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        事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑分析

        2016-11-26 19:57:58
        決策與信息 2016年29期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        東 鑫

        黑河市群眾訴求調(diào)處中心 黑龍江黑河 164300

        事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑分析

        東 鑫

        黑河市群眾訴求調(diào)處中心 黑龍江黑河 164300

        檔案信息化管理作為一種全新的管理模式,在信息化技術(shù)的支持下,當(dāng)前事業(yè)單位加快了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程,這不僅有效地提高了事業(yè)單位檔案管理的水平,而且對(duì)事業(yè)單位健康、有序的發(fā)展也具有積極的促進(jìn)作用。文中分析了事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢,并進(jìn)一步對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

        事業(yè)單位;檔案;信息化管理;優(yōu)勢;途徑

        信息技術(shù)的快速發(fā)展給檔案工作帶來了較好的機(jī)遇,將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來,這不僅使檔案被重新定位,而且檔案工作也成為社會(huì)信息產(chǎn)業(yè)的重要基礎(chǔ),有效的提高檔案在社會(huì)發(fā)展的中重要地位。而且在社會(huì)發(fā)展過程中,對(duì)信息的需求也越來越高,這就需要檔案工作要積極的利用新技術(shù)來更好的與當(dāng)前社會(huì)環(huán)境相適應(yīng),有效的提高檔案工作質(zhì)量,使檔案更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。事業(yè)單位作為國家重要的服務(wù)性組織,更需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的步伐,有效的提高檔案信息化管理水平,從而為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

        一、事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢

        (一)檔案管理工作簡單

        在檔案信息化建設(shè)過程中,事業(yè)單位檔案從錄入、整理、存儲(chǔ)及提取等都采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)完成各項(xiàng)工作,不僅檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度大幅度降低,而且工作效率普遍提高,檔案管理工作質(zhì)量得以了較好的保障。

        (二)檔案存儲(chǔ)環(huán)境優(yōu)越

        事業(yè)單位檔案信息化管理工作中,檔案信息的存儲(chǔ)只需要將電子資料存入到磁性介質(zhì)中即可完成存儲(chǔ)工作,也可以對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份,或是將其存入到“云”中,不僅檔案存儲(chǔ)空間較大,而且在存儲(chǔ)過程中不必?fù)?dān)心灰塵及蟲蝕等對(duì)檔案所帶來的破壞性,檔案存儲(chǔ)環(huán)境得到了進(jìn)一步優(yōu)化。

        (三)檔案收集整理方便

        在檔案信息化管理工作中,檔案收集也可以利用計(jì)算機(jī)來完成,充分的打破了時(shí)間和空間的限制,利用計(jì)算機(jī)即可完成檔案資料的收集,檔案收集工作效率有了大幅度的提高,而且檔案收集和整理工作更具便捷性。

        (四)檔案的提取快速便捷

        檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后,對(duì)于所需要提取的檔案資料,通過電腦操作即可以快速進(jìn)行查閱,不必?fù)?dān)心查閱過程中對(duì)檔案所帶來的破壞,對(duì)于查詢到的檔案資料,可以輕松進(jìn)行復(fù)制,提取工作十分便捷。

        二、事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑

        (一)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的建設(shè)

        可以構(gòu)建事業(yè)單位檔案目錄中心,對(duì)分散的檔案信息進(jìn)行整合、優(yōu)化。充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)來推動(dòng)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程,確保檔案信息管理效率的提高。在檔案信息化管理推進(jìn)過程中,還要打造一個(gè)互聯(lián)互通的良好環(huán)境,為檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建奠定良好的基礎(chǔ),同時(shí)各事業(yè)單位建立的檔案資源網(wǎng),要與國家檔案資源網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)接,同時(shí)還要與其他社會(huì)資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)做到互聯(lián)互通,做好資源整合工作,并將其納入到國家政務(wù)公眾信息網(wǎng),從而更好地為社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)。

        (二)大力推進(jìn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

        信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)工作,對(duì)發(fā)展檔案事業(yè),促進(jìn)檔案信息化建設(shè)健康、有序、協(xié)調(diào)、穩(wěn)步地發(fā)展,提高檔案管理、利用服務(wù)的水平,加強(qiáng)檔案工作與其它社會(huì)工作的交流與合作,增進(jìn)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益都具有重要意義。事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)應(yīng)著力從檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)兩方面進(jìn)行,盡管制定和完善檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),從而加快推進(jìn)檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

        (三)全面提高檔案工作者的素質(zhì)

        事業(yè)單位檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)過程中,對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。由于檔案工作領(lǐng)域、服務(wù)范圍及工作手段都發(fā)生了較大的變化,這就需要檔案管理人員在掌握檔案專業(yè)知識(shí)和技能的基礎(chǔ)上要對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行充分了解,從而更好滿足于檔案信息化建設(shè)的需求。當(dāng)前事業(yè)單位檔案工作人員綜合素質(zhì)普遍不高,即掌握檔案管理知識(shí)又掌握信息化技術(shù)的人才缺乏。這就需要事業(yè)單位需要加快對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員知識(shí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善,使其能夠掌握多學(xué)科的專業(yè)知識(shí),確保檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的合理性。這樣檔案人員才能夠更好的勝任檔案軟件開發(fā)、檔案網(wǎng)絡(luò)維護(hù)及數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。另外,事業(yè)單位也可以開展檔案外包工作,將部分不擅長的業(yè)務(wù)外包給專業(yè)公司,有效的彌補(bǔ)人員能力不足的問題。

        (四)建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

        檔案信息網(wǎng)站是事業(yè)單位檔案管理部門根據(jù)自身情況建設(shè)的特殊網(wǎng)站,所以事業(yè)單位建立一個(gè)擁有科學(xué)性、完整性的信息化檔案網(wǎng)站,是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理工作又好又快發(fā)展的關(guān)鍵。檔案信息網(wǎng)站能以網(wǎng)頁的形式給相關(guān)工作人員提高信息檔案的服務(wù),網(wǎng)上查詢、電子檔案的整理、下載以及瀏覽使用等服務(wù)功能全部可以在信息網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)。這不僅是事業(yè)單位檔案管理信息化的重要標(biāo)志,也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要手段。所以,事業(yè)單位要不斷提高檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)能力,促進(jìn)檔案信息資源的有效共享,只有這樣,才能不斷滿足新時(shí)期檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展趨勢,才能促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)更好地開展工作。同時(shí),事業(yè)單位還要堅(jiān)強(qiáng)對(duì)國內(nèi)外實(shí)力雄厚的軟、硬件公司的溝通聯(lián)系,讓他們對(duì)事業(yè)單位量身打造一個(gè)適合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理操作系統(tǒng),提高檔案信息的更新?lián)Q代頻率,從而促進(jìn)事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息的有效管理與使用。

        三、結(jié)束語

        事業(yè)單位加快推動(dòng)檔案信息化管理的步伐,這不僅有利于推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步,同時(shí)也有效地促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理機(jī)制的統(tǒng)籌優(yōu)化。特別是在當(dāng)前信息時(shí)代,對(duì)于信息需求量不斷增加,這就需要事業(yè)單位要檔案信息化管理工作開展過程中,要與自身的實(shí)際情況相結(jié)合,充分的利用各種先進(jìn)的技術(shù)加快網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè),提高檔案管理的科學(xué)化水平,從而探索出一條事業(yè)單位檔案信息化管理的新路。

        [1]王立新.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法[J].管理科學(xué),2011(5).

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