáng)對檔案管理人員信息化知識的培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，更好的推動地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，使文書檔案能夠更好的服務(wù)于地勘單位的發(fā)展和建設(shè)。

[1]查榮.建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].價(jià)值工程，2012-08-18.