文/唐山市工人醫(yī)院 吳昊

醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用探討

文/唐山市工人醫(yī)院 吳昊

當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動化的應(yīng)用還存在著一些亟須解決的問題，比如保密性不夠、規(guī)范化水平有待進一步提高等，影響了醫(yī)院文書檔案管理的安全性，對此必須要加緊采取措施加以解決。本文主要就是對醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動化的應(yīng)用進行分析，首先指出了醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化中存在的問題，并為如何改進醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動化的應(yīng)用提出了一些建議，以期能夠讓醫(yī)院文書檔案管理更好地運用辦公自動化。

醫(yī)院文書檔案管理；辦公自動化；問題與對策

在醫(yī)院文書檔案的管理中，辦公自動化的應(yīng)用可以顯著提高檔案辦公的效率與文書的利用效率，對于保證文件保存穩(wěn)定性與檔案資源共享而言有著重要的意義，可見辦公自動化應(yīng)用在醫(yī)院文書檔案管理過程中的重要性。本文就是關(guān)于醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用的探討。

一、醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化中存在的問題

（一）電子文件的保密性有待加強。進入新時期以來，計算機科學(xué)技術(shù)得到了高速的發(fā)展，促進了社會各行各業(yè)的快速發(fā)展與變化，也使得辦公方式逐漸從人工化向自動化轉(zhuǎn)變，這樣一來紙質(zhì)文件也就轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮游募@是文件形式發(fā)生的一次重大變革，當(dāng)文體載體出現(xiàn)了巨大的變化之后，電子文件在形式與內(nèi)容上更加豐富,但同時其穩(wěn)定性也比較低，很多不確定因素都會影響其穩(wěn)定性，大大降低了其保密性。比如，電子文件內(nèi)容的修改一般都不會有修改痕跡留下，雖然目前已經(jīng)針對這個問題研發(fā)出了相關(guān)的技術(shù)軟件，目的就是為了防止對檔案信息進行偽造，但較紙質(zhì)文件而言，電子文件的穩(wěn)定性明顯還不足，這也是引起其保密性不強的重要原因。

（二）文書檔案管理的規(guī)范性有待加強。對于當(dāng)前很多醫(yī)院來說，其都普遍存在文書檔案管理不規(guī)范化的問題，比如文件檔案分類的不規(guī)范、檔案編號的混亂以及卷宗名稱的不合理等。從多數(shù)醫(yī)院采取的檢索文書檔案的方式看來，可以將其分為兩大類，分別是電子類與人工類，而絕大部分醫(yī)院采取的檢索方式還是以人工為主，不僅效率低下，而且還常常會因為人為因素引起工作的失誤。

二、改進醫(yī)院文書檔案管理中辦公自動化應(yīng)用的對策

（一）增強電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩浴Ｔ趯嶋H的醫(yī)院文書檔案管理工作中，在傳輸電子檔案的時候受到各方面因素的影響無可避免地會遇到一些風(fēng)險，為了保證電子檔案的完整性與有效性，因此必須要將風(fēng)險控制在最小范圍內(nèi)，提高電子方案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩潭?。首先，對于醫(yī)院文書檔案管理工作人員而言，其要重視檔案設(shè)備的檢查工作，要定期定時對檔案設(shè)備進行全面細致的檢查，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，如此才能夠立即采取措施加以解決。同時還要定期維護與清理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器與相關(guān)設(shè)備，設(shè)置專人對其進行監(jiān)督。其次，在醫(yī)院文書檔案管理工作中要重視身份驗證，增強防火墻設(shè)置，在傳輸與儲存檔案的時候，要保證檔案信息的完整性與安全性。

（二）提高醫(yī)院文書檔案的信息化工作的計劃性與有序性。要想做好醫(yī)院文書檔案信息化工作，就必須要從醫(yī)院的整體規(guī)劃要求出發(fā)，對醫(yī)院實際工作情況與需求進行充分考慮，在此基礎(chǔ)上做出合理的工作計劃書。在建設(shè)醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化的過程中，要對所有環(huán)節(jié)的特殊性與安全性進行充分考慮，再建立一套與之相適應(yīng)的管理系統(tǒng)，為醫(yī)院文書檔案的數(shù)據(jù)管理創(chuàng)造便利的環(huán)境。

（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能與專業(yè)水平。首先，要加大對硬件建設(shè)的投入力度，讓醫(yī)院文書檔案管理工作的硬件環(huán)境得到改善，提高工作效率與水平，醫(yī)院文書檔案的管理人員要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的使用方法，提高管理工作的科學(xué)性。其次，醫(yī)院要加強對從事醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，要不斷充實管理人員的管理知識與專業(yè)知識，管理人員自己也要意識到自身工作的重要性，主動學(xué)習(xí)辦公自動化等計算機軟件技術(shù)，在醫(yī)院文書檔案管理工作中充分發(fā)揮出辦公自動化的優(yōu)勢。

三、結(jié)語

綜上所述可知，在醫(yī)院檔案中，文書檔案是一個重要的組成部分，其所記錄的信息有助于醫(yī)院對自身的發(fā)展歷程進行反思，有利于提高醫(yī)療事業(yè)的服務(wù)水平。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革也得到了深入的實施，這促使醫(yī)院文書檔案管理開始進入了新的階段，醫(yī)院要想實現(xiàn)更好的發(fā)展，就必須要做好其中的文書檔案管理工作，切實提高醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化水平，運用辦公自動化來提高醫(yī)院文書檔案管理的有效性，保證醫(yī)院的發(fā)展能夠與時代發(fā)展的潮流與要求相適應(yīng)，推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的更好發(fā)展。

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