孫 偉

黑龍江省冶金設(shè)計(jì)規(guī)劃院 黑龍江哈爾濱 150040

試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用

孫 偉

黑龍江省冶金設(shè)計(jì)規(guī)劃院 黑龍江哈爾濱 150040

檔案管理基礎(chǔ)工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，而且當(dāng)前檔案數(shù)量、種類(lèi)及內(nèi)容不斷增加，這對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作提出了更高的要求，使其在現(xiàn)代檔案管理中發(fā)揮著非常重要的作用。文中分析了檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的措施進(jìn)行了具體的闡述。

檔案管理基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代檔案管理；作用；措施

檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)需要抓好基礎(chǔ)工作，只有扎實(shí)做好檔案管理基礎(chǔ)工作，才能為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。這就需要檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用，并能夠針對(duì)日常工作中存在的不足采取有效的措施予以加強(qiáng)，有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

通過(guò)扎實(shí)做好檔案管理基礎(chǔ)工作，能夠有效的提高檔案管理效率，并進(jìn)一步提升檔案管理水平。檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞會(huì)對(duì)現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)直接的影響，因此要抓好檔案管理基礎(chǔ)工作，確?，F(xiàn)代檔案管理水平的提升。

（一）檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

目前部分單位對(duì)檔案管理工作重視度不夠，檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化水平不高，檔案管理工作中存在許多不規(guī)范的地方。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，可以對(duì)檔案標(biāo)題進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)檔案頁(yè)碼及信息進(jìn)行歸類(lèi)及管理，對(duì)檔案進(jìn)行重新組合，有效的提高檔案管理工作效率，而且檔案查找及完整性也會(huì)有較大程度的提升，有效的提高現(xiàn)代檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的水平。

（二）檔案檢索的準(zhǔn)確性

檔案信息輸入及對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)是檔案管理基礎(chǔ)工作中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，能夠?yàn)椴檎覚n案及管理檔案提供更便利的條件。特別是在當(dāng)前信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，檔案信息直接輸入到信息庫(kù)中，使檔案檢索和使用變得更為方便。但檔案檢索準(zhǔn)確性的提高，還需要正確對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，確保輸入信息的準(zhǔn)確性，避免任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題。

（三）檔案的利用率

在檔案管理基礎(chǔ)工作中，可以根據(jù)檔案的輕重緩急來(lái)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，優(yōu)先加工一些重要檔案信息，及時(shí)將有價(jià)值的檔案挑選出來(lái)，確保檔案利用率的提高。另外，在檔案信息輸入信息庫(kù)后，進(jìn)一步完善檔案檢索，有效的提高檢索的效率，確保準(zhǔn)確、快速的查找到所需要的檔案信息。

二、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的措施

（一)全面普查案卷

案卷普查是檔案管理工作中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)也是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。部分檔案部門(mén)好多年都不對(duì)檔案進(jìn)行清查，再加之檔案保管期限劃分時(shí)欠缺準(zhǔn)確性，這就導(dǎo)致檔案存在重份及無(wú)查考價(jià)值的情況。因此通過(guò)全面普查案卷，能夠及時(shí)將無(wú)用檔案進(jìn)行剔除，為提高計(jì)算機(jī)管理檔案的效率奠定良好的基礎(chǔ)。

（二)重新組合案卷

將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷，要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三)規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類(lèi)號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)，因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整則要補(bǔ)齊，如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄，為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

（四)建立檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，合理使用電子檔案

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要構(gòu)建檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，這樣能夠進(jìn)一步對(duì)文件檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范，使其能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。同時(shí)在對(duì)檔案信息化系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)時(shí)可以文件處理流程作為重要依據(jù)，并對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，有效的保證檔案信息的安全。

隨著檔案信息化的發(fā)展，電子檔案開(kāi)始廣泛使用，電子檔案給我們帶來(lái)較大的便利，但在使用過(guò)程中要對(duì)檔案安全問(wèn)題給予充分重視。當(dāng)前電子檔案涉及范圍十分廣泛，而且檔案數(shù)量也呈急劇增加的態(tài)勢(shì)，這就需要做好計(jì)算機(jī)病毒及黑客攻擊等防范工作，有效的保證電子檔案的安全性。電子檔案使用過(guò)程中的真實(shí)性也需要我們的關(guān)注。電子檔案在生成至歸檔過(guò)程中，會(huì)有許多草稿性質(zhì)的電子文件處于自生自滅的狀況，而且部分電子檔案和對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理方法，再加之電子檔案儲(chǔ)存載體等原因，都會(huì)對(duì)檔案的完整性和可靠性帶來(lái)影響，并進(jìn)而影響檔案的真實(shí)性。另外就是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)在檔案管理工作中廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中，在重視檔案硬件和軟件的建設(shè)，并充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步完善相關(guān)檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員整體素質(zhì)的培養(yǎng)，有效提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，確保檔案管理層次和效率的提升，從而使檔案信息能夠更好地服務(wù)于社會(huì)。

[1]胡紅,朱春瑜.談檔案管理的基礎(chǔ)工作與檔案管理的現(xiàn)代化[J].鎮(zhèn)江高專(zhuān)學(xué)報(bào),2012-07-15.